O pagamento OSS é uma parte central do procedimento de One Stop Shop, também chamado de Balcão Único, que ajuda as empresas a cumprir de forma eficiente as suas obrigações de IVA relativo a vendas internacionais dentro da UE.

Este artigo explica os pagamentos OSS, como eles funcionam, seus prazos e como você pode registrá-los.

O que há neste artigo?

• O que é um pagamento OSS?
  
• O que é OSS?
  
• Como funcionam os pagamentos OSS?
  
• Como as empresas podem fazer pagamentos OSS?
  
• Quais são os prazos dos pagamentos OSS?
  
• Dicas para cumprir prazos de OSS
  
• Lançamento de pagamentos OSS
  

O que é um pagamento OSS?

Um pagamento OSS é a transferência de valores de imposto sobre valor agregado (IVA) declarados à autoridade fiscal relevante sob o procedimento OSS. Ele permite que as empresas paguem simultaneamente o imposto devido sobre as vendas internacionais dentro da UE, em vez de terem de efetuar pagamentos separados para cada país. Os montantes de IVA comunicados são transferidos centralmente para a autoridade fiscal nacional do país de registo. Essa autoridade os distribui às autoridades fiscais dos outros países da UE.

O que é OSS?

O regime OSS é um sistema que funciona em toda a UE e foi concebido para simplificar o processamento do IVA nas vendas online internacionais. Ele permite que as empresas comuniquem os seus rendimentos tributáveis de vendas B2C por meio de um portal central online sem terem de se registar individualmente em cada país relevante da UE. O nome "One Stop Shop" refere-se a um único ponto de contato e descreve essa abordagem centralizada.

A participação no OSS é voluntária para varejistas on-line. No entanto, a utilização do OSS é recomendada para empresas que vendem bens ou serviços a indivíduos em vários países da UE. Esse sistema pode reduzir significativamente os seus encargos administrativos. O procedimento foi introduzido como parte do Pacote Digital do IVA em 1º de abril de 2021 e é visto como uma evolução do sistema Mini One Stop Shop (MOSS). A partir de 2027, as regras atuais serão prorrogadas pelas reformas do IVA na Era Digital (ViDA).

Como funcionam os pagamentos OSS?

O pagamento do IVA devido é a etapa final para as empresas online usarem o procedimento OSS. Segue abaixo uma visão geral de todo o processo:

• Inscrições: as empresas sediadas na UE que desejam utilizar o registo OSS nos seus países de origem podem se registar online pelo portal fiscal nacional. Na Alemanha, por exemplo, elas podem se cadastrar pelo Órgão Tributário Central Federal (BZSt) no Portal Online da BZSt (BOP).

• Documentação de vendas: todas as vendas relevantes devem ser documentadas em detalhes, incluindo valores líquidos, alíquotas de impostos de cada país de destino e o IVA calculado para cada item de linha.

• Relatórios de vendas: as vendas documentadas são relatadas em uma declaração de imposto de renda trimestral feita no portal OSS. As vendas tributáveis e o IVA cobrado são discriminados por cada país da UE. Informações detalhadas podem ser encontradas em nosso artigo sobre relatórios de OSS.

• Pagamento centralizado: após a confirmação, o imposto total calculado é enviado para a autoridade fiscal do país de registro. Em seguida, a autoridade fiscal distribui os valores para os países onde as vendas foram feitas.

É fácil para as empresas cometerem erros no cálculo das suas vendas, porque elas precisam ter em conta as diferentes alíquotas de cada país da UE. O Stripe Tax ajuda a calcular automaticamente o valor correto dos impostos. Isso garante que as empresas consigam obter de forma rápida e fácil uma visão geral dos impostos que precisam pagar à BZSt.

Como as empresas podem fazer pagamentos OSS?

Depois que as vendas tributáveis são declaradas pelo portal OSS, a autoridade fiscal competente verifica as informações. Depois de alguns dias, as empresas recebem um e-mail confirmando se as informações estão corretas. Nesse caso, as empresas podem transferir o valor devido para a seguinte conta bancária do BZSt:

• Beneficiário: Conta Especial Trier do Tesouro Federal UE/UST

• Nome do banco: Agência do Deutsche Bundesbank em Saarbrücken

• Número da Conta Bancária Internacional (IBAN): DE81 5900 0000 0059 0010 20

• Código Identificador do Banco (BIC): MARKDEF1590

No mínimo, uma empresa deve informar seu número de referência ao fazer seu primeiro pagamento OSS. Ele consiste no código de país "DE", no número de identificação do IVA (ID do IVA) da empresa e no período fiscal. Este último consiste no ano e no trimestre para os quais o passivo de IVA é liquidado (por exemplo, "Q1.2025" para o primeiro trimestre de 2025).

Importante: as transferências devem ser feitas manualmente, pois não é possível realizar débito automático.

Quais são os prazos dos pagamentos OSS?

Há prazos trimestrais para pagamentos OSS, que são os mesmos em toda a UE. Eles correspondem aos prazos para a emissão de relatórios do OSS. A data de referência é o último dia do mês seguinte ao período de tributação.

• Primeiro trimestre: 30 de abril

• Segundo trimestre: 31 de julho

• Terceiro trimestre: 31 de outubro

• Quarto trimestre: 31 de janeiro do ano seguinte

Esses prazos são fixos, ou seja, o prazo não é adiado se cair em um fim de semana ou feriado. O dinheiro deve estar na conta da autoridade fiscal na data de vencimento.

Se o pagamento não for recebido no prazo, penalidades de atraso podem ser aplicadas. Há também o risco de que as autoridades fiscais impeçam temporariamente a empresa de usar o sistema OSS.

Dicas para cumprir os prazos do OSS

Para garantir o cumprimento dos prazos, as empresas devem considerar os seguintes pontos:

Enviar os relatórios do OSS antecipadamente

Para cumprir os prazos dos pagamentos OSS, as empresas devem enviar suas declarações de IVA o mais cedo possível. O processo de emissão de relatórios via portal do OSS pode levar algum tempo, dependendo do volume de vendas e da complexidade dos cálculos.

Se as empresas enviarem suas declarações alguns dias ou semanas antes do final do trimestre, haverá tempo suficiente para corrigir possíveis erros e se preparar para o pagamento. Isso também reduz o estresse no final do período e dá às empresas a oportunidade de tirar dúvidas com as autoridades fiscais em tempo hábil.

Planejar-se para atrasos inesperados

Às vezes, podem surgir imprevistos, como problemas técnicos com relatórios no portal do OSS ou atrasos nas transferências bancárias. Por isso, as empresas devem ser proativas e não esperar até o último dia para fazer o pagamento. Adiantar-se em um ou dois dias pode ajudar a proteger contra complicações imprevistas e garantir que o pagamento seja processado no prazo.

Definir lembretes

Com tantas tarefas administrativas para executar, pode ser fácil esquecer os prazos dos pagamentos OSS. Para evitar isso, as empresas podem configurar lembretes digitais em seus calendários ou sistemas contábeis. Estes podem ser acionados, por exemplo, um mês antes do prazo e, depois, uma semana antes do prazo para garantir que haja tempo suficiente.

Considere os tempos de processamento bancário

Uma empresa precisa fazer o pagamento OSS antes do prazo, e os pagamentos precisam de tempo para serem processados. Observe que os tempos de processamento bancário podem variar. As empresas devem, portanto, iniciar o pagamento pelo menos alguns dias antes do prazo para que o pagamento seja recebido até a data de vencimento. Também é aconselhável verificar os detalhes da transferência cuidadosamente, pois erros podem fazer com que a transferência não seja feita ou seja alocada incorretamente.

Publicação de pagamentos OSS

Em primeiro lugar, os montantes de IVA declarados e a pagar ao abrigo do regime OSS devem ser registados como passivos nos registos contábeis. Como os pagamentos OSS são realizados em euros, é preciso fazer um ajuste nas taxas de câmbio para as empresas de países não pertencentes ao euro. Uma vez efetuado o pagamento à autoridade fiscal competente, o valor é registrado como saída de caixa. Isso significa que as obrigações de IVA são reduzidas e as contas bancárias da empresa também são debitadas. A entrada poderia ter esta aparência:

• Débito: obrigações de IVA (ou conta fiscal)

• Crédito: conta bancária

Se a empresa declarou IVA em vários países, os valores dos impostos individuais de cada país devem ser alocados corretamente e contabilizados como parte do pagamento. Isso é feito de acordo com as alíquotas relevantes e os países onde as vendas foram feitas. No âmbito do processo OSS, as autoridades fiscais do país de residência remeterão os montantes aos países em questão.

É importante manter registros cuidadosos dos pagamentos e da documentação fiscal relacionada. As empresas devem manter e-mails de confirmação do fisco, bem como recibos de pagamento para comprovar que o pagamento OSS foi processado corretamente. Essa documentação também será exigida para futuras auditorias e declarações fiscais.

Se a empresa tiver uma declaração preliminar de IVA, também deverá contabilizar os valores de IVA declarados e pagos nessa declaração. Nesse caso, as empresas devem incluir os pagamentos OSS da declaração preliminar para evitar a bitributação.

No final do trimestre ou período fiscal relevante, a empresa deve conciliar o lançamento do pagamento OSS com as declarações de imposto de renda reais. Isso garantirá que os valores sejam registrados corretamente e que os pagamentos sejam feitos integralmente e no prazo.