El impuesto sobre las ventas puede ser complicado para las empresas de software como servicio (SaaS). Los servicios de software pueden prestarse en todo el mundo y, por lo general, deben lidiar con varios entornos fiscales diferentes, cada uno de los cuales tiene diferentes reglas sobre cómo gravar los bienes y servicios digitales. Algunas áreas tratan al SaaS como un producto, mientras que otras lo consideran un servicio, y las obligaciones fiscales se complican aún más por la rápida evolución de las leyes fiscales para seguir el ritmo de la economía digital. A partir de marzo de 2025, los servicios de SaaS están sujetos a impuestos en 25 estados de EE. UU..

A continuación, explicamos cómo deben abordar las empresas de SaaS sus obligaciones fiscales

¿De qué trata este artículo?

• Tipos de impuestos que deben tener en cuenta las empresas SaaS
  
• Cómo funciona el impuesto sobre las ventas con productos de SaaS
  
• Desafíos asociados al impuesto sobre las ventas para SaaS
  
• Cómo calcular el impuesto sobre las ventas como empresa de SaaS
  
• Prácticas recomendadas para trabajar estratégicamente con el impuesto sobre las ventas en SaaS
  

Tipos de impuestos que deben tener en cuenta las empresas de SaaS

Las empresas de SaaS tienen más obligaciones fiscales aparte del impuesto sobre las ventas. A continuación verás los diferentes tipos de impuestos que deben tener en cuenta las empresas de SaaS:

• Impuesto sobre las ventas: el impuesto sobre las ventas puede ser difícil para las empresas de SaaS porque las normas varían según el estado y el país. El hecho de que un producto de SaaS esté sujeto o no a impuestos depende de cómo cada jurisdicción clasifica los servicios digitales.

• Impuesto sobre la renta: Los impuestos federales y estatales sobre la renta se aplican a las empresas SaaS. Estas empresas necesitan saber cómo se gravan sus ingresos en cada jurisdicción en la que operan. Esto implica la gestión de diferentes tasas de impuestos corporativos y cualquier posible deducción y crédito.

• Impuesto sobre el valor añadido (IVA): el IVA es relevante para empresas de SaaS que hacen negocios a nivel internacional, especialmente en la Unión Europea. El IVA es un impuesto sobre el consumo que se añade al valor en cada etapa de la producción o distribución.

• Retención de impuestos: este impuesto puede aplicarse a transacciones internacionales en las que una empresa de SaaS paga por servicios desde el extranjero. Algunas jurisdicciones exigen que las empresas retengan parte del pago en concepto de impuestos, que el proveedor de servicios a menudo puede compensar con sus propias obligaciones fiscales.

• Impuesto sobre bienes inmuebles: aunque este impuesto no está directamente relacionado con los servicios que prestan las empresas de SaaS, es posible que deban pagar el impuesto sobre la propiedad por los activos físicos que poseen, como servidores y equipos de oficina.

• Impuesto sobre nóminas: Las empresas de SaaS con empleados también deben gestionar los impuestos sobre la nómina. Esto incluye la retención del impuesto sobre la renta y el pago de contribuciones del empleador al Seguro Social, Medicare y posiblemente otros impuestos relacionados con el empleo, según la ubicación.

Cómo funciona el impuesto sobre las ventas con productos de SaaS

El impuesto sobre las ventas de productos de SaaS es excepcionalmente complicado debido a la naturaleza del producto y a los cambios en la tributación de los bienes digitales. Así es como funciona el impuesto sobre las ventas cuando se trata de productos de SaaS:

• Nexo: Las empresas de SaaS pueden establecer un nexo del impuesto sobre las ventas (la conexión entre una empresa y un estado que exige que la empresa recaude y remita el impuesto sobre las ventas) a través de factores que van más allá de la presencia física. Algunas actividades como el acceso remoto al software pueden hacer que las empresas superen los umbrales económicos de nexo (p. ej., una determinada cantidad de ventas o transacciones dentro de un estado).

• Tributación de los bienes digitales: la tributación del SaaS varía según la jurisdicción. Algunos estados tratan el SaaS como un servicio sujeto a impuestos, mientras que otros no. Esto requiere que los proveedores de SaaS supervisen y actualicen continuamente sus procesos de impuestos sobre las ventas de acuerdo con las leyes estatales donde se encuentran sus clientes.

• Reglas de abastecimiento: Determinar dónde se grava la venta de un producto de SaaS implica reglas de abastecimiento. Para las empresas de SaaS, esto puede ser particularmente desafiante, ya que se puede acceder al servicio desde múltiples ubicaciones. Los estados pueden recurrir al abastecimiento en origen (basado en la ubicación del vendedor) o en destino (basado en la ubicación del comprador). Esto afecta a cómo se calculan los impuestos para cada venta.

• Exenciones y excepciones: Los productos de SaaS pueden cumplir los requisitos para exenciones según el tipo de cliente (por ejemplo, organizaciones sin ánimo de lucro, instituciones educativas) o la finalidad del software (por ejemplo, transacciones B2B que se consideran ventas mayoristas). Las empresas deben conocer los criterios específicos de cada jurisdicción para aplicar correctamente estas exenciones.

Desafíos asociados con el impuesto sobre las ventas para SaaS

Estos son algunos de los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas de SaaS en la gestión del impuesto sobre las ventas:

• Normativa: las leyes fiscales que rigen los bienes y servicios digitales, como el SaaS, cambian continuamente. Muchas jurisdicciones todavía están adaptando sus códigos fiscales para tener en cuenta la economía digital, lo que lleva a cambios frecuentes en las políticas fiscales. Hacer un seguimiento de estos cambios requiere un esfuerzo y recursos sustanciales.

• Normas de tributación: cada estado, y a veces cada jurisdicción local, puede tener diferentes normas con respecto a la tributación del SaaS. Algunos lo tratan como un servicio sujeto a impuestos, mientras que otros eximen a los bienes digitales del impuesto sobre las ventas. Esto significa que los proveedores de SaaS tienen que evaluar e implementar diferentes estrategias de recaudación de impuestos en función de la ubicación de cada cliente.

• Automatización: la implementación de soluciones automatizadas para gestionar los cálculos, los cobros y el envío de impuestos puede ser compleja y costosa. Sin embargo, no utilizar estas soluciones puede dar lugar a errores e incumplimientos de la normativa. Y eso puede dar lugar a auditorías y sanciones y dañar las relaciones con los clientes.

• Impuesto internacional sobre las ventas e IVA: para las empresas de SaaS que operan a nivel internacional, abordar los sistemas de IVA y las leyes de impuestos sobre las ventas de diferentes países añade otra capa de complejidad. Para cumplir con la normativa fiscal internacional, deben conocer las normas de varias jurisdicciones fiscales y, posiblemente, registrarse y presentar sus declaraciones en varios países.

• Precios: incluir o excluir el impuesto sobre las ventas en el precio de lista puede afectar a la competitividad en el mercado de un producto de SaaS. Las empresas deben equilibrar el cumplimiento de la normativa con tácticas de fijación de precios que satisfagan las expectativas de los clientes y los requisitos reglamentarios.

Cómo calcular el impuesto sobre las ventas como empresa de SaaS

Cómo calcular el impuesto sobre las ventas como empresa de SaaS:

• Determina el nexo: en primer lugar, identifica dónde tienes un nexo fiscal. Esto incluye cualquier estado o país donde tu empresa tenga una presencia sustancial, que podría establecerse a través de ubicaciones físicas, empleados, afiliados o actividad económica (por ejemplo, umbrales de ventas).

• Comprende la tributación: investiga la fiscalidad del SaaS en cada jurisdicción en la que tengas nexos. Determina si tu servicio está sujeto a impuestos y cómo se clasifica, ya que esto afecta al tipo impositivo aplicable.

• Regístrese para obtener permisos de impuestos sobre las ventas: una vez que establezcas el nexo y la posibilidad de tributación, regístrate para obtener los permisos del impuesto sobre las ventas en esas jurisdicciones. Este es un requisito legal necesario antes de empezar a cobrar el impuesto sobre las ventas de tus clientes.

• Implementa herramientas de cálculo de impuestos: usa un software automatizado de impuestos que se integre con tu sistema de facturación. Este software puede calcular de forma dinámica el tipo impositivo correcto en función de la ubicación de tu cliente y las leyes aplicables, ajustando cualquier cambio en los tipos impositivos o las normas.

• Configura reglas de abastecimiento: decide si el cálculo de tus impuestos se basará en el origen (gravado en el lugar donde se encuentra la empresa) o en el destino (sujeto a impuestos en el lugar donde se encuentra el cliente). La mayoría de los estados de EE. UU. utilizan el abastecimiento basado en destino para SaaS, pero esto puede variar.

• Recopila datos de ubicación del cliente: recopila y verifica la información sobre la ubicación del cliente para el cálculo de impuestos. Esto incluye la dirección completa y, en el caso de ventas internacionales, el país de residencia.

• Calcula el impuesto: utilizando el tipo impositivo correcto y las reglas de abastecimiento, calcula el impuesto para cada transacción. Asegúrate de que las exenciones (p. ej., para organizaciones sin ánimo de lucro) se apliquen correctamente en función del estado del cliente y su documentación.

• Envía facturas detalladas: indica claramente el impuesto sobre las ventas en la factura del cliente y muestra el desglose entre el precio neto, el tipo impositivo y el coste total. La transparencia en la facturación ayuda a mantener la confianza y el cumplimiento de la normativa.

• Remite y declara los impuestos: remite periódicamente los impuestos recaudados a las autoridades fiscales correspondientes antes de la fecha límite. Por lo general, esto implica la presentación de declaraciones de impuestos periódicas que detallan el impuesto sobre las ventas recaudado y remitido

• Conserva registros: conserva registros detallados de las ventas, los cálculos de impuestos, las exenciones de clientes y las remesas. Un buen mantenimiento de registros te ayudará a gestionar las auditorías y cumplir con las regulaciones fiscales.

Prácticas recomendadas para trabajar estratégicamente con el impuesto sobre las ventas en SaaS

Estas son algunas de las prácticas recomendadas en torno al impuesto sobre las ventas que las empresas de SaaS deben tener en cuenta:

• Mantente proactivo con las obligaciones de nexo: revisa y actualiza periódicamente tu huella de nexo a medida que tu empresa crece o cambia. La expansión a nuevos territorios, ya sea a través de la presencia física o de la actividad económica, puede alterar tus obligaciones fiscales.

• Utiliza un software automatizado de cumplimiento de la normativa fiscal: invierte en un software fiable de automatización del impuesto sobre las ventas que se integre con tu sistema de facturación. Esta tecnología puede calcular con precisión los tipos impositivos en función de la ubicación del cliente, aplicar las reglas correctas para las exenciones y actualizarse en tiempo real para reflejar los cambios en las leyes fiscales en todas las jurisdicciones.

• Forma a tu equipo: asegúrate de que tus equipos de finanzas, ventas e informática comprendan las implicaciones del impuesto sobre las ventas en las operaciones comerciales. Las sesiones periódicas de formación sobre el cumplimiento de las obligaciones fiscales y las actualizaciones de la legislación pueden ayudar a prevenir errores costosos y a crear prácticas coherentes en todos los departamentos.

• Sé preciso con los datos de los clientes: los cálculos de impuestos precisos dependen de la información correcta sobre la ubicación del cliente. Implementa controles estrictos para recopilar y verificar las direcciones de los clientes y utiliza servicios de geolocalización cuando corresponda para confirmar la exactitud de los datos.

• Realiza auditorías y revisiones periódicas: realiza auditorías internas o externas periódicas de tus procesos del impuesto sobre las ventas para identificar posibles problemas o ineficiencias. Las revisiones periódicas pueden ayudar a detectar errores a tiempo y permitirte ajustar las tácticas de manera oportuna.

• Contratación de expertos legales y fiscales: consultar a expertos fiscales o asesores jurídicos puede ser útil cuando se manejan leyes fiscales complicadas en campos de rápido desarrollo como los servicios digitales. Estos profesionales pueden ofrecer asesoramiento actualizado sobre el cumplimiento de la normativa, ayudar con la planificación fiscal y brindar apoyo durante las auditorías.

• Comunícate con los clientes: comunica con claridad los cargos fiscales en las facturas y durante el proceso de compra. La transparencia sobre cómo se calculan y aplican los impuestos puede generar confianza y minimizar la confusión y las posibles disputas.

• Planifica la expansión internacional: Si tienes previsto atender a clientes de todo el mundo, prepárate para manejar diferentes regulaciones fiscales en diferentes países, especialmente en lo que respecta al IVA y al impuesto sobre bienes y servicios (GST). El cumplimiento de la normativa fiscal internacional puede ser un reto, así que considera la posibilidad de recurrir a profesionales y software especializados en impuestos para gestionar estas obligaciones.

• Perfecciona para ahorrar impuestos: Busca oportunidades para reducir las obligaciones tributarias. Estas pueden incluir exenciones, créditos fiscales o programas de incentivos para las empresas tecnológicas.

• Mantente ágil: la normativa fiscal está sujeta a frecuentes cambios, especialmente en lo que respecta a los servicios digitales. Sigue siendo ágil adaptando tu estrategia de cumplimiento de la normativa fiscal a las nuevas leyes y normativas.