Een OSS-betaling is een centraal onderdeel van de One Stop Shop-procedure die ondernemingen helpt hun btw-verplichtingen voor internationale verkopen binnen de EU efficiënt na te komen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe OSS-betalingen werken, wat de termijnen zijn en hoe je ze kunt vastleggen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een OSS-betaling?
  
• Wat is OSS?
  
• Hoe werken OSS-betalingen?
  
• Hoe kunnen ondernemingen OSS-betalingen doen?
  
• Wat zijn de termijnen voor OSS-betalingen?
  
• Tips voor het halen van OSS-termijnen
  
• OSS-betalingen boeken
  

Wat is een OSS-betaling?

Een OSS-betaling is de overdracht van bedragen aan belasting toegevoegde waarde (btw) die in het kader van de OSS-procedure bij de betrokken belastingdienst zijn aangegeven. Hiermee kunnen ondernemingen de verschuldigde belasting over hun internationale verkopen binnen de EU in één keer betalen, in plaats van dat ze dat aan elk land afzonderlijk hoeven te doen. De aangegeven btw-bedragen worden centraal overgemaakt aan de nationale belastingdienst van het land van registratie. Deze belastingdienst verdeelt de bedragen vervolgens onder de belastingdiensten van de andere EU-landen.

Wat is OSS?

De OSS-regeling is een systeem in de hele EU dat is opgezet om btw-verwerking bij internationale online verkopen te vereenvoudigen. Hiermee kunnen ondernemingen hun belastbare inkomsten uit B2C-verkopen via één centraal online portaal aangeven zonder dat ze zich in elk relevant EU-land afzonderlijk hoeven te registreren. De naam "One Stop Shop" verwijst naar een éénloketsysteem en naar deze gecentraliseerde aanpak.

Deelname aan de OSS is vrijwillig voor online retailers. Het gebruik van het OSS-systeem wordt echter aanbevolen voor ondernemingen die goederen of diensten verkopen aan particulieren in verschillende EU-landen. Het kan leiden tot een aanzienlijke afname van de administratieve lasten. De procedure is op 1 april 2021 ingevoerd als onderdeel van het digitale btw-pakket en wordt gezien als een evolutie van het MOSS-systeem (Mini One Stop Shop). Vanaf 2027 worden de huidige regels verlengd door de hervormingen van ViDA (VAT in the Digital Age, btw in het digitale tijdperk).

Hoe werken OSS-betalingen?

Het betalen van de verschuldigde btw is de laatste stap voor online ondernemingen die gebruikmaken van de OSS-procedure. Hieronder zetten we het hele proces op een rijtje:

• Registreren. Ondernemingen die in de EU zijn gevestigd en die OSS willen gebruiken, registreren zich in hun eigen land. Dat kan online via het nationale belastingportaal. In Duitsland registreer je je onderneming bijvoorbeeld via de federale centrale belastingdienst (BZSt) op het BZSt Online Portal (BOP).

• Verkoop documenteren. Alle relevante verkooptransacties moeten uitgebreid worden gedocumenteerd; denk bijvoorbeeld aan nettobedragen, belastingtarieven van elk land van bestemming en berekende btw voor elk item.

• Aangifte doen van verkoop. Van gedocumenteerde verkopen moet elk kwartaal aangifte worden gedaan via het OSS-portaal. De belastbare omzet en de btw die in rekening is gebracht, worden uitgesplitst per EU-land. Uitgebreide informatie vind je in ons artikel over OSS-aangifte.

• Gecentraliseerd betalen. Na bevestiging wordt de totale berekende belasting naar de belastingdienst van het land van registratie gestuurd. De belastingdienst verdeelt de bedragen vervolgens over de landen waar de verkopen zijn gedaan.

Ondernemingen maken maar al te gemakkelijk fouten bij het berekenen van hun omzet, omdat ze rekening moeten houden met de verschillende belastingtarieven in elk EU-land. Stripe Tax helpt je door automatisch het juiste bedrag aan belasting te berekenen. Dit zorgt ervoor dat ondernemingen snel en eenvoudig een overzicht krijgen van de belastingen die ze aan de BZSt moeten betalen.

Hoe kunnen ondernemingen OSS-betalingen doen?

Zodra de belastbare verkopen via het OSS-portaal zijn aangegeven, controleert de betreffende belastingdienst de aangifte. Na een paar dagen ontvangen ondernemingen een e-mail waarin wordt bevestigd of de informatie klopt. In dat geval kunnen ondernemingen het verschuldigde bedrag overmaken naar de volgende BZSt-bankrekening:

• Begunstigde: Federal Treasury Trier Special Account EU/UST

• Naam bank: Filiaal van de Deutsche Bundesbank in Saarbrücken

• Internationaal bankrekeningnummer (IBAN): DE 81 5900 0000 0059 0010 20

• Bank Identifier Code (BIC): MARKDEF1590

Een onderneming moet bij de eerste OSS-betaling minimaal het referentienummer opgeven. Deze bestaat uit de landcode "DE", het btw-identificatienummer (btw-ID) van de onderneming en het belastingtijdvak. Het belastingtijdvak bestaat uit het jaar en het kwartaal waarvoor de verschuldigde btw wordt vereffend (bijvoorbeeld "Q1.2025").

Belangrijk: De overschrijvingen moeten handmatig worden gedaan omdat automatische incasso niet mogelijk is.

Wat zijn de termijnen voor OSS-betalingen?

Er gelden driemaandelijkse termijnen voor OSS-betalingen, die in de hele EU gelijk zijn. Deze komen overeen met de termijnen voor OSS-aangifte. De peildatum is de laatste dag van de maand die volgt op het belastingtijdvak.

• Eerste kwartaal: 30 april

• Tweede kwartaal: 31 juli

• Derde kwartaal: 31 oktober

• Vierde kwartaal: 31 januari van het volgende jaar

Dit zijn vaste termijnen, wat betekent er geen uitstel mogelijk is wanneer de termijn in een weekend of op een feestdag valt. Het geld moet op de vervaldatum op de rekening van de belastingdienst staan.

Als de betaling niet op tijd wordt ontvangen, kunnen boetes voor te late betaling worden opgelegd. Ook bestaat het risico dat de fiscus het gebruik van het OSS-systeem tijdelijk opschort voor de onderneming.

Tips voor het halen van OSS-termijnen

Houd rekening met het volgende om ervoor te zorgen dat de termijnen worden nageleefd:

Dien OSS-aangifte vroegtijdig in

Ondernemingen moeten hun btw-aangifte zo vroeg mogelijk indienen om de termijnen voor OSS-betalingen te halen. Het aangifteproces via het OSS-portaal kan enige tijd in beslag nemen, afhankelijk van het verkoopvolume en de complexiteit van de berekeningen.

Als ondernemingen hun aangifte een paar dagen of weken voor het einde van het kwartaal indienen, is er voldoende tijd om eventuele fouten te corrigeren en de betaling voor te bereiden. Dit vermindert ook de stress aan het einde van de periode en geeft ondernemingen de mogelijkheid om eventuele onduidelijkheden tijdig bij de belastingdienst op te helderen.

Houd rekening met onverwachte vertragingen

Soms kunnen zich onvoorziene omstandigheden voordoen, zoals technische problemen met de aangifte op het OSS-portaal of vertragingen bij bankoverschrijvingen. Daarom moeten ondernemingen een buffer inbouwen en niet wachten tot de laatste dag om de betaling te doen. Een buffer van één of twee dagen kan beschermen tegen onvoorziene complicaties en ervoor zorgen dat de betaling op tijd wordt verwerkt.

Stel herinneringen in

Met zoveel administratieve taken die je moet uitvoeren, kun je de termijnen voor OSS-betalingen gemakkelijk vergeten. Stel digitale herinneringen in je agenda of boekhoudsysteem in om dit te voorkomen. Deze kunnen bijvoorbeeld een maand en vervolgens een week vóór de termijn worden geactiveerd zodat er voldoende doorlooptijd is.

Houd rekening met de verwerkingstijden van je bank

Een onderneming moet de OSS-betaling vóór de termijn doen, en het kost even tijd om de betaling te verwerken. Houd er rekening mee dat de verwerkingstijden van banken kunnen variëren. Initieer de betaling daarom ten minste een paar dagen vóór de termijn, zodat de betaling op de vervaldatum wordt ontvangen. Het is ook raadzaam om de overschrijvingsgegevens zorgvuldig te controleren, omdat de overschrijving bij fouten mogelijk niet of onjuist wordt toegewezen.

OSS-betalingen boeken

De btw-bedragen die in het kader van de OSS-regeling worden aangegeven en zijn verschuldigd, moeten als passiva in de boekhouding worden opgenomen. Omdat OSS-betalingen in euro's worden gedaan, vereist dit een wisselkoerscorrectie voor bedrijven in niet-eurolanden. Zodra de betaling aan de relevante belastingdienst is gedaan, wordt het bedrag geregistreerd als uitstroom van cash. Dit betekent dat de btw-verplichtingen afnemen en dat ook de bankrekeningen van de onderneming worden gedebiteerd. Dit zou er als volgt kunnen uitzien:

• Debet: btw-verplichtingen (of belastingrekening)

• Credit: bankrekening

Als de onderneming voor meerdere landen btw-aangifte heeft gedaan, moeten de afzonderlijke belastingbedragen voor elk land correct worden toegewezen en verantwoord als onderdeel van de betaling. Dit gebeurt aan de hand van de relevante belastingtarieven en de landen waar de verkopen zijn gedaan. Als onderdeel van het OSS-proces draagt de belastingdienst van het land van vestiging de bedragen af aan de betreffende landen.

Het is belangrijk om een zorgvuldige administratie bij te houden van betalingen en gerelateerde belastingdocumentatie. Bewaar bevestigingsmails van de belastingdienst en betalingsbewijzen om aan te tonen dat de OSS-betaling correct is verwerkt. Deze documentatie heb je ook nodig voor toekomstige audits en belastingaangiften.

Een onderneming met een voorlopige btw-aangifte moet ook de btw-bedragen verantwoorden die via deze aangifte zijn aangegeven en betaald. In dit geval moet de onderneming de OSS-betalingen opnemen in de voorlopige aangifte om dubbele belasting te voorkomen.

Aan het einde van het kwartaal of het relevante belastingtijdvak moet de onderneming de boeking van de OSS-betaling afstemmen op de feitelijke belastingaangiften. Dit zorgt ervoor dat bedragen correct worden geregistreerd en dat betalingen volledig en op tijd worden gedaan.