Le paiement au guichet unique est un élément central de la procédure de guichet unique qui aide les entreprises à remplir efficacement leurs obligations en matière de TVA pour les ventes transfrontalières au sein de l’UE.

Cet article explique les paiements au guichet unique, leur fonctionnement, leurs échéances et la manière de les enregistrer.

Que contient cet article?

• Définition d’un paiement au guichet unique
  
• Définition d’un guichet unique
  
• Fonctionnement des paiements au guichet unique
  
• Procédure de paiement au guichet unique par les entreprises
  
• Dates limites pour les paiements au guichet unique
  
• Conseils pour respecter les délais du guichet unique
  
• Comptabilisation des paiements au guichet unique
  

Définition d’un paiement au guichet unique

Un paiement au guichet unique correspond au transfert des montants de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) déclarés à l’autorité fiscale compétente dans le cadre de la procédure du guichet unique. Il permet aux entreprises de payer en une seule fois la taxe due sur leurs ventes transfrontalières au sein de l’UE, sans avoir à effectuer des paiements distincts dans chaque pays. Les montants de TVA déclarés sont transférés de manière centralisée à l’autorité fiscale nationale du pays d’immatriculation. Cette autorité les distribue ensuite aux autorités fiscales des autres pays de l’UE.

Définition d’un paiement au guichet unique

Le système de guichet unique européen est conçu pour simplifier le traitement de la TVA dans le cadre des ventes en ligne transfrontalières. Il permet aux entreprises de déclarer leurs recettes taxables provenant de ventes aux consommateurs via un portail en ligne central sans avoir à s’enregistrer individuellement dans chaque pays de l’UE concerné. L’appellation « guichet unique » fait référence à un point de contact unique et décrit cette approche centralisée.

La participation au guichet unique s’effectue sur une base volontaire pour les détaillants en ligne. Cependant, l’utilisation du guichet unique est recommandée pour les entreprises qui vendent des biens ou des services à des particuliers dans plusieurs pays de l’UE. Ce système peut réduire considérablement leur charge administrative. La procédure, qui a été introduite dans le cadre de l’ensemble des mesures numériques sur la TVA le 1er avril 2021, est considérée comme une évolution du système de mini-guichet unique. À partir de 2027, les règles actuelles seront complétées par les réformes de la TVA à l’ère du numérique.

Fonctionnement des paiements au guichet unique

Pour les entreprises qui exercent leurs activités en ligne, le paiement de la TVA due correspond à la dernière étape de la procédure de guichet unique. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de l’ensemble du processus :

• Inscription : Les entreprises établies dans l’UE qui souhaitent utiliser le registre du guichet unique dans leur pays d’origine peuvent s’inscrire en ligne par l’intermédiaire du portail fiscal national. En Allemagne, par exemple, elles peuvent s’inscrire auprès de l’Office central fédéral des impôts (BZSt) sur le portail en ligne du BZSt (BOP).

• Documentation des ventes : Toutes les ventes pertinentes doivent être documentées de manière détaillée, en indiquant les montants nets, les taux de taxe de chaque pays de destination et la TVA calculée pour chaque poste.

• Déclaration des ventes : Les ventes documentées font l’objet d’une déclaration trimestrielle par l’intermédiaire du portail de guichet unique. Les ventes taxables et la TVA facturée sont détaillées pour chaque pays de l’UE. Vous trouverez des renseignements détaillés dans notre article sur les déclarations par l’intermédiaire du guichet unique.

• Paiement centralisé : Après confirmation, le montant total de la taxe calculé est transmis à l’administration fiscale du pays où l’entreprise est enregistrée. L’administration fiscale répartit ensuite les montants entre les pays où les ventes ont été effectuées.

Il est facile pour les entreprises de se tromper dans le calcul de leurs ventes, car elles doivent tenir compte des différents taux de taxe de chaque pays de l’UE. Stripe Tax facilite la déclaration en calculant automatiquement le montant exact des taxes. Cela permet aux entreprises d’avoir rapidement et facilement une vue d’ensemble des taxes qu’elles doivent payer au BZSt.

Procédure de paiement au guichet unique par les entreprises

L’autorité fiscale compétente vérifie les renseignements sur les ventes taxables déclarées par l’intermédiaire du portail de guichet unique. Après quelques jours, les entreprises reçoivent un courriel les informant de la vérification des renseignements. Si ceux-ci sont exacts, les entreprises peuvent transférer le montant dû sur le compte bancaire suivant du BZSt :

• Bénéficiaire : Compte spécial UE/UST du Trésor fédéral de Trèves

• Nom de la banque : Succursale de la Deutsche Bundesbank à Sarrebruck

• Numéro de compte bancaire international (IBAN) : DE81 5900 0000 0059 0010 20

• Code identificateur de banque (BIC) : MARKDEF1590

Une entreprise doit au minimum fournir son numéro de référence lors de son premier paiement au guichet unique. Il est constitué du code pays « DE », du numéro d’identification de TVA intracommunautaire (numéro de TVA) de l’entreprise et de la période fiscale. Cette dernière se compose de l’année et du trimestre pour lesquels la TVA est réglée (par exemple, « T1.2025 »).

Important : Les virements doivent être effectués manuellement car le prélèvement automatique n’est pas autorisé.

Dates limites pour les paiements au guichet unique

Il existe des échéances trimestrielles pour les paiements au guichet unique, qui sont les mêmes dans toute l’UE. Celles-ci correspondent aux dates limites pour la déclaration au guichet unique. La date de référence est le dernier jour du mois suivant la période de déclaration des taxes.

• Premier trimestre : 30 avril

• Deuxième trimestre : 31 juillet

• Troisième trimestre : 31 octobre

• Quatrième trimestre : 31 janvier de l’année suivante

Il s’agit de dates fixes, c’est-à-dire que l’échéance n’est pas reportée si elle tombe une fin de semaine ou un jour férié. L’argent doit être sur le compte de l’administration fiscale à la date d’échéance.

Si le paiement n’est pas reçu à temps, des pénalités de retard peuvent s’appliquer. Il existe également un risque que l’administration fiscale suspende temporairement l’utilisation du système de guichet unique par l’entreprise.

Conseils pour respecter les délais du guichet unique

Pour s’assurer de respecter les délais :

Soumettre les déclarations au guichet unique sans attendre

Afin de respecter les délais de paiement au guichet unique, les entreprises doivent soumettre leur déclaration de TVA le plus tôt possible. Le processus de déclaration par l’intermédiaire du portail du guichet unique peut prendre un certain temps, en fonction du volume des ventes et de la complexité des calculs.

Si les entreprises soumettent leurs déclarations quelques jours ou semaines avant la fin du trimestre, elles auront suffisamment de temps pour corriger les erreurs et préparer le paiement. Cette précaution permet également de réduire le stress en fin de période et de donner aux entreprises la possibilité de clarifier en temps utile les éventuelles incertitudes avec l’administration fiscale.

Se préparer aux retards imprévus

Parfois, des circonstances imprévues peuvent survenir, telles que des problèmes techniques de déclaration sur le portail du guichet unique ou des retards dans les virements bancaires. Par conséquent, les entreprises doivent prévoir une marge de sécurité et ne pas attendre le dernier jour pour effectuer le paiement. Un délai d’un ou deux jours peut vous aider à anticiper les complications imprévues et à vous assurer que le paiement est traité à temps.

Définir des rappels

Avec autant de tâches administratives à s’occuper, il peut être facile d’oublier les échéances des paiements au guichet unique. Pour éviter un oubli, les entreprises peuvent mettre en place des rappels numériques dans leurs calendriers ou leurs systèmes comptables. Ces rappels peuvent être déclenchés, par exemple, un mois, puis une semaine, avant la date limite, pour s’assurer de disposer de suffisamment de temps.

Tenir compte des délais de traitement bancaire

Les entreprises doivent effectuer le paiement au guichet unique avant la date limite, mais le traitement des paiements prend du temps. Sachez que les délais de traitement bancaire peuvent varier. Les entreprises doivent donc s’assurer qu’elles effectuent le paiement au moins quelques jours avant la date limite afin que le paiement soit reçu à temps. Il est également conseillé de vérifier soigneusement les détails du transfert, car des erreurs peuvent conduire à ce que le transfert ne soit pas effectué ou qu'il soit mal attribué.

Comptabilisation des paiements au guichet unique

Tout d’abord, les montants de TVA déclarés et exigibles dans le cadre du système de guichet unique doivent être enregistrés en tant que passif dans les documents comptables. Étant donné que les paiements au guichet unique sont effectués en euros, cela nécessite un ajustement du taux de change pour les entreprises situées dans des pays non-membres de la zone euro. Lorsque le paiement est effectué auprès de l’autorité fiscale compétente, le montant est enregistré comme une sortie de fonds. Cela signifie que les dettes de TVA sont réduites et que les comptes bancaires de l’entreprise sont également débités. L’écriture pourrait ressembler à ceci :

• Débit : Obligations de TVA (ou compte de taxes)

• Crédit : Compte bancaire

Si l’entreprise a déclaré la TVA pour plusieurs pays, les montants des taxes individuelles pour chaque pays doivent être correctement répartis et comptabilisés dans le paiement. Cela se fait en fonction des taux de taxe en vigueur et des pays où les ventes ont été effectuées. Dans le cadre du processus de guichet unique, les autorités fiscales du pays de résidence versent les montants aux pays concernés.

Il est important de conserver un registre détaillé des paiements et des documents fiscaux associés. Les entreprises doivent conserver les courriels de confirmation de l’administration fiscale ainsi que les reçus de paiement pour prouver que le paiement au guichet unique a été traité adéquatement. Ces documents sont également requis pour les vérifications et les déclarations de revenus futures.

Si l’entreprise dispose d’une déclaration de TVA préliminaire, elle doit également indiquer les montants de TVA déclarés et payés dans ce document. Dans ce cas, les entreprises doivent mentionner les paiements au guichet unique dans la déclaration préliminaire afin d’éviter une double imposition.

À la fin du trimestre ou de la période fiscale concernée, l’entreprise doit rapprocher la comptabilisation du paiement au guichet unique avec les déclarations de taxes réelles. Cela permet de s’assurer que les montants sont enregistrés correctement et que les paiements sont effectués en totalité et dans les délais impartis.