Abrir una cafetería puede ser atractivo porque combina creatividad y comunidad con un ritual diario para muchas personas. Una cafetería también puede convertirse en un negocio próspero, dado que el mercado mundial del café tuvo un valor estimado de 223.780 millones de dólares en 2023 y con previsiones de crecimiento hasta 2030. Sin embargo, hay que tomar muchas decisiones antes de que puedas preparar tu primer cappuccino: tienes que elaborar tu concepto, encontrar la ubicación adecuada, diseñar el espacio y averiguar cómo hacer que la tienda sea rentable.

A continuación encontrarás una guía sobre cómo abrir una cafetería que incluye, por ejemplo, cómo elegir una ubicación y detalles sobre el sistema de pago.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué abrir una cafetería?
  
• ¿Cómo eliges la ubicación adecuada para tu cafetería?
  
• ¿Qué permisos y licencias se requieren para abrir una cafetería?
  
• ¿Cómo diseñas y equipas tu cafetería?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe a tu cafetería?
  

¿Por qué abrir una cafetería?

Iniciar tu propio negocio te da la libertad de emprender. Puedes diseñar el espacio, desarrollar la marca y dar forma a la experiencia del cliente de una manera que encaje con tu visión. El hecho de que abras una cafetería dependerá de tus objetivos e intereses. Estas son las motivaciones más comunes para hacerlo:

• Te apasiona el café y la hostelería: Si te apasiona el café, su preparación y su cultura, tener una tienda te permite compartir esa pasión con los demás. Tendrás la oportunidad de experimentar con tuestes, métodos de preparación y opciones creativas de menú.

• Te gusta la naturaleza del trabajo: Muchas personas se sienten atraídas por el ritmo diario de gestionar una cafetería. Es práctico, se centra en las personas y, a menudo, se trabaja en entorno positivo.

• Quieres construir una comunidad: Una cafetería a menudo sirve como un centro donde las personas se reúnen para trabajar, socializar o relajarse. Si te gusta crear un espacio acogedor para los demás, dirigir una cafetería puede ser gratificante. También puede ayudarte a establecer conexiones dentro de tu comunidad.

• Quieres trabajar en un sector en crecimiento: La industria del café sigue creciendo, con una demanda constante de café de especialidad y de tercera ola. Aunque la industria es competitiva, siempre hay espacio para un concepto único, ya sea un tema de nicho, un enfoque en la sostenibilidad o un énfasis en los productos locales.

• Buscas una salida creativa: Con una cafetería, puedes expresar la creatividad en áreas como el diseño del espacio y las ofertas del menú y la marca. También puede reflejar tu estilo o intereses, lo que hace que el negocio tenga una dimensión profundamente personal.

• Quieres obtener beneficios: Con la ubicación, los precios y la eficiencia operativa adecuados, las cafeterías pueden generar ingresos constantes. Cuando las tiendas se abastecen sabiamente, artículos como el café y los pasteles suelen tener fuertes márgenes de beneficio.

¿Cómo eliges el lugar adecuado para tu cafetería?

La ubicación de una cafetería puede hacer florecer o descarrilar el negocio, por lo que vale la pena tomarse el tiempo para hacerlo bien. Debes considerar cómo la ubicación se ajusta a tu concepto, clientes y objetivos a largo plazo y determinar dónde acceder a la mayor cantidad de tráfico peatonal. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Conoce a tu cliente: ¿A quién vas a servir? La ubicación "correcta" depende completamente de tu cliente objetivo. Si atiendes a personas de paso o que van a trabajar, debes estar cerca de los centros de tránsito o en sus rutas diarias. Si tu objetivo son freelancers o estudiantes, la proximidad a campus, bibliotecas o espacios de coworking es clave. ¿Familias? Piensa en vecindarios con parques y escuelas. El ambiente y el menú de tu tienda deben coincidir con las personas de la zona, así que define ese público antes de empezar a buscar.

• Visita posibles ubicaciones: Explora las áreas que te estás planteando. Pasa tiempo en vecindarios potenciales en diferentes momentos del día y de la semana. Observa cómo se mueve la gente, dónde se detiene y si los negocios cercanos tienen afluencia de clientes. Hazte una idea de la energía de la zona. A veces verás cosas, como un parque cercano sin espacios donde tomar un café, que no aparecen en los informes de mercado, pero que podrían ser oportunidades de oro.

• Piensa en la visibilidad y las primeras impresiones: La gente necesita ver tu tienda, en sentido literal y figurado. Las ubicaciones en las esquinas, los espacios con grandes ventanales o los lugares cerca de puntos de referencia clave tienden a llamar la atención. Piensa en la impresión inmediata que tienen las personas al entrar. ¿La ubicación te facilita la creación de la atmósfera que buscas? De lo contrario, es posible que inviertas mucho tiempo y dinero arreglándolo más adelante.

• Analiza la competencia: Estudia otras cafeterías de la zona. ¿Cuál es su clientela? ¿Lo están haciendo bien o el lugar no parece tener mucha actividad? Si te enfrentas a varias tiendas establecidas con clientes fidelizados, necesitarás un ángulo fuerte para competir. Por otro lado, si no hay competencia, pregúntate por qué. A veces es un hueco en el mercado; otras veces, no hay demanda. Asegúrate de saber de cuál se trata.

• Analiza el tipo de tráfico peatonal: El tráfico peatonal es importante, pero el tráfico adecuado es más importante. Operar en una bulliciosa franja de boutiques de lujo no va a ayudar mucho si vas a vender «drip coffee» (café de filtro) de 3 € a los estudiantes. Busca lugares con negocios o atracciones que complementen tu concepto, por ejemplo, gimnasios para bebidas para llevar o galerías de arte para un público creativo. La proximidad a oficinas, escuelas y áreas residenciales puede ser importante, dependiendo de tu público.

• Estudia el estacionamiento y la accesibilidad: En las zonas urbanas, la gente puede caminar o moverse en transporte público. En las zonas de extrarradio, el estacionamiento a menudo no es negociable. De cualquier manera, tu ubicación debe ser de fácil acceso. Asegúrate de que haya espacio para bicicletas y cochecitos o incluso suficiente espacio para caminar cómodamente y gestionar un pedido para llevar.

• Evalúa el valor que estás obteniendo por el alquiler: Un alquiler alto no siempre es malo, pero debe tener sentido. Un rincón concurrido en el centro de la ciudad puede justificar pagar un poco más porque garantiza volumen. Pero si estás pagando mucho por un lugar que es difícil de encontrar o que no encaja con tu público, eso disminuirá tus ganancias. Ten en cuenta el alquiler, los servicios públicos, el mantenimiento y la cantidad de ingresos que necesitas de manera realista para que todo valga la pena.

• Ten en cuenta la trayectoria del barrio: Haz una proyección al futuro. Un vecindario prometedor podría ser una gran oportunidad, pero solo si realmente está en crecimiento. Habla con otros dueños de negocios, verifica los planes de desarrollo de la ciudad y busca signos de crecimiento, como nuevos apartamentos y negocios que se instalen en la misma zona. No te fíes demasiado del potencial futuro, ya que lo que necesitas es que el lugar te funcione ahora.

Una vez que hayas encontrado el lugar, tómate tu tiempo estudiando el contrato de arrendamiento. Un contrato de arrendamiento más largo puede parecer un buen negocio, pero puede ponerte en una mala situación si las cosas no salen según lo previsto. Negocia la flexibilidad, por ejemplo, opciones para renovar, aumentos de alquiler vinculados a los ingresos o cláusulas que te favorezcan si el propietario vende o rehabilita la propiedad. Vale la pena contratar a un abogado para que revise el contrato de arrendamiento.

¿Qué permisos y licencias se necesitan para abrir una cafetería?

Los permisos y licencias necesarios para abrir una cafetería dependen de tu ubicación, pero ten en cuenta que existen algunos requisitos universales de en materia de salud, seguridad y zonificación. Estos son los que debes considerar para operar legalmente:

• Licencia comercial: Las cafeterías suelen necesitar una licencia comercial básica expedida por la administración local, que registra la empresa para que pueda operar en la zona. El proceso y la tasa varían según la ubicación, así que consulta con el departamento comercial de tu administración local.

• Permiso de vendedor (o permiso de impuesto sobre las ventas): Si vendes artículos sujetos a impuestos, como café, pasteles y mercancías, necesitarás un permiso de vendedor. Esto te permite recaudar el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el valor añadido (IVA) o el impuesto sobre bienes y servicios (GST), que debes declarar y remitir a la agencia tributaria de tu jurisdicción.

• Permiso del departamento de salud: El departamento de salud local inspeccionará tu cafetería para asegurarse de que cumpla con los estándares en materia de salud y seguridad. Tu tienda deberá contar con áreas adecuadas de saneamiento, almacenamiento de alimentos y preparación antes de que pueda abrir. Debes estar preparado para someterte a inspecciones periódicas después de abrir.

• Permiso de manipulador de alimentos o certificación de gerente: Dependiendo de las regulaciones locales, es posible que tú y tus empleados necesiten certificaciones de manipulador de alimentos. Se trata de cursos cortos sobre seguridad e higiene de los alimentos, generalmente seguidos de una prueba. Algunas áreas también requieren que al menos un gerente en el establecimiento obtenga una certificación de seguridad alimentaria de nivel superior.

• Permisos de construcción o zonificación: Si vas a alquilar o comprar un espacio, asegúrate de que esté zonificado para una cafetería. Si tienes previsto remodelar el espacio, agregar letreros o instalar equipos, es probable que necesites permisos de construcción y la aprobación de la oficina de planificación del municipio. Trabaja en estrecha colaboración con tu arrendador y con los contratistas para garantizar el cumplimiento de la normativa.

• Permiso del departamento de bomberos: Las cafeterías deben cumplir con las normas de seguridad contra incendios, especialmente si tienen asientos o usan ciertos equipos, como hornos y máquinas de café espresso. El departamento de bomberos inspeccionará tu espacio para verificar el cumplimiento de la normativa, lo que podría obligarte a tener sistemas de aspersores, extintores de incendios y salidas adecuadas.

• Licencia musical: Si tienes previsto reproducir música en tu tienda (incluso de Spotify o Pandora), es posible que necesites una licencia de interpretación pública de organizaciones como la Sociedad Estadounidense de Compositores, Autores y Editores (ASCAP), la Sociedad de Autores y Compositores Teatrales Europeos (SESAC) o la Sociedad General de Autores de España (SGAE). Esta licencia cubre las regalías a los artistas y es necesaria tanto si la música es en vivo como si está grabada.

• Número de identificación fiscal: Si operas como una sociedad anónima o contratas empleados, necesitarás un número de identificación fiscal, como un número de identificación del empleador (EIN) en los Estados Unidos. La administración utiliza este número para fines fiscales. Incluso si eres el único propietario, es una buena idea obtener un número en caso de que tu negocio crezca.

• Permiso de señalización: ¿Quieres colgar un cartel en el exterior? Muchas ciudades requieren un permiso para eso. Consulta las regulaciones locales para asegurarte de que tu señalización cumpla con las pautas de tamaño, ubicación y estética.

• Permiso de eliminación de residuos: Algunas ciudades exigen que las empresas tengan un plan para la eliminación adecuada de residuos, especialmente si van a manipular restos de comida o grasa o van a utilizar una gran cantidad de agua. Es posible que también necesites un permiso para un colector de grasas o establecer acuerdos con empresas de gestión de residuos.

• Permisos especiales para terrazas al aire libre: Si ofreces asientos en el patio o mesas al aire libre, es posible que necesites otro permiso. Algunas ciudades cobran tasas adicionales por usar las aceras públicas o el espacio al aire libre.

¿Cómo diseñas y equipas tu cafetería?

Diseñar y equipar tu cafetería consiste en equilibrar la forma y la función. Tu objetivo es crear un espacio que sea acogedor y que funcione de manera eficiente. Cada decisión que tomes afectará a la experiencia del cliente, al flujo de trabajo del personal y a tus beneficios. A continuación te explicamos cómo pensar todos los pasos del proceso.

Empieza con tu concepto y tu cliente

En primer lugar, decide el concepto de tu cafetería y el tipo de clientes que quieres captar. ¿Es tu tienda un espacio acogedor y centrado en la comunidad con muebles que no combinan y un ambiente local? ¿O es una cafetería elegante y moderna que atrae a los profesionales que toman su café para llevar? Cada elección de diseño (por ejemplo, distribución, mobiliario, equipo) debe reflejar esa visión.

Prioriza el diseño

Un diseño eficiente puede marcar la diferencia, especialmente durante las horas punta. Debes minimizar los pasos que tus camareros tienen que seguir para atender a los clientes. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Trastienda (flujo de trabajo del empleado/camarero): Coloca la máquina de espresso, los molinillos, el fregadero, el refrigerador y otras herramientas en un orden lógico. Piensa en dónde podrían ocurrir derrames o cuellos de botella y planifica en consecuencia.

• Espacio de atención al cliente (experiencia del cliente): Haz que desplazarse por el espacio sea fácil para los clientes. Proporciona líneas claras para hacer pedidos y recogerlos, crea suficiente espacio para que el cliente pueda quedarse sin sentirse apretado y un flujo lógico desde la entrada hasta el pago en la caja.

Elige materiales duraderos y fáciles de mantener

Las cafeterías experimentan mucho desgaste, así que debes elegir materiales que puedan soportar el tráfico peatonal intenso, las bebidas derramadas y la limpieza constante.

• Suelos: Elige algo duradero (por ejemplo, hormigón) sellado, baldosas con aspecto de madera o vinilo. Evita todo lo que sea demasiado resbaladizo.

• Mesas y mostradores: Busca superficies resistentes a los arañazos, especialmente para la barra. El cuarzo y el acero inoxidable son excelentes opciones para los mostradores.

• Asientos: Elige sillas y mesas resistentes que sean fáciles de limpiar. Considera piezas ligeras que se puedan reorganizar.

Apuesta por un diseño que favorezca el confort y un ambiente agradable

El diseño de tu tienda debe hacer que la gente quiera quedarse (o al menos volver). La iluminación, los asientos e incluso la insonorización pueden desempeñar un papel muy importante. A continuación te explicamos cómo abordar cada uno de estos aspectos:

• Iluminación: Utiliza una mezcla de luz natural e iluminación artificial cálida. Las luces de techo brillantes pueden parecer duras, así que es mejor poner luces colgantes sobre el mostrador y una iluminación más suave para las zonas de asiento.

• Asientos: Ofrezca una variedad de asientos: asientos de barra para clientes solos, mesas para grupos y rincones acogedores para personas que quieran trabajar o relajarse.

• Niveles de ruido: Piensa en poner paneles acústicos o usar otras opciones de insonorización para mantener bajo el ruido durante las horas de mayor afluencia.

Consigue máquinas de alta calidad

La maquinaria que elijas afectará a tu flujo de trabajo, la calidad de la bebida y los costes de los servicios. Invierte en herramientas de alta calidad que se ajusten al volumen que esperas:

• Máquina de café espresso: Este es tu equipo más importante. Elige una máquina que sea capaz manejar la demanda máxima sin sacrificar la consistencia. Marcas como La Marzocco y Slayer son muy demandadas por esta razón.

• Molinos: Necesitarás molinillos separados para el espresso y el café preparado. En este caso, la precisión y la velocidad son criterios fundamentales para que todo fluya.

• Configuración de café por goteo («drip coffee»): Las cafeteras de filtro como Fetco o Bunn son excelentes para gestionar volúmenes elevados, pero si tu enfoque está en el café «pour-over», asegúrate de tener las herramientas y la capacitación adecuadas.

• Refrigeración: Necesitarás refrigeradores y vitrinas fiables para que tus materias primas estén frescas y sean accesibles, incluida la leche y los postres.

• Filtración de agua: Trabajar con agua limpia es innegociable. Un sistema de filtración de alta calidad puede ofrecer un café de gran sabor y proteger tus máquinas.

Incorpora tecnología

Tu configuración tecnológica puede facilitar el trabajo de tus empleados y mejorar la experiencia del cliente. Elige muy bien a la hora de implementar estos componentes:

• Sistema de punto de venta (POS): Elige uno que sea intuitivo para tu personal y que se integre con tu procesador de pagos. Un lector inteligente que se empareje con tu dispositivo de sistema POS, como Stripe Terminal, facilitará el proceso de pago.

• Wi-Fi: Los clientes valoran positivamente que tengas un Wi-Fi fiable, especialmente si vas a atender a trabajadores remotos o estudiantes. Asegúrate de que sea rápido y gratuito.

• Sistema de pedidos en línea: Si ofreces comida para llevar o recoger, invierte en un sistema que se sincronice con las operaciones de tu tienda.

Invierte en imagen de marca y diseño visual

Tu imagen de marca debe ser coherente. Piensa en colores, texturas y elementos de diseño que reflejen la identidad de tu tienda.

• Señalización: Tu letrero exterior debe ser claro y visible, y tiene que encajar con tu marca. En el interior, los tableros con los menús y cualquier arte mural que utilices deben complementar el ambiente.

• Colores y decoración: Utiliza colores y materiales que sean coherentes con tu marca. Las plantas, las obras de arte y los pequeños detalles, como tazas y servilletas, pueden reforzar el ambiente.

• Colocación del logotipo: La colocación sutil del logotipo en paredes, tazas o incluso servilletas puede generar reconocimiento de marca sin que parezca exagerado.

Piensa en tu presupuesto a largo plazo

Es tentador no priorizar el diseño o la maquinaria para ahorrar dinero al principio, pero debes pensar en el impacto a largo plazo. Unos equipos duraderos, muebles de calidad y un diseño eficiente te ahorrarán dinero a largo plazo.

Cómo puede ayudar Stripe a tu cafetería

Si vas a abrir una cafetería, Stripe puede encargarse de gran parte del trabajo de pago y back-end. Stripe puede ayudarte en todos estos aspectos:

• Pagos más fáciles: Con Stripe, puedes aceptar tarjetas de crédito, tarjetas de débito, pagos sin contacto y opciones de monedero digital como Apple Pay en la caja. También puedes integrar el procesamiento de pagos en tu sitio web o aplicación para pedidos en línea o para recoger.

• Suscripciones y programas de fidelización: Stripe puede gestionar los pagos recurrentes de las suscripciones que quieras poner en marcha. También puede admitir tarjetas de regalo o un programa de fidelización a medida que tu negocio vaya creciendo.

• Compatibilidad: La mayoría de los sistemas en los que confías pueden integrarse con Stripe, ya sea tu sistema POS, tus tareas de seguimiento de inventario o tu software de contabilidad. Tus pagos y ventas se sincronizarán automáticamente.

• E-Commerce: Si quieres vender artículos de tu marca (p. ej., tazas, camisetas, galletas), Stripe puede gestionar esas transacciones en línea con la misma facilidad con la que vendes café.

• Prevención de fraude: Stripe tiene herramientas integradas para detectar transacciones sospechosas y ayudar a minimizar los contracargos.

• Escalabilidad: Stripe puede ir creciendo junto a ti sin reducir el ritmo ni requerir trabajo adicional, por ejemplo si abres un segundo local, añades servicios de catering o amplías tu tienda en línea.