Omsättningsskatt kan vara komplicerat för SaaS-företag (molnbaserad mjukvarutjänst). Mjukvarutjänster kan levereras globalt och måste vanligtvis hantera flera olika skattemiljöer, som var och en har olika regler för hur digitala varor och tjänster ska beskattas. Vissa områden behandlar SaaS som en produkt medan andra behandlar det som en tjänst, och skatteskyldigheterna kompliceras ännu mer av den snabba utvecklingen av skattelagar för att hålla jämna steg med den digitala ekonomin. Från och med mars 2025 är SaaS-tjänster skattepliktiga i 25 amerikanska delstater.

Nedan förklarar vi hur SaaS-företag bör hantera sina skyldigheter vad gäller omsättningsskatt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Typer av skatter som SaaS-företag måste tänka på
  
• Så här fungerar omsättningsskatt för SaaS-produkter
  
• Utmaningar i samband med omsättningsskatt för SaaS
  
• Så här beräknar du omsättningsskatt som SaaS-företag
  
• Bästa praxis för att arbeta strategiskt med omsättningsskatt i SaaS-företag
  

Typer av skatter som SaaS-företag måste tänka på

SaaS-företag har fler skatteskyldigheter än enbart omsättningsskatt. Här är de olika typerna av skatter som SaaS-företag måste tänka på:

• Omsättningsskatt: Omsättningsskatt kan vara en utmaning för SaaS-företag eftersom reglerna varierar beroende på delstat och land. Huruvida en SaaS-produkt är skattepliktig beror på hur varje jurisdiktion kategoriserar digitala tjänster.

• Inkomstskatt: Både federala och delstatliga inkomstskatter gäller för SaaS-företag. Dessa företag behöver veta hur deras inkomster beskattas i varje jurisdiktion där de är verksamma. Detta innebär att hantera olika bolagsskattesatser och eventuella avdrag och skattelättnader.

• Mervärdesskatt (moms): Moms är relevant för SaaS-företag som gör affärer internationellt, särskilt i Europeiska unionen. Moms är en konsumtionsskatt som läggs till värdet i varje produktions- eller distributionsled.

• Källskatt: Den här skatten kan gälla för internationella transaktioner där ett SaaS-företag betalar för tjänster från utlandet. Vissa jurisdiktioner kräver att företag håller inne en del av betalningen som skatt, som tjänsteleverantören sedan ofta kan kvitta mot sina skatteskulder.

• Fastighetsskatt: Även om denna skatt inte är direkt relaterad till de tjänster som SaaS-företag tillhandahåller, kan de behöva betala fastighetsskatt på fysiska tillgångar de äger, såsom servrar och kontorsutrustning.

• Löneskatter: SaaS-företag med anställda måste också hantera löneskatter. Detta inkluderar att hålla inne inkomstskatt och betala arbetsgivaravgifter till socialförsäkringen, Medicare och eventuellt andra anställningsrelaterade skatter beroende på plats.

Så här fungerar omsättningsskatt för SaaS-produkter

Omsättningsskatten på SaaS-produkter är unikt komplicerad på grund av produktens karaktär och förändringar i beskattningen av digitala varor. Så här fungerar omsättningsskatt när det gäller SaaS-produkter:

• Ekonomiska förbindelseregler: SaaS-företag kan upprätta en förbindelse för omsättningsskatt (kopplingen mellan ett företag och en delstat som kräver att företaget tar ut och betalar in omsättningsskatt) genom faktorer utöver fysisk närvaro. Aktiviteter som fjärråtkomst till programvara kan leda till att företag överskrider ekonomiska trösklar för förbindelse (t.ex. en viss mängd försäljning eller transaktioner inom en delstat).

• Skatteplikt för digitala varor: Skatteplikten för SaaS varierar mellan olika jurisdiktioner. Vissa delstater behandlar SaaS som en skattepliktig tjänst, medan andra inte gör det. Detta kräver att SaaS-leverantörer kontinuerligt övervakar och uppdaterar sina förfaranden för omsättningsskatt i enlighet med de delstatliga lagar där deras kunder finns.

• Inköpsregler: Att avgöra var försäljningen av en SaaS-produkt beskattas involverar inköpsregler. För SaaS-företag kan detta vara särskilt utmanande eftersom tjänsten kan nås från flera platser. Delstater kan utgå från inköpets ursprung (baserat på säljarens plats) eller inköpets destination (baserat på köparens plats). Detta påverkar hur skatt beräknas för varje försäljning.

• Befrielser och undantag: SaaS-produkter kan uppfylla kraven för undantag baserat på typen av kund (t.ex. ideella organisationer, utbildningsinstitutioner) eller syftet med programvaran (t.ex. B2B-transaktioner som räknas som grossistförsäljning). Företag måste förstå de specifika kriterierna i varje jurisdiktion för att kunna tillämpa dessa undantag korrekt.

Utmaningar i samband med omsättningsskatt för SaaS-företag

Här är några av de största utmaningarna som SaaS-företag står inför när det gäller att hantera omsättningsskatt:

• Lagar och förordningar: Skattelagarna som styr digitala varor och tjänster som SaaS förändras ständigt. Många jurisdiktioner håller fortfarande på att anpassa sina skatteregler för att ta hänsyn till den digitala ekonomin, vilket leder till frekventa ändringar i skattepolicyer. Att hålla reda på dessa förändringar kräver betydande ansträngningar och resurser.

• Beskattningsregler Varje delstat, och ibland varje lokal jurisdiktion, kan ha olika regler för beskattning av SaaS. Vissa behandlar det som en skattepliktig tjänst, medan andra undantar digitala varor från omsättningsskatt. Detta innebär att SaaS-leverantörer måste bedöma och införa olika strategier för skatteuppbörd baserat på en kunds plats.

• Automatisering: Att implementera automatiserade lösningar för att hantera skatteberäkningar, uppbörd och betalning kan vara utmanande och kostsamt. Men om du inte använder dessa lösningar kan det leda till fel och bristande efterlevnad. Och det kan leda till revisioner, straffavgifter och skadade kundrelationer.

• Internationell omsättningsskatt och moms: För SaaS-företag som verkar internationellt innebär det ytterligare ett lager av komplexitet att ta itu med momssystemen och omsättningsskattelagarna i olika länder. För att följa internationella skatteregler måste de lära sig reglerna i flera skattejurisdiktioner och eventuellt registrera sig och lämna in deklarationer i flera länder.

• Prissättning: Att inkludera eller exkludera omsättningsskatt i det angivna priset kan påverka marknadskonkurrenskraften för en SaaS-produkt. Företag måste balansera efterlevnad med prissättningstaktik som uppfyller kundernas förväntningar och lagstadgade krav.

Så här beräknar du omsättningsskatt som SaaS-företag

Så här beräknar du omsättningsskatt som SaaS-företag:

• Fastställ förbindelse: Börja med att ta reda på var du har en skatteförbindelse. Detta inkluderar alla delstater eller länder där ditt företag har en betydande närvaro, och kan etableras genom fysiska platser, anställda, dotterbolag eller ekonomisk aktivitet (t.ex. försäljningströsklar).

• Förstå din skatteplikt: Undersök skatteplikten för SaaS i varje jurisdiktion där du har förbindelse. Fastställ om din tjänst är skattepliktig och hur den klassificeras, eftersom detta påverkar tillämplig skattesats.

• Registrera dig för tillstånd för omsättningsskatt: När du har fastställt förbindelse och skatteskyldighet ska du registrera dig för tillstånd för omsättningsskatt i dessa jurisdiktioner. Detta är ett lagstadgat krav innan du börjar ta ut omsättningsskatt från dina kunder.

• Implementera skatteberäkningsverktyg: Använd automatiserad programvara för skatt som integreras med ditt faktureringssystem. Denna programvara kan dynamiskt beräkna rätt skattesats baserat på din kunds plats och tillämpliga lagar, justera för eventuella ändringar i skattesatser eller regler.

• Ställ in inköpsregler: Bestäm om din skatteberäkning ska följa ursprungsbaserade (beskattas där företaget är beläget) eller destinationsbaserade (beskattas där kunden befinner sig) inköpsregler. De flesta amerikanska delstater använder destinationsbaserade inköpsregler för SaaS, men detta kan variera.

• Samla in kundernas platsdata: Samla in och verifiera kundernas platsinformation för skatteberäkning. Detta inkluderar den fullständiga adressen och, vid internationell försäljning, bosättningslandet.

• Beräkna skatten: Använd rätt skattesats och inköpsregler för att beräkna skatten för varje transaktion. Se till att alla undantag (t.ex. för ideella organisationer) tillämpas korrekt baserat på kundstatus och dokumentation.

• Skicka detaljerade fakturor: Ange tydligt omsättningsskatten på kundens faktura och visa fördelningen mellan nettopris, skattesats och totalkostnad. Transparens i faktureringen hjälper till att upprätthålla förtroende och efterlevnad.

• Deklarera och betala skatter: Betala regelbundet in de uttagna skatterna till lämpliga skattemyndigheter före deadline. Detta innebär vanligtvis att man lämnar in periodiska skattedeklarationer som beskriver den omsättningsskatt som tas ut och betalas.

• För register: För detaljerade register över försäljning, skatteberäkningar, kundundantag och överföringar. Bra bokföring hjälper dig att hantera revisioner och följa skatteregler.

Bästa praxis för att arbeta strategiskt med omsättningsskatt i SaaS-företag

Här är några bästa metoder för omsättningsskatt som SaaS-företag bör tänka på:

• Var proaktiv när det gäller förbindelseskyldigheter: Granska och uppdatera regelbundet ditt förbindelse-fotavtryck när ditt företag växer eller förändras. Expansion till nya territorier, oavsett om det är genom fysisk närvaro eller ekonomisk aktivitet, kan ändra dina skatteskyldigheter.

• Använd programvara för automatisk efterlevnad av skatteregler: Investera i pålitlig programvara för automatisering av omsättningsskatt som integreras med ditt faktureringssystem. Denna teknik kan beräkna skattesatser exakt baserat på kundplats, tillämpa rätt regler för undantag och uppdatera i realtid för att återspegla förändringar i skattelagstiftningen i olika jurisdiktioner.

• Utbilda ditt team: Se till att dina ekonomi-, försäljnings- och IT-team förstår konsekvenserna av omsättningsskatt på affärsverksamheten. Regelbundna utbildningstillfällen om efterlevnad av skatteregler och uppdateringar av lagstiftningen kan bidra till att förebygga kostsamma fel och skapa enhetliga rutiner mellan avdelningarna.

• Upprätthåll korrekta kunddata: Korrekta skatteberäkningar är beroende av korrekt platsinformation för kunden. Implementera strikta kontroller för att samla in och verifiera kundadresser och använd geolokaliseringstjänster när det är tillämpligt för att bekräfta uppgifternas riktighet.

• Genomför regelbundna revisioner och granskningar: Genomför regelbundna interna eller externa revisioner av dina förfaranden för omsättningsskatt för att identifiera eventuella problem eller ineffektivitet. Regelbundna granskningar kan hjälpa till att fånga upp fel tidigt och göra det möjligt för dig att justera taktiken i tid.

• Anlita juridiska experter och skatteexperter: Att konsultera skatteexperter eller juridiska rådgivare kan vara till hjälp när du hanterar komplicerade skattelagar inom snabbt utvecklande områden som digitala tjänster. Dessa proffs kan erbjuda aktuella råd om efterlevnad, hjälpa till med skatteplanering och ge stöd under revisioner.

• Kommunicera med kunder: Kommunicera tydligt skatter på fakturor och i kassan. Transparens om hur skatter beräknas och tillämpas kan bygga förtroende och minimera förvirring och potentiella tvister.

• Planera för internationell expansion: Om du planerar att betjäna kunder globalt måste du förbereda dig på att hantera olika skatteregler i olika länder, särskilt vad gäller moms och skatt på varor och tjänster (GST). Efterlevnad av internationella skatteregler kan vara utmanande, så överväg att använda specialiserade skatterådgivare och programvara för att hantera dessa skyldigheter.

• Förfina för skattebesparingar: Leta efter möjligheter att minska skatteskulden. Dessa kan inkludera undantag, skattelättnader eller incitamentsprogram för teknikföretag.

• Håll dig flexibel: Skattereglerna ändras ofta, särskilt när det gäller digitala tjänster. Behåll flexibiliteten genom att se till att din strategi för efterlevnad av skatteregler kan anpassas till nya lagar och förordningar.