ธุรกิจในสิงคโปร์ต้องจัดการกับ 2 ระบบที่ทำงานซ้อนทับกัน ได้แก่ InvoiceNow ซึ่งเป็นเครือข่ายการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระดับชาติที่สร้างขึ้นบนเครือข่าย Pan-European Public Procurement Online (Peppol) และข้อกำหนดที่ตั้งขึ้นโดย Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS) โดย InvoiceNow จะย้ายข้อมูลใบแจ้งหนี้ระหว่างระบบบัญชีโดยตรงแทนที่จะส่งออกเป็นเอกสาร PDF หรือกระดาษ IRAS กำลังค่อยๆ กำหนดให้ ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีสินค้าและบริการ (GST) ต้องใช้ระบบนี้ในการรายงานภาษีเช่นกัน

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีการทำงานของเครือข่ายการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ประโยชน์ที่ได้รับนอกเหนือจากการปฏิบัติตามข้อกำหนด และสิ่งที่ธุรกิจต้องดำเนินการก่อนเชื่อมต่อกับเครือข่าย

ประเด็นสำคัญ

• InvoiceNow จะย้ายข้อมูลใบแจ้งหนี้ระหว่างระบบบัญชีโดยตรงโดยใช้โมเดลแบบ 4 มุม ซึ่งช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองจากทั้ง 2 ฝ่าย

• IRAS กำลังทยอยบังคับใช้ข้อกำหนดที่ให้ธุรกิจที่จดทะเบียน GST ส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ผ่านเครือข่าย โดยเริ่มจากผู้จดทะเบียนโดยสมัครใจรายใหม่

• ในการนำ InvoiceNow มาใช้ คุณจะต้องยืนยันความเข้ากันได้ของซอฟต์แวร์ ลงทะเบียน Peppol ID และทดสอบกับคู่ค้าจริง

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คือการแลกเปลี่ยนข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยตรงระหว่างซอฟต์แวร์ของผู้ซื้อและผู้ขายในรูปแบบที่ระบบปลายทางสามารถอ่านได้โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง โดยใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะอยู่ในรูปแบบข้อมูลที่มีโครงสร้าง ซึ่งมักจะเป็น Universal Business Language (UBL) XML และจะถูกส่งเข้าสู่ซอฟต์แวร์บัญชีของผู้รับโดยตรงตามแต่ละช่องข้อมูล

InvoiceNow ในสิงคโปร์คืออะไร

InvoiceNow คือเครือข่ายการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระดับชาติของสิงคโปร์ซึ่งสร้างและดำเนินการโดย Infocomm Media Development Authority (IMDA) โดยเปิดตัวในปี 2019 และเป็นหนึ่งในเครือข่ายการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ Peppol ซึ่งเปิดดำเนินงานอย่างเต็มรูปแบบแห่งแรกๆ นอกยุโรป

Peppol เริ่มต้นจากการเป็นเฟรมเวิร์กสำหรับกำหนดมาตรฐานวิธีที่หน่วยงานรัฐและธุรกิจใช้ในการแลกเปลี่ยนเอกสารการจัดซื้อ สิงคโปร์ได้นำระบบนี้มาปรับใช้เพื่อให้ครอบคลุมกลุ่มธุรกิจที่กว้างขึ้น และ IMDA ก็ได้กลายมาเป็นหน่วยงานกำกับดูแล Peppol ของประเทศ โดยทำหน้าที่กำหนดกฎเกณฑ์ในพื้นที่ ให้การรับรองผู้ให้บริการจุดเข้าใช้งาน และดูแลให้เครือข่ายทำงานได้อย่างราบรื่นในแต่ละวัน

ธุรกิจที่เชื่อมต่อกับ InvoiceNow จะได้รับ Peppol ID ที่ผูกกับ Unique Entity Number (UEN) ของตน ซึ่งทำหน้าที่เสมือนที่อยู่ที่เครือข่ายใช้เพื่อกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ให้ถูกต้องในลักษณะเดียวกับที่ที่อยู่อีเมลบอกเซิร์ฟเวอร์อีเมลว่าจะต้องส่งข้อความไปที่ใด เมื่อคุณมี ID ดังกล่าวแล้ว ใบแจ้งหนี้ที่ส่งผ่าน InvoiceNow ก็จะไปถึงผู้รับที่ถูกต้องโดยไม่คำนึงว่าซอฟต์แวร์บัญชีของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งจะเป็นแบบใด ตราบใดที่ทั้งสองฝ่ายเชื่อมต่อกับ Peppol

InvoiceNow ทำงานอย่างไร

InvoiceNow ทำงานโดยใช้สิ่งที่เรียกว่าโมเดล 4 มุม โดยทุกธุรกิจจะเชื่อมต่อผ่านผู้ให้บริการจุดเข้าใช้งานที่ได้รับการรับรองแทนที่จะสื่อสารกับเครือข่ายโดยตรง และผู้ให้บริการจะทำหน้าที่จัดการการโอนข้อมูลของทั้งสองฝ่าย

วิธีการทำงานมีดังนี้

• มุมที่ 1 (C1): ระบบของผู้ขายอันเป็นจุดเริ่มต้นของใบแจ้งหนี้ ซึ่งมักจะเป็นซอฟต์แวร์บัญชีหรือซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้

• มุมที่ 2 (C2): ผู้ให้บริการจุดเข้าใช้งานที่ได้รับการรับรองของผู้ขาย ซึ่งจะแปลงใบแจ้งหนี้ให้เป็นรูปแบบ UBL XML (ตามมาตรฐาน Peppol) แล้วส่งไปยังเครือข่าย

• มุมที่ 3 (C3): ผู้ให้บริการจุดเข้าใช้งานของผู้ซื้อ ซึ่งจะรับการส่งข้อมูลและเตรียมข้อมูลสำหรับระบบของผู้ซื้อ

• มุมที่ 4 (C4): ระบบของผู้ซื้อที่รับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบข้อมูลที่มีโครงสร้าง ซึ่งพร้อมสำหรับดำเนินการโดยไม่ต้องมีใครพิมพ์ใหม่ด้วยตนเอง

คุณจะตั้งค่า InvoiceNow ได้อย่างไร

การกำหนดค่า InvoiceNow นั้นเรียบง่ายและทำได้ดังนี้

ลงทะเบียนเพื่อรับ Peppol ID

ผู้ให้บริการจุดเข้าใช้งานของคุณจะผูก ID นี้เข้ากับ UEN ของคุณ ซึ่งเป็นวิธีที่เครือข่ายใช้เพื่อระบุธุรกิจของคุณ

ยืนยันว่าซอฟต์แวร์ของคุณตรงตามข้อกำหนด

ระบบบัญชีหรือระบบการออกใบแจ้งหนี้ของคุณจะต้องสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ UBL ตามที่ InvoiceNow กำหนด

ทดสอบกับคู่ค้าที่ใช้งานจริง

ก่อนที่คุณจะใช้งาน InvoiceNow อย่างเต็มรูปแบบ คุณควรลองส่งใบแจ้งหนี้จริงผ่านเครือข่าย 2-3 ฉบับเพื่อตรวจหาปัญหาด้านรูปแบบในขณะที่ยังไม่มีความเสี่ยงมากนัก

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจในสิงคโปร์

InvoiceNow ช่วยตัดขั้นตอนที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองซึ่งทำให้การออกใบแจ้งหนี้ล่าช้าและเกิดข้อผิดพลาด โดยประโยชน์หลักของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีดังนี้

• ประมวลผลเร็วขึ้น: ใบแจ้งหนี้จะย้ายไปมาระหว่างระบบได้ในเวลาไม่กี่นาที แทนที่จะใช้เวลาหลายวันเหมือนการรอเปิดและตรวจสอบไฟล์ PDF จากนั้นจึงป้อนข้อมูลลงในระบบบัญชีด้วยตนเอง

• ลดการทำงานด้วยตนเอง: คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์หมายเลขใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน หรือบรรทัดรายการใหม่ ซึ่งช่วยลดต้นทุนแรงงานในการดำเนินการกับใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ และช่วยให้พนักงานมีเวลาไปทำงานที่จำเป็นต้องใช้คนจริงๆ ได้

• ความแม่นยำสูงขึ้น: เนื่องจากข้อมูลย้ายจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งในรูปแบบที่มีโครงสร้าง จึงไม่มีขั้นตอนการป้อนข้อมูลที่อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดจากการพิมพ์จนยอดเรียกเก็บเงินของผู้ขายไม่ตรงกับยอดที่ผู้ซื้อบันทึกไว้

InvoiceNow มีผลต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ IRAS สำหรับธุรกิจอย่างไร

IRAS และ IMDA ร่วมกันบริหารจัดการข้อกำหนด GST InvoiceNow ซึ่งเป็นความพยายามแบบค่อยเป็นค่อยไปในการกำหนดให้ธุรกิจที่จดทะเบียน GST ส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ผ่านเครือข่ายไปยัง IRAS โดยตรงและใช้เครือข่ายนี้ส่งใบแจ้งหนี้ให้คู่ค้า ด้วยวิธีนี้ IRAS จะได้รับบันทึกธุรกรรมอย่างต่อเนื่องมากกว่าการสุ่มตรวจสอบเป็นระยะ ซึ่งเป็นเหตุผลสำคัญที่ทำให้หน่วยงานกำกับดูแลสนับสนุนการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้างมากกว่าการใช้ไฟล์ PDF หรือกระดาษ โดยการบังคับใช้จะแบ่งออกเป็นหลายระยะและจะยังไม่มีผลกับทุกธุรกิจในทันที

ระยะต่างๆ มีดังนี้

• พฤศจิกายน 2025: บริษัทจัดตั้งใหม่ที่จดทะเบียน GST โดยสมัครใจเป็นกลุ่มแรกที่ต้องส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ผ่าน InvoiceNow

• เมษายน 2026: ข้อกำหนดนี้ครอบคลุมผู้จดทะเบียน GST โดยสมัครใจรายใหม่ทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงวันที่จัดตั้งบริษัท

• ระยะถัดไป: ธุรกิจที่จดทะเบียน GST อยู่แล้วกำลังจะเริ่มเข้าสู่ระบบตั้งแต่เดือนเมษายน 2028 ถึงเดือนเมษายน 2031 โดยพิจารณาจากยอดขายที่ต้องเสียภาษีประจำปีของธุรกิจ

เนื่องจากกำหนดเวลาและเกณฑ์คุณสมบัติอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้เมื่อ IRAS ปรับปรุงการใช้งาน ธุรกิจจึงควรยืนยันภาระผูกพันของตนโดยตรงกับ IRAS หรือที่ปรึกษาด้านภาษี

ธุรกิจควรพิจารณาเรื่องใดบ้างก่อนนำ InvoiceNow มาใช้

ก่อนนำ InvoiceNow มาใช้ คุณจะต้องกำหนดค่าธุรกิจของคุณให้พร้อมใช้งานก่อน โดยมีสิ่งที่คุณควรยืนยันเป็นอันดับแรกดังนี้

• ผู้ให้บริการจุดเข้าใช้งาน: ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์บัญชีที่คุณใช้งานอยู่เชื่อมต่อกับ Peppol อยู่แล้วหรือไม่ หรือคุณจำเป็นต้องเพิ่มผู้ให้บริการจุดเข้าใช้งานแยกต่างหาก

• ความพร้อมของคู่ค้า: การส่งใบแจ้งหนี้ผ่านเครือข่ายจะทำงานได้ก็ต่อเมื่อธุรกิจอีกฝ่ายเชื่อมต่ออยู่ด้วยเช่นกัน ดังนั้นคุณจึงควรตรวจสอบดูว่าลูกค้าหรือผู้จัดจำหน่ายรายใดใช้งาน InvoiceNow อยู่แล้วบ้างก่อนที่จะสรุปว่าใบแจ้งหนี้ทุกฉบับจะสามารถส่งในรูปแบบดิจิทัลได้ตั้งแต่วันแรก

• การลงทะเบียน Peppol ID: คุณจะต้องลงทะเบียนเพื่อรับ Peppol ID ที่ผูกกับ UEN ของคุณ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะทำผ่านผู้ให้บริการจุดเข้าใช้งานใดก็ตามที่คุณเลือก

• ความครบถ้วนของข้อมูล: การกำหนดค่าการออกใบแจ้งหนี้ของคุณจะต้องบันทึกช่องข้อมูลที่ InvoiceNow กำหนดได้อย่างถูกต้องและสม่ำเสมอ เช่น ยอด GST รวมถึงหมายเลขการจดทะเบียน และกำหนดการคิดภาษีสำหรับบรรทัดรายการ เนื่องจากข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนหรือรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกันมักจะทำให้การส่งข้อมูลถูกปฏิเสธ

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ช่วยให้ขั้นตอนเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การจัดทำใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ก็จะช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำงานอัตโนมัติในส่วนบัญชีลูกหนี้: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การบัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถลดความซับซ้อนของขั้นตอนลูกหนี้การค้า หรือเริ่มใช้งานวันนี้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ InvoiceNow