El pago de ventanilla única es una parte central del procedimiento de ventanilla única que ayuda a las empresas a cumplir de forma eficiente sus obligaciones en materia de IVA para las ventas transfronterizas dentro de la UE.

En este artículo te explicamos cómo funcionan los pagos con ventanilla única, sus plazos y cómo puedes registrarlos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un pago de ventanilla única?
  
• ¿Qué es la ventanilla única?
  
• ¿Cómo funcionan los pagos de ventanilla única?
  
• ¿Cómo pueden las empresas realizar pagos de ventanilla única?
  
• ¿Cuáles son los plazos para los pagos de ventanilla única?
  
• Consejos para cumplir con los plazos de ventanilla única
  
• Contabilización de pagos de ventanilla única
  

¿Qué es un pago de ventanilla única?

Un pago de ventanilla única es la transferencia de importes del impuesto sobre el valor añadido (IVA) declarados a la autoridad fiscal pertinente con arreglo al procedimiento de ventanilla única. Permite a las empresas pagar el impuesto correspondiente a sus ventas transfronterizas dentro de la UE de forma simultánea, en lugar de tener que realizar pagos separados a cada país. Los importes de IVA declarados se transfieren de forma centralizada a la autoridad fiscal nacional del país de registro. A continuación, esta autoridad los distribuye a las autoridades fiscales de los demás países de la UE.

¿Qué es la ventanilla única?

El régimen de ventanilla única es un sistema a nivel de la UE diseñado para simplificar el procesamiento del IVA en las ventas transfronterizas en Internet. Permite a las empresas declarar sus ingresos imponibles de las ventas B2C a través de un portal central en Internet sin tener que registrarse individualmente en cada país de la UE correspondiente. El nombre «ventanilla única» se refiere a un único punto de contacto y describe este enfoque centralizado.

La participación en la ventanilla única es voluntaria para los minoristas en Internet. Sin embargo, se recomienda el uso de la ventanilla única para empresas que venden bienes o servicios a particulares en varios países de la UE. Puede reducir significativamente su carga administrativa. El procedimiento se introdujo como parte del paquete digital del IVA el 1 de abril de 2021 y se considera una evolución del sistema de miniventanilla única. A partir de 2027, las normas actuales se ampliarán mediante las reformas del IVA en la era digital (ViDA).

¿Cómo funcionan los pagos de ventanilla única?

Pagar el IVA correspondiente es el paso final para las empresas en Internet al utilizar el procedimiento de ventanilla única. A continuación se muestra una descripción general de todo el proceso:

• Registro: empresas establecidas en la UE que deseen utilizar el registro de ventanilla única en sus países de origen. Pueden registrarse en Internet a través del portal fiscal nacional. En Alemania, por ejemplo, pueden registrarse a través de la Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt) at the BZSt Online Portal (BOP).

• Documentación de las ventas: todas las ventas relevantes deben documentarse detalladamente, incluidos los importes netos, los tipos impositivos de cada país de destino y el IVA calculado para cada partida de la factura.

• Declaración de ventas: las ventas documentadas se informan en una declaración de impuestos trimestral a través del portal de ventanilla única. Las ventas sujetas a impuestos y el IVA cobrado se desglosan para cada país de la UE. Se puede encontrar información detallada en nuestro artículo sobre informes de ventanilla única.

• Pago centralizado: después de la confirmación, el impuesto total calculado se envía a la autoridad fiscal del país de registro. A continuación, la autoridad fiscal distribuye los importes a los países en los que se realizaron las ventas.

Es fácil que las empresas cometan errores a la hora de calcular sus ventas, ya que tienen que tener en cuenta los diferentes tipos impositivos de cada país de la UE. Stripe Tax ayuda calculando automáticamente el importe correcto de impuestos. Esto garantiza que las empresas puedan obtener rápida y fácilmente una visión general de los impuestos que deben pagar al BZSt.

¿Cómo pueden las empresas realizar pagos de ventanilla única?

Una vez declaradas las ventas sujetas al impuesto a través del portal de ventanilla única, la autoridad fiscal pertinente verifica la información. Al cabo de unos días, las empresas reciben un correo electrónico en el que se confirma si la información es correcta. Si este es el caso, las empresas pueden transferir el importe adeudado a la siguiente cuenta bancaria del BZSt:

• Beneficiario: Tesorería Federal de Tréveris, Cuenta Especial UE/IVA

• Nombre del banco: sucursal del Deutsche Bundesbank en Saarbrücken

• Número internacional de cuenta bancaria (IBAN): DE81 5900 0000 0059 0010 20

• Código de identificación bancaria (BIC): MARKDEF1590

Como mínimo, una empresa debe proporcionar su número de referencia al realizar su primer pago con ventanilla única. Consta del código de país «DE», el número de identificación del IVA (IVA) de la empresa y el período impositivo. Este último consta del año y el trimestre para los que se liquida el IVA (p. ej., «Q1.2025»).

Importante: las transferencias deben realizarse de forma manual porque no es posible la domiciliación bancaria.

¿Cuáles son los plazos para los pagos de ventanilla única?

Hay plazos para los pagos de ventanilla única trimestrales, que son los mismos en toda la UE. Estos corresponden a los plazos para la presentación de informes de ventanilla única. La fecha de referencia es el último día del mes siguiente al período impositivo.

• Primer trimestre: 30 de abril

• Segundo trimestre: 31 de julio

• Tercer trimestre: 31 de octubre

• Cuarto trimestre: 31 de enero del año siguiente

Se trata de plazos fijos, lo que significa que el plazo no se pospone si cae en fin de semana o festivo. El dinero debe estar en la cuenta de la autoridad fiscal en la fecha de vencimiento.

Si el pago no se recibe a tiempo, se pueden aplicar multas por pago atrasado. Existe también el riesgo de que las autoridades fiscales suspendan temporalmente a la empresa del uso del sistema de ventanilla única.

Consejos para cumplir con los plazos de ventanilla única

Para garantizar el cumplimiento de los plazos, las empresas deben tener en cuenta los siguientes puntos:

Envía los informes de ventanilla única con antelación

Para cumplir los plazos de los pagos con ventanilla única, las empresas deben presentar sus declaraciones de IVA lo antes posible. El proceso de elaboración de informes a través del portal de ventanilla única puede llevar algún tiempo, dependiendo del volumen de ventas y de la complejidad de los cálculos.

Si las empresas presentan sus declaraciones unos días o semanas antes de que finalice el trimestre, habrá tiempo suficiente para corregir cualquier error y prepararse para el pago. Esto también reduce el estrés al final del período y brinda a las empresas la oportunidad de aclarar cualquier incertidumbre con las autoridades fiscales a su debido tiempo.

Planifica para retrasos inesperados

A veces, pueden surgir circunstancias imprevistas, como problemas técnicos con los informes en el portal de ventanilla única o retrasos en las transferencias bancarias. Por ello, las empresas deben establecer tiempos de margen y no esperar hasta el último día para realizar el pago. Un margen de uno o dos días puede ayudar a protegerse contra complicaciones imprevistas y garantizar que el pago se procese a tiempo.

Establece recordatorios

Con tantas tareas administrativas que realizar, puede ser fácil olvidar los plazos de los pagos con ventanilla única. Para evitarlo, las empresas pueden configurar recordatorios digitales en sus calendarios o sistemas contables. Estos pueden activarse, por ejemplo, un mes antes de la fecha límite y luego una semana antes de la fecha límite para garantizar que haya suficiente tiempo de entrega.

Ten en cuenta los tiempos de procesamiento bancario

Una empresa debe efectuar el pago de ventanilla única antes de la fecha límite y los pagos necesitan tiempo para procesarse. Ten en cuenta que los tiempos de procesamiento del banco pueden variar. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de iniciar el pago al menos unos días antes de la fecha límite para que el pago se reciba en la fecha de vencimiento. También es recomendable verificar los detalles de la transferencia cuidadosamente, ya que los errores pueden resultar en que la transferencia no se realice o se asigne incorrectamente.

Registro de pagos de ventanilla única

En primer lugar, los importes del IVA declarados y pagaderos en virtud del régimen de ventanilla única deben registrarse como pasivos en los registros contables. Como los pagos del sistema de ventanilla única se realizan en euros, esto requiere un ajuste del tipo de cambio para las empresas de los países que no utilizan euro. Una vez que se ha realizado el pago a la autoridad fiscal pertinente, el importe se registra como una salida de efectivo. Esto significa que se reducen las obligaciones de IVA y también se debitan las cuentas bancarias de la empresa. La entrada podría verse así:

• Débito: obligaciones de IVA (o cuenta fiscal)

• Crédito: cuenta bancaria

Si la empresa ha declarado el IVA de varios países, los importes de impuestos individuales de cada país deben asignarse y contabilizarse correctamente como parte del pago. Esto se hace de acuerdo con las tasas impositivas relevantes y los países donde se realizaron las ventas. Como parte del proceso de ventanilla única, las autoridades fiscales del país de residencia enviarán los importes a los países correspondientes.

Es importante mantener registros cuidadosos de los pagos y la documentación fiscal relacionada. Las empresas deben conservar los correos electrónicos de confirmación de las autoridades fiscales, así como los recibos de pago, para demostrar que el pago con ventanilla única se procesó correctamente. Esta documentación también será necesaria para futuras auditorías y declaraciones de impuestos.

Si la empresa tiene una declaración preliminar del IVA, también debe dar cuenta de los importes de IVA declarados y pagados en dicha declaración. En este caso, las empresas deben incluir los pagos de ventanilla única en la declaración preliminar para evitar la doble imposición.

Al final del trimestre o del período impositivo correspondiente, la empresa debe conciliar la contabilización del pago de ventanilla única con las declaraciones de impuestos reales. Esto garantizará que los importes se registren correctamente y que los pagos se realicen completos y a tiempo.