Se vendi software negli Stati Uniti, l'imposta dovuta dipende da come lo consegni, chi lo acquista e lo stato in cui effettui la vendita. Software-as-a-service (SaaS), software scaricati e software personalizzati ricevono tutti un trattamento fiscale diverso. Questo trattamento varia così tanto da stato a stato che due aziende che vendono prodotti funzionalmente identici possono avere obblighi fiscali opposti, a seconda di dove si trovano i loro clienti.

Quasi tutti gli stati e Washington, DC riscuotono le imposte sulle vendite a livello statale. Di seguito, spiegheremo perché l'imposta sulle vendite di software è così complicata, come gli stati classificano il SaaS rispetto al software scaricato, cosa succede se si classifica in modo errato una transazione e come valutare la procedura attuale di monitoraggio degli obblighi fiscali man mano che la tua azienda cresce.

In sintesi

• Gli obblighi fiscali sul software dipendono dal metodo di consegna, dal tipo di cliente e dallo stato. Ciò significa che lo stesso prodotto può essere imponibile in uno stato ed esente in un altro.

• I software scaricati sono tassati in modo più coerente rispetto al SaaS. La classificazione del SaaS varia in base a come ogni stato definisce un servizio imponibile.

• La classificazione errata del software ai fini dell'imposta sulle vendite crea un'esposizione cumulativa, poiché lo stesso errore si ripete per ogni transazione.

Perché l'imposta sulle vendite di software è così complessa?

Tre variabili determinano l'obbligo relativo all'imposta sulle vendite in un determinato stato: come il software raggiunge il cliente, chi è il cliente e in quale stato viene effettuata la vendita.

Il metodo di consegna è importante perché storicamente gli stati tassavano le proprietà fisiche. Successivamente, molti hanno esteso questa definizione per includere i software scaricati, lasciando l'accesso basato su cloud in una categoria separata. Il tipo di cliente è importante perché diversi stati tassano il SaaS per uso aziendale ma esentano l'uso personale, mentre altri fanno il contrario.

Le differenze nel trattamento fiscale da stato a stato creano tre tipi di aziende di software:

• Aziende di puro SaaS: aziende che vendono l'accesso a software ospitati su cloud senza alcun passaggio di download o installazione. L'esposizione dipende interamente da come ogni stato definisce l'"uso" di qualcosa che non viene mai trasferito fisicamente.

• Aziende di software ibrido: aziende che offrono sia una versione scaricabile o installata sia una versione basata su cloud dello stesso prodotto.

• Piattaforme abilitate per software: aziende che offrono un pacchetto comprensivo di accesso al software e a un altro servizio (ad es. una piattaforma che addebita sia il software sia un componente gestito). I pacchetti possono cambiare la tassabilità dell'intera transazione in alcuni stati.

Un'analisi stato per stato della tassabilità SaaS

Alcuni stati considerano il SaaS un servizio tassabile, mentre altri lo considerano un servizio non imponibile. Ciascuno dei primi definisce la transazione tassabile in base alle proprie condizioni. Ad esempio, il Texas tassa il SaaS come servizio di elaborazione dati, che comporta un'esenzione parziale in grado di ridurre la parte di transazione tassabile.

Altri stati considerano il SaaS imponibile in modo limitato o condizionato. Il Connecticut tassa le transazioni SaaS B2B a un'aliquota ridotta anziché a quella standard. L'Iowa tassa i prodotti SaaS per uso personale, ma non quelli per l'uso aziendale.

Gli stati privi di un'imposta sulle vendite statale, ovvero Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon, ovviamente non applicano l'imposta sulle vendite statale sul SaaS, sebbene alcuni comuni dell'Alaska possano applicare imposte locali.

Anche queste regole stanno cambiando. Ad esempio, la California inizierà a tassare i prodotti SaaS nel 2027.

In che modo differisce il trattamento dell'imposta sulle vendite per il software scaricato rispetto al SaaS?

Gli stati con imposta sulle vendite in genere considerano tassabile il software pre-scritto (“canned”) distribuito tramite download. In teoria, l'acquirente acquista una copia di qualcosa, quindi è considerata una vendita di proprietà e tassata proprio come un prodotto confezionato. Il software personalizzato, creato per un singolo cliente, è l'eccezione principale: molti stati lo esentano perché considerano la transazione come un servizio (il lavoro di creazione di qualcosa su misura) piuttosto che come la vendita di un prodotto. La differenza tra “personalizzato” e “configurato” è importante in questo caso. Modificare pesantemente un prodotto già pronto a volte può preservarne lo stato tassabile, mentre il software creato da zero per un singolo cliente in genere non lo fa.

Con il SaaS, nulla viene trasferito al cliente. Non c'è alcun download, nessuna installazione e nessun file che diventi di sua proprietà. Gli stati che tassano il SaaS lo fanno per uno di questi due motivi: lo classificano come un servizio (ad es. la categoria dei servizi di elaborazione dati del Texas) o estendono le loro definizioni di licenza software esistenti per coprire l'accesso anziché il possesso. Gli stati che non tassano il SaaS generalmente accettano che, senza un trasferimento di proprietà, non vi sia alcuna vendita tassabile in base alle loro leggi.

La vendita dello stesso prodotto sia come download che come abbonamento implica il monitoraggio di due trattamenti fiscali per lo stesso prodotto. Potresti dover pagare un'imposta sul download in uno stato in cui l'abbonamento è esente o viceversa. Il fattore determinante è la versione acquistata dal cliente, non il prodotto stesso.

Quali stati comportano un elevato rischio potenziale di revisione per le aziende di software?

Alcuni stati in particolare generano un'ulteriore esposizione alle revisioni per le aziende di software. La compliance può essere complessa nei seguenti stati.

California

La California in genere non tasserà il SaaS fino al 2027, ma tassa determinate licenze software e il software personalizzato o configurato per un acquirente specifico oltre a un'installazione di base. La differenza tra un abbonamento SaaS esente e una licenza software tassabile in genere dipende da quanto l'acquirente può modificare il software e se riceve o meno un componente di elaborazione locale insieme ad esso.

Ohio

L'Ohio tassa il SaaS quando viene utilizzato da un'azienda all'interno dello stato, ma non quando è per uso personale o del cliente. L'assegnazione di una transazione in base al tipo di cliente aggiunge un livello di compliance che i rivenditori tradizionali in genere non gestiscono. Un'azienda SaaS che effettua vendite sia B2B che B2C deve monitorare il modo in cui il software viene utilizzato, non solo l'indirizzo di fatturazione dell'acquirente.

Iowa

Come l'Ohio, l'Iowa ha regole fiscali diverse per le vendite B2B e B2C. Le vendite SaaS sono tassabili solo quando sono per uso personale, quindi devi sapere a chi stai vendendo.

Texas

Il Texas tassa il SaaS come servizio di elaborazione dati, ma consente un'esenzione del 20% sull'addebito, quindi solo l'80% della transazione è soggetto a imposta. La mancata applicazione di tale esenzione o un'applicazione errata creano errori che i revisori potrebbero segnalare.

Florida

La Florida in genere esenta il SaaS, ma il fatto che una transazione conti come vendita di software tangibile o servizio esente dipende dalla lingua del contratto e dal modo in cui è strutturato l'accesso. Questo rende la Florida uno stato in cui l'accordo scritto è importante tanto quanto il prodotto stesso.

Quali sono i rischi di un calcolo errato dell'imposta sulle vendite per il software?

Sbagliare la classificazione dell'imposta sulle vendite per il software può avere molteplici conseguenze:

• Imposte arretrate: se avresti dovuto riscuotere e versare le imposte in uno stato e non lo hai fatto, in genere devi pagare l'intero importo dovuto più gli interessi sull'importo non pagato.

• Sanzioni: molti stati aggiungono sanzioni alle imposte arretrate e agli interessi, che spesso vengono calcolate come percentuale dell'imposta non pagata al mese.

• Esposizione in aumento: gli errori di classificazione crescono in base alla base di clienti, poiché le aziende di software vendono la stessa struttura di prodotto a migliaia di account.

• Rischio di registrazione: gli stati richiedono la registrazione prima di iniziare a riscuotere le imposte. La riscossione senza registrazione può comportare sanzioni, anche se il trattamento fiscale stesso era corretto.

In che modo le aziende di software dovrebbero valutare i loro approcci alla conformità fiscale sulle vendite?

Alcune domande possono aiutarti a determinare se il monitoraggio manuale dell'imposta sulle vendite è un'opzione realistica per la tua attività. Considera quanto segue:

• Presenza in termini di nexus: se sei registrato o dovresti esserlo in molti stati, monitorare manualmente la classificazione SaaS, la percentuale di esenzione e le variazioni delle aliquote di ogni stato può trasformarsi in un lavoro part-time per chi si occupa di questa attività.

• Mix di consegna: le aziende che vendono sia le versioni scaricate sia quelle basate su cloud dei loro prodotti potrebbero dover raddoppiare il lavoro di classificazione.

• Frequenza delle modifiche ai prodotti: aggiungere un nuovo livello, offrire un servizio gestito insieme al software o passare da un modello di licenza a un modello di abbonamento può cambiare il trattamento fiscale in alcuni stati, anche se non è cambiato nulla nella tecnologia di base.

Stripe Tax affronta direttamente il problema della classificazione con codici fiscali del prodotto creati appositamente per software e prodotti digitali. Quando assegni un codice fiscale del prodotto come SaaS o software scaricabile alla tua offerta, Stripe Tax applica automaticamente la regola di tassabilità corretta per tale categoria in ogni stato, comprese le esenzioni specifiche per stato. Monitora inoltre il volume delle transazioni e i ricavi nei vari stati per avvisarti quando ti avvicini a una soglia di nesso economico, in modo da non doverti affidare a un'analisi manuale per capire quando devi registrarti in una nuova giurisdizione.

In che modo Stripe Tax può esserti d'aiuto

Stripe Tax riduce la complessità della conformità fiscale consentendoti di concentrarti sulla crescita della tua attività. Stripe Tax ti aiuta a monitorare i tuoi obblighi e ti avvisa quando superi una soglia di registrazione fiscale sulle vendite in base alle transazioni Stripe. Inoltre, calcola e riscuote automaticamente l'imposta sulle vendite, l'imposta sul valore aggiunto (IVA) e l'imposta su beni e servizi (GST) fisici e digitali, in tutti gli stati degli Stati Uniti e in oltre 100 Paesi.

Inizia a riscuotere le tasse a livello globale aggiungendo una sola riga di codice alla tua integrazione esistente, con un semplice clic su un pulsante nella dashboard o utilizzando la nostra potente API.

Stripe Tax può aiutarti a:

• Capire dove registrarti e riscuotere le imposte: scopri dove devi riscuotere le imposte in base alle tue transazioni Stripe. Dopo aver effettuato la registrazione, bastano pochi secondi per attivare la riscossione delle imposte in un nuovo stato o Paese. Puoi iniziare a riscuotere le imposte aggiungendo una riga di codice alla tua integrazione Stripe esistente oppure con un semplice clic nella Dashboard di Stripe.

• Registrarti per il pagamento delle imposte: lascia che sia Stripe a gestire le tue registrazioni fiscali globali e approfitta di un processo semplificato che compila anticipatamente i dettagli della richiesta di registrazione, risparmiando tempo e semplificando la conformità alle normative locali.

• Riscuotere automaticamente le imposte: Stripe Tax calcola e riscuote l'importo corretto delle imposte dovute, indipendentemente da cosa vendi e da dove lo vendi. Inoltre, supporta centinaia di prodotti e servizi ed è sempre al corrente delle aliquote fiscali e delle modifiche alle normative.

• Semplificare la dichiarazione: Stripe Tax si integra perfettamente con partner che offrono servizi di dichiarazione fiscale, rendendo le tue dichiarazioni globali accurate e puntuali. Lascia ai nostri partner la gestione delle tue dichiarazioni, mentre tu ti dedichi allo sviluppo dell'attività.

Scopri di più su Stripe Tax, oppure inizia oggi stesso.