Si vous vendez des logiciels aux États-Unis, la taxe dont vous êtes redevable dépend du mode de livraison, de l'acheteur et de l'État dans lequel la vente est effectuée. Les logiciels en tant que service (SaaS), les logiciels téléchargés et les logiciels sur mesure sont soumis à des traitements fiscaux différents. Ce traitement varie tellement d'un État à l'autre que deux entreprises vendant des produits fonctionnellement identiques peuvent avoir des obligations fiscales opposées, selon le lieu où se trouvent leurs clients.

Presque tous les États, ainsi que Washington D.C., perçoivent des taxes sur les ventes à l'échelle de l'État. Nous expliquons ci-dessous pourquoi les taxes sur les ventes de logiciels sont si complexes, comment les États classent les logiciels SaaS par rapport aux logiciels téléchargés, ce qui se passe lorsque vous classez mal une transaction et comment évaluer votre processus actuel de suivi des obligations fiscales au fur et à mesure de votre croissance.

L’essentiel à retenir

• Les obligations fiscales liées aux logiciels dépendent du mode de livraison, du type de client et de l'État. Cela signifie que le même produit peut être taxable dans un État et exonéré dans un autre.

• Les logiciels téléchargés sont taxés de manière plus uniforme que les logiciels SaaS. La classification des logiciels SaaS varie selon la façon dont chaque État définit un service taxable.

• Une mauvaise classification des logiciels aux fins de la taxe sur les ventes crée une exposition grandissante, car la même erreur se répète pour chaque transaction.

Pourquoi les taxes sur les ventes de logiciels sont-elles si complexes ?

Trois variables déterminent vos obligations en matière de taxe sur les ventes dans un État donné : le mode de distribution du logiciel au client, le type de client et l'État dans lequel vous vendez.

Le mode de livraison a de l'importance, car les États taxaient historiquement les biens matériels. Par la suite, beaucoup ont élargi cette définition pour inclure les logiciels téléchargés tout en classant l'accès basé sur le cloud dans une catégorie distincte. Le type de client est également un facteur déterminant, car plusieurs États taxent les logiciels SaaS destinés à un usage professionnel, mais exonèrent ceux destinés à un usage personnel, alors que d'autres appliquent la règle inverse.

Les différences de traitement fiscal selon les États créent trois catégories d'entreprises de logiciels :

• Entreprises SaaS pures : les entreprises qui vendent l'accès à des logiciels hébergés dans le cloud sans étape de téléchargement ou d'installation. Votre exposition dépend entièrement de la façon dont chaque État définit « l'utilisation » d'un bien que vous ne transférez jamais physiquement.

• Entreprises de logiciels hybrides : les entreprises qui proposent à la fois une version téléchargeable ou installée et une version basée sur le cloud du même produit.

• Plateformes adossées à un logiciel : les entreprises qui associent l'accès à un logiciel à un autre service (par exemple, une plateforme qui facture à la fois le logiciel et un composant géré). Dans certains États, le regroupement peut modifier l'assujettissement à la taxe de l'ensemble de la transaction.

Analyse de l'assujettissement à la taxe des SaaS par État

Certains États considèrent les SaaS comme un service taxable et d'autres comme un service non taxable. Chacun des premiers définit la transaction taxable selon ses propres termes. Par exemple, le Texas taxe les SaaS en tant que service de traitement de données, ce qui comporte une exemption partielle qui réduit la part de la transaction qui est taxable.

D'autres États considèrent les SaaS comme étant limitativement ou conditionnellement taxables. Le Connecticut taxe les transactions SaaS B2B à un taux réduit plutôt qu'à son taux standard. L'Iowa taxe les produits SaaS destinés à un usage personnel, mais pas ceux destinés à une entreprise.

Les États sans taxe sur les ventes à l'échelle de l'État (Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire et Oregon) n'imposent évidemment pas de taxe sur les ventes de l'État sur les SaaS, bien que certaines municipalités de l'Alaska puissent appliquer des taxes locales.

Ces règles changent également. Par exemple, la Californie commencera à taxer les produits SaaS en 2027.

En quoi le traitement de la taxe sur les ventes diffère-t-il entre les logiciels téléchargés et les SaaS ?

Les États appliquant une taxe sur les ventes considèrent généralement les logiciels préécrits (« prêts à l'emploi ») livrés par téléchargement comme taxables. En théorie, l'acheteur acquiert une copie de quelque chose, c'est donc considéré comme une vente de biens et taxé comme un produit en boîte. Les logiciels sur mesure créés pour un seul client constituent la principale exception : de nombreux États les exemptent, car ils considèrent la transaction comme un service (le travail de création sur mesure) plutôt que comme une vente de produit. La frontière entre « personnalisé » et « configuré » a ici de l'importance. Modifier fortement un produit prêt à l'emploi peut parfois préserver son statut taxable, tandis qu'un logiciel conçu de A à Z pour un seul client ne l'est généralement pas.

Avec les SaaS, rien n'est transféré au client. Il n'y a pas de téléchargement, pas d'installation et aucun fichier ne devient sa propriété. Les États qui taxent les SaaS le font pour l'une de ces deux raisons : ils les classent comme un service (par exemple, la catégorie de service de traitement de données du Texas) ou étendent leurs définitions existantes de licence de logiciel pour couvrir l'accès au lieu de la possession. Les États qui ne taxent pas les SaaS acceptent généralement que sans transfert de propriété, il n'y a pas de vente taxable selon leurs statuts tels que rédigés.

Vendre le même produit à la fois sous forme de téléchargement et d'abonnement implique de suivre deux traitements fiscaux pour le même produit. Vous pourriez devoir payer une taxe sur le téléchargement dans un État où l'abonnement est exempté, ou vice versa. Le facteur déterminant est la version achetée par le client, et non le produit lui-même.

Quels États présentent un risque potentiel élevé d'audit pour les entreprises de logiciels ?

Quelques États en particulier créent une exposition aux audits supplémentaire pour les entreprises de logiciels. La conformité peut s'avérer délicate dans les États suivants.

Californie

La Californie ne taxera généralement pas les SaaS avant 2027, mais elle taxe certaines licences de logiciels et les logiciels qui ont été personnalisés ou configurés pour un acheteur spécifique au-delà d'une installation de base. La frontière entre un abonnement SaaS exempté et une licence de logiciel taxable dépend généralement de la mesure dans laquelle l'acheteur peut modifier le logiciel et s'il reçoit un composant de traitement local avec celui-ci.

Ohio

L'Ohio taxe les SaaS lorsqu'ils sont utilisés par une entreprise dans l'État, mais pas lorsqu'ils sont destinés à un usage personnel ou client. Déterminer la source d'une transaction par type de client ajoute une couche de conformité que les détaillants traditionnels ne gèrent généralement pas. Une entreprise SaaS qui effectue des ventes B2B et B2C doit suivre l'utilisation du logiciel, et pas seulement l'adresse de facturation de l'acheteur.

Iowa

Comme l'Ohio, l'Iowa applique des règles fiscales différentes pour les ventes B2B et B2C. Les ventes SaaS ne sont taxables que lorsqu'elles sont destinées à un usage personnel, vous devez donc savoir à qui vous vendez.

Texas

Le Texas taxe les SaaS en tant que service de traitement de données, mais accorde une exemption de 20 % sur le paiement, de sorte que seuls 80 % de la transaction sont assujettis à la taxe. L'oubli de cette exemption ou son application incorrecte crée des erreurs que les auditeurs pourraient signaler.

Floride

La Floride exempte généralement les SaaS, mais le fait qu'une transaction compte comme une vente de logiciel tangible ou un service exempté dépend de la formulation du contrat et de la structuration de l'accès. Cela fait de la Floride un État où l'accord écrit compte autant que le produit lui-même.

Quels sont les risques d'une erreur de taxe sur les ventes de logiciels ?

Une erreur de classification concernant la taxe sur les ventes de logiciels peut avoir plusieurs conséquences :

• Arriérés de taxes : Si vous auriez dû collecter et reverser dans un État et ne l'avez pas fait, vous devez généralement payer le montant total dû plus des intérêts sur le montant impayé.

• Pénalités : De nombreux États ajoutent des amendes aux arriérés de taxes et aux intérêts, qui sont souvent calculées en pourcentage de la taxe impayée par mois.

• Exposition composée : Les erreurs de classification augmentent avec votre clientèle, car les éditeurs de logiciels vendent la même structure de produits à des milliers de comptes.

• Risque lié à l'immatriculation : Les États exigent une immatriculation avant que vous ne commenciez à collecter. La collecte sans immatriculation peut entraîner des pénalités, même lorsque le traitement de la taxe lui-même était correct.

Comment les entreprises de logiciels doivent-elles évaluer leurs méthodes de conformité en matière de taxe sur les ventes ?

Plusieurs questions peuvent vous aider à déterminer si le suivi manuel de la taxe sur les ventes est réaliste pour votre entreprise. Considérez les éléments suivants :

• Empreinte du seuil fiscal : si vous êtes immatriculé, ou devriez l'être, dans plus de quelques États, le suivi manuel de la classification SaaS, du pourcentage d'exemption et des modifications de taux pour chaque État peut se transformer en emploi à temps partiel pour la personne chargée de cette tâche.

• Combinaison de modes de livraison : les entreprises qui vendent à la fois des versions téléchargées et des versions basées sur le cloud de leurs produits peuvent avoir à doubler le travail de classification.

• Fréquence de modification des produits : l'ajout d'un nouveau niveau, le couplage d'un service géré avec votre logiciel ou le passage d'un modèle de licence à un modèle d'abonnement peut modifier votre traitement fiscal dans certains États, même si la technologie sous-jacente reste inchangée.

Stripe Tax résout directement le problème de classification grâce à des codes de taxe de produits conçus pour les logiciels et les produits numériques. Lorsque vous attribuez un code de taxe de produit tel que SaaS ou logiciel téléchargeable à votre offre, Stripe Tax applique automatiquement la règle d'assujettissement à la taxe adéquate pour cette catégorie dans chaque État, y compris les exemptions spécifiques à l'État. Stripe Tax effectue également le suivi de votre volume de transactions et de vos revenus dans tous les États afin de vous informer lorsque vous approchez d'un seuil de lien économique, de sorte que vous n'ayez pas à vous fier à un examen manuel pour déterminer le moment où vous devez vous immatriculer dans un nouvel État.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la gestion de la conformité fiscale et vous permet ainsi de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. La fonctionnalité vous aide à suivre vos obligations et vous alerte dès que vous franchissez un seuil d’immatriculation fiscale, en se basant sur vos transactions Stripe. De plus, elle calcule et perçoit automatiquement la taxe sur les ventes, la TVA et la taxe sur les produits et services (TPS) pour les biens et services physiques et numériques, dans tous les États américains et dans plus de 100 pays.

Commencez à percevoir des taxes à l’échelle mondiale en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration existante, en cliquant sur un bouton dans le Dashboard, ou en utilisant notre puissante interface de programmation d’applications (API).

Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous devez effectuer votre immatriculation et percevoir les taxes : voyez où vous devez percevoir les taxes d’après vos transactions Stripe. Une fois votre immatriculation effectuée, activez la perception des taxes dans un nouvel État ou pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à percevoir les taxes en ajoutant une ligne de code à votre intégration Stripe existante ou en activant la perception des taxes d’un clic dans le Dashboard Stripe.

• Vous immatriculer pour le paiement des taxes : laissez Stripe gérer vos immatriculations fiscales à l’échelle mondiale et bénéficiez d’un processus simplifié avec des informations de demande préremplies, pour gagner du temps et faciliter la conformité aux réglementations locales.

• Percevoir automatiquement la taxe : Stripe Tax calcule et perçoit le montant de taxe applicable, quels que soient ce que vous vendez et l’endroit où vous le vendez. Il prend en charge des centaines de produits et services, et reste à jour des règles fiscales et des changements de taux.

• Simplifier les déclarations : Stripe Tax s’intègre parfaitement aux partenaires de déclaration, afin que vos déclarations internationales soient exactes et déposées dans les délais. Confiez vos déclarations à nos partenaires pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

En savoir plus sur Stripe Tax ou démarrez dès aujourd’hui.