Las empresas de Singapur deben manejar dos sistemas superpuestos: InvoiceNow, la red nacional de facturación electrónica basada en la red Pan-European Public Procurement Online (Peppol), y los requisitos establecidos por la Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS). InvoiceNow mueve los datos de las facturas directamente entre los sistemas de contabilidad en lugar de exportarlos como PDF o documentos en papel. La IRAS está exigiendo gradualmente a las empresas registradas para el impuesto sobre bienes y servicios (GST) que también lo usen para declarar impuestos.

A continuación, explicaremos cómo funciona la red de facturación electrónica, los beneficios que ofrece más allá del cumplimiento de la normativa y lo que debe hacer una empresa antes de conectarse a ella.

Conclusiones principales

• InvoiceNow mueve los datos de las facturas directamente entre los sistemas de contabilidad utilizando un modelo de cuatro esquinas, lo que elimina el ingreso manual en ambos extremos.

• La IRAS está introduciendo gradualmente el requisito de que las empresas registradas para el GST transmitan los datos de las facturas a través de la red, comenzando con los nuevos registrados voluntarios.

• Para adoptar InvoiceNow, tendrás que confirmar la compatibilidad del software, registrar un ID de Peppol y hacer una prueba con un socio comercial real.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es el intercambio directo de datos de facturas entre el software de un comprador y el de un vendedor en un formato que el sistema receptor puede leer sin el ingreso manual de datos. Una factura electrónica llega como datos estructurados, comúnmente en formato Universal Business Language (UBL) XML, y fluye directamente hacia el software de contabilidad del destinatario, campo por campo.

¿Qué es InvoiceNow en Singapur?

InvoiceNow es la red nacional de facturación electrónica de Singapur que fue desarrollada y es administrada por la Infocomm Media Development Authority (IMDA). Lanzada en 2019, es una de las primeras redes de facturación electrónica basadas en Peppol plenamente operativas fuera de Europa.

Peppol comenzó como un marco para estandarizar la forma en que las agencias gubernamentales y las empresas intercambian documentos de adquisiciones. Singapur lo adaptó para un público empresarial más amplio, y la IMDA se convirtió en la Autoridad Peppol del país. Establece las reglas locales, acredita a los proveedores de puntos de acceso y mantiene la red en funcionamiento día a día.

Una empresa conectada a InvoiceNow obtiene un ID de Peppol vinculado a su Unique Entity Number (UEN). Esto funciona como una dirección que la red usa para enrutar las facturas correctamente, de la misma manera que una dirección de correo electrónico le indica a un servidor de correo dónde enviar un mensaje. Una vez que tienes ese ID, una factura enviada a través de InvoiceNow llegará al destinatario correcto sin importar el software de contabilidad de ninguna de las partes, siempre que ambas estén conectadas a Peppol.

¿Cómo funciona InvoiceNow?

InvoiceNow se basa en lo que se llama un modelo de cuatro esquinas. Cada empresa se conecta a través de un proveedor de punto de acceso acreditado en lugar de comunicarse con la red misma, y el proveedor se encarga de la transferencia en ambos extremos.

Funciona de la siguiente manera:

• Esquina 1 (C1): El sistema del vendedor donde se origina la factura — generalmente, su software de contabilidad o de facturación

• Esquina 2 (C2): El proveedor de punto de acceso acreditado del vendedor, que convierte la factura en UBL XML (siguiendo el estándar de Peppol) y la envía a la red

• Esquina 3 (C3): El proveedor de punto de acceso del comprador, que recibe la transmisión y la prepara para el sistema del comprador

• Esquina 4 (C4): El sistema del comprador en el que la factura llega como datos estructurados, lista para que se pueda procesar sin necesidad de que nadie la vuelva a ingresar manualmente

Cómo configurar InvoiceNow

Configurar InvoiceNow es muy sencillo. A continuación te indicamos cómo hacerlo:

Regístrate para obtener un ID de Peppol

Tu proveedor de punto de acceso vincula este ID a tu UEN, que es la forma en que la red identifica a tu empresa.

Confirma que tu software cumple con los requisitos

Tu sistema de contabilidad o de facturación debe generar facturas en el formato UBL que requiere InvoiceNow.

Haz una prueba con un socio comercial real

Antes de que confíes plenamente en InvoiceNow, te recomendamos enviar unas pocas facturas reales a través de la red a fin de detectar problemas de formato mientras los riesgos son bajos.

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica para las empresas de Singapur?

InvoiceNow elimina los pasos manuales que retrasan las facturas y generan errores. Los principales beneficios de la facturación electrónica incluyen los siguientes:

• Procesamiento más rápido: Las facturas se mueven entre los sistemas en cuestión de minutos, en lugar de los días que puede tardar en abrirse, comprobarse e ingresarse manualmente un archivo PDF en un sistema de contabilidad.

• Menos trabajo manual: No hay necesidad de volver a ingresar los números de las facturas, los montos o las partidas, lo que reduce el costo de la mano de obra de procesar cada factura y libera al personal para el trabajo que realmente requiere que lo haga una persona.

• Mayor precisión: Debido a que los datos se mueven de computadora a computadora en un formato estructurado, no hay un paso de ingreso de datos en el que un error tipográfico podría crear una discrepancia entre lo que facturó el vendedor y lo que registró el comprador.

¿De qué manera afecta InvoiceNow el cumplimiento de la normativa de la IRAS para las empresas?

La IRAS y la IMDA administran en conjunto el GST InvoiceNow Requirement, un esfuerzo gradual para que las empresas registradas para el GST transmitan los datos de las facturas a través de la red directamente a la IRAS y la utilicen para enviar facturas a los socios comerciales. De esta manera, la IRAS obtiene un flujo más constante de registros de transacciones en lugar de un resumen periódico, razón por la cual los reguladores prefieren, en primer lugar, la facturación electrónica estructurada por encima de los archivos PDF o los documentos en papel. La implementación tiene varias etapas y no es inmediata para todas las empresas.

Estas son las diferentes fases:

• Noviembre de 2025: Las empresas recién constituidas que se registraron para el GST de forma voluntaria se convirtieron en el primer grupo obligado a transmitir los datos de las facturas a través de InvoiceNow.

• Abril de 2026: El requisito se amplió a todos los nuevos registrados voluntarios para el GST, independientemente de la fecha de constitución.

• Fase posterior: Las empresas registradas para el GST existentes se están integrando gradualmente desde abril de 2028 hasta abril de 2031, en función de sus suministros anuales sujetos a impuestos.

Dado que los plazos y los criterios de idoneidad pueden variar a medida que la IRAS perfecciona la implementación, se recomienda que la empresa confirme sus propias obligaciones directamente con la IRAS o con un asesor fiscal.

¿Qué deberían tener en cuenta las empresas antes de adoptar InvoiceNow?

Antes de adoptar InvoiceNow, tendrás que configurar tu empresa para utilizarlo. A continuación, te indicamos lo que debes confirmar primero:

• Proveedor de punto de acceso: Comprueba si tu software de contabilidad actual ya se conecta a Peppol o si será necesario que agregues un proveedor de punto de acceso independiente.

• Preparación de los socios comerciales: Enviar facturas a través de la red solo funciona si la empresa del otro lado también está conectada. Por lo tanto, vale la pena comprobar qué clientes o proveedores ya están en InvoiceNow antes de asumir que todas las facturas se pueden trasladar digitalmente desde el primer día.

• Registro de un ID de Peppol: Tendrás que registrar un ID de Peppol vinculado a tu UEN, por lo general, a través del proveedor de punto de acceso que elijas.

• Integridad de los datos: Tu configuración de facturación debe capturar de manera correcta y constante los campos que requiere InvoiceNow, como los montos del GST y los números de registro, así como los programas de impuestos de las partidas, ya que los espacios vacíos o el formato irregular a menudo provocan que se rechacen las transmisiones.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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