Als je software in de VS verkoopt, is de belasting die je verschuldigd bent afhankelijk van hoe je deze levert, wie deze koopt en in welke staat de verkoop plaatsvindt. Software-as-a-service (SaaS), gedownloade software en op maat gemaakte software worden elk anders fiscaal behandeld. En deze behandeling varieert per staat dermate dat twee ondernemingen die functioneel identieke producten verkopen, tegenovergestelde belastingverplichtingen kunnen hebben, afhankelijk van waar hun klanten woonachtig zijn.

Bijna alle staten en Washington, DC, innen sales tax per staat. Hieronder leggen we uit waarom de sales tax op software zo ingewikkeld is, hoe staten SaaS versus gedownloade software classificeren, wat er gebeurt als je een transactie verkeerd classificeert en hoe je je huidige proces voor het bijhouden van belastingverplichtingen kunt evalueren naarmate je groeit.

Kernpunten

• Belastingverplichtingen voor software zijn afhankelijk van de leveringsmethode, het type klant en de staat. Dit betekent dat hetzelfde product in de ene staat belastbaar kan zijn en in de andere een vrijstelling kan hebben.

• Voor gedownloade software wordt consistenter belasting geheven dan voor SaaS. SaaS-classificatie varieert afhankelijk van hoe elke staat een belastbare service definieert.

• Het onjuist classificeren van software voor sales tax leidt tot een samengestelde blootstelling, aangezien dezelfde fout bij elke transactie wordt herhaald.

Waarom is de sales tax voor software zo complex?

Drie variabelen bepalen de verplichting tot het betalen van sales tax in een bepaalde staat: hoe de software de klant bereikt, wie de klant is en in welke staat de verkoop plaatsvindt.

De bezorgmethode is van belang, omdat staten van oudsher belasting hieven op fysieke eigendommen. Vervolgens hebben veel staten deze definitie verruimd tot gedownloade software, terwijl ze cloudgebaseerde toegang in een aparte categorie lieten. Het type klant is belangrijk omdat verschillende staten SaaS voor zakelijk gebruik belasten maar persoonlijk gebruik vrijstellen, en andere doen het omgekeerde.

Verschillen in fiscale behandeling per staat creëren drie soorten softwareondernemingen:

• Puur SaaS-ondernemingen: Ondernemingen die toegang tot in de cloud gehoste software verkopen zonder download of installatie. De blootstelling is volledig afhankelijk van hoe elke staat het 'gebruik' definieert van iets dat nooit fysiek wordt overgedragen.

• Hybride softwareondernemingen: Ondernemingen die zowel een downloadbare of geïnstalleerde versie als een cloudgebaseerde versie van hetzelfde product aanbieden.

• Op software gebaseerde platforms: Ondernemingen die softwaretoegang bundelen met een andere service (bijv. een platform dat zowel voor software als voor een beheerd onderdeel kosten in rekening brengt). In sommige staten kan deze bundeling de belastbaarheid van de hele transactie veranderen.

Een uitsplitsing per staat van SaaS-belastbaarheid

Sommige staten behandelen SaaS als een belastbare service en andere als een niet-belastbare service. Elk van de eerstgenoemde definieert de belastbare transactie op zijn eigen voorwaarden. Texas belast SaaS bijvoorbeeld als een gegevensverwerkingsservice, wat een gedeeltelijke vrijstelling met zich meebrengt die het gedeelte van de transactie vermindert dat belastbaar is.

Andere staten behandelen SaaS als beperkt of voorwaardelijk belastbaar. Connecticut belast B2B SaaS-transacties tegen een verlaagd tarief in plaats van tegen het standaardtarief. Iowa belast SaaS-producten voor persoonlijk gebruik, maar niet voor zakelijk gebruik.

Staten zonder statewide sales tax (Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon) heffen uiteraard geen sales tax op de staat voor SaaS, hoewel sommige gemeenten in Alaska mogelijk lokale belastingen toepassen.

Deze regels veranderen ook. Bijvoorbeeld Californië begint SaaS-producten in 2027 te belasten.

Hoe verschilt de belastingbehandeling voor gedownloade software versus SaaS?

Staten met sales tax behandelen vooraf geschreven ('canned') software die via download wordt geleverd over het algemeen als belastbaar. In theorie verwerft de koper een exemplaar van iets, dus wordt het beschouwd als de verkoop van onroerend goed en op dezelfde manier belast als een product in een doos. Aangepaste software die is gebouwd voor een enkele klant is de belangrijkste uitzondering: veel staten stellen het vrij omdat ze de transactie zien als een service (de arbeid om iets op maat te bouwen) in plaats van de verkoop van een product. De grens tussen 'aangepast' en 'geconfigureerd' doet er hier toe. Het sterk wijzigen van een kant-en-klaar product kan de belastbare status ervan soms behouden, terwijl software die vanaf nul is opgebouwd voor één klant doorgaans niet.

Met SaaS wordt er niets overgedragen aan de klant. Er is geen download, geen installatie en geen bestand dat hun eigendom wordt. Staten die SaaS belasten doen dat om een ​​van twee redenen: ze classificeren het als een service (bijv. De gegevensverwerkingsservicecategorie van Texas) of breiden de definities van hun bestaande softwarelicentie uit om de toegang te dekken in plaats van in bezit. Staten die SaaS niet belasten, accepteren over het algemeen dat zonder een overdracht van eigendom, er geen belastbare verkoop is onder hun statuten zoals geschreven.

Hetzelfde product als download en als abonnement verkopen, betekent het bijhouden van twee belastingbehandelingen voor hetzelfde product. Mogelijk moet je belasting betalen voor de download in een staat waar het abonnement is vrijgesteld, of vice versa. De bepalende factor is de versie die de klant heeft gekocht, niet het product zelf.

Welke staten creëren een hoog potentieel auditrisico voor softwarebedrijven?

Een paar staten in het bijzonder creëren extra auditblootstelling voor softwarebedrijven. Compliance kan lastig zijn in de volgende staten.

Californië

Californië belast SaaS over het algemeen pas in 2027, maar belast wel bepaalde softwarelicenties en software die voor een specifieke koper is aangepast of geconfigureerd na een basisinstallatie. De grens tussen een vrijgesteld SaaS-abonnement en een belastbare softwarelicentie hangt er meestal van af in hoeverre de koper de software kan wijzigen en of ze daarnaast een lokaal verwerkingscomponent ontvangen.

Ohio

Ohio belast SaaS wanneer het door een onderneming binnen de staat wordt gebruikt, maar niet wanneer het voor persoonlijk gebruik of gebruik door de klant is. Het zoeken van een transactie op klanttype voegt een compliancelaag toe die traditionele detailhandelaren doorgaans niet beheren. Een SaaS-bedrijf dat zowel B2B- als B2C-verkopen doet, moet bijhouden hoe de software wordt gebruikt, niet alleen waar het factuuradres van de koper is.

Iowa

Net als Ohio heeft Iowa verschillende belastingregels voor B2B- versus B2C-verkopen. SaaS-verkopen zijn alleen belastbaar als ze voor persoonlijk gebruik zijn, dus je moet weten aan wie je verkoopt.

Texas

Texas belast SaaS als een gegevensverwerkingsservice, maar staat een vrijstelling van 20% toe op de kosten, zodat slechts 80% van de transactie aan belasting is onderworpen. Het missen van die vrijstelling of het onjuist toepassen ervan leidt tot fouten die auditors kunnen markeren.

Florida

Florida stelt SaaS over het algemeen vrij, maar of een transactie telt als verkoop van materiële software of een vrijgestelde service, hangt af van het contract en hoe de toegang is gestructureerd. Dat maakt Florida een staat waar de schriftelijke overeenkomst even belangrijk is als het product zelf.

Wat zijn de risico's als je software-sales tax verkeerd doet?

De verkeerde classificatie voor software-sales tax kan meerdere gevolgen hebben:

• Achterstallige belastingen: Als je in een staat had moeten innen en afdragen en dat niet deed, moet je over het algemeen het volledige verschuldigde bedrag plus rente over het onbetaalde bedrag betalen.

• Boetes: Veel staten voegen boetes toe bovenop achterstallige belastingen en rente, die vaak worden berekend als een percentage van de onbetaalde belasting per maand.

• Samengestelde blootstelling: Verkeerde classificatie groeit met je klantenbestand, omdat softwarebedrijven dezelfde productstructuur aan duizenden accounts verkopen.

• Registratierisico: Staten vereisen registratie voordat je begint met innen. Innen terwijl je niet bent geregistreerd kan boetes met zich meebrengen, zelfs als de belastingbehandeling zelf correct was.

Hoe moeten softwareondernemingen hun aanpak voor compliance van sales tax evalueren?

Verschillende vragen kunnen je helpen om te bepalen of het handmatig bijhouden van sales tax realistisch is voor je onderneming. Overweeg het volgende:

• Voetafdruk voor nexus: Als je geregistreerd bent, of zou moeten zijn, in meer dan een paar staten, kan het handmatig bijhouden van de SaaS-classificatie, het percentage vrijstellingen en tariefwijzigingen van elke staat een deeltijdbaan worden voor degene die verantwoordelijk is voor deze taak.

• Leveringsmix: Ondernemingen die zowel gedownloade als cloudgebaseerde versies van hun producten verkopen, moeten mogelijk twee keer zoveel classificatiewerk verrichten.

• Frequentie van productwijzigingen: Het toevoegen van een nieuwe staffel, het bundelen van een beheerde service met je software of de overstap van een licentiemodel naar een abonnementmodel kan in sommige staten invloed hebben op je fiscale behandeling, zelfs als er niets is veranderd aan de onderliggende technologie.

Stripe Tax pakt het classificatieprobleem rechtstreeks aan met belastingcodes voor producten, speciaal ontwikkeld voor software en digitale producten. Wanneer je een belastingcode, zoals SaaS of downloadbare software, toewijst aan je aanbod, past Stripe Tax in elke staat automatisch de juiste belastbaarheidsregel voor die categorie toe, inclusief vrijstellingen die specifiek zijn voor de staat. Daarnaast volgt Stripe Tax je transactievolume en inkomsten in alle staten, om je een melding te sturen wanneer je een drempel voor economische nexus nadert, zodat je niet afhankelijk bent van een handmatige beoordeling om precies op het juiste moment een nieuwe registratie te regelen.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt fiscale compliance makkelijker, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor belastingregistratie overschrijdt. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, belasting toegevoegde waarde (btw) en goederen- en dienstenbelasting (GST) op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax kan je helpen:

• Te begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Je te registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte te vereenvoudigen: Stripe Tax integreert naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.