Si vendes software en EE. UU., el impuesto que debes depende de cómo lo entregas, quién lo compra y en qué estado lo vendes. El software como servicio (SaaS), el software descargado y el software personalizado reciben un tratamiento fiscal diferente. Y ese tratamiento varía lo suficiente por estado como para que dos empresas que venden productos funcionalmente idénticos puedan tener obligaciones fiscales opuestas, según dónde estén ubicados sus clientes.

Casi todos los estados y Washington, DC, cobran impuestos sobre las ventas a nivel estatal. A continuación, explicaremos por qué el impuesto sobre las ventas de software es tan complicado, cómo clasifican los estados el SaaS en comparación con el software descargado, qué sucede cuando se clasifica erróneamente una transacción y cómo evaluar tu proceso actual para el seguimiento del cumplimiento de la normativa fiscal a medida que creces.

Puntos clave

• Las obligaciones fiscales de software dependen del método de entrega, el tipo de cliente y el estado. Esto significa que el mismo producto puede estar sujeto a impuestos en un estado y exento en otro.

• El software descargado se grava de manera más consistente que el SaaS. La clasificación de SaaS varía según cómo define cada estado un servicio sujeto a impuestos.

• Clasificar erróneamente el software para fines del impuesto sobre las ventas crea una exposición compuesta, ya que el mismo error se repite en cada transacción.

¿Por qué el impuesto sobre las ventas de software es tan complejo?

Tres variables determinan tu obligación de impuesto sobre las ventas en cualquier estado: cómo le llega el software al cliente, quién es el cliente y en qué estado vendes.

El método de entrega importa porque históricamente los estados aplicaban impuestos a la propiedad física. Luego, muchos extendieron esa definición para cubrir el software descargado y dejaron el acceso basado en la nube en una categoría separada. El tipo de cliente importa porque varios estados gravan SaaS para uso comercial pero eximen el uso personal y otros hacen lo contrario.

Las diferencias estado por estado en el tratamiento fiscal crean tres tipos de empresas de software:

• Empresas de SaaS puras: empresas que venden acceso a software alojado en la nube sin un paso de descarga o instalación. Tu exposición depende totalmente de cómo define cada estado el «uso» de algo que nunca transfieres físicamente.

• Empresas de software híbridas: empresas que ofrecen tanto una versión descargable o instalada como una versión basada en la nube del mismo producto.

• Plataformas habilitadas para software: empresas que incluyen acceso al software con otro servicio (p. ej., una plataforma que cobra tanto por el software como por un componente administrado). La agrupación puede cambiar la sujeción a impuestos de toda la transacción en algunos estados.

Desglose de la sujeción a impuestos de SaaS estado por estado

Algunos estados tratan el software como servicio (SaaS) como un servicio sujeto a impuestos y otros lo tratan como un servicio no sujeto a impuestos. Cada uno de los primeros define la transacción sujeta a impuestos en sus propias condiciones. Por ejemplo, Texas grava el SaaS como un servicio de procesamiento de datos, lo que conlleva una exención parcial que reduce la porción de la transacción que está sujeta a impuestos.

Otros estados consideran que el SaaS está sujeto a impuestos de manera restringida o condicional. Connecticut grava las transacciones de SaaS B2B a una tasa reducida en lugar de a su tasa estándar. Iowa grava los productos de SaaS para uso personal, pero no aquellos para uso de la empresa.

Los estados sin impuesto sobre las ventas a nivel estatal (Alaska, Delaware, Montana, Nuevo Hampshire y Oregón) obviamente no imponen el impuesto sobre las ventas estatal sobre el SaaS, aunque algunos municipios de Alaska pueden aplicar impuestos locales.

Estas reglas también están cambiando. Por ejemplo, California comenzará a gravar los productos de SaaS en 2027.

¿En qué se diferencia el tratamiento del impuesto sobre las ventas para el software descargado en comparación con el SaaS?

Por lo general, los estados con impuesto sobre las ventas tratan el software preescrito («enlatado») que se entrega mediante descarga como sujeto a impuestos. En teoría, el comprador está adquiriendo una copia de algo, por lo que se considera una venta de propiedad y se grava al igual que un producto en caja. El software a medida creado para un solo cliente es la excepción principal: muchos estados lo eximen porque consideran la transacción como un servicio (el trabajo de construir algo a medida) en lugar de la venta de un producto. La línea entre «personalizado» y «configurado» importa aquí. Modificar en gran medida un producto prefabricado a veces puede preservar su estado de sujeto a impuestos, mientras que el software creado desde cero para un solo cliente por lo general no lo hace.

Con el SaaS, no se transfiere nada al cliente. No hay descarga, ni instalación, ni archivo que se convierta en su propiedad. Los estados que gravan el SaaS lo hacen por una de dos razones: lo clasifican como un servicio (p. ej., la categoría de servicio de procesamiento de datos de Texas) o amplían las definiciones de sus licencias de software existentes para cubrir el acceso en lugar de la posesión. Por lo general, los estados que no gravan el SaaS aceptan que, sin una transferencia de propiedad, no hay una venta sujeta a impuestos según lo redactado en sus estatutos.

Vender el mismo producto tanto como una descarga como una suscripción significa rastrear dos tratamientos fiscales para el mismo producto. Es posible que adeudes impuestos sobre la descarga en un estado donde la suscripción está exenta, o viceversa. El factor determinante es la versión que compró el cliente, no el producto en sí.

¿Qué estados generan un alto riesgo potencial de auditoría para las empresas de software?

Algunos estados en particular generan un riesgo de auditoría adicional para las empresas de software. El cumplimiento de la normativa puede ser complicado en los siguientes estados.

California

Por lo general, California no gravará el SaaS hasta 2027, pero sí grava ciertas licencias de software y el software que se ha personalizado o configurado para un comprador específico más allá de una instalación básica. La línea entre una suscripción de SaaS exenta y una licencia de software sujeta a impuestos por lo general se reduce a cuánto puede el comprador modificar el software y si recibe algún componente de procesamiento local junto con él.

Ohio

Ohio grava el SaaS cuando lo usa una empresa dentro del estado, pero no cuando es para uso personal o del cliente. Determinar el origen de una transacción por tipo de cliente agrega una capa de cumplimiento de la normativa que los minoristas tradicionales por lo general no gestionan. Un negocio de SaaS que realiza ventas tanto B2B como B2C debe rastrear cómo se usa el software, no solo dónde se encuentra la dirección de facturación del comprador.

Iowa

Al igual que Ohio, Iowa tiene diferentes reglas fiscales para las ventas B2B en comparación con las B2C. Las ventas de SaaS están sujetas a impuestos solo cuando son para uso personal, por lo que debes saber a quién le estás vendiendo.

Texas

Texas grava el SaaS como un servicio de procesamiento de datos, pero permite una exención del 20 % sobre el cargo para que solo el 80 % de la transacción esté sujeto a impuestos. Omitir esa exención o aplicarla incorrectamente genera errores que los auditores podrían marcar.

Florida

Por lo general, Florida exime al SaaS, pero si una transacción cuenta como una venta de software tangible o un servicio exento depende del lenguaje del contrato y de cómo esté estructurado el acceso. Eso hace que Florida sea un estado donde el acuerdo escrito importe tanto como el producto en sí.

¿Cuáles son los riesgos de equivocarse con el impuesto sobre las ventas de software?

Equivocarse en la clasificación del impuesto sobre las ventas de software puede tener múltiples consecuencias:

• Impuestos atrasados: Si deberías haber estado recaudando y remitiendo en un estado y no lo hiciste, por lo general debes pagar el monto total adeudado más intereses sobre el monto impago.

• Multas: Muchos estados agregan multas a los impuestos atrasados y los intereses, que a menudo se calculan como un porcentaje del impuesto impago por mes.

• Riesgo agravado: La clasificación incorrecta crece con tu base de clientes dado que las empresas de software venden la misma estructura de producto a miles de cuentas.

• Riesgo de registro: Los estados requieren un registro antes de que comiences a recaudar. Recaudar mientras no estás registrado puede conllevar multas, incluso si el tratamiento fiscal en sí fue correcto.

¿Cómo deben evaluar las empresas de software sus enfoques de cumplimiento de la normativa para el impuesto sobre las ventas?

Varias preguntas pueden ayudarte a determinar si el seguimiento manual del impuesto sobre las ventas es realista para tu empresa. Ten en cuenta lo siguiente:

• Presencia de nexos: si estás registrado o deberías estar registrado en más de un par de estados, hacer un seguimiento manual de la clasificación de SaaS de cada estado, el porcentaje de exención y los cambios de tasa puede convertirse en un trabajo a tiempo parcial para quien sea el responsable de esta tarea.

• Combinación de entrega: las empresas que venden tanto versiones descargadas como basadas en la nube de sus productos pueden duplicar el trabajo de clasificación.

• Frecuencia de cambio de producto: agregar un nuevo nivel, agrupar un servicio administrado con tu software o cambiar de un modelo de licencia a una suscripción puede cambiar tu tratamiento fiscal en algunos estados, incluso si nada en la tecnología subyacente cambió.

Stripe Tax aborda el problema de la clasificación directamente con códigos de impuestos de productos creados para software y productos digitales. Cuando asignas un código de impuestos de producto, como SaaS o software descargable, a tu oferta, Stripe Tax aplica automáticamente la regla de sujeción a impuestos correcta para esa categoría en cada estado, incluidas las exenciones específicas del estado. También hace un seguimiento del volumen de tus transacciones y de los ingresos en todos los estados para notificarte cuando te acercas a un umbral de nexo económico de modo que no dependas de una revisión manual para saber el momento en que debes registrarte en un lugar nuevo.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Te permite monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas el umbral de registro fiscal sobre las ventas, según tus transacciones en Stripe. Además, calcula y recauda de forma automática los impuestos sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto de bienes físicos, digitales como servicios, en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países.

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Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que cobrar impuestos según tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud. De esta manera, ahorras tiempo y simplificas el cumplimiento de la normativa local.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o desde dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

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