Si vendes software en EE. UU., el impuesto que debes depende de cómo lo entregas, quién lo compra y en qué estado lo estás vendiendo. El software como servicio (SaaS), el software descargado y el software a medida reciben un tratamiento fiscal diferente. Y ese tratamiento varía lo suficiente según el estado como para que dos empresas que venden productos funcionalmente idénticos puedan tener obligaciones fiscales opuestas, dependiendo de dónde estén ubicados sus clientes.

Casi todos los estados y Washington D. C. cobran impuestos sobre las ventas a nivel estatal. A continuación, explicaremos por qué el impuesto sobre las ventas de software es tan complicado, cómo los estados clasifican el SaaS frente al software descargado, qué sucede cuando se clasifica mal una transacción y cómo evaluar tu proceso actual para hacer un seguimiento de las obligaciones fiscales a medida que creces.

De un vistazo

• Las obligaciones fiscales del software dependen del método de entrega, el tipo de cliente y el estado. Esto significa que el mismo producto puede estar sujeto a impuestos en un estado y exento en otro.

• El software descargado se grava de manera más consistente que el SaaS. La clasificación del SaaS varía según cómo cada estado defina un servicio sujeto a impuestos.

• La clasificación incorrecta del software a efectos del impuesto sobre las ventas crea una exposición agravada, ya que el mismo error se repite en todas las transacciones.

¿Por qué el impuesto sobre las ventas de software es tan complejo?

Tres variables determinan tu obligación de impuesto sobre las ventas en cualquier estado: cómo llega el software al cliente, quién es el cliente y en qué estado estás vendiendo.

El método de entrega es importante porque históricamente los estados gravaban los bienes físicos. Luego, muchos ampliaron esa definición para cubrir el software descargado, dejando el acceso basado en la nube en una categoría separada. El tipo de cliente es importante porque varios estados gravan el SaaS para uso comercial, pero eximen el uso personal y otros hacen lo contrario.

Las diferencias estado por estado en el tratamiento fiscal crean tres tipos de empresas de software:

• Empresas exclusivas de SaaS: negocios que venden acceso a software alojado en la nube sin paso de descarga o instalación. Tu exposición depende completamente de cómo cada estado defina el «uso» de algo que nunca transfieres físicamente.

• Empresas de software híbrido: negocios que ofrecen tanto una versión descargable o instalada como una versión basada en la nube del mismo producto.

• Plataformas habilitadas para software: negocios que combinan el acceso al software con otro servicio (p. ej., una plataforma que cobra tanto por el software como por un componente gestionado). La combinación puede cambiar la fiscalidad de toda la transacción en algunos estados.

Desglose de la fiscalidad de los SaaS por estado

Algunos estados consideran el SaaS como un servicio sujeto a impuestos y otros lo consideran como un servicio exento de impuestos. Cada uno de los primeros define la transacción gravable según sus propias condiciones. Por ejemplo, Texas grava los SaaS como un servicio de procesamiento de datos, que conlleva una exención parcial que reduce la parte de la transacción que es gravable.

Otros estados consideran el SaaS como gravable de forma restrictiva o condicional. Connecticut grava las transacciones de SaaS B2B a una tasa reducida en lugar de a su tasa estándar. Iowa grava los productos SaaS para uso personal, pero no los de uso empresarial.

Los estados sin impuesto sobre las ventas a nivel estatal (Alaska, Delaware, Montana, Nuevo Hampshire y Oregón) obviamente no imponen el impuesto sobre las ventas estatal a los SaaS, aunque algunos municipios de Alaska pueden aplicar impuestos locales.

Estas normas también están cambiando. Por ejemplo, California empezará a gravar los productos SaaS en 2027.

¿En qué se diferencia el tratamiento del impuesto sobre las ventas para el software descargado frente al SaaS?

Los estados con impuesto sobre las ventas por lo general consideran el software preescrito («enlatado») entregado por descarga como gravable. En teoría, el comprador está adquiriendo una copia de algo, por lo que se considera una venta de propiedad y se grava igual que un producto en caja. El software personalizado creado para un solo cliente es la principal excepción: muchos estados lo eximen porque ven la transacción como un servicio (el trabajo de crear algo a medida) en lugar de una venta de productos. La línea entre «personalizado» y «configurado» es importante en este caso. La gran modificación de un producto ya preparado a veces puede conservar su estado gravable, mientras que el software creado desde cero para un solo cliente normalmente no lo hace.

Con el SaaS, no se transfiere nada al cliente. No hay ninguna descarga, ninguna instalación ni ningún archivo que pase a ser de su propiedad. Los estados que gravan los SaaS lo hacen por una de dos razones: los clasifican como un servicio (p. ej., la categoría de servicio de procesamiento de datos de Texas) o amplían sus definiciones existentes de licencias de software para abarcar el acceso en lugar de la posesión. Los estados que no gravan los SaaS por lo general aceptan que, sin una transferencia de propiedad, no hay una venta gravable según sus estatutos tal como están redactados.

Vender el mismo producto tanto como una descarga como una suscripción significa hacer un seguimiento de dos tratamientos fiscales para el mismo producto. Puede que debas el impuesto sobre la descarga en un estado en el que la suscripción está exenta, o viceversa. El factor determinante es la versión que compró el cliente, no el producto en sí.

¿Qué estados generan un alto riesgo potencial de auditoría para las empresas de software?

Algunos estados en particular generan una exposición a auditorías adicional para las empresas de software. El cumplimiento de la normativa puede ser complicado en los siguientes estados.

California

Por lo general, California no gravará los SaaS hasta 2027, pero sí grava ciertas licencias de software y software que se haya personalizado o configurado para un comprador específico más allá de una instalación básica. La línea entre una suscripción de SaaS exenta y una licencia de software gravable suele reducirse a cuánto puede modificar el software el comprador y si recibe algún componente de procesamiento local junto con él.

Ohio

Ohio grava los SaaS cuando los utiliza una empresa dentro del estado, pero no cuando es para uso personal o del cliente. Clasificar una transacción por tipo de cliente añade una capa de cumplimiento de la normativa que los minoristas tradicionales no suelen gestionar. Un negocio de SaaS que realiza ventas tanto B2B como B2C tiene que hacer un seguimiento de cómo se utiliza el software, no solo de dónde está la dirección de facturación del comprador.

Iowa

Al igual que Ohio, Iowa tiene normas fiscales diferentes para las ventas B2B y las B2C. Las ventas de SaaS solo son gravables cuando son para uso personal, por lo que tienes que saber a quién le vendes.

Texas

Texas grava los SaaS como un servicio de procesamiento de datos, pero permite una exención del 20 % en el cargo, de modo que solo el 80 % de la transacción está sujeto a impuestos. Omitir esa exención o aplicarla de forma incorrecta genera errores que los auditores podrían señalar.

Florida

Por lo general, Florida exime a los SaaS, pero que una transacción cuente como una venta de software tangible o como un servicio exento depende del lenguaje del contrato y de cómo esté estructurado el acceso. Eso convierte a Florida en un estado donde el acuerdo escrito importa tanto como el propio producto.

¿Cuáles son los riesgos de equivocarse con el impuesto sobre las ventas de software?

Equivocarse en la clasificación del impuesto sobre las ventas de software puede tener múltiples consecuencias:

• Atrasos de impuestos: Si deberías haber estado recaudando y liquidando en un estado y no lo hiciste, por lo general, tienes que pagar la totalidad del importe adeudado más los intereses del importe impagado.

• Sanciones: Muchos estados añaden multas además de los atrasos de impuestos y los intereses, que a menudo se calculan como un porcentaje del impuesto impagado al mes.

• Exposición compuesta: La clasificación errónea crece junto con tu base de clientes, ya que las empresas de software venden la misma estructura de productos a miles de cuentas.

• Riesgo de registro: Los estados exigen el registro antes de empezar a recaudar. Recaudar sin estar registrado puede conllevar sanciones, incluso cuando el tratamiento fiscal en sí fuera correcto.

¿Cómo deben evaluar las empresas de software sus enfoques de cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas?

Varias preguntas pueden ayudarte a determinar si el seguimiento manual del impuesto sobre las ventas es realista para tu negocio. Ten en cuenta lo siguiente:

• Huella de nexo: si estás registrado, o deberías estarlo, en más de unos pocos estados, el seguimiento manual de la clasificación de SaaS de cada estado, el porcentaje de exención y los cambios de tarifas pueden convertirse en un trabajo a tiempo parcial para quien sea el propietario de esta tarea.

• Combinación de entrega: las empresas que venden tanto versiones descargadas como basadas en la nube de sus productos podrían duplicar el trabajo de clasificación.

• Frecuencia de cambio de producto: añadir un nuevo nivel, combinar un servicio gestionado con tu software o cambiar de un modelo de licencia a un modelo de suscripción puede cambiar tu tratamiento fiscal en algunos estados, incluso cuando nada sobre la tecnología subyacente haya cambiado.

Stripe Tax aborda el problema de la clasificación directamente con códigos fiscales de productos creados para software y productos digitales. Cuando asignas un código fiscal de producto, como SaaS o software descargable a tu oferta, Stripe Tax aplica automáticamente la regla de fiscalidad correcta para esa categoría en cada estado, incluidas las exenciones específicas del estado. También realiza un seguimiento de tu volumen de transacciones e ingresos en los diferentes estados para notificarte cuando te acerques al umbral de un nexo económico, para que no dependas de una revisión manual en el momento en que necesites registrarte en un lugar nuevo.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas dedicar tus recursos al crecimiento de tu empresa. Stripe Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas el umbral de registro para el impuesto sobre las ventas establecido en tus transacciones Stripe. Además, calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre el valor añadido (IVA), el impuesto sobre las ventas y el Impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto para bienes y servicios físicos como digitales, y en más de 100 países (con soporte para todos los estados de EE. UU.).

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• Entender dónde registrarte y recaudar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos con tan solo pulsar un botón en el Dashboard de Stripe.

• Darte de alta para pagar tus impuestos: deja que Stripe gestione tus registros de impuestos internacionales y benefíciate de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

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