As empresas de Singapura precisam lidar com dois sistemas sobrepostos: o InvoiceNow (a rede nacional de faturamento eletrônico baseada na rede Pan-European Public Procurement Online, Peppol) e os requisitos definidos pela Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS). O InvoiceNow transfere dados de faturas diretamente entre sistemas contábeis em vez de exportá-los como PDF ou documento em papel. A IRAS está exigindo gradualmente que empresas com cadastro no imposto sobre bens e serviços (GST) também o usem para a declaração de impostos.

Abaixo, explicaremos como a rede de faturamento eletrônico funciona, os benefícios que ela oferece além da conformidade e o que uma empresa precisa fazer antes de se conectar a ela.

Principais conclusões

• O InvoiceNow transfere dados de faturas diretamente entre sistemas contábeis usando um modelo de quatro cantos, o que elimina a inserção manual em ambas as pontas.

• A IRAS está implementando gradualmente o requisito de que empresas com cadastro no GST transmitam dados de faturas pela rede, começando pelos novos cadastros voluntários.

• Para adotar o InvoiceNow, você precisará confirmar a compatibilidade do software, cadastrar um Peppol ID e fazer testes com um parceiro comercial real.

O que é faturamento eletrônico?

O faturamento eletrônico é a troca direta de dados de faturas entre o software do comprador e o do vendedor, em um formato que o sistema de recebimento consiga ler sem inserção manual de dados. Uma fatura eletrônica chega como dados estruturados, geralmente no formato Universal Business Language (UBL) XML, e flui diretamente para o software contábil do destinatário, campo por campo.

O que é o InvoiceNow em Singapura?

O InvoiceNow é a rede nacional de faturamento eletrônico de Singapura, desenvolvida e administrada pela Infocomm Media Development Authority (IMDA). Lançada em 2019, ela é uma das primeiras redes de faturamento eletrônico baseadas na Peppol em pleno funcionamento fora da Europa.

A Peppol começou como uma estrutura para padronizar como as agências governamentais e as empresas trocam documentos de compras. Singapura a adaptou para um público empresarial mais amplo, e a IMDA se tornou a Autoridade Peppol do país. Ela define regras locais, credencia provedores de pontos de acesso e mantém a rede funcionando no dia a dia.

Uma empresa conectada ao InvoiceNow recebe um Peppol ID vinculado ao seu Unique Entity Number (UEN). Ele atua como um endereço que a rede usa para direcionar as faturas corretamente, da mesma forma que um endereço de e-mail informa a um servidor de e-mail para onde enviar uma mensagem. Depois que você tiver esse ID, uma fatura enviada pelo InvoiceNow chegará ao destinatário certo, independentemente do software contábil de qualquer uma das partes, desde que ambas estejam conectadas à Peppol.

Como o InvoiceNow funciona?

O InvoiceNow funciona com o que chamamos de modelo de quatro cantos. Toda empresa se conecta por meio de um provedor de ponto de acesso credenciado em vez de se comunicar diretamente com a rede, e o provedor lida com a transferência em cada ponta.

Veja como funciona:

• Canto 1 (C1): O sistema do vendedor onde a fatura se origina, geralmente seu software contábil ou de faturamento.

• Canto 2 (C2): O provedor de ponto de acesso credenciado do vendedor, que converte a fatura em UBL XML (seguindo o padrão Peppol) e a envia para a rede.

• Canto 3 (C3): O provedor de ponto de acesso do comprador, que recebe a transmissão e a prepara para o sistema do comprador.

• Canto 4 (C4): O sistema do comprador, onde a fatura chega como dados estruturados, pronta para ser processada sem que ninguém precise redigitá-la manualmente.

Como configurar o InvoiceNow?

Configurar o InvoiceNow é simples. Veja como fazer isso:

Cadastre um Peppol ID

Seu provedor de ponto de acesso vincula esse ID ao seu UEN, que é a forma como a rede identifica sua empresa.

Confirme se o seu software está em conformidade

Seu sistema contábil ou de faturamento precisa gerar faturas no formato UBL exigido pelo InvoiceNow.

Faça testes com um parceiro comercial real

Antes de depender totalmente do InvoiceNow, vale a pena enviar algumas faturas reais pela rede para identificar problemas de formatação enquanto os riscos são baixos.

Quais são os benefícios do faturamento eletrônico para empresas de Singapura?

O InvoiceNow elimina as etapas manuais que atrasam as faturas e geram erros. Os principais benefícios do faturamento eletrônico incluem:

• Processamento mais rápido: As faturas circulam entre os sistemas em minutos, em vez dos dias que um PDF pode levar para ser aberto, verificado e inserido manualmente em um sistema contábil.

• Trabalho manual reduzido: Não é necessário redigitar números de faturas, valores ou itens de linha, o que reduz o custo de mão de obra do processamento de cada fatura e libera a equipe para trabalhos que realmente exijam uma pessoa.

• Maior precisão: Como os dados são transferidos de um computador para outro em um formato estruturado, não há uma etapa de inserção de dados em que um erro de digitação possa criar uma incompatibilidade entre o que o vendedor cobrou e o que o comprador registrou.

Como o InvoiceNow afeta a conformidade com a IRAS para as empresas?

A IRAS e a IMDA administram juntas o GST InvoiceNow Requirement, um esforço em fases para que empresas com cadastro no GST transmitam dados de faturas pela rede diretamente para a IRAS e usem a rede para enviar faturas aos parceiros comerciais. Dessa forma, a IRAS obtém um fluxo mais constante de registros de transações em vez de um panorama periódico, e é por isso que os órgãos reguladores preferem o faturamento eletrônico estruturado a PDFs ou papel. O lançamento tem várias etapas e não é imediato para todas as empresas.

Aqui estão as diferentes fases:

• Novembro de 2025: Empresas recém-constituídas que se cadastraram no GST voluntariamente se tornaram o primeiro grupo obrigado a transmitir dados de faturas pelo InvoiceNow.

• Abril de 2026: O requisito foi estendido a todos os novos cadastros voluntários do GST, independentemente da data de constituição da empresa.

• Fase posterior: Empresas já cadastradas no GST estão sendo integradas gradualmente de abril de 2028 a abril de 2031, com base em seus suprimentos tributáveis anuais.

Como os cronogramas e os critérios de elegibilidade podem mudar à medida que a IRAS refina o lançamento, as empresas devem confirmar suas próprias obrigações diretamente com a IRAS ou com um consultor tributário.

O que as empresas devem considerar antes de adotar o InvoiceNow?

Antes de adotar o InvoiceNow, você precisará configurar sua empresa para usá-lo. Veja o que você deve confirmar primeiro:

• Provedor de ponto de acesso: Verifique se o seu software contábil existente já se conecta à Peppol ou se você precisará adicionar um provedor de ponto de acesso separado.

• Prontidão do parceiro comercial: O envio de faturas pela rede só funciona se a empresa na outra ponta também estiver conectada. Portanto, vale a pena verificar quais clientes ou fornecedores já estão no InvoiceNow antes de presumir que todas as faturas podem circular digitalmente desde o primeiro dia.

• Cadastro do Peppol ID: Você precisará se cadastrar para obter um Peppol ID vinculado ao seu UEN, geralmente pelo provedor de ponto de acesso que escolher.

• Integridade dos dados: Sua configuração de faturamento deve capturar de forma correta e consistente os campos que o InvoiceNow exige, como valores do GST, números de cadastro e tabelas de impostos de itens de linha, pois lacunas ou formatações inconsistentes geralmente levam à rejeição das transmissões.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR) — desde a criação da fatura até a recolha do pagamento. Seja para cobranças pontuais ou recorrentes, a Stripe ajuda as empresas a receber mais rápido e a otimizar as operações:

• Automatizar o contas a receber (AR): Crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade — sem necessidade de codificação. A Stripe acompanha automaticamente o status das faturas, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelerar o fluxo de caixa: Reduza os dias de recebimento de vendas (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte para mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal do cliente self-service.

• Reduza a carga de trabalho de back-office: gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing integra-se a softwares populares de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e reduzir a entrada manual de dados.

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Perguntas frequentes sobre o InvoiceNow