Wenn Sie Software in den USA verkaufen, hängt die von Ihnen geschuldete Steuer davon ab, wie Sie sie liefern, wer sie kauft und in welchen Bundesstaat Sie verkaufen. Software-as-a-Service (SaaS), heruntergeladene Software und individuell entwickelte Software werden steuerlich unterschiedlich behandelt. Und diese Behandlung variiert von Bundesstaat zu Bundesstaat so stark, dass zwei Unternehmen, die funktional identische Produkte verkaufen, je nach Standort ihrer Kundinnen und Kunden entgegengesetzte Steuerpflichten haben können.

Fast alle Bundesstaaten und Washington, D. C. erheben bundesstaatliche Sales Tax. Im Folgenden erklären wir, warum die Software Sales Tax so kompliziert ist, wie Bundesstaaten SaaS im Vergleich zu heruntergeladener Software klassifizieren, was passiert, wenn Sie eine Transaktion falsch klassifizieren, und wie Sie Ihren aktuellen Prozess zur Verfolgung von Steuerpflichten bei zunehmendem Wachstum bewerten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die steuerlichen Pflichten für Software hängen von der Liefermethode, der Art der Kundschaft und dem Bundesstaat ab. Dies bedeutet, dass dasselbe Produkt in einem Bundesstaat steuerpflichtig und in einem anderen ausgenommen sein kann.

• Heruntergeladene Software wird einheitlicher besteuert als SaaS. Die SaaS-Klassifizierung variiert je nachdem, wie jeder Bundesstaat einen steuerpflichtigen Service definiert.

• Eine falsche Klassifizierung von Software für Sales Tax-Zwecke führt zu einem sich kumulierenden Risiko, da sich derselbe Fehler bei jeder Transaktion wiederholt.

Warum ist die Software Sales Tax so komplex?

Drei Variablen bestimmen Ihre Steuerpflicht in einem bestimmten Bundesstaat: wie die Software an den Kunden oder die Kundin gelangt, wer der Kunde oder die Kundin ist und in welchen Bundesstaat Sie verkaufen.

Die Liefermethode ist wichtig, da die Bundesstaaten in der Vergangenheit physisches Eigentum versteuert haben. Viele haben diese Definition dann auf heruntergeladene Software ausgeweitet und den cloudbasierten Zugriff in einer separaten Kategorie belassen. Die Art der Kundschaft ist wichtig, da mehrere Bundesstaaten SaaS bei geschäftlicher Nutzung versteuern, die private Nutzung jedoch ausnehmen, und andere verfahren genau umgekehrt.

Aufgrund bundesstaatlicher Unterschiede bei der steuerlichen Behandlung gibt es drei Arten von Softwareunternehmen:

• Reine SaaS-Unternehmen: Unternehmen, die den Zugriff auf in der Cloud gehostete Software ohne Download- oder Installationsschritt verkaufen. Ihr Risiko hängt ausschließlich davon ab, wie der jeweilige Bundesstaat die „Nutzung“ von etwas definiert, das Sie niemals physisch übertragen.

• Hybride Softwareunternehmen: Unternehmen, die sowohl eine herunterladbare oder installierbare Version als auch eine cloudbasierte Version desselben Produkts anbieten.

• Softwaregestützte Plattformen: Unternehmen, die den Softwarezugriff mit einem anderen Service bündeln (z. B. eine Plattform, die sowohl für die Software als auch für eine verwaltete Komponente Gebühren berechnet). Ein solches Bundle kann die Steuerpflicht der gesamten Transaktion in manchen Bundesstaaten verändern.

Die Steuerpflicht von SaaS aufgeschlüsselt nach Bundesstaaten

Einige Bundesstaaten behandeln SaaS als eine steuerpflichtige Dienstleistung und andere als eine nicht steuerpflichtige Dienstleistung. Jeder der erstgenannten definiert die steuerpflichtige Transaktion nach seinen eigenen Vorgaben. Texas besteuert SaaS beispielsweise als Datenverarbeitungsdienstleistung, die eine teilweise Ausnahme beinhaltet, welche den steuerpflichtigen Teil der Transaktion reduziert.

Andere Bundesstaaten behandeln SaaS als nur bedingt steuerpflichtig. Connecticut besteuert B2B-SaaS-Transaktionen mit einem ermäßigten Satz statt mit dem Standardsteuersatz. Iowa besteuert SaaS-Produkte für die private Nutzung, aber nicht für die geschäftliche Nutzung.

Bundesstaaten ohne bundesstaatliche Sales Tax – Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon – erheben natürlich keine bundesstaatliche Sales Tax auf SaaS, wenngleich einige Gemeinden in Alaska lokale Steuern erheben können.

Auch diese Vorschriften ändern sich. So wird Kalifornien beispielsweise im Jahr 2027 mit der Besteuerung von SaaS-Produkten beginnen.

Wie unterscheidet sich die steuerliche Behandlung von heruntergeladener Software und SaaS?

Bundesstaaten, die eine Sales Tax erheben, behandeln vorgefertigte („Standard-“)Software, die per Download bereitgestellt wird, in der Regel als steuerpflichtig. In der Theorie erwirbt der Käufer oder die Käuferin eine Kopie von etwas, sodass es als Verkauf von Eigentum gilt und genau wie ein verpacktes Produkt besteuert wird. Maßgeschneiderte Software, die für einen einzelnen Kunden oder eine einzelne Kundin entwickelt wird, ist die wichtigste Ausnahme: Viele Bundesstaaten stellen sie steuerfrei, weil sie die Transaktion eher als eine Dienstleistung (die Arbeit, etwas Maßgeschneidertes zu entwickeln) und nicht als einen Produktverkauf betrachten. Hier ist die Grenze zwischen „maßgeschneidert“ und „konfiguriert“ wichtig. Eine starke Modifizierung eines fertigen Produkts kann manchmal dessen steuerpflichtigen Status bewahren, während Software, die von Grund auf für einen einzelnen Client entwickelt wurde, dies in der Regel nicht tut.

Bei SaaS geht nichts auf den Kunden oder die Kundin über. Es gibt keinen Download, keine Installation und keine Datei, die in dessen oder deren Eigentum übergeht. Bundesstaaten, die SaaS besteuern, tun dies aus einem von zwei Gründen: Sie stufen sie als Dienstleistung ein (z. B. die Kategorie der Datenverarbeitungsdienstleistungen in Texas) oder dehnen ihre bestehenden Definitionen von Softwarelizenzen aus, um den Zugriff anstelle des Besitzes abzudecken. Bundesstaaten, die SaaS nicht besteuern, akzeptieren im Allgemeinen, dass ohne eine Übertragung von Eigentum nach ihren Gesetzen in der vorliegenden Form kein steuerpflichtiger Verkauf vorliegt.

Wenn Sie dasselbe Produkt sowohl als Download als auch als Abonnement verkaufen, müssen Sie zwei steuerliche Behandlungen für ein und dasselbe Produkt nachverfolgen. Möglicherweise schulden Sie in einem Bundesstaat, in dem das Abonnement steuerbefreit ist, Steuern auf den Download – oder umgekehrt. Ausschlaggebend ist die Version, die der Kunde oder die Kundin gekauft hat, und nicht das Produkt selbst.

Welche Bundesstaaten bergen ein hohes potenzielles Prüfungsrisiko für Softwareunternehmen?

Einige Bundesstaaten im Besonderen schaffen ein zusätzliches Prüfungsrisiko für Softwareunternehmen. Compliance kann in den folgenden Bundesstaaten komplex sein.

Kalifornien

Kalifornien wird SaaS grundsätzlich erst ab 2027 besteuern, besteuert aber bestimmte Softwarelizenzen und Software, die für einen bestimmten Käufer oder eine bestimmte Käuferin über eine einfache Installation hinaus angepasst oder konfiguriert wurde. Die Grenze zwischen einem steuerbefreiten SaaS-Abonnement und einer steuerpflichtigen Softwarelizenz hängt im Allgemeinen davon ab, inwieweit der Käufer oder die Käuferin die Software verändern kann und ob er oder sie zusätzlich dazu eine lokale Verarbeitungskomponente erhält.

Ohio

Ohio besteuert SaaS, wenn sie von einem Unternehmen innerhalb des Bundesstaates genutzt wird, nicht aber, wenn sie für die private Nutzung oder die Nutzung durch den Endkunden oder die Endkundin bestimmt ist. Die Ermittlung einer Transaktion nach Kundentyp erfordert eine Compliance-Ebene, die traditionelle Einzelhändler normalerweise nicht verwalten. Ein SaaS-Unternehmen, das sowohl B2B- als auch B2C-Verkäufe tätigt, muss nachverfolgen, wie die Software genutzt wird und nicht nur, wo sich die Rechnungsadresse des Käufers oder der Käuferin befindet.

Iowa

Wie Ohio wendet auch Iowa unterschiedliche Steuervorschriften für B2B- und B2C-Verkäufe an. SaaS-Verkäufe sind nur steuerpflichtig, wenn sie für die private Nutzung bestimmt sind. Sie müssen also wissen, an wen Sie verkaufen.

Texas

Texas besteuert SaaS als Datenverarbeitungsdienstleistung, gewährt aber eine Ausnahme von 20 % auf die Abbuchung, sodass nur 80 % der Transaktion der Steuer unterliegen. Das Versäumnis dieser Ausnahme oder ihre fehlerhafte Anwendung führt zu Fehlern, die von Prüferinnen und Prüfern beanstandet werden könnten.

Florida

Florida stellt SaaS grundsätzlich von der Steuer frei. Ob eine Transaktion jedoch als Verkauf greifbarer Software oder als steuerbefreite Dienstleistung gilt, hängt vom Vertragstext und der Strukturierung des Zugriffs ab. Das macht Florida zu einem Bundesstaat, in dem der schriftliche Vertrag genauso wichtig ist wie das Produkt selbst.

Welche Risiken birgt eine falsche Einstufung bei der Sales Tax für Software?

Eine falsche Einstufung bei der Sales Tax für Software kann mehrere Konsequenzen nach sich ziehen:

• Steuernachzahlungen: Wenn Sie in einem Bundesstaat hätten Steuern einziehen und abführen müssen und dies nicht getan haben, müssen Sie in der Regel den vollen geschuldeten Betrag zuzüglich Zinsen auf den nicht gezahlten Betrag entrichten.

• Strafen: Viele Bundesstaaten erheben zusätzlich zu den Steuernachzahlungen und Zinsen Strafen, die oft als Prozentsatz der nicht gezahlten Steuern pro Monat berechnet werden.

• Zunehmendes Risiko: Eine falsche Einstufung weitet sich mit dem Wachstum Ihres Kundenstamms aus, da Softwareunternehmen dieselbe Produktstruktur an Tausende von Konten verkaufen.

• Registrierungsrisiko: Bundesstaaten verlangen eine Registrierung, bevor Sie mit dem Einzug beginnen. Ein Einzug ohne Registrierung kann Strafen nach sich ziehen, auch wenn die steuerliche Behandlung an sich korrekt war.

Wie sollten Softwareunternehmen ihre Ansätze zur Sales Tax-Compliance bewerten?

Mithilfe mehrerer Fragen können Sie ermitteln, ob die manuelle Verfolgung der Sales Tax für Ihr Unternehmen realistisch ist. Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Nexus-Präsenz: Wenn Sie in mehr als nur einigen wenigen Bundesstaaten registriert sind oder sein sollten, kann die manuelle Verfolgung der SaaS-Klassifizierung, des Ausnahmeprozentsatzes und der Satzänderungen in jedem Bundesstaat zu einem Teilzeitjob für die Person werden, die für diese Aufgabe zuständig ist.

• Liefermix: Unternehmen, die sowohl heruntergeladene als auch cloudbasierte Versionen ihrer Produkte verkaufen, verdoppeln möglicherweise den Klassifizierungsaufwand.

• Häufigkeit von Produktänderungen: Das Hinzufügen einer neuen Stufe, das Bündeln eines verwalteten Dienstes mit Ihrer Software oder der Wechsel von einem Lizenzmodell zu einem Abonnementmodell kann Ihre steuerliche Behandlung in einigen Bundesstaaten ändern, selbst wenn sich an der zugrunde liegenden Technologie nichts geändert hat.

Stripe Tax löst das Klassifizierungsproblem direkt mit Produktsteuercodes, die für Software und digitale Produkte entwickelt wurden. Wenn Sie Ihrem Angebot einen Produktsteuercode wie SaaS oder herunterladbare Software zuweisen, wendet Stripe Tax automatisch die richtige Regel zur Steuerpflicht für diese Kategorie in jedem Bundesstaat an, einschließlich bundesstaatsspezifischer Ausnahmen. Es verfolgt auch Ihr Transaktionsvolumen und Ihren Umsatz in allen Bundesstaaten, um Sie zu benachrichtigen, wenn Sie sich einem Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus nähern, sodass Sie sich nicht auf eine manuelle Prüfung verlassen müssen, um den Moment zu erkennen, in dem Sie sich an einem neuen Ort registrieren müssen.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Sales-Tax-Registrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer sowie Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in wenigen Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax lässt sich nahtlos mit Partnern für die Einreichung integrieren, sodass Ihre weltweiten Einreichungen korrekt und pünktlich erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder legen Sie noch heute los.