El pago OSS es una parte fundamental del procedimiento de ventanilla única que ayuda a las empresas a cumplir eficazmente sus obligaciones en materia de IVA para las ventas transfronterizas dentro de la UE.

En este artículo se explican los pagos OSS, cómo funcionan, sus plazos y cómo puedes registrarlos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un pago OSS?
  
• ¿Qué es OSS?
  
• ¿Cómo funcionan los pagos OSS?
  
• ¿Cómo pueden las empresas realizar pagos OSS?
  
• ¿Cuáles son las fechas límite para los pagos OSS?
  
• Consejos para cumplir con los plazos OSS
  
• Contabilización de pagos OSS
  

¿Qué es un pago OSS?

Un pago de ventanilla única es la transferencia de importes del impuesto al valor agregado (IVA) declarados a la autoridad fiscal pertinente en el marco del procedimiento de ventanilla única. Permite a las empresas pagar al mismo tiempo el impuesto adeudado por sus ventas transfronterizas dentro de la UE, en lugar de tener que hacer pagos separados a cada país. Los importes de IVA declarados se transfieren de forma centralizada a la autoridad fiscal nacional del país de registro. A continuación, esta autoridad los distribuye a las autoridades fiscales de los demás países de la UE.

¿Qué es OSS?

El régimen OSS es un sistema a escala de la UE diseñado para simplificar el tratamiento del IVA en las ventas transfronterizas en línea. Permite a las empresas declarar sus ingresos imponibles de las ventas B2C a través de un portal central en línea sin tener que registrarse individualmente en cada país de la UE pertinente. El nombre "ventanilla única" (One Stop Shop) se refiere a un único punto de contacto y describe este enfoque centralizado.

La participación en el OSS es voluntaria para los minoristas en línea. Sin embargo, se recomienda el uso de OSS para empresas que venden bienes o servicios a particulares en varios países de la UE. Puede reducir significativamente su carga administrativa. El procedimiento se introdujo como parte del paquete digital del IVA el 1 de abril de 2021 y se considera una evolución del sistema de Mini Ventanilla Única (MOSS). A partir de 2027, las normas actuales se ampliarán mediante las reformas del IVA en la era digital (ViDA).

¿Cómo funcionan los pagos OSS?

El pago del IVA adeudado es el último paso para las empresas en línea cuando utilizan el procedimiento OSS. A continuación se muestra una descripción general de todo el proceso:

• Registro: Empresas establecidas en la UE que deseen utilizar el registro OSS en sus países de origen. Pueden registrarse en línea a través del portal fiscal nacional. En Alemania, por ejemplo, pueden registrarse a través de la Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt) en el portal en línea de la BZSt (BOP).

• Documentación de ventas: Todas las ventas relevantes deben documentarse detalladamente, incluidos los importes netos, las tasas impositivas de cada país de destino y el IVA calculado para cada partida.

• Informes de ventas: Las ventas documentadas se informan en una declaración de impuestos trimestral a través del portal OSS. Las ventas sujetas a impuestos y el IVA cobrado se desglosan para cada país de la UE. Se puede encontrar información detallada en nuestro artículo sobre informes OSS.

• Pago centralizado: Después de la confirmación, el impuesto total calculado se envía a la autoridad fiscal del país de registro. A continuación, la autoridad fiscal distribuye los importes a los países en los que se realizaron las ventas.

Es fácil que las empresas cometan errores al calcular sus ventas porque tienen que tener en cuenta los diferentes tipos impositivos de cada país de la UE. Stripe Tax ayuda a calcular automáticamente el importe correcto de impuestos. Esto garantiza que las empresas puedan obtener una visión general de los impuestos que deben pagar a la BZSt de manera rápida y fácil.

¿Cómo pueden las empresas realizar pagos OSS?

Una vez que las ventas imponibles se han informado a través del portal OSS, la autoridad fiscal pertinente verifica la información. Después de unos días, las empresas reciben un correo electrónico confirmando si la información es correcta. De ser así, las empresas pueden transferir el importe adeudado a la siguiente cuenta bancaria de la BZSt:

• Beneficiario: Cuenta especial del Tesoro Federal de Tréveris UE/UST

• Nombre del banco: Sucursal del Deutsche Bundesbank en Saarbrücken

• Número de cuenta bancaria internacional (IBAN): DE81 5900 0000 0059 0010 20

• Código de identificación bancaria (BIC): MARKDEF1590

Como mínimo, una empresa debe proporcionar su número de referencia al realizar su primer pago OSS. Consta del código de país “DE”, el número de identificación a efectos del IVA (identificación a efectos del IVA) de la empresa y el período impositivo. Este último consiste en el año y el trimestre por el que se liquida el pasivo por IVA (por ejemplo, “Q1.2025”).

Importante: Las transferencias deben realizarse manualmente ya que no es posible el débito directo.

¿Cuáles son las fechas límite para los pagos OSS?

Hay plazos para los pagos OSS trimestrales, que son los mismos en toda la UE. Estos corresponden a los plazos para la presentación de informes OSS. La fecha de referencia es el último día del mes después del período impositivo.

• Primer trimestre: 30 de abril

• Segundo trimestre: 31 de julio

• Tercer trimestre: 31 de octubre

• Cuarto trimestre: 31 de enero del año siguiente

Se trata de plazos fijos, lo que significa que el plazo no se pospone si cae un fin de semana o día festivo. El dinero debe estar en la cuenta de la autoridad fiscal en la fecha de vencimiento.

Si el pago no se recibe a tiempo, se pueden aplicar multas por pago atrasado. También existe el riesgo de que las autoridades fiscales suspendan temporalmente a la empresa para que no utilice el sistema OSS.

Consejos para cumplir con los plazos de OSS

Para garantizar el cumplimiento de los plazos, las empresas deben tener en cuenta los siguientes puntos:

Enviar informes OSS con anticipación

A fin de cumplir con los plazos para los pagos OSS, las empresas deben presentar sus declaraciones de IVA lo antes posible. El proceso de elaboración de informes a través del portal OSS puede llevar algún tiempo, dependiendo del volumen de ventas y de la complejidad de los cálculos.

Si las empresas presentan sus declaraciones unos días o semanas antes de que finalice el trimestre, habrá tiempo suficiente para corregir cualquier error y prepararse para el pago. Esto también reduce el estrés al final del período y brinda a las empresas la oportunidad de aclarar cualquier incertidumbre con las autoridades fiscales a su debido tiempo.

Realizar planes para retrasos inesperados

A veces, pueden surgir circunstancias imprevistas, como problemas técnicos con la presentación de informes en el portal OSS o retrasos en las transferencias bancarias. Por lo tanto, las empresas deben incorporar márgenes de tiempo y no esperar hasta el último día para realizar el pago. Un margen de uno o dos días puede ayudar a protegerse contra complicaciones imprevistas y garantizar que el pago se procese a tiempo.

Configurar recordatorios

Con tantas tareas administrativas que realizar, puede ser fácil olvidar las fechas límite para los pagos OSS. Para evitar esto, las empresas pueden configurar recordatorios digitales en sus calendarios o sistemas de contabilidad. Estos pueden activarse, por ejemplo, un mes antes de la fecha límite y luego una semana antes de dicha fecha para garantizar que haya suficiente tiempo de entrega.

Tener en cuenta los tiempos de procesamiento del banco

Una empresa debe realizar el pago OSS antes de la fecha límite, y los pagos necesitan tiempo para procesarse. Ten en cuenta que los tiempos de procesamiento bancario pueden variar. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de iniciar el pago al menos unos días antes de la fecha límite para que el pago se reciba antes de la fecha de vencimiento. También es recomendable verificar los detalles de la transferencia cuidadosamente, ya que los errores pueden provocar que la transferencia no se realice o se asigne incorrectamente.

Contabilización de pagos OSS

En primer lugar, los importes de IVA declarados y pagaderos en virtud del régimen OSS deben registrarse como pasivos en los registros contables. Dado que los pagos OSS se realizan en euros, es necesario un ajuste del tipo de cambio para las empresas de los países que no utilizan el euro como moneda. Una vez que se ha realizado el pago a la autoridad fiscal correspondiente, el importe se registra como una salida de efectivo. Esto significa que se reducen las obligaciones de IVA y también se debitan las cuentas bancarias de la empresa. La entrada podría verse así:

• Débito: Obligaciones de IVA (o cuenta fiscal)

• Crédito: Cuenta bancaria

Si la empresa declaró el IVA para varios países, los importes de impuestos individuales de cada país deben asignarse correctamente y contabilizarse como parte del pago. Esto se hace de acuerdo con las tasas impositivas pertinentes y los países donde se realizaron las ventas. Como parte del proceso de OSS, las autoridades fiscales del país de residencia remitirán los importes a los países afectados.

Es importante mantener registros cuidadosos de los pagos y la documentación fiscal relacionada. Las empresas deben conservar los correos electrónicos de confirmación de las autoridades fiscales, así como los recibos de pago, para demostrar que el pago OSS se procesó correctamente. Esta documentación también será necesaria para futuras auditorías y declaraciones de impuestos.

Si la empresa tiene una declaración preliminar de IVA, también debe contabilizar los importes de IVA declarados y pagados en esta declaración. En este caso, las empresas deben incluir los pagos OSS en la declaración preliminar para evitar la doble tributación.

Al final del trimestre o del período impositivo correspondiente, la empresa debe conciliar la contabilización del pago OSS con las declaraciones de impuestos reales. Esto garantizará que los importes se registren correctamente y que los pagos se realicen en su totalidad y a tiempo.