Le paiement OSS est un élément essentiel de la procédure de guichet unique qui aide les entreprises à remplir efficacement leurs obligations en matière de TVA pour les ventes transfrontalières au sein de l’UE.

Cet article explique la nature des paiements OSS, leur fonctionnement, leurs échéances et la manière de les enregistrer.

Sommaire de cet article

• Définition d’un paiement OSS
  
• Présentation du système OSS
  
• Fonctionnement des paiements OSS
  
• Moyens pour les entreprises d’effectuer des paiements OSS
  
• Dates limites pour les paiements OSS
  
• Conseils pour respecter les délais OSS
  
• Comptabilisation des paiements OSS
  

Définition d’un paiement OSS

Un paiement OSS correspond au transfert de montants déclarés à l’administration fiscale compétente au titre de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) dans le cadre de la procédure de guichet unique. Il permet aux entreprises de payer la taxe due sur leurs ventes transfrontalières au sein de l’UE en même temps, sans avoir à effectuer des paiements distincts dans chaque pays. Les montants de TVA déclarés sont transférés de manière centralisée à l’administration fiscale nationale du pays d’immatriculation. Cette administration les distribue ensuite à l’administration fiscale des autres pays de l’UE.

Présentation du système OSS

Le système OSS est un système en vigueur au sein de l’Union européenne, visant à simplifier le traitement de la TVA dans le cadre des ventes en ligne transfrontalières. Il permet aux entreprises de déclarer leurs recettes imposables provenant de ventes B2C via un portail en ligne central sans avoir à s’immatriculer individuellement dans chaque pays de l’UE concerné. L’appellation « One Stop Shop » fait référence à un seul point de contact et décrit cette approche centralisée de guichet unique.

La participation au système OSS est facultative pour les détaillants en ligne. Cependant, son utilisation est recommandée pour les entreprises qui vendent des biens ou des services à des particuliers dans plusieurs pays de l’UE, car elle peut réduire considérablement leur charge administrative. La procédure a été introduite dans le cadre du paquet numérique sur la TVA le 1er avril 2021 et est considérée comme une évolution du système Mini One Stop Shop (MOSS). À partir de 2027, les règles actuelles seront étendues par les réformes de la TVA à l’ère numérique (ViDA).

Fonctionnement des paiements OSS

Le paiement de la TVA due est la dernière étape pour les entreprises en ligne lorsqu’elles utilisent la procédure OSS. Voici un aperçu de l’ensemble du processus :

• Immatriculation : Les entreprises établies dans l’UE qui souhaitent utiliser le système OSS s’inscrivent dans leur pays d’origine. Elles peuvent s’inscrire en ligne sur le portail de leur administration fiscale nationale. En Allemagne, par exemple, elles peuvent s’inscrire auprès de l’Office fédéral central des contributions (BZSt) sur le portail en ligne BZSt (BOP).

• Documentation des ventes : Toutes les ventes pertinentes doivent être documentées de manière détaillée, y compris les montants nets, les taux de taxe de chaque pays de destination et la TVA calculée pour chaque poste.

• Reporting des ventes : Les ventes documentées font l’objet d’une déclaration de revenus trimestrielle sur le portail OSS. Les ventes taxables et la TVA facturée sont ventilées pour chaque pays de l’UE. Vous trouverez à ce sujet des informations détaillées dans notre article sur le reporting OSS.

• Paiement centralisé : Après confirmation, le montant total de la taxe calculé est transmis à l’administration fiscale du pays d’immatriculation. L’administration fiscale répartit ensuite les montants entre les pays où les ventes ont été effectuées.

Il est facile pour les entreprises de se tromper dans le calcul de leurs ventes, car elles doivent tenir compte des différents taux de taxe dans chaque pays de l’UE. Stripe Tax permet de calculer automatiquement le montant exact de la taxe. Les entreprises peuvent ainsi obtenir rapidement et facilement une vue d’ensemble des taxes qu’elles doivent payer à la BZSt.

Moyens pour les entreprises d’effectuer des paiements OSS

Une fois que les ventes taxables ont été déclarées sur le portail OSS, l’administration fiscale compétente vérifie les informations. Après quelques jours, les entreprises reçoivent un e-mail confirmant si les informations sont correctes. Si tel est le cas, les entreprises peuvent transférer le montant dû sur le compte bancaire BZSt suivant :

• Bénéficiaire : Compte spécial du Trésor fédéral de Trèves EU/UST

• Nom de la banque : Succursale de Deutsche Bundesbank à Sarrebruck

• Numéro de compte bancaire international (IBAN) : DE81 5900 0000 0059 0010 20

• Code d’identification de la banque (BIC) : MARKDEF1590

Une entreprise doit au minimum fournir son numéro de référence lors de son premier paiement OSS. Il s’agit du code pays « DE », du numéro d’identification TVA (ID TVA) de l’entreprise et de la période fiscale. Cette dernière se compose de l’année et du trimestre pour lesquels la TVA est réglée (par exemple, « T1.2025 »).

Important : Les virements doivent être effectués manuellement car le prélèvement automatique n’est pas possible.

Dates limites pour les paiements OSS

Il existe des dates limites trimestrielles pour les paiements OSS, qui sont les mêmes dans l’ensemble de l’Union européenne. Celles-ci correspondent aux dates limites pour le reporting SSO. La date de référence est le dernier jour du mois suivant la période d’imposition.

• Premier trimestre : 30 avril

• Deuxième trimestre : 31 juillet

• Troisième trimestre : 31 octobre

• Quatrième trimestre : 31 janvier de l’année suivante

Il s’agit de délais fixes, c’est-à-dire que l’échéance n’est pas reportée si elle tombe un week-end ou un jour férié. Les fonds doivent être sur le compte de l’administration fiscale à la date d’échéance.

Si le paiement n’est pas reçu à temps, des pénalités de retard peuvent s’appliquer. Il existe également un risque que l’administration fiscale suspende temporairement l’utilisation du système OSS par l’entreprise.

Conseils pour respecter les délais OSS

Pour s’assurer du respect des délais, les entreprises doivent prendre en compte les points suivants :

Soumettre les rapports OSS dès que possible

Afin de respecter les délais pour les paiements OSS, les entreprises doivent envoyer leur déclaration de TVA le plus tôt possible. Le processus de reporting via le portail OSS peut prendre un certain temps en fonction du volume des ventes et de la complexité des calculs.

Si les entreprises soumettent leur déclaration quelques jours ou semaines avant la fin du trimestre, elles auront suffisamment de temps pour corriger les erreurs et préparer le paiement. Cela permet également de réduire le stress en fin de période et de donner aux entreprises la possibilité de clarifier en temps utile les incertitudes avec l’administration fiscale.

Anticiper en cas de retards imprévus

Parfois, des circonstances imprévues peuvent survenir, telles que des problèmes techniques de déclaration sur le portail OSS ou des retards dans les virements bancaires. Par conséquent, les entreprises doivent prévoir de s’accorder une marge et ne pas attendre le dernier jour pour effectuer le paiement. Un délai d’un ou deux jours peut vous aider à gérer les complications imprévues et à vous assurer que le paiement est traité à temps.

Définir des rappels

Avec autant de tâches administratives à effectuer, il peut être facile d’oublier les dates limites pour les paiements OSS. Pour y remédier, les entreprises peuvent mettre en place des rappels dans leur calendrier numérique ou leur système comptable. Ces rappels peuvent être déclenchés, par exemple, un mois avant la date limite, puis une semaine avant la date limite pour s’assurer d’une marge suffisante.

Tenir compte des délais de traitement bancaire

Les entreprises doivent effectuer le paiement OSS avant la date limite, or le traitement des paiements prend du temps. Veuillez noter que les délais de traitement bancaire peuvent varier. Les entreprises doivent donc s’assurer qu’elles effectuent le paiement au moins quelques jours avant la date limite afin que le paiement soit reçu à la date d’échéance. Il est également conseillé de vérifier attentivement les détails du transfert, car des erreurs peuvent entraîner l’annulation ou une affectation incorrecte du transfert.

Comptabilisation des paiements OSS

Tout d’abord, les montants de TVA déclarés et exigibles dans le cadre du système OSS doivent être inscrits au passif dans la comptabilité. Étant donné que les paiements OSS sont effectués en euros, un ajustement du taux de change est nécessaire pour les entreprises situées dans des pays non membres de la zone euro. Une fois que le paiement a été effectué auprès de l’administration fiscale compétente, le montant est enregistré comme une sortie de fonds. Ainsi, les dettes de TVA sont réduites et les comptes bancaires de l’entreprise sont également débités. L’écriture pourrait prendre la forme suivante :

• Débit : Obligations de TVA (ou compte fiscal)

• Crédit : Compte bancaire

Si l’entreprise a déclaré la TVA pour plusieurs pays, les montants de taxe individuels pour chaque pays doivent être correctement répartis et comptabilisés dans le paiement. Cette ventilation se fait en fonction des taux de taxe en vigueur et des pays où les ventes ont été effectuées. Dans le cadre du processus OSS, l’administration fiscale du pays de résidence versera les montants aux pays concernés.

Il est important de conserver un registre minutieux des paiements et des documents fiscaux connexes. Les entreprises doivent conserver les e-mails de confirmation de l’administration fiscale ainsi que les reçus de paiement pour prouver que le paiement OSS a été traité correctement. Ces justificatifs seront également requis pour les vérifications et les déclarations de revenus futures.

Si l’entreprise effectue une déclaration de TVA préliminaire, elle doit également indiquer les montants de TVA déclarés et payés dans cette déclaration. Dans ce cas, les entreprises doivent inclure les paiements OSS dans la déclaration préliminaire afin d’éviter la double imposition.

À la fin du trimestre ou de la période fiscale concernée, l’entreprise doit effectuer le rapprochement entre la comptabilisation du paiement OSS et la déclaration fiscale définitive. Elle pourra ainsi s’assurer que les montants sont enregistrés correctement et que les paiements sont effectués en totalité et à temps.