Il pagamento OSS è una parte centrale della procedura del regime One Stop Shop che aiuta le attività ad adempiere in modo efficiente agli obblighi in materia di IVA per le vendite transfrontaliere all'interno dell'UE.

Questo articolo spiega i pagamenti OSS, come funzionano, le relative scadenze e come registrarli.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è un pagamento OSS?
  
• Che cos'è il regime OSS?
  
• Come funzionano i pagamenti OSS?
  
• In che modo le aziende possono effettuare pagamenti OSS?
  
• Quali sono le scadenze per i pagamenti OSS?
  
• Suggerimenti per rispettare le scadenze del regime OSS
  
• Registrazione dei pagamenti OSS
  

Che cos'è un pagamento OSS?

Un pagamento OSS è il trasferimento degli importi dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) dichiarati all'autorità fiscale competente nell'ambito della procedura del regime OSS. Consente alle attività di pagare contemporaneamente l'imposta dovuta sulle vendite transfrontaliere all'interno dell'UE, invece di dover effettuare pagamenti separati in ciascun Paese. Gli importi IVA dichiarati vengono trasferiti in modo centralizzato all'autorità fiscale nazionale del Paese di registrazione. L'autorità li distribuisce poi alle autorità fiscali degli altri Paesi dell'UE.

Che cos'è il regime OSS?

Il regime OSS è un sistema dell'UE concepito per semplificare il trattamento dell'IVA nelle vendite online transfrontaliere. Consente alle attività di dichiarare le entrate imponibili per le vendite B2C tramite un portale online centralizzato senza che sia necessario registrarsi individualmente in ciascun Paese dell'UE pertinente. Il nome "One Stop Shop" si riferisce a un unico punto di contatto e descrive questo approccio centralizzato.

La partecipazione al regime OSS è volontaria per i rivenditori online. Tuttavia, l'uso di questo regime è raccomandato per le aziende che vendono beni o servizi a privati in diversi Paesi dell'UE. Può ridurre significativamente gli oneri amministrativi. La procedura è stata introdotta nell'ambito del pacchetto IVA per l'e-commerce il 1° aprile 2021 ed è considerata un'evoluzione del regime MOSS (Mini One Stop Shop). A partire dal 2027, le norme attuali saranno prorogate dalla riforma ViDa (VAT in the Digital Age).

Come funzionano i pagamenti OSS?

Il pagamento dell'IVA dovuta è l'ultimo passaggio per le attività online che abbiano aderito al regime OSS. Di seguito è riportata una panoramica dell'intera procedura:

• Registrazione: attività domiciliate nell'UE che desiderano utilizzare il regime OSS nel proprio Paese d'origine. Possono registrarsi online tramite il portale fiscale nazionale. In Germania, ad esempio, possono registrarsi tramite l'Ufficio centrale federale delle imposte (BZSt) sul portale online BZSt (BOP).

• Documentazione circa le vendite: tutte le vendite rilevanti devono essere documentate in dettaglio, compresi gli importi netti, le aliquote fiscali di ciascun Paese di destinazione e l'IVA calcolata per ogni voce riga.

• Reportistica circa le vendite: le vendite documentate sono riportate in una dichiarazione dei redditi trimestrale tramite il portale OSS. Le vendite imponibili e l'IVA addebitata sono suddivise per ciascun Paese dell'UE. Per informazioni più dettagliate, consulta il nostro articolo sulla reportistica del regime OSS.

• Pagamento centralizzato: dopo la conferma, l'imposta totale calcolata viene inviata all'autorità fiscale del Paese di registrazione. L'autorità fiscale distribuisce quindi gli importi ai Paesi in cui sono state effettuate le vendite.

È facile che le attività commettano errori nel calcolo delle vendite perché devono tenere conto delle diverse aliquote fiscali in ogni Paese dell'UE. Stripe Tax contribuisce a calcolare automaticamente l'importo corretto delle imposte. In questo modo, le attività possono ottenere rapidamente e facilmente una panoramica delle imposte che devono pagare al BZSt.

In che modo le aziende possono effettuare pagamenti OSS?

Una volta che le vendite imponibili sono state dichiarate tramite il portale OSS, l'autorità fiscale competente verifica le informazioni. Dopo alcuni giorni, le attività ricevono un'email che conferma se le informazioni sono corrette. In questo caso, le aziende possono trasferire l'importo dovuto al seguente conto bancario BZSt:

• Beneficiario: conto speciale della tesoreria federale UE/UST

• Nome banca: filiale Deutsche Bundesbank a Saarbrücken

• IBAN: DE81 5900 0000 0059 0010 20

• BIC: MARKDEF1590

Un'azienda deve fornire almeno il proprio numero di riferimento quando effettua il primo pagamento OSS. Si tratta del codice Paese "DE", del numero di partita IVA dell'azienda e del periodo d'imposta. Quest'ultimo è costituito dall'anno e dal trimestre per i quali viene regolata l'IVA dovuta (ad esempio, "Q1.2025").

Importante: i bonifici devono essere effettuati manualmente perché l'addebito diretto non è possibile.

Quali sono le scadenze per i pagamenti OSS?

Le scadenze per i pagamenti OSS trimestrali sono uguali in tutta l'UE. Questi corrispondono alle scadenze per le dichiarazioni OSS. La data di riferimento è l'ultimo giorno del mese successivo al periodo d'imposta.

• Primo trimestre: 30 aprile

• Secondo trimestre: 31 luglio

• Terzo trimestre: 31 ottobre

• Quarto trimestre: 31 gennaio dell'anno successivo

Si tratta di scadenze fisse, il che significa che la scadenza non viene posticipata se cade in un fine settimana o in un giorno festivo. Il denaro deve essere sul conto dell'autorità fiscale alla data di scadenza.

Se il pagamento non viene ricevuto in tempo, possono essere applicate penali per ritardato pagamento. C'è anche il rischio che le autorità fiscali possano sospendere temporaneamente l'utilizzo del sistema OSS da parte dell'azienda.

Suggerimenti per rispettare le scadenze del regime OSS

Per garantire il rispetto delle scadenze, le aziende dovrebbero considerare i seguenti punti:

Invio anticipato delle dichiarazioni OSS

Per rispettare le scadenze per i pagamenti OSS, le attività devono presentare le dichiarazioni IVA il prima possibile. La procedura di dichiarazione tramite il portale OSS può richiedere del tempo, a seconda del volume delle vendite e della complessità dei calcoli.

Se le attività presentano le dichiarazioni qualche giorno o settimana prima della fine del trimestre, ci sarà tempo sufficiente per correggere eventuali errori e prepararsi al pagamento. In questo modo si riduce anche lo stress alla fine del periodo e si offre alle attività l'opportunità di chiarire per tempo eventuali incertezze con le autorità fiscali.

Possibilità di ritardi imprevisti

A volte possono verificarsi circostanze impreviste, come problemi tecnici con la dichiarazione sul portale OSS o ritardi nei bonifici bancari. Pertanto, le aziende dovrebbero anticiparsi ed evitare di attendere l'ultimo giorno per effettuare il pagamento. Basteranno uno o due giorni di anticipo che serviranno a evitare complicazioni impreviste e a garantire che il pagamento venga elaborato in tempo.

Promemoria

Con così tante attività amministrative da svolgere, può essere facile dimenticare le scadenze per i pagamenti OSS. Per evitare ciò, le aziende possono impostare promemoria digitali nei calendari o sistemi di contabilità. Questi possono essere attivati, ad esempio, un mese prima della scadenza e poi una settimana prima della scadenza per garantire che ci sia un tempo sufficiente.

Tempistiche di elaborazione delle banche

Un'attività deve effettuare il pagamento OSS prima della scadenza e l'elaborazione dei pagamenti richiede tempo. Tieni presente che i tempi di elaborazione delle banche possono variare. Le aziende dovrebbero, quindi, assicurarsi di disporre il pagamento almeno qualche giorno prima della scadenza, in modo che il pagamento venga ricevuto entro la data di scadenza. Controlla attentamente i dettagli del trasferimento, poiché gli errori possono comportare la mancata effettuazione del trasferimento o l'assegnazione errata.

Registrazione dei pagamenti OSS

In primo luogo, gli importi dell'IVA dichiarati e pagabili nell'ambito del regime OSS devono essere registrati come passività nelle scritture contabili. Poiché i pagamenti tramite il regime OSS vengono effettuati in euro, è necessaria la rettifica del tasso di cambio per le aziende che operano in Paesi in cui non si usa l'euro. Una volta effettuato il pagamento all'autorità fiscale competente, l'importo viene registrato come flusso di cassa in uscita. Questo significa una riduzione dell'IVA e addebiti sui conti bancari dell'azienda. La voce potrebbe essere simile a questa:

• Addebito: obblighi IVA (o conto fiscale)

• Accredito: conto bancario

Se l'attività ha dichiarato l'IVA per diversi Paesi, i singoli importi delle imposte per ciascun Paese devono essere correttamente distribuiti e contabilizzati come parte del pagamento. Questo viene fatto in base alle aliquote fiscali pertinenti e ai Paesi in cui sono state effettuate le vendite. Nell'ambito della procedura OSS, le autorità fiscali del Paese di residenza versano gli importi ai Paesi interessati.

È importante tenere registri accurati dei pagamenti e della relativa documentazione fiscale. Le aziende devono conservare le email di conferma inviate dalle autorità fiscali e le ricevute di pagamento per dimostrare che il pagamento OSS è stato elaborato correttamente. Questa documentazione sarà richiesta anche per le verifiche future e le dichiarazioni dei redditi.

Se l'azienda dispone di una dichiarazione IVA preliminare, deve contabilizzare anche gli importi IVA dichiarati e pagati in questa dichiarazione. In questo caso, le aziende dovrebbero includere i pagamenti OSS nella dichiarazione preliminare per evitare la doppia imposizione.

Al termine del trimestre o del periodo d'imposta pertinente, l'attività deve riconciliare la registrazione del pagamento OSS con le dichiarazioni dei redditi effettive. Ciò garantirà che gli importi siano registrati correttamente e che i pagamenti siano effettuati integralmente e puntualmente.