Las empresas de Singapur deben lidiar con dos sistemas superpuestos: InvoiceNow, la red nacional de facturación electrónica basada en la red Pan-European Public Procurement Online (Peppol), y los requisitos establecidos por la Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS). InvoiceNow mueve los datos de las facturas directamente entre los sistemas de contabilidad en lugar de exportarlos como PDF o documentos en papel. La IRAS está exigiendo gradualmente a las empresas registradas a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) que también lo utilicen para la declaración de impuestos.

A continuación, explicaremos cómo funciona la red de facturación electrónica, los beneficios que ofrece más allá del cumplimiento de la normativa y qué debe hacer una empresa antes de conectarse a ella.

De un vistazo:

• InvoiceNow mueve los datos de las facturas directamente entre los sistemas de contabilidad mediante un modelo de cuatro esquinas, lo que elimina la introducción manual de datos en ambos extremos.

• La IRAS está introduciendo de forma gradual el requisito de que las empresas registradas a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) transmitan los datos de las facturas a través de la red, empezando por los nuevos inscritos voluntarios.

• Para adoptar InvoiceNow, tendrás que confirmar la compatibilidad del software, registrar un ID de Peppol y realizar pruebas con un socio comercial real.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es el intercambio directo de los datos de las facturas entre el software del comprador y del vendedor en un formato que el sistema receptor puede leer sin la introducción manual de datos. Una factura electrónica llega como datos estructurados, normalmente como XML de Universal Business Language (UBL), y se integra directamente en el software de contabilidad del destinatario, campo a campo.

¿Qué es InvoiceNow en Singapur?

InvoiceNow es la red nacional de facturación electrónica de Singapur, creada y gestionada por la Infocomm Media Development Authority (IMDA). Se lanzó en 2019 y es una de las primeras redes de facturación electrónica basadas en Peppol plenamente operativas fuera de Europa.

Peppol comenzó como un marco para estandarizar el modo en que los organismos públicos y las empresas intercambian documentos de contratación pública. Singapur lo adaptó a un público empresarial más amplio y la IMDA se convirtió en la Peppol Authority del país. Esta entidad establece normas locales, acredita a los proveedores de puntos de acceso y mantiene la red en funcionamiento a diario.

Una empresa conectada a InvoiceNow obtiene un ID de Peppol vinculado a su Unique Entity Number (UEN). Esto funciona como una dirección que la red utiliza para dirigir las facturas correctamente, del mismo modo que una dirección de correo electrónico indica a un servidor de correo dónde enviar un mensaje. Cuando tengas ese ID, una factura enviada a través de InvoiceNow llegará al destinatario adecuado, con independencia del software de contabilidad de ambas partes, siempre que las dos estén conectadas a Peppol.

¿Cómo funciona InvoiceNow?

InvoiceNow funciona según lo que se denomina un modelo de cuatro esquinas. Cada empresa se conecta a través de un proveedor de puntos de acceso acreditado en lugar de comunicarse con la red directamente; así, el proveedor gestiona la transferencia en ambos extremos.

Funciona de la siguiente manera:

• Esquina 1 (C1): el sistema del vendedor donde se origina la factura (normalmente, su software de contabilidad o facturación)

• Esquina 2 (C2): el proveedor de puntos de acceso acreditado del vendedor, que convierte la factura a UBL XML (siguiendo el estándar de Peppol) y la envía a la red

• Esquina 3 (C3): el proveedor de puntos de acceso del comprador, que recibe la transmisión y la prepara para el sistema del comprador

• Esquina 4 (C4): el sistema del comprador donde la factura llega como datos estructurados, lista para procesarse sin necesidad de que nadie vuelva a introducirla manualmente

¿Cómo configurar InvoiceNow?

Configurar InvoiceNow es muy sencillo. A continuación, te indicamos los pasos que debes seguir:

Registrar un ID de Peppol

Tu proveedor de puntos de acceso vincula este ID a tu UEN, que es la forma en que la red identifica a tu empresa.

Confirmar que tu software es compatible

Tu sistema de contabilidad o facturación debe generar las facturas en el formato UBL que requiere InvoiceNow.

Realizar pruebas con un socio comercial activo

Antes de depender por completo de InvoiceNow, conviene enviar algunas facturas reales a través de la red para detectar problemas de formato sin correr grandes riesgos.

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica para las empresas de Singapur?

InvoiceNow elimina los pasos manuales que ralentizan las facturas y provocan errores. Entre los principales beneficios de la facturación electrónica, se incluyen los siguientes:

• Procesamiento más rápido: las facturas se mueven entre sistemas en cuestión de minutos, en lugar de los días que puede tardar en abrirse, revisarse e introducirse manualmente un PDF en un sistema de contabilidad.

• Reducción del trabajo manual: no es necesario volver a introducir los números de las facturas, los importes ni las partidas individuales, lo que reduce el coste de mano de obra asociado al procesamiento de cada factura y libera al personal para el trabajo que realmente requiere la intervención de una persona.

• Mayor precisión: como los datos se mueven de ordenador a ordenador en un formato estructurado, no hay ningún paso de introducción de datos en el que un error tipográfico pueda generar un desajuste entre lo que ha facturado el vendedor y lo que ha registrado el comprador.

¿Cómo afecta InvoiceNow al cumplimiento de la normativa de la IRAS para las empresas?

La IRAS y la IMDA administran de forma conjunta el GST InvoiceNow Requirement, una iniciativa gradual para lograr que las empresas registradas a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) transmitan los datos de las facturas a través de la red directamente a la IRAS y la utilicen para enviar facturas a sus socios comerciales. De este modo, la IRAS obtiene un flujo más constante de registros de transacciones en lugar de una instantánea periódica, lo que explica por qué los reguladores prefieren la facturación electrónica estructurada a los PDF o el papel en primer lugar. El despliegue consta de varias fases y no es inmediato para todas las empresas.

A continuación, se detallan las distintas fases:

• Noviembre de 2025: las empresas de reciente constitución que se registraron voluntariamente a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) se convirtieron en el primer grupo obligado a transmitir los datos de las facturas a través de InvoiceNow.

• Abril de 2026: el requisito se amplió a todos los nuevos inscritos voluntarios a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST), independientemente de la fecha de constitución.

• Fase posterior: las empresas ya registradas a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) se irán integrando progresivamente desde abril de 2028 hasta abril de 2031, en función de sus suministros anuales sujetos a impuestos.

Dado que los plazos y los criterios de idoneidad pueden cambiar a medida que la IRAS perfecciona el despliegue, las empresas deben confirmar sus propias obligaciones directamente con la IRAS o con un asesor fiscal.

¿Qué deben tener en cuenta las empresas antes de adoptar InvoiceNow?

Antes de adoptar InvoiceNow, tendrás que configurar tu empresa para utilizar la red. Antes de continuar, comprueba lo siguiente:

• Proveedor de puntos de acceso: comprueba si tu software de contabilidad actual ya se conecta a Peppol o si tendrás que añadir además un proveedor de puntos de acceso independiente.

• Preparación del socio comercial: enviar facturas a través de la red solo funciona si la empresa del otro extremo también está conectada. Por lo tanto, conviene comprobar qué clientes o proveedores ya están en InvoiceNow antes de asumir que todas las facturas se pueden enviar digitalmente desde el primer día.

• Registro del ID de Peppol: tendrás que registrar un ID de Peppol vinculado a tu UEN, por lo general a través del proveedor de puntos de acceso que elijas.

• Integridad de los datos: tu configuración de facturación debe capturar de forma correcta y sistemática los campos que requiere InvoiceNow, como los importes del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) y los números de registro, así como los calendarios de impuestos de las partidas individuales, ya que las omisiones o un formato incoherente suelen provocar el rechazo de las transmisiones.

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