Les entreprises de Singapour doivent composer avec deux systèmes qui se chevauchent : InvoiceNow, le réseau national de facturation électronique basé sur le réseau Pan-European Public Procurement Online (Peppol), et les exigences établies par l’Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS). InvoiceNow transfère les données de facturation directement entre les systèmes comptables au lieu de les exporter sous forme de document PDF ou papier. L’IRAS exige progressivement que les entreprises inscrites à la taxe sur les produits et services (TPS) l’utilisent également pour les déclarations de taxes.

Nous expliquerons ci-dessous comment fonctionne le réseau de facturation électronique, les avantages qu’il offre au-delà de la conformité, et ce qu’une entreprise doit faire avant de s’y connecter.

Points à retenir

• InvoiceNow transfère les données de facturation directement entre les systèmes comptables à l’aide d’un modèle à quatre coins, ce qui élimine la saisie manuelle aux deux extrémités.

• L’IRAS met en place progressivement une exigence pour les entreprises inscrites à la TPS de transmettre les données de facturation par l’intermédiaire du réseau, en commençant par les nouvelles entreprises inscrites volontairement.

• Pour adopter InvoiceNow, vous devrez confirmer la compatibilité de votre logiciel, inscrire un identifiant Peppol et effectuer un test avec un véritable partenaire commercial.

Qu’est-ce que la facturation électronique?

La facturation électronique est l’échange direct de données de facturation entre le logiciel d’un client et celui d’un marchand dans un format que le système de réception peut lire sans saisie manuelle de données. Une facture électronique arrive sous forme de données structurées, généralement en format Universal Business Language (UBL) XML, et est directement acheminée vers le logiciel comptable du destinataire, champ par champ.

Qu’est-ce qu’InvoiceNow à Singapour ?

InvoiceNow est le réseau national de facturation électronique de Singapour qui est créé et géré par l’Infocomm Media Development Authority (IMDA). Lancé en 2019, il s’agit de l’un des premiers réseaux de facturation électronique basés sur Peppol entièrement opérationnels en dehors de l’Europe.

Peppol a vu le jour en tant que cadre visant à normaliser la façon dont les organismes gouvernementaux et les entreprises échangent des documents d’approvisionnement. Singapour l’a adapté à un public d’entreprises plus large, et l’IMDA est devenue l’autorité Peppol du pays. Elle établit les règles locales, accrédite les fournisseurs de points d’accès et assure le fonctionnement quotidien du réseau.

Une entreprise connectée à InvoiceNow obtient un identifiant Peppol lié à son numéro d’entité unique (UEN). Celui-ci agit comme une adresse que le réseau utilise pour acheminer correctement les factures, de la même manière qu’une adresse courriel indique à un serveur de messagerie où envoyer un message. Une fois que vous avez cet identifiant, une facture envoyée par l’intermédiaire d’InvoiceNow parviendra au bon destinataire, peu importe le logiciel comptable utilisé de part et d’autre, tant que les deux sont connectés à Peppol.

Comment fonctionne InvoiceNow ?

InvoiceNow fonctionne selon ce que l’on appelle un modèle à quatre coins. Chaque entreprise se connecte par l’intermédiaire d’un fournisseur de point d’accès accrédité au lieu de communiquer avec le réseau lui-même, et le fournisseur gère le transfert à chaque extrémité.

Voici comment cela fonctionne :

• Coin 1 (C1) : Le système du marchand d’où provient la facture, généralement son logiciel de comptabilité ou de facturation

• Coin 2 (C2) : Le fournisseur de point d’accès accrédité du marchand, qui convertit la facture en UBL XML (selon la norme Peppol) et l’envoie au réseau

• Coin 3 (C3) : Le fournisseur de point d’accès du client, qui reçoit la transmission et la prépare pour le système du client

• Coin 4 (C4) : Le système du client où la facture arrive sous forme de données structurées, prête à être traitée sans nécessiter de saisie manuelle de la part de quiconque

Comment configurer InvoiceNow ?

La configuration d’InvoiceNow est simple. Voici comment faire :

Inscription à un identifiant Peppol

Votre fournisseur de point d’accès lie cet identifiant à votre UEN, ce qui permet au réseau d’identifier votre entreprise.

Confirmation de la conformité de votre logiciel

Votre système de comptabilité ou de facturation doit générer des factures au format UBL exigé par InvoiceNow.

Test avec un véritable partenaire commercial

Avant de vous fier entièrement à InvoiceNow, il est utile d’envoyer quelques véritables factures par l’intermédiaire du réseau afin de repérer les problèmes de formatage pendant que les enjeux sont moindres.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises de Singapour ?

InvoiceNow élimine les étapes manuelles qui ralentissent les factures et entraînent des erreurs. Les principaux avantages de la facturation électronique comprennent :

• Traitement plus rapide : Les factures passent d’un système à l’autre en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs jours, comme c’est le cas pour un PDF qui doit être ouvert, vérifié et saisi manuellement dans un système comptable.

• Réduction du travail manuel : Il n’est pas nécessaire de retaper les numéros de facture, les montants ou les postes de facture, ce qui réduit le coût de la main-d’œuvre pour le traitement de chaque facture et libère le personnel pour des tâches qui nécessitent réellement une personne.

• Précision améliorée : Étant donné que les données passent d’un ordinateur à l’autre dans un format structuré, il n’y a aucune étape de saisie de données au cours de laquelle une faute de frappe pourrait créer une incohérence entre ce que le marchand a facturé et ce que le client a enregistré.

Quelle est l’incidence d’InvoiceNow sur la conformité à l’IRAS pour les entreprises ?

L’IRAS et l’IMDA administrent conjointement l’exigence relative à la TPS dans InvoiceNow, un effort par étapes visant à ce que les entreprises inscrites à la TPS transmettent les données de facturation par l’intermédiaire du réseau directement à l’IRAS et l’utilisent pour envoyer des factures à des partenaires commerciaux. De cette façon, l’IRAS obtient un flux plus constant d’enregistrements de transactions au lieu d’un aperçu périodique, ce qui explique pourquoi les organismes de réglementation privilégient la facturation électronique structurée aux formats PDF ou papier en premier lieu. Le déploiement comporte plusieurs étapes et n’est pas immédiat pour toutes les entreprises.

Voici les différentes phases :

• Novembre 2025 : Les sociétés nouvellement constituées qui se sont inscrites volontairement à la TPS sont devenues le premier groupe tenu de transmettre les données de facturation par l’intermédiaire d’InvoiceNow.

• Avril 2026 : L’exigence s’est étendue à toutes les nouvelles entreprises inscrites volontairement à la TPS, peu importe la date de constitution.

• Phase ultérieure : Les entreprises existantes inscrites à la TPS sont intégrées progressivement d’avril 2028 à avril 2031, en fonction de leurs fournitures taxables annuelles.

Étant donné que les délais et les critères d’admissibilité peuvent changer à mesure que l’IRAS peaufine le déploiement, une entreprise doit confirmer ses propres obligations directement auprès de l’IRAS ou d’un conseiller fiscal.

Que doivent prendre en compte les entreprises avant d’adopter InvoiceNow ?

Avant d’adopter InvoiceNow, vous devrez configurer votre entreprise pour l’utiliser. Voici ce que vous devez d’abord confirmer :

• Fournisseur de point d’accès : Vérifiez si votre logiciel comptable actuel se connecte déjà à Peppol ou si vous devrez y ajouter un fournisseur de point d’accès distinct.

• Préparation du partenaire commercial : L’envoi de factures par l’intermédiaire du réseau ne fonctionne que si l’entreprise à l’autre extrémité est également connectée. Il vaut donc la peine de vérifier quels clients ou fournisseurs sont déjà sur InvoiceNow avant de supposer que chaque facture peut être transférée numériquement dès le premier jour.

• Inscription à l’identifiant Peppol : Vous devrez vous inscrire pour obtenir un identifiant Peppol lié à votre UEN, généralement par l’intermédiaire du fournisseur de point d’accès que vous choisissez.

• Exhaustivité des données : Votre configuration de facturation doit saisir correctement et de manière constante les champs exigés par InvoiceNow, tels que les montants de TPS, les numéros d’inscription et les barèmes de taxes des postes de facture, car les lacunes ou un formatage incohérent entraînent souvent le rejet des transmissions.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre procédure de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures à l’encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatisez vos comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans avoir besoin de coder. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à garder le contrôle de votre trésorerie.

• Augmentez le flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de recouvrement et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.

• Réduisez la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux encaissements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Intégrez vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (PRE) les plus courants, vous aidant ainsi à synchroniser vos systèmes et à réduire la saisie manuelle de données.

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