Die OSS-Zahlung ist ein zentraler Bestandteil des One-Stop-Shop-Verfahrens, das Unternehmen hilft, ihre Umsatzsteuerpflichten bei grenzüberschreitenden Verkäufen innerhalb der EU effizient zu erfüllen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine OSS-Zahlung ist, wie sie funktioniert, welche Fristen gelten und wie Sie OSS-Zahlungen buchen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine OSS-Zahlung?
  
• Was ist OSS?
  
• Wie funktioniert die OSS-Zahlung?
  
• Wie können Unternehmen OSS-Zahlungen vornehmen?
  
• Welche Fristen gelten für OSS-Zahlungen?
  
• Tipps zur Einhaltung der OSS-Fristen
  
• OSS-Zahlung buchen
  

Was ist eine OSS-Zahlung?

Eine OSS-Zahlung bezeichnet die Überweisung der im Rahmen des OSS-Verfahrens gemeldeten Umsatzsteuerbeträge an die zuständige Steuerbehörde. Sie ermöglicht es Unternehmen, die für ihre grenzüberschreitenden Verkäufe innerhalb der EU anfallenden Steuerbeträge gebündelt zu entrichten, statt separate Zahlungen an jedes betroffene Land leisten zu müssen. Die gemeldeten Umsatzsteuerbeträge werden zentral an die nationale Finanzbehörde des Registrierungslandes überwiesen. Diese übernimmt anschließend die Verteilung an die Steuerbehörden der anderen EU-Staaten.

Was ist OSS?

Das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) ist ein EU-weites System zur Vereinfachung der Umsatzsteuerabwicklung im grenzüberschreitenden Online-Handel. Es erlaubt Unternehmen, ihre steuerpflichtigen Umsätze aus B2C-Verkäufen über ein zentrales Online-Portal zu melden, ohne dass sie sich in jedem betroffenen EU-Land einzeln registrieren müssen. Der Name „One-Stop-Shop“ bedeutet sinngemäß „einzige Anlaufstelle“ und beschreibt diesen zentralisierten Ansatz.

Die Teilnahme am OSS ist für Online-Händler/innen freiwillig. Die Nutzung des OSS ist jedoch für Unternehmen empfehlenswert, die Waren oder Dienstleistungen an Privatpersonen in mehrere EU-Länder verkaufen. Für sie kann sich der Verwaltungsaufwand erheblich verringern. Das Verfahren wurde am 1. April 2021 als Teil des Mehrwertsteuer-Digitalpakets eingeführt und wird als Weiterentwicklung des Mini-One-Stop-Shop-Systems (MOSS) angesehen. Ab 2027 werden die aktuellen Regelungen durch die ViDA-Reformen erweitert.

Wie funktioniert die OSS-Zahlung?

Die Überweisung der fälligen Umsatzsteuerbeträge ist der letzte Schritt für Online-Händler/innen bei der Nutzung des OSS-Verfahrens. Nachfolgend finden Sie den Gesamtprozess im Überblick:

• Registrierung: Unternehmen mit Sitz in der EU, die das OSS-Verfahren nutzen möchten, registrieren sich in ihrem Heimatland für den OSS. Die Registrierung erfolgt online über das nationale Steuerportal. In Deutschland kann die Anmeldung beispielsweise über das Online-Portal BOP des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) vorgenommen werden.

• Erfassung der Umsätze: Alle relevanten Umsätze müssen detailliert dokumentiert werden – inklusive der Nettobeträge, der Steuersätze der jeweiligen Zielländer sowie die berechnete Umsatzsteuer für die einzelnen Posten.

• Meldung der Umsätze: Die erfassten Umsätze werden über das OSS-Portal quartalsweise in einer Steuererklärung gemeldet. Dabei werden die steuerpflichtigen Umsätze sowie die jeweils berechnete Umsatzsteuer für jedes EU-Land aufgeschlüsselt angegeben. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in unserem Artikel zur „OSS-Meldung“.

• Zentrale Zahlung: Die berechnete Gesamtsteuer wird nach einer entsprechenden Bestätigung an die Steuerbehörde des Registrierungslandes überwiesen. Diese verteilt die Beträge an die entsprechenden Länder, in denen die Umsätze erzielt wurden.

Unternehmen können bei der Berechnung ihrer Umsätze leicht Fehler unterlaufen, da sie die verschiedenen Steuersätze der einzelnen EU-Länder berücksichtigen müssen. Eine nützliche Unterstützung bietet Stripe Tax, da Tax automatisch den richtigen Steuerbetrag berechnet. Auf diese Weise erhalten Unternehmen schnell und einfach einen Überblick, welche Steuern sie an das BZSt zahlen müssen.

Wie können Unternehmen OSS-Zahlungen vornehmen?

Nach der Meldung der steuerpflichtigen Umsätze über das OSS-Portal prüft die zuständige Steuerbehörde die Angaben. Nach wenigen Tagen erfolgt per E-Mail eine Bestätigung, ob diese korrekt sind. Ist dies der Fall, können die Unternehmen den fälligen Betrag an die folgende Bankverbindung des BZSt überweisen:

• Zahlungsempfänger/in: Bundeskasse Trier Sonderkonto EU/UST

• Bankname: Deutsche Bundesbank Filiale Saarbrücken

• IBAN: DE81 5900 0000 0059 0010 20

• BIC: MARKDEF1590

Mindestens bei der ersten OSS-Zahlung müssen Unternehmen ihre Referenznummer angeben. Diese setzt sich zusammen aus dem Länderkürzel „DE“, der Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens sowie dem Besteuerungszeitraum. Letzterer besteht aus dem Jahr sowie dem Quartal, für welches die Umsatzsteuerschuld beglichen wird – beispielsweise „Q1.2025“.

Wichtig: Die Überweisungen müssen manuell getätigt werden, denn ein Lastschriftverfahren ist nicht möglich.

Welche Fristen gelten für OSS-Zahlungen?

Für OSS-Zahlungen gelten quartalsweise Fristen, die in der gesamten Europäischen Union einheitlich geregelt sind. Diese decken sich mit den Fristen für die OSS-Meldungen. Stichtag ist der letzte Tag des Monats, der auf den jeweiligen Besteuerungszeitraum folgt.

• Erstes Quartal: 30. April

• Zweites Quartal: 31. Juli

• Drittes Quartal: 31. Oktober

• Viertes Quartal: 31. Januar des Folgejahres

Es handelt sich hierbei um starre Fristen. Das bedeutet, dass sich die Frist nicht verschiebt, wenn der Stichtag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. Am Fälligkeitstag muss das Geld auf dem Konto der Steuerbehörde sein.

Wenn die Zahlung nicht rechtzeitig eingeht, können Säumniszuschläge anfallen. Zudem besteht das Risiko, dass die Steuerbehörden das Unternehmen zeitweise von der Nutzung des OSS-Systems ausschließen.

Tipps zur Einhaltung der OSS-Fristen

Um die Einhaltung der Fristen sicherzustellen, sollten Unternehmen die folgenden Punkte beachten.

OSS-Meldungen frühzeitig einreichen

Um die Fristen für die OSS-Zahlung problemlos einhalten zu können, sollten Unternehmen ihre Umsatzsteuererklärung möglichst frühzeitig einreichen. Der Meldeprozess über das OSS-Portal kann je nach Umfang der Umsätze und der Komplexität der Berechnungen etwas Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Unternehmen ihre Meldung bereits einige Tage oder Wochen vor Ablauf des Quartals einreichen, bleibt genügend Zeit, um eventuelle Fehler zu korrigieren und sich auf die Zahlung vorzubereiten. Zudem reduziert dies den Stress am Ende der Frist und gibt Unternehmen die Möglichkeit, etwaige Unsicherheiten mit den Steuerbehörden rechtzeitig zu klären.

Unerwartete Verzögerungen einplanen

Manchmal können unvorhergesehene Umstände eintreten, wie etwa technische Probleme bei der Meldung im OSS-Portal oder Verzögerungen bei der Überweisung. Unternehmen sollten daher Pufferzeiten einplanen und nicht bis zum letzten Tag warten, um die Zahlung vorzunehmen. Ein Puffer von ein oder zwei Tagen kann helfen, sich vor unvorhergesehenen Komplikationen zu schützen und sicherzustellen, dass die Zahlung rechtzeitig verarbeitet wird.

Erinnerungen einrichten

Es kann leicht passieren, dass die Fristen für die OSS-Zahlungen aufgrund der Vielzahl an administrativen Aufgaben vergessen werden. Um dies zu verhindern, können Unternehmen digitale Erinnerungen in ihren Kalendern oder Buchhaltungssystemen einrichten. Diese können beispielsweise einen Monat vor der Frist und nochmals eine Woche vorher ausgelöst werden, sodass ausreichend Vorlaufzeit bleibt.

Banklaufzeiten berücksichtigen

Die Überweisung der OSS-Zahlung muss nicht nur vor der Frist erfolgen, sondern auch rechtzeitig verarbeitet werden. Hierbei gilt es zu beachten, dass Banklaufzeiten variieren können. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie mindestens einige Tage vor der Frist die Zahlung veranlassen, um den Zahlungseingang bis zum Fälligkeitstag sicherzustellen. Es ist zudem ratsam, die Überweisungsdaten genau zu überprüfen, da Fehler dazu führen können, dass die Überweisung nicht erfolgt oder falsch zugeordnet wird.

OSS-Zahlung buchen

Zunächst müssen die im Rahmen des OSS-Verfahrens gemeldeten und zu zahlenden Umsatzsteuerbeträge als Verbindlichkeiten in der Buchhaltung erfasst werden. Da OSS-Zahlungen in Euro erfolgen, macht dies bei Unternehmen in Nicht-Euro-Ländern eine Wechselkursanpassung erforderlich. Sobald die Zahlung an die zuständige Steuerbehörde erfolgt ist, wird der Betrag als Abfluss von Bankmitteln verbucht. Dies bedeutet, dass die Verbindlichkeiten aus der Umsatzsteuer reduziert werden und gleichzeitig die Bankkonten des Unternehmens belastet werden. Die Buchung könnte etwa folgendermaßen aussehen:

• Soll: Verbindlichkeiten aus Umsatzsteuer (oder Steuerkonto)

• Haben: Bankkonto

Falls das Unternehmen Umsatzsteuer für mehrere Länder gemeldet hat, müssen die einzelnen Steuerbeträge für jedes Land korrekt aufgeteilt und als Teil der Zahlung verbucht werden. Dies erfolgt nach den entsprechenden Steuersätzen und den Ländern, in denen die Umsätze getätigt wurden. Im Rahmen des OSS-Verfahrens leiten die Steuerbehörde des Ansässigkeitsstaates die Beträge an die betroffenen Länder weiter.

Es ist wichtig, die Zahlungen und die zugehörigen Steuerdokumente sorgfältig zu dokumentieren. Unternehmen sollten die Bestätigungs-E-Mails der Steuerbehörden sowie Zahlungsbelege aufbewahren, um jederzeit nachweisen zu können, dass die OSS-Zahlung korrekt abgewickelt wurde. Diese Dokumentation ist auch für zukünftige Prüfungen und Steuererklärungen erforderlich.

Falls das Unternehmen zusätzlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgibt, müssen die gemeldeten und gezahlten Umsatzsteuerbeträge auch in dieser Erklärung berücksichtigt werden. In diesem Fall werden die OSS-Zahlungen in die Voranmeldung aufgenommen, um eine doppelte Erfassung der Steuer zu vermeiden.

Am Ende des Quartals oder der relevanten Steuerperiode sollte das Unternehmen die Verbuchung der OSS-Zahlung mit den tatsächlichen Steuerberichten abgleichen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Beträge korrekt erfasst und die Zahlungen vollständig und pünktlich getätigt wurden.