Unternehmen in Singapur müssen sich in zwei überschneidenden Systemen zurechtfinden: InvoiceNow, dem nationalen E-Invoicing-Netzwerk, das auf dem Netzwerk Pan-European Public Procurement Online (Peppol) basiert, und den Anforderungen der Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS). InvoiceNow überträgt Rechnungsdaten direkt zwischen Buchhaltungssystemen, anstatt sie als PDF- oder Papierdokument zu exportieren. Die IRAS verpflichtet Unternehmen, die für die Goods and Services Tax (GST) registriert sind, schrittweise dazu, dieses System auch für die steuerliche Berichterstattung zu nutzen.

Im Folgenden erklären wir, wie das E-Invoicing-Netzwerk funktioniert, welche Vorteile es über die Compliance hinaus bietet und was ein Unternehmen tun muss, bevor es sich damit verbindet.

Das Wichtigste auf einen Blick

• InvoiceNow überträgt Rechnungsdaten mithilfe eines Vier-Ecken-Modells direkt zwischen Buchhaltungssystemen, wodurch die manuelle Eingabe auf beiden Seiten entfällt.

• Die IRAS verpflichtet für die GST registrierte Unternehmen schrittweise dazu, Rechnungsdaten über das Netzwerk zu übertragen, beginnend mit neuen freiwillig registrierten Unternehmen.

• Um InvoiceNow nutzen zu können, müssen Sie die Softwarekompatibilität bestätigen, eine Peppol-ID registrieren und einen Test mit einem echten Handelspartner durchführen.

Was ist E-Invoicing?

E-Invoicing ist der direkte Austausch von Rechnungsdaten zwischen der Software eines Käufers/einer Käuferin und eines Verkäufers/einer Verkäuferin in einem Format, das das empfangende System ohne manuelle Dateneingabe lesen kann. Eine E-Rechnung kommt als strukturierte Daten an, üblicherweise in Form von Universal Business Language (UBL) XML, und fließt Feld für Feld direkt in die Buchhaltungssoftware des Empfängers/der Empfängerin.

Was ist InvoiceNow in Singapur?

InvoiceNow ist das landesweite E-Invoicing-Netzwerk von Singapur, das von der Infocomm Media Development Authority (IMDA) aufgebaut und betrieben wird. Es wurde 2019 eingeführt und ist eines der ersten vollständig in Betrieb befindlichen Peppol-basierten E-Invoicing-Netzwerke außerhalb Europas.

Peppol begann als Rahmenwerk zur Standardisierung des Austauschs von Beschaffungsdokumenten zwischen Regierungsbehörden und Unternehmen. Singapur hat es für eine breitere Unternehmenszielgruppe angepasst, und die IMDA wurde zur Peppol-Behörde des Landes. Sie legt lokale Regeln fest, akkreditiert Access-Point-Anbieter und hält das Netzwerk im täglichen Betrieb am Laufen.

Ein mit InvoiceNow verbundenes Unternehmen erhält eine Peppol-ID, die mit seiner Unique Entity Number (UEN) verknüpft ist. Diese fungiert als Adresse, die das Netzwerk verwendet, um Rechnungen richtig weiterzuleiten, genauso wie eine E-Mail-Adresse einem Server mitteilt, wohin eine Nachricht gesendet werden soll. Sobald Sie diese ID haben, erreicht eine über InvoiceNow gesendete Rechnung den richtigen Empfänger/die richtige Empfängerin, unabhängig von der Buchhaltungssoftware beider Seiten, solange beide mit Peppol verbunden sind.

Wie funktioniert InvoiceNow?

InvoiceNow basiert auf einem sogenannten Vier-Ecken-Modell. Jedes Unternehmen verbindet sich über einen akkreditierten Access-Point-Anbieter, anstatt direkt mit dem Netzwerk zu kommunizieren, wobei der Anbieter die Übertragung auf beiden Seiten abwickelt.

Sehen wir uns das näher an:

• Ecke 1 (C1): das System des Verkäufers/der Verkäuferin, in dem die Rechnung erstellt wird – in der Regel die Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware des Unternehmens

• Ecke 2 (C2): der akkreditierte Access-Point-Anbieter des Verkäufers/der Verkäuferin, der die Rechnung in UBL XML (gemäß dem Peppol-Standard) konvertiert und an das Netzwerk sendet

• Ecke 3 (C3): der Access-Point-Anbieter des Käufers/der Käuferin, der die Übertragung empfängt und für das System des Käufers/der Käuferin vorbereitet

• Ecke 4 (C4): das System des Käufers/der Käuferin, in dem die Rechnung als strukturierte Daten ankommt, bereit zur Verarbeitung, ohne dass jemand sie manuell abtippen muss

Wie richten Sie InvoiceNow ein?

Die Einrichtung von InvoiceNow ist unkompliziert. So gehen Sie vor:

Registrieren Sie eine Peppol-ID

Ihr Access-Point-Anbieter verknüpft diese ID mit Ihrer UEN, wodurch das Netzwerk Ihr Unternehmen identifiziert.

Bestätigen Sie, dass Ihre Software kompatibel ist

Ihr Buchhaltungs- oder Rechnungssystem muss Rechnungen in dem von InvoiceNow geforderten UBL-Format erstellen können.

Führen Sie einen Test mit einem echten Handelspartner durch

Bevor Sie sich vollständig auf InvoiceNow verlassen, empfiehlt es sich, einige echte Rechnungen über das Netzwerk zu senden, um Formatierungsprobleme zu erkennen, solange die Auswirkungen noch gering sind.

Welche Vorteile bietet das E-Invoicing für Unternehmen in Singapur?

InvoiceNow eliminiert die manuellen Schritte, die Rechnungen verzögern und Fehler verursachen. Zu den Hauptvorteilen des E-Invoicings gehören:

• Schnellere Verarbeitung: Rechnungen werden innerhalb von Minuten zwischen Systemen übertragen, anstatt der Tage, die es dauern kann, bis ein PDF geöffnet, überprüft und manuell in ein Buchhaltungssystem eingegeben wird.

• Reduzierter manueller Aufwand: Rechnungsnummern, Beträge oder Posten müssen nicht mehr neu abgetippt werden, was die Arbeitskosten für die Verarbeitung jeder Rechnung senkt und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zeit für Aufgaben verschafft, die tatsächlich von einer Person erledigt werden müssen.

• Höhere Genauigkeit: Da Daten in einem strukturierten Format von Computer zu Computer übertragen werden, gibt es keinen Dateneingabeschritt, bei dem ein Tippfehler zu einer Diskrepanz zwischen dem, was der Verkäufer/die Verkäuferin in Rechnung gestellt hat, und dem, was der Käufer/die Käuferin erfasst hat, führen könnte.

Wie wirkt sich InvoiceNow auf die IRAS-Compliance für Unternehmen aus?

Die IRAS und die IMDA verwalten gemeinsam die GST InvoiceNow Requirement, eine schrittweise Initiative, bei der für die GST registrierte Unternehmen Rechnungsdaten über das Netzwerk direkt an die IRAS übertragen und es nutzen, um Rechnungen an Handelspartner zu senden. Auf diese Weise erhält die IRAS einen konstanteren Strom von Transaktionsaufzeichnungen anstelle einer regelmäßigen Momentaufnahme, weshalb Aufsichtsbehörden strukturiertes E-Invoicing gegenüber PDFs oder Papier generell bevorzugen. Die Einführung erfolgt in mehreren Phasen und gilt nicht für jedes Unternehmen sofort.

Hier sind die verschiedenen Phasen:

• November 2025: Neu gegründete Unternehmen, die sich freiwillig für die GST registriert haben, waren die erste Gruppe, die Rechnungsdaten über InvoiceNow übertragen musste.

• April 2026: Die Anforderung wurde auf alle neuen freiwilligen GST-Registrierungen ausgeweitet, unabhängig vom Gründungsdatum.

• Spätere Phase: Bestehende, für die GST registrierte Unternehmen werden zwischen April 2028 und April 2031 schrittweise einbezogen, basierend auf ihren jährlichen steuerpflichtigen Umsätzen.

Da sich Zeitpläne und Zulassungskriterien verschieben können, während die IRAS die Einführung weiter anpasst, sollte ein Unternehmen seine eigenen Verpflichtungen direkt bei der IRAS oder einem Steuerberater/einer Steuerberaterin überprüfen.

Was sollten Unternehmen vor der Einführung von InvoiceNow beachten?

Bevor Sie InvoiceNow nutzen können, müssen Sie Ihr Unternehmen dafür einrichten. Folgendes sollten Sie vorab prüfen:

• Access-Point-Anbieter: Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Buchhaltungssoftware bereits mit Peppol verbunden ist oder ob Sie zusätzlich einen separaten Access-Point-Anbieter hinzufügen müssen.

• Bereitschaft der Handelspartner: Das Senden von Rechnungen über das Netzwerk funktioniert nur, wenn das Unternehmen auf der anderen Seite ebenfalls verbunden ist. Daher lohnt es sich zu prüfen, welche Kundinnen und Kunden oder Anbieter bereits InvoiceNow nutzen, bevor Sie davon ausgehen, dass jede Rechnung vom ersten Tag an digital übermittelt werden kann.

• Registrierung der Peppol-ID: Sie müssen sich für eine mit Ihrer UEN verknüpfte Peppol-ID registrieren, in der Regel über den von Ihnen gewählten Access-Point-Anbieter.

• Datenvollständigkeit: Ihre Rechnungsstellung muss die von InvoiceNow geforderten Felder korrekt und konsistent erfassen, wie beispielsweise GST-Beträge und Registrierungsnummern sowie Steueraufstellungen für Posten, da Lücken oder inkonsistente Formatierungen häufig zu abgelehnten Übertragungen führen.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – vom Erstellen der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Unabhängig davon, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, hilft Stripe Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz einfach aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Zahlungseinzug durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Bezahlseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann oder legen Sie gleich los.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu InvoiceNow