Företag i Singapore måste navigera i två överlappande system: InvoiceNow, det nationella nätverket för e-fakturering som bygger på nätverket Pan-European Public Procurement Online (Peppol), och krav som fastställts av Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS). InvoiceNow flyttar fakturadata direkt mellan bokföringssystem i stället för att exportera den som ett PDF- eller pappersdokument. IRAS inför gradvis krav på att företag som är registrerade för goods and services tax (GST) även ska använda det för skatteredovisning.

Nedan förklarar vi hur nätverket för e-fakturering fungerar, vilka fördelar det ger utöver efterlevnad, och vad ett företag behöver göra innan det ansluter sig.

Viktiga lärdomar

• InvoiceNow flyttar fakturadata direkt mellan bokföringssystem med hjälp av en fyrhörnsmodell, vilket tar bort manuell inmatning i båda ändar.

• IRAS fasar in ett krav på att GST-registrerade företag ska överföra fakturadata via nätverket, med start för nya frivilligt registrerade.

• För att börja använda InvoiceNow måste du bekräfta att din programvara är kompatibel, registrera ett Peppol-id och testa med en riktig handelspartner.

Vad är e-fakturering?

E-fakturering är ett direkt utbyte av fakturadata mellan en köpares och säljares programvara i ett format som det mottagande systemet kan läsa utan manuell datainmatning. En e-faktura anländer som strukturerad data, vanligtvis Universal Business Language (UBL) XML, och flödar direkt in i mottagarens bokföringsprogram, fält för fält.

Vad är InvoiceNow i Singapore?

InvoiceNow är Singapores rikstäckande nätverk för e-fakturering som byggs och drivs av Infocomm Media Development Authority (IMDA). Det lanserades 2019 och är ett av de första fullt fungerande Peppol-baserade nätverken för e-fakturering utanför Europa.

Peppol startade som ett ramverk för att standardisera hur statliga myndigheter och företag utbyter upphandlingsdokument. Singapore anpassade det för en bredare företagsmålgrupp, och IMDA blev landets Peppol-myndighet. Den fastställer lokala regler, ackrediterar leverantörer av åtkomstpunkter och håller nätverket igång från dag till dag.

Ett företag som är anslutet till InvoiceNow får ett Peppol-id kopplat till sitt Unique Entity Number (UEN). Detta fungerar som en adress som nätverket använder för att dirigera fakturor korrekt, på samma sätt som en e-postadress talar om för en e-postserver var ett meddelande ska skickas. När du väl har detta id kommer en faktura som skickas via InvoiceNow att nå rätt mottagare oavsett vilken av sidornas bokföringsprogram som används, förutsatt att båda är anslutna till Peppol.

Hur fungerar InvoiceNow?

InvoiceNow körs på en så kallad fyrhörnsmodell. Varje företag ansluter via en ackrediterad leverantör av åtkomstpunkter i stället för att kommunicera med själva nätverket, och leverantören hanterar överföringen i båda ändar.

Så här fungerar det:

• Hörn 1 (C1): Säljarens system där fakturan skapas – vanligtvis dess bokförings- eller faktureringsprogram

• Hörn 2 (C2): Säljarens ackrediterade leverantör av åtkomstpunkter, som konverterar fakturan till UBL XML (enligt Peppol-standarden) och skickar den till nätverket

• Hörn 3 (C3): Köparens leverantör av åtkomstpunkter, som tar emot överföringen och förbereder den för köparens system

• Hörn 4 (C4): Köparens system där fakturan anländer som strukturerad data, redo att behandlas utan att någon behöver skriva in den manuellt igen

Hur konfigurerar man InvoiceNow

Det är enkelt att konfigurera InvoiceNow. Så här gör du:

Registrera ett Peppol-id

Din leverantör av åtkomstpunkter kopplar detta id till ditt UEN, vilket är hur nätverket identifierar ditt företag.

Bekräfta att din programvara uppfyller kraven

Ditt bokförings- eller faktureringssystem måste generera fakturor i det UBL-format som InvoiceNow kräver.

Testa med en riktig handelspartner

Innan du förlitar dig helt på InvoiceNow är det värt att skicka några riktiga fakturor via nätverket för att upptäcka formateringsproblem medan insatserna är låga.

Vilka är fördelarna med e-fakturering för företag i Singapore?

InvoiceNow eliminerar de manuella steg som saktar ner fakturor och skapar fel. De främsta fördelarna med e-fakturering inkluderar:

• Snabbare hantering: Fakturor flyttas mellan system på några minuter snarare än de dagar det kan ta för en PDF att öppnas, kontrolleras och matas in manuellt i ett bokföringssystem.

• Minskat manuellt arbete: Det finns inget behov av att skriva in fakturanummer, belopp eller poster igen, vilket minskar arbetskostnaden för att behandla varje faktura och frigör personal för arbete som faktiskt kräver en person.

• Förbättrad noggrannhet: Eftersom data flyttas från dator till dator i ett strukturerat format, finns det inget inmatningssteg där ett stavfel skulle kunna skapa en bristande överensstämmelse mellan vad säljaren fakturerade och vad köparen registrerade.

Hur påverkar InvoiceNow efterlevnaden av IRAS för företag?

IRAS och IMDA administrerar gemensamt GST InvoiceNow Requirement, en stegvis insats för att få GST-registrerade företag att överföra fakturadata via nätverket direkt till IRAS och använda det för att skicka fakturor till handelspartner. På detta sätt får IRAS ett jämnare flöde av transaktionsposter i stället för en periodisk ögonblicksbild, vilket är anledningen till att tillsynsmyndigheter föredrar strukturerad e-fakturering framför PDF- eller pappersdokument från första början. Utrullningen sker i flera steg och sker inte omedelbart för alla företag.

Här är de olika faserna:

• November 2025: Nystartade företag som registrerade sig frivilligt för GST blev den första gruppen som var skyldig att överföra fakturadata via InvoiceNow.

• April 2026: Kravet utökades till alla nya frivilligt GST-registrerade, oavsett registreringsdatum.

• Senare fas: Befintliga GST-registrerade företag fasas in från april 2028 till april 2031, baserat på deras årliga skattepliktiga leveranser.

Eftersom tidslinjer och behörighetskriterier kan ändras när IRAS förfinar utrullningen, bör ett företag bekräfta sina egna skyldigheter direkt med IRAS eller en skatterådgivare.

Vad bör företag tänka på innan de börjar använda InvoiceNow?

Innan du börjar använda InvoiceNow måste du konfigurera ditt företag för att använda det. Här är vad du bör bekräfta först:

• Leverantör av åtkomstpunkter: Kontrollera om din befintliga bokföringsprogramvara redan ansluter till Peppol eller om du behöver lägga till en separat leverantör av åtkomstpunkter ovanpå den.

• Handelspartnerns beredskap: Att skicka fakturor via nätverket fungerar bara om företaget i andra änden också är anslutet. Det är därför värt att kontrollera vilka kunder eller leverantörer som redan använder InvoiceNow innan du antar att varje faktura kan flyttas digitalt från dag ett.

• Registrering av Peppol-id: Du måste registrera ett Peppol-id kopplat till ditt UEN, i allmänhet via den leverantör av åtkomstpunkter du väljer.

• Datakompletthet: Din faktureringsuppsättning måste korrekt och konsekvent samla in de fält som InvoiceNow kräver, såsom GST-belopp och registreringsnummer samt skattescheman för poster, eftersom luckor eller inkonsekvent formatering ofta leder till avvisade överföringar.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera AR: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din AR-process eller börja idag.

Vanliga frågor om InvoiceNow