Omzetbelasting kan ingewikkeld zijn voor Software-as-a-Service (SaaS) bedrijven. Softwarediensten kunnen wereldwijd worden geleverd en hebben doorgaans te maken met verschillende belastingomgevingen, die elk weer andere regels hebben voor het belasten van digitale goederen en diensten. In sommige branches wordt SaaS als een product behandeld, terwijl andere als een dienst worden behandeld. De belastingverplichtingen worden nog ingewikkelder door de snelle ontwikkeling van de belastingwetgeving om gelijke tred te houden met de digitale economie. Vanaf maart 2025 zijn SaaS-diensten belastbaar in 25 Amerikaanse staten.

Hieronder leggen we uit hoe SaaS-bedrijven moeten omgaan met hun verplichtingen ten aanzien van omzetbelasting.

Wat staat er in dit artikel?

• Typen belastingen waar SaaS-bedrijven rekening mee moeten houden
  
• Hoe omzetbelasting werkt met SaaS-producten
  
• Uitdagingen in verband met omzetbelasting voor SaaS
  
• Omzetbelasting als SaaS-bedrijf berekenen
  
• Best practices voor strategisch werken met omzetbelasting in SaaS
  

Typen belastingen waar SaaS-bedrijven rekening mee moeten houden

SaaS-bedrijven hebben meer belastingverplichtingen dan omzetbelasting alleen. Dit zijn de verschillende typen belastingen waar SaaS-bedrijven rekening mee moeten houden:

• Omzetbelasting: Omzetbelasting kan een uitdaging zijn voor SaaS-bedrijven omdat de regels per staat en land verschillen. Of een SaaS-product belastbaar is, hangt af van hoe digitale diensten in elk rechtsgebied worden geclassificeerd.

• Inkomstenbelasting: Voor SaaS-bedrijven gelden zowel federale als staatsinkomstenbelastingen. Deze bedrijven moeten weten hoe hun inkomsten worden belast in elk rechtsgebied waar ze actief zijn. Dit omvat het beheren van verschillende vennootschapsbelastingtarieven en eventuele aftrekposten en kredieten.

• Belasting toegevoegde waarde (btw): Btw is relevant voor SaaS-bedrijven die internationaal zaken doen, met name in de Europese Unie. Btw is een verbruiksbelasting die in elke fase van de productie of distributie aan de waarde wordt toegevoegd.

• Bronbelasting: Deze belasting kan van toepassing zijn op internationale transacties waarbij een SaaS-bedrijf betaalt voor diensten uit het buitenland. In sommige rechtsgebieden zijn bedrijven verplicht om een deel van de betaling als belasting in te houden, die de dienstverlener vaak kan verrekenen met zijn eigen belastingverplichtingen.

• Onroerendgoedbelasting: Hoewel deze belasting niet direct verband houdt met de diensten die SaaS bedrijven leveren, moeten ze mogelijk onroerendgoedbelasting betalen over fysieke assets die ze bezitten, zoals servers en kantoorapparatuur.

• Loonheffing: SaaS-bedrijven met werknemers moeten ook de loonbelasting beheren. Dit omvat het inhouden van inkomstenbelasting en het betalen van werkgeversbijdragen aan de Social Security, Medicare en mogelijk andere arbeidsgerelateerde belastingen, afhankelijk van de locatie.

Hoe omzetbelasting werkt met SaaS-producten

Omzetbelasting op SaaS-producten is bijzonder ingewikkeld vanwege de aard van het product en veranderingen in de belasting op digitale goederen. Zo werkt omzetbelasting als het gaat om-SaaS producten:

• Nexus: SaaS-bedrijven kunnen een sales tax nexus (de band tussen een bedrijf en een staat die het bedrijf verplicht om omzetbelasting te innen en af te dragen) vaststellen door middel van factoren die verder gaan dan fysieke aanwezigheid. Activiteiten zoals toegang tot software op afstand kunnen ertoe leiden dat bedrijven economische drempels voor de nexus overschrijden (bijvoorbeeld een bepaald aantal verkopen of transacties binnen een staat).

• Belastbaarheid van digitale goederen: De belastbaarheid van SaaS verschilt per rechtsgebied. Sommige staten behandelen SaaS als een belastbare dienst, andere niet. Dit vereist dat SaaS-aanbieders hun btw-processen constant monitoren en bijwerken volgens de staatswetgeving waar hun klanten zijn gevestigd.

• Inkoopregels: Om te bepalen waar de verkoop van een SaaS-product wordt belast, gelden inkoopregels. Voor SaaS-bedrijven kan dit bijzonder uitdagend zijn, omdat de dienst vanaf meerdere locaties toegankelijk is. Staten kunnen inkoop op basis van herkomst (op basis van de locatie van de verkoper) of inkoop op basis van bestemming (op basis van de locatie van de koper) gebruiken. Dit heeft invloed op de manier waarop de belasting voor elke verkoop wordt berekend.

• Vrijstellingen en uitzonderingen: SaaS-producten kunnen in aanmerking komen voor vrijstellingen op basis van het type klant (bijvoorbeeld non-profitorganisaties, onderwijsinstellingen) of het doel van de software (bijvoorbeeld B2B-transacties die kwalificeren als groothandelsverkoop). Bedrijven moeten op de hoogte zijn van de specifieke criteria in elk rechtsgebied om deze vrijstellingen correct toe te passen.

Uitdagingen in verband met omzetbelasting voor SaaS

Dit zijn enkele van de belangrijkste uitdagingen waarmee SaaS-bedrijven worden geconfronteerd bij het beheren van omzetbelasting:

• Regelgeving: De belastingwetgeving voor digitale goederen en diensten zoals SaaS verandert continu. In veel rechtsgebieden worden de belastingwetgeving nog steeds aangepast aan de digitale economie, waardoor het belastingbeleid regelmatig wordt gewijzigd. Het bijhouden van deze veranderingen vereist aanzienlijke inspanningen en middelen.

• Belastbaarheidsregels: Voor elke staat, en soms ook voor elk lokaal rechtsgebied, kunnen andere regels gelden met betrekking tot de belastbaarheid van SaaS. Sommigen behandelen het als een belastbare dienst, terwijl anderen digitale goederen vrijstellen van omzetbelasting. Dit betekent dat SaaS-aanbieders verschillende belastinginningsstrategieën moeten beoordelen en implementeren op basis van de locatie van een klant.

• Automatisering: Het implementeren van geautomatiseerde oplossingen voor het beheren van belastingberekeningen, -inningen en -afdrachten kan een uitdaging en kostbaar zijn. Als je deze oplossingen echter niet gebruikt, kan dit leiden tot fouten en niet-compliance. Wat op zijn beurt weer kan leiden tot audits, boetes en beschadigde relaties met klanten.

• Internationale omzetbelasting en btw: Voor SaaS-bedrijven die internationaal actief zijn, is het omgaan met de btw-stelsels en omzetbelastingwetgeving van verschillende landen een extra complexiteit. Om te voldoen aan internationale belastingregels moeten ze de regels van meerdere belastingrechtsgebieden kennen en zich mogelijk in meerdere landen registreren en aangiften doen.

• Tarieven: Het opnemen of uitsluiten van omzetbelasting in het vermelde tarief kan van invloed zijn op het concurrentievermogen van een SaaS-product. Bedrijven moeten een evenwicht vinden tussen de compliance van tarieftactieken die voldoen aan de verwachtingen van klanten en de wettelijke vereisten.

Omzetbelasting als SaaS-bedrijf berekenen

Zo bereken je omzetbelasting als SaaS-bedrijf:

• Bepaal de nexus: Stel eerst vast waar je een fiscale nexus hebt. Dit omvat alle staten of landen waar je bedrijf een substantiële aanwezigheid heeft, zoals fysieke locaties, werknemers, gelieerde bedrijven of economische activiteit (bijvoorbeeld verkoopdrempels).

• Krijg inzicht in belastbaarheid: Onderzoek de belastbaarheid van SaaS in elk rechtsgebied waar je een nexus hebt. Bepaal of je dienst belastbaar is en hoe deze wordt geclassificeerd, aangezien dit van invloed is op het toepasselijke belastingtarief.

• Registreer voor omzetbelastingvergunningen: Zodra je de nexus en belastbaarheid hebt vastgesteld, moet je je registreren voor omzetbelastingvergunningen in die rechtsgebieden. Dit is een wettelijke vereiste voordat je omzetbelasting van je klanten mag innen.

• Implementeer belastingberekeningtools: Gebruik geautomatiseerde belastingsoftware die met je facturatiesysteem kan worden geïntegreerd. Deze software kan dynamisch het juiste belastingtarief berekenen op basis van de locatie van je klant en de toepasselijke wetgeving, waarbij wordt gecorrigeerd voor eventuele wijzigingen in belastingtarieven of -regels.

• Stel inkoopregels op: Bepaal of je belasting wordt berekend op basis van herkomst (belast op de plaats waar het bedrijf is gevestigd) of op basis van bestemming (belast op de plaats waar de klant zich bevindt). De meeste Amerikaanse staten gebruiken inkoop op basis van bestemming voor SaaS, maar dit kan variëren.

• Verzamel locatiegegevens van klanten: Verzamel en verifieer locatiegegevens van klanten voor belastingberekening. Dit omvat het volledige adres en, in het geval van internationale verkopen, het land van verblijf.

• Bereken de belasting: Gebruik het juiste belastingtarief en de juiste inkoopregels om de belasting voor elke transactie te berekenen. Zorg dat eventuele vrijstellingen (bijvoorbeeld voor non-profitorganisaties) nauwkeurig worden toegepast op basis van de status en documentatie van de klant.

• Stuur gedetailleerde facturen: Vermeld duidelijk de omzetbelasting op de factuur van de klant en vermeld de uitsplitsing tussen het nettotarief, het btw-percemtage en de totale kosten. Transparantie in facturen helpt het vertrouwen en de compliance te behouden.

• Draag belasting af en rapporteer: Draag de geïnde belasting op gezette tijden vóór de deadline af aan de juiste belastingdienst. Dit houdt meestal in dat je periodieke belastingaangiften moet indienen met details over de geïnde en afgedragen omzetbelasting.

• Houd een registratie bij: Houd een gedetailleerde administratie bij van verkopen, belastingberekeningen, vrijstellingen voor klanten en afdragingen. Een goede administratie helpt je bij het afhandelen van audits en het naleven van de fiscale regelgeving.

Best practices voor strategisch werken met omzetbelasting in SaaS

Dit zijn een aantal aanbevolen best practices voor omzetbelasting die SaaS-bedrijven in gedachten moeten houden:

• Blijf proactief met nexusverplichtingen: Controleer en actualiseer je nexusvoetafdruk regelmatig wanneer je bedrijf groeit of verandert. Uitbreiding naar nieuwe landen, hetzij door fysieke aanwezigheid, hetzij door economische activiteit, kan je belastingverplichtingen veranderen.

• Gebruik geautomatiseerde software voor fiscale compliance: Investeer in betrouwbare software voor de automatisering van omzetbelasting die kan worden geïntegreerd met je facturatiesysteem. Deze technologie kan belastingpercentages nauwkeurig berekenen op basis van de locatie van de klant, de juiste regels voor vrijstellingen toepassen en in realtime bijwerken om wijzigingen in de belastingwetgeving in verschillende rechtsgebieden toe te passen.

• Train je team: Zorg ervoor dat je financiële, verkoop- en IT-teams begrijpen wat de gevolgen zijn van omzetbelasting voor de bedrijfsvoering. Regelmatige trainingssessies over fiscale compliance en updates in wetgeving kunnen kostbare fouten helpen voorkomen en samenhangende practices tussen afdelingen creëren.

• Zorg voor nauwkeurige klantgegevens: Nauwkeurige belastingberekeningen zijn gebaseerd op correcte locatiegegevens van klanten. Implementeer strikte controles voor het verzamelen en verifiëren van klantadressen en gebruik indien van toepassing geolocatiediensten om de juistheid van de gegevens te bevestigen.

• Voer regelmatig audits en beoordelingen uit: Voer regelmatig interne of externe audits uit van je btw-processen om mogelijke problemen of inefficiënties te identificeren. Regelmatige beoordelingen kunnen helpen fouten vroegtijdig op te sporen en geven je de mogelijkheid om de tactiek tijdig aan te passen.

• Huur juridische en fiscale deskundigen in: Het raadplegen van belastingdeskundigen of juridisch adviseurs kan nuttig zijn wanneer ke te maken krijgt met ingewikkelde belastingwegeving op zich snel ontwikkelende gebieden zoals digitale diensten. Deze professionals kunnen up-to-date advies geven over compliance, helpen bij belastingplanning en ondersteuning bieden tijdens audits.

• Communiceer met klanten: Communiceer duidelijk over de belastingkosten op facturen en tijdens het afrekenproces. Transparantie over hoe belastingen worden berekend en toegepast kan vertrouwen opbouwen en verwarring en mogelijke chargebacks tot een minimum beperken.

• Plan voor internationale uitbreiding: Als je van plan bent klanten wereldwijd te bedienen, moet je er dan op voorbereid zijn dat je te maken krijgt met verschillende belastingregels in verschillende landen, vooral op het gebied van btw en goederen- en dienstenbelasting (GST). Internationale fiscale compliance kan een uitdaging zijn, dus overweeg om gebruik te maken van gespecialiseerde belastingprofessionals en -software om deze verplichtingen te beheren.

• Verfijnen voor belastingbesparing: Zoek naar mogelijkheden om belastingverplichtingen te verminderen. Dit kunnen vrijstellingen, heffingskortingen of stimuleringsprogramma's voor technologiebedrijven zijn.

• Blijf flexibel: Belastingregels zijn onderhevig aan frequente wijzigingen, vooral met betrekking tot digitale diensten. Blijf flexibel door je fiscale compliancestrategie aanpasbaar te houden aan nieuwe wet- en regelgeving.