Le attività a Singapore devono destreggiarsi tra due sistemi sovrapposti: InvoiceNow, la rete nazionale per la fatturazione elettronica basata sulla rete Pan-European Public Procurement Online (Peppol), e i requisiti definiti dall'Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS). InvoiceNow trasferisce i dati delle fatture direttamente tra un sistema contabile e l'altro, anziché esportarli come PDF o documento cartaceo. L'IRAS sta richiedendo gradualmente alle attività registrate ai fini della Goods and Services Tax (GST) di utilizzarlo anche per la rendicontazione fiscale.
Di seguito, spiegheremo come funziona la rete di fatturazione elettronica, i vantaggi che offre oltre alla conformità e cosa deve fare un'attività prima di collegarsi.
In sintesi:
InvoiceNow trasferisce i dati delle fatture direttamente tra i sistemi contabili utilizzando un modello a quattro angoli, eliminando l'inserimento manuale da entrambe le parti.
L'IRAS sta introducendo gradualmente l'obbligo per le attività registrate ai fini GST di trasmettere i dati delle fatture attraverso la rete, a partire dai nuovi soggetti registrati volontariamente.
Per adottare InvoiceNow, dovrai confermare la compatibilità del software, registrare un ID Peppol ed eseguire dei test con un partner commerciale reale.
Che cos'è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è lo scambio diretto di dati delle fatture tra il software dell'acquirente e quello del venditore in un formato che il sistema di destinazione può leggere senza alcun inserimento manuale di dati. Una fattura elettronica viene recapitata sotto forma di dati strutturati, tipicamente in formato XML Universal Business Language (UBL), e confluisce direttamente nel software di contabilità del destinatario, campo dopo campo.
Che cos'è InvoiceNow a Singapore?
InvoiceNow è la rete nazionale di fatturazione elettronica di Singapore, creata e gestita dalla Infocomm Media Development Authority (IMDA). Lanciata nel 2019, è una delle prime reti di fatturazione elettronica basate su Peppol pienamente operative al di fuori dell'Europa.
Peppol è nato come framework per standardizzare il modo in cui le agenzie governative e le attività scambiano i documenti di appalto. Singapore lo ha adattato per un pubblico aziendale più ampio e l''IMDA è diventata la Peppol Authority del Paese. Quest'ultima stabilisce le regole locali, accredita i provider di access point e mantiene la rete in funzione giorno dopo giorno.
Un'attività collegata a InvoiceNow ottiene un ID Peppol legato al proprio Unique Entity Number (UEN). Quest'ultimo funge da indirizzo che la rete utilizza per instradare correttamente le fatture, nello stesso modo in cui un indirizzo email indica al server di posta dove inviare un messaggio. Una volta ottenuto l'ID, una fattura inviata tramite InvoiceNow raggiungerà il destinatario corretto a prescindere dal software di contabilità utilizzato, a condizione che entrambe le parti siano connesse a Peppol.
Come funziona InvoiceNow?
InvoiceNow si basa su un cosiddetto modello a quattro angoli. Ogni attività si connette tramite un provider di access point accreditato anziché comunicare direttamente con la rete, e il provider gestisce il trasferimento a ciascuna estremità.
Ecco come funziona:
Angolo 1 (C1): il sistema del venditore da cui ha origine la fattura, in genere il software di contabilità o di fatturazione
Angolo 2 (C2): il provider di access point accreditato del venditore, che converte la fattura in UBL XML (seguendo lo standard Peppol) e la invia alla rete
Angolo 3 (C3): il provider di access point dell'acquirente, che riceve la trasmissione e la prepara per il sistema dell'acquirente
Angolo 4 (C4): il sistema dell'acquirente in cui la fattura arriva sotto forma di dati strutturati, pronta per essere elaborata senza che nessuno debba ridigitarla manualmente
Come si configura InvoiceNow?
Configurare InvoiceNow è semplice. Ecco come fare:
Registra un ID Peppol
Il tuo provider di access point associa questo ID al tuo UEN, che è il modo in cui la rete identifica la tua attività.
Verifica la conformità del tuo software
Il tuo sistema contabile o di fatturazione deve generare fatture nel formato UBL richiesto da InvoiceNow.
Esegui test con un partner commerciale reale
Prima di affidarti completamente a InvoiceNow, è utile inviare alcune fatture reali attraverso la rete per individuare eventuali problemi di formattazione quando i rischi sono ancora bassi.
Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica per le attività di Singapore?
InvoiceNow elimina i passaggi manuali che rallentano l'iter delle fatture e generano errori. I principali vantaggi della fatturazione elettronica includono:
Elaborazione più rapida: le fatture si spostano tra un sistema e l'altro in pochi minuti anziché nei giorni necessari per aprire un PDF, verificarlo e inserirlo manualmente in un sistema contabile.
Riduzione del lavoro manuale: non è necessario ridigitare i numeri delle fatture, gli importi o le voci riga, il che riduce il costo del lavoro per l'elaborazione di ciascuna fattura e permette al personale di concentrarsi su attività che richiedono effettivamente l'intervento umano.
Maggiore precisione: poiché i dati si spostano da un computer a un altro in un formato strutturato, non c'è una fase di inserimento dei dati in cui un errore di battitura potrebbe creare una discrepanza tra l'importo fatturato dal venditore e quello registrato dall'acquirente.
In che modo InvoiceNow influisce sulla conformità IRAS per le attività?
IRAS e IMDA gestiscono unitamente il GST InvoiceNow Requirement, un'iniziativa graduale affinché le attività registrate ai fini GST trasmettano i dati delle fatture tramite la rete direttamente all'IRAS e la utilizzino per inviare fatture ai partner commerciali. In questo modo, l'IRAS ottiene un flusso più costante di registri delle transazioni anziché un'istantanea periodica; per questo le autorità di regolamentazione preferiscono la fatturazione elettronica strutturata ai PDF o alla carta in primo luogo. L'implementazione prevede diverse fasi e non è immediata per tutte le attività.
Ecco le diverse fasi:
Novembre 2025: le società di nuova costituzione che si sono registrate volontariamente ai fini GST sono diventate il primo gruppo tenuto a trasmettere i dati delle fatture tramite InvoiceNow.
Aprile 2026: il requisito è stato esteso a tutti i nuovi soggetti registrati volontariamente ai fini GST, a prescindere dalla data di costituzione della società.
Fase successiva: le attività già registrate ai fini GST verranno progressivamente incluse tra aprile 2028 e aprile 2031, in base alle loro forniture annuali imponibili.
Poiché le tempistiche e i criteri di idoneità possono variare man mano che l'IRAS perfeziona l'implementazione, un'attività dovrebbe confermare i propri obblighi direttamente con l'IRAS o con un consulente fiscale.
Cosa dovrebbero prendere in considerazione le attività prima di adottare InvoiceNow?
Prima di adottare InvoiceNow, dovrai preparare la tua attività per il suo utilizzo. Ecco cosa dovresti verificare per prima cosa:
Provider di access point: verifica se il tuo attuale software di contabilità si connette già a Peppol o se dovrai aggiungere un provider di access point separato.
Disponibilità del partner commerciale: l''invio di fatture attraverso la rete funziona solo se anche l'attività dall'altra parte è connessa. Pertanto, è utile verificare quali clienti o fornitori sono già presenti su InvoiceNow, prima di presumere che ogni fattura possa viaggiare in formato digitale fin dal primo giorno.
Registrazione dell'ID Peppol: dovrai registrare un ID Peppol associato al tuo UEN, in genere tramite il provider di access point che hai scelto.
Completezza dei dati: la tua configurazione di fatturazione deve acquisire in modo corretto e coerente i campi richiesti da InvoiceNow, come gli importi GST, i numeri di registrazione e i piani fiscali delle voci riga, poiché lacune o formattazioni incoerenti spesso causano il rifiuto delle trasmissioni.
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Domande frequenti su InvoiceNow
I contenuti di questo articolo hanno uno scopo puramente informativo e formativo e non devono essere intesi come consulenza legale o fiscale. Stripe non garantisce l'accuratezza, la completezza, l'adeguatezza o l'attualità delle informazioni contenute nell'articolo. Per assistenza sulla tua situazione specifica, rivolgiti a un avvocato o a un commercialista competente e abilitato all'esercizio della professione nella tua giurisdizione.