Les entreprises singapouriennes doivent gérer deux systèmes qui se chevauchent : InvoiceNow, le réseau national de facturation électronique basé sur le réseau Pan-European Public Procurement Online (Peppol), et les exigences définies par l'Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS). InvoiceNow transfère les données des factures directement entre les systèmes comptables au lieu de les exporter au format PDF ou papier. L'IRAS exige progressivement que les entreprises assujetties à la taxe sur les produits et services (TPS) l'utilisent également pour leurs déclarations fiscales.

Nous expliquons ci-dessous le fonctionnement du réseau de facturation électronique, les avantages qu'il offre au-delà de la conformité et ce qu'une entreprise doit faire avant de s'y connecter.

L’essentiel à retenir

• InvoiceNow transfère les données des factures directement entre les systèmes comptables à l'aide d'un modèle à quatre coins, ce qui supprime la saisie manuelle des deux côtés ;

• l'IRAS introduit progressivement l'obligation pour les entreprises assujetties à la TPS de transmettre les données de leurs factures via le réseau, en commençant par les nouveaux assujettis volontaires ;

• pour adopter InvoiceNow, vous devez confirmer la compatibilité de votre logiciel, enregistrer un identifiant Peppol et effectuer un test avec un partenaire commercial réel.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique correspond à l'échange direct de données de factures entre le logiciel d'un client et celui d'un commerçant dans un format lisible par le système de réception sans saisie manuelle. Une facture électronique arrive sous forme de données structurées, généralement au format XML UBL (Universal Business Language), et est intégrée directement dans le logiciel comptable du destinataire, champ par champ.

Qu'est-ce qu'InvoiceNow à Singapour ?

InvoiceNow est le réseau national de facturation électronique de Singapour, créé et géré par l'Infocomm Media Development Authority (IMDA). Lancé en 2019, il s'agit de l'un des premiers réseaux de facturation électronique basés sur Peppol entièrement opérationnels en dehors de l'Europe.

Peppol était à l'origine un cadre visant à normaliser la manière dont les agences gouvernementales et les entreprises échangent des documents d'approvisionnement. Singapour l'a adapté à un public d'entreprises plus large, et l'IMDA est devenue l'autorité Peppol du pays. Elle définit les règles locales, accrédite les fournisseurs de points d'accès et assure le fonctionnement quotidien du réseau.

Une entreprise connectée à InvoiceNow obtient un identifiant Peppol lié à son numéro d'entité unique (UEN). Celui-ci fonctionne comme une adresse que le réseau utilise pour acheminer correctement les factures, de la même manière qu'une adresse e-mail indique à un serveur de messagerie où envoyer un message. Une fois que vous possédez cet identifiant, une facture envoyée via InvoiceNow parvient au bon destinataire, quel que soit le logiciel comptable utilisé de part et d'autre, à condition que les deux soient connectés à Peppol.

Comment fonctionne InvoiceNow ?

InvoiceNow repose sur un modèle dit à quatre coins. Chaque entreprise se connecte via un fournisseur de point d'accès accrédité au lieu de communiquer directement avec le réseau, le fournisseur gérant le transfert à chaque extrémité.

Voici comment cela fonctionne :

• coin 1 (C1) : le système du commerçant d'où provient la facture (généralement son logiciel de comptabilité ou de facturation) ;

• coin 2 (C2) : le fournisseur de point d'accès accrédité du commerçant, qui convertit la facture au format XML UBL (selon la norme Peppol) et l'envoie au réseau ;

• coin 3 (C3) : le fournisseur de point d'accès du client, qui reçoit la transmission et la prépare pour le système du client ;

• coin 4 (C4) : le système du client où la facture arrive sous forme de données structurées, prête à être traitée sans que personne n'ait besoin de la retaper manuellement.

Comment configurer InvoiceNow ?

La configuration d'InvoiceNow est simple. Voici comment procéder :

Enregistrez un identifiant Peppol

Votre fournisseur de point d'accès associe cet identifiant à votre UEN, ce qui permet au réseau d'identifier votre entreprise.

Vérifiez que votre logiciel est conforme

Votre système de comptabilité ou de facturation doit générer des factures au format UBL exigé par InvoiceNow.

Effectuez un test avec un partenaire commercial réel

Avant de vous fier entièrement à InvoiceNow, il est utile d'envoyer quelques factures réelles via le réseau afin de repérer les problèmes de formatage lorsque les enjeux sont faibles.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises singapouriennes ?

InvoiceNow élimine les étapes manuelles qui ralentissent les factures et créent des erreurs. Les principaux avantages de la facturation électronique sont les suivants :

• traitement plus rapide : les factures sont transférées entre les systèmes en quelques minutes, au lieu des jours nécessaires pour ouvrir, vérifier et saisir manuellement un PDF dans un système comptable ;

• moins de travail manuel : il n'est plus nécessaire de retaper les numéros de facture, les montants ou les postes, ce qui réduit le coût de la main-d'œuvre pour le traitement de chaque facture et libère le personnel pour des tâches nécessitant réellement une intervention humaine ;

• précision améliorée : comme les données sont transférées d'un ordinateur à l'autre dans un format structuré, il n'y a pas d'étape de saisie de données où une faute de frappe pourrait créer un décalage entre ce que le commerçant a facturé et ce que le client a enregistré.

Quel est l'impact d'InvoiceNow sur la conformité à l'IRAS pour les entreprises ?

L'IRAS et l'IMDA administrent conjointement l'obligation InvoiceNow relative à la TPS, un effort progressif visant à obliger les entreprises assujetties à la TPS à transmettre les données de leurs factures via le réseau directement à l'IRAS et à l'utiliser pour envoyer des factures à leurs partenaires commerciaux. De cette manière, l'IRAS obtient un flux plus régulier d'enregistrements de transactions au lieu d'un aperçu périodique, ce qui explique pourquoi les régulateurs privilégient la facturation électronique structurée aux PDF ou au papier. Le déploiement comporte plusieurs étapes et n'est pas immédiat pour toutes les entreprises.

Voici les différentes phases :

• novembre 2025 : les entreprises nouvellement constituées qui se sont assujetties volontairement à la TPS sont devenues le premier groupe tenu de transmettre les données de leurs factures via InvoiceNow ;

• avril 2026 : l'obligation s'est étendue à tous les nouveaux assujettis volontaires à la TPS, quelle que soit leur date de constitution ;

• phase ultérieure : les entreprises existantes assujetties à la TPS sont intégrées progressivement entre avril 2028 et avril 2031, en fonction de leurs opérations taxables annuelles.

Les délais et les critères d'éligibilité pouvant évoluer à mesure que l'IRAS affine le déploiement, une entreprise doit confirmer ses propres obligations directement auprès de l'IRAS ou d'un conseiller fiscal.

Que doivent prendre en compte les entreprises avant d'adopter InvoiceNow ?

Avant d'adopter InvoiceNow, vous devez configurer votre entreprise pour l'utiliser. Voici ce que vous devez vérifier au préalable :

• fournisseur de point d'accès : vérifiez si votre logiciel comptable actuel se connecte déjà à Peppol ou si vous devez ajouter un fournisseur de point d'accès distinct ;

• préparation du partenaire commercial : l'envoi de factures via le réseau ne fonctionne que si l'entreprise destinataire est également connectée. Il est donc utile de vérifier quels clients ou fournisseurs sont déjà sur InvoiceNow avant de supposer que chaque facture peut être transférée numériquement dès le premier jour ;

• enregistrement de l'identifiant Peppol : vous devez enregistrer un identifiant Peppol lié à votre UEN, généralement par l'intermédiaire du fournisseur de point d'accès de votre choix ;

• exhaustivité des données : votre système de facturation doit capturer correctement et systématiquement les champs exigés par InvoiceNow, tels que les montants de la TPS et les numéros d'immatriculation, ainsi que les barèmes de taxes des postes, car les lacunes ou les formatages irréguliers entraînent souvent le rejet des transmissions.

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