Abrir una cafetería puede ser atractivo porque combina la creatividad y la comunidad con un ritual diario para muchas personas. Una cafetería también puede convertirse en un negocio próspero, dado que el mercado mundial del café tuvo un valor estimado de $223.78 mil millones en 2023 y se espera que crezca hasta 2030. Pero hay muchas decisiones que deben tomarse antes de que puedas preparar tu primer capuchino: tienes que elaborar tu concepto, encontrar la ubicación adecuada, diseñar el espacio y descubrir cómo hacer que la tienda sea rentable.

A continuación se muestra una guía para abrir una cafetería, que incluye cómo elegir una ubicación y detalles sobre un sistema de pago.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Por qué abrir una cafetería?
  
• ¿Cómo eliges la ubicación adecuada para tu cafetería?
  
• ¿Qué permisos y licencias se requieren para abrir una cafetería?
  
• ¿Cómo diseñas y equipas tu cafetería?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe a tu cafetería?
  

¿Por qué abrir una cafetería?

Iniciar tu propio negocio te da la libertad que otorgan los emprendimientos. Puedes diseñar el espacio, desarrollar la marca y dar forma a la experiencia del cliente de una manera que se alinee con tu visión. Si abres una cafetería o no dependerá de tus objetivos e intereses. Estas son las motivaciones más comunes para hacerlo:

• Te apasiona el café y los servicios de hospitalidad: Si te apasiona el café, su preparación y su cultura, tener una tienda te permite compartir esa pasión con los demás. Tendrás la oportunidad de experimentar con café tostado, métodos de preparación y opciones creativas de menú.

• Te gusta la naturaleza del trabajo: Muchos se sienten atraídos por el ritmo diario de administrar una cafetería. Es práctico, se centra en las personas y, a menudo, implica un entorno optimista.

• Quieres crear comunidad: Una cafetería a menudo sirve como un centro donde las personas se reúnen para trabajar, socializar o relajarse. Si te gusta crear un espacio acogedor para los demás, dirigir una cafetería puede ser gratificante. También puede ayudarte a establecer conexiones dentro de tu comunidad.

• Quieres trabajar en un sector en crecimiento: El sector del café continúa creciendo, con una demanda constante de café de especialidad y de tercera ola. Aunque la industria es competitiva, siempre hay espacio para un concepto único, ya sea un tema de nicho, un enfoque en la sostenibilidad o un énfasis en los productos locales.

• Quieres una salida creativa: Con una cafetería, puedes expresar tu creatividad en áreas como el diseño del espacio y las ofertas de menú y la marca. También puedes reflejar tu estilo o intereses, lo que hace que el negocio se sienta profundamente personal.

• Quieres obtener beneficios: Con la ubicación, los precios y la eficiencia operativa adecuados, las cafeterías pueden generar ingresos constantes. Cuando las tiendas se abastecen sabiamente, artículos como el café y los pasteles suelen tener fuertes márgenes de ganancia.

¿Cómo eliges la ubicación adecuada para tu cafetería?

La ubicación de una cafetería puede hacer o deshacer el negocio, por lo que vale la pena tomarse el tiempo para hacerlo bien. Debes considerar cómo la ubicación se adapta a tu concepto, clientes y objetivos a largo plazo y determinar dónde puedes acceder a la mayor cantidad de tráfico peatonal. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Conozca a su cliente: ¿A quién estás sirviendo? La ubicación "correcta" depende completamente de tu cliente objetivo. Si atiendes a los viajeros frecuentes, querrás estar cerca de los centros de tránsito o en sus rutas diarias. Si apuntas a trabajadores independientes o estudiantes, la proximidad a campus, bibliotecas o espacios de coworking es clave. ¿Familias? Piensa en vecindarios con parques y escuelas. El ambiente y el menú de tu tienda deben coincidir con la gente de la zona, por lo que debes definir ese público antes de empezar a buscar.

• Visita posibles ubicaciones: Explora las áreas que estás considerando. Pasa tiempo en vecindarios potenciales en diferentes momentos del día y de la semana. Observa cómo se mueve la gente, dónde se quedan y qué tan ocupados están los negocios cercanos. Hazte una idea de la energía de la zona. A veces verás cosas, como un parque cercano sin opciones de café, que no aparecerán en los informes de mercado, pero que podrían ser oportunidades de oro.

• Piensa en la visibilidad y las primeras impresiones: La gente necesita ver tu tienda, literal y figurativamente. Las ubicaciones en las esquinas, los espacios con grandes ventanales o los lugares cerca de los puntos de referencia clave tienden a llamar la atención. Piensa en la impresión inmediata que tienen las personas al entrar. ¿La ubicación te facilita crear el entorno que buscas? De no ser así, es posible que gastes mucho dinero en arreglarlo más tarde.

• Ten en cuenta a la competencia: Estudia otras cafeterías de la zona. ¿Cuál es su base de clientes? ¿Lo están haciendo bien o el lugar parece tranquilo? Si te enfrentas a varias tiendas establecidas con seguidores leales, necesitarás un ángulo fuerte para competir. Por otro lado, si no hay competencia, pregúntate por qué. A veces es una brecha en el mercado; otras veces, no hay demanda. Asegúrate de saber a qué se debe.

• Analiza el tipo de tráfico peatonal: El tráfico peatonal importa, pero el tipo correcto importa más. Operar en una bulliciosa franja de boutiques de lujo no va a ayudar mucho si estás vendiendo café de filtro de $3 a los estudiantes. Busca lugares con negocios o atracciones que complementen tu concepto, por ejemplo, gimnasios para bebidas para llevar o galerías de arte para un público creativo. La proximidad a oficinas, escuelas y áreas residenciales puede ser importante según tu público objetivo.

• Ten en cuenta el estacionamiento y la accesibilidad: En las zonas urbanas, la gente puede caminar o tomar el transporte público. En las áreas suburbanas, el estacionamiento a menudo no es negociable. De cualquier manera, tu ubicación debe ser de fácil acceso. Asegúrate de que haya espacio para bicicletas y cochecitos o incluso suficiente espacio para ingresar caminando cómodamente y tomar un pedido para llevar.

• Evalúa el valor que obtienes por el alquiler: El alquiler alto no siempre es una desventaja, pero tiene que tener sentido. Un rincón concurrido en el centro de la ciudad podría justificar una prima porque garantiza volumen de gente. Pero si estás pagando mucho por un lugar que es difícil de encontrar o que no se alinea con tu público, eso disminuirá tus ganancias. Ten en cuenta el alquiler, los servicios públicos, el mantenimiento y la cantidad de ingresos que necesitas de forma realista para que todo valga la pena.

• Ten en cuenta la trayectoria del barrio: Piensa en el futuro. Un vecindario prometedor podría ser una gran oportunidad, pero solo si realmente está creciendo. Habla con otros propietarios de negocios, verifica los planes de desarrollo de la ciudad y busca señales de crecimiento, como nuevos apartamentos y negocios que se muden al barrio. Ten cuidado de no confiar demasiado en el potencial futuro. Necesitas que la ubicación funcione para ti ahora.

Una vez que hayas encontrado el lugar, tómate tu tiempo para analizar el contrato de arrendamiento. Un contrato de arrendamiento más largo puede parecer un buen negocio, pero puede encerrarte en una mala situación si las cosas no salen según lo planeado. Negocia la flexibilidad, por ejemplo, opciones para renovar, aumentos de alquiler vinculados a los ingresos o cláusulas de ayuda en caso de que el propietario venda o reconstruya la propiedad. Vale la pena pagarle a un abogado para que revise el contrato de arrendamiento.

¿Qué permisos y licencias se requieren para abrir una cafetería?

Los permisos y licencias necesarios para abrir una cafetería dependen de tu ubicación, pero ten en cuenta que existen algunos requisitos universales de salud, seguridad y zonificación. Estos son los que debes tener en cuenta para operar legalmente:

• Licencia comercial: Las cafeterías suelen necesitar una licencia comercial básica, que emite el gobierno local y registra un negocio para operar en el área. El proceso y la tarifa varían según la ubicación, por lo que debes consultar a tu oficina comercial local.

• Permiso de vendedor (o permiso de impuesto sobre las ventas): Si vendes artículos sujetos a impuestos, como café, pasteles y mercadería, necesitarás un permiso de vendedor. Esto te permite cobrar el impuesto sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) o el impuesto sobre bienes y servicios (GST), que debes informar y remitir a la agencia tributaria de tu jurisdicción.

• Permiso del departamento de salud: El departamento de salud local inspeccionará tu cafetería para asegurarse de que cumpla con los estándares de salud y seguridad. Tu tienda deberá tener áreas adecuadas de saneamiento, almacenamiento de alimentos y preparación antes de poder abrir sus puertas. Debes estar preparado para inspecciones periódicas después de abrir.

• Permiso de manipulador de alimentos o certificación de gerente: Según las normativas locales, es posible que tú y tus empleados necesiten certificaciones de manipulador de alimentos. Se trata de cursos cortos sobre seguridad e higiene de los alimentos, generalmente seguidos de una prueba. Algunas áreas también requieren que al menos un gerente en el sitio obtenga una certificación de seguridad alimentaria de nivel superior.

• Permisos de construcción o zonificación: Si vas a alquilar o comprar un espacio, asegúrate de que esté zonificado para una cafetería. Si planeas remodelar el espacio, agregar letreros o instalar equipos, es probable que necesites permisos de construcción y la aprobación de la oficina de planificación de la ciudad. Trabaja en estrecha colaboración con tu arrendador y contratistas para garantizar el cumplimiento.

• Permiso del departamento de bomberos: Las cafeterías deben cumplir con las normas de seguridad contra incendios, especialmente si tienen asientos o usan ciertos equipos, como hornos y máquinas de café espresso. El departamento de bomberos revisará tu espacio para verificar el cumplimiento de la normativa, lo que podría requerir tener sistemas de rociadores, extintores de incendios y salidas adecuadas.

• Licencia de música: Si planeas reproducir música en tu tienda (incluso de Spotify o Pandora), es posible que necesites una licencia de ejecución pública de organizaciones como la Sociedad Estadounidense de Compositores, Autores y Editores (ASCAP), la Sociedad de Autores y Compositores Escénicos Europeos (SESAC) y Broadcast Music, Inc. (BMI). Esta licencia cubre las regalías a los artistas y es obligatoria, ya sea que la música sea en vivo o grabada.

• Número de identificación fiscal: Si operas como una sociedad o contratas empleados, necesitarás un número de identificación fiscal, como un número de identificación del empleador (EIN) en los Estados Unidos. El gobierno utiliza este número con fines fiscales. Incluso si eres el único propietario, es una buena idea obtener un número en caso de que te expandas.

• Permiso de firma: ¿Quieres colgar un cartel en el exterior? Muchas ciudades requieren un permiso para eso. Consulta las normativas locales para asegurarte de que su señalización cumpla con las pautas de tamaño, ubicación y estética.

• Permiso de eliminación de residuos: Algunas ciudades requieren que las empresas tengan un plan para la eliminación adecuada de residuos, especialmente si van a manejar restos de comida o grasa o usar mucha agua. También es posible que necesites un permiso de colector de grasa o acuerdos con los servicios de gestión de residuos.

• Permisos especiales para sentarse al aire libre: Si ofreces asientos en el patio o mesas al aire libre, es posible que necesites otro permiso. Algunas ciudades cobran extra por usar las aceras públicas o el espacio al aire libre.

¿Cómo diseñas y equipas tu cafetería?

Diseñar y equipar tu cafetería consiste en equilibrar la forma y la función. Debes crear un espacio que se sienta acogedor y funcione de manera eficiente. Cada decisión que tomes afectará la experiencia del cliente, el flujo de trabajo del personal y tus ganancias. A continuación, te explicamos cómo analizar el proceso paso a paso.

Empieza con tu concepto y tu cliente

En primer lugar, decide el concepto de tu cafetería y el tipo de clientes que quieres atraer. ¿Es tu tienda un espacio acogedor y centrado en la comunidad, con muebles desiguales y un ambiente local? ¿O es una cafetería elegante y moderna que atrae a los profesionales que toman su café para llevar? Cada elección de diseño (por ejemplo, distribución, mobiliario, equipo) debe reflejar esa visión.

Prioriza la distribución

Una distribución eficiente puede marcar la diferencia, especialmente durante las horas pico. Debes minimizar los pasos que tus baristas tienen que seguir para atender a los clientes. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Trastienda (flujo de trabajo del barista): Coloca la máquina de espresso, los molinillos, el fregadero, el refrigerador y otras herramientas en un orden lógico. Piensa en dónde podrían ocurrir derrames o cuellos de botella y planifica en consecuencia.

• Sala (experiencia del cliente): Haz que sea fácil para los clientes caminar. Proporciona líneas claras para hacer pedidos y recogerlos, suficiente espacio para quedarse sin sentirse apretado y un flujo lógico desde la entrada hasta el mostrador.

Elige materiales duraderos y fáciles de mantener

Las cafeterías experimentan mucho desgaste, así que elige materiales que puedan soportar el tráfico peatonal intenso, las bebidas derramadas y la limpieza constante.

• Suelos: Selecciona algo duradero, como concreto sellado, baldosas con aspecto de madera o vinilo. Evita cualquier cosa demasiado resbaladiza.

• Mesas y mesadas: Busca superficies resistentes a las ralladuras, especialmente para tu barra de café. El cuarzo y el acero inoxidable son excelentes opciones para mesadas.

• Asientos: Elige sillas y mesas resistentes que sean fáciles de limpiar. Considera piezas livianas que se puedan reorganizar.

Diseño para la comodidad y el ambiente

El diseño de tu tienda debe hacer que la gente quiera quedarse (o al menos volver). La iluminación, los asientos e incluso la insonorización pueden desempeñar un papel muy importante. A continuación, te explicamos cómo abordar cada función:

• Iluminación: Utiliza una mezcla de luz natural e iluminación artificial cálida. Las luces brillantes del techo pueden ser molestas, así que considera la opción de colgantes sobre el mostrador y una iluminación más suave para las áreas de asiento.

• Asientos: Ofrece una variedad de asientos: asientos de bar para clientes solos, mesas comunitarias para grupos y rincones acogedores para personas que desean trabajar o relajarse.

• Niveles de ruido: Considera paneles acústicos u otras opciones de insonorización para mantener bajo el ruido durante las horas pico.

Consigue equipos de alta calidad

El equipo que elijas afectará tu flujo de trabajo, la calidad de la bebida y los costos de los servicios públicos. Invierte en herramientas de alta calidad que coincidan con el volumen que esperas:

• Máquina de café espresso: Esta es tu pieza central. Elige una que pueda manejar los picos de demanda sin sacrificar la consistencia. Marcas como La Marzocco y Slayer son opciones comunes por esta razón.

• Molinillos: Necesitarás molinillos separados para el café espresso y el café de filtro. Apunta a la precisión y la velocidad para mantener las cosas en movimiento.

• Configuración del café filtrado: Las cafeteras por lotes como Fetco o Bunn son excelentes para el volumen, pero si tu enfoque está en los vertidos, asegúrate de tener las herramientas y la capacitación adecuadas.

• Refrigeración: Necesitará refrigeradores y vitrinas confiables para mantener tus existencias frescas y accesibles, incluida la leche y los postres.

• Filtración de agua: El agua potable no es negociable. Un sistema de filtración de alta calidad puede ofrecer un café de gran sabor y proteger tu equipo.

Incorpora tecnología

Tu configuración tecnológica puede facilitar el trabajo de tus empleados y mejorar la experiencia del cliente. Elige cuidadosamente cuando implementes estos componentes:

• Sistema de punto de venta (POS): Elige uno que sea intuitivo para tu personal y que se integre con tu procesador de pagos. Un lector inteligente que se vincule con tu dispositivo POS, como Stripe Terminal, facilitará el proceso de pago.

• Wi-Fi: Los clientes aprecian una conexión Wi-Fi fiable, especialmente si se trata de trabajadores remotos o estudiantes. Asegúrate de que sea rápido y gratuito.

• Sistema de pedidos en línea: Si ofreces comida para llevar o para recoger en la tienda, invierte en un sistema que se sincronice con las operaciones de tu tienda.

Invierte en la imagen de marca y el diseño visual

Tu marca debe ser coherente. Piensa en colores, texturas y elementos de diseño que reflejen la identidad de tu tienda.

• Señalización: Tu letrero exterior debe ser claro, visible y debe estar alineado con tu marca. En el interior, los tableros de menú y cualquier arte mural deben complementar el ambiente.

• Colores y decoración: Utiliza colores y materiales que sean coherentes con tu marca. Las plantas, el arte y los pequeños detalles, como tazas y servilletas, pueden reforzar el ambiente.

• Colocación del logotipo: La colocación sutil del logotipo en paredes, tazas o incluso servilletas puede generar reconocimiento de marca sin sentirse exagerado.

Piensa en tu presupuesto a largo plazo

Es tentador tomar atajos en el diseño o el equipo para ahorrar dinero por adelantado, pero debes pensar en el impacto a largo plazo. Un equipo duradero, muebles de calidad y un diseño eficiente te ahorrarán dinero a largo plazo.

Cómo Stripe puede ayudar a tu cafetería

Si vas a abrir una cafetería, Stripe puede encargarse de gran parte del trabajo de pago y backend. Así es como Stripe puede ayudarte:

• Pagos más fáciles: Con Stripe, puedes aceptar tarjetas de crédito, tarjetas de débito, pagos sin contacto y opciones de cartera digital como Apple Pay en el mostrador. También puedes integrar el procesamiento de pagos en tu sitio web o aplicación para pedidos en línea o para recogerlos.

• Suscripciones y programas de fidelización: Stripe puede gestionar los pagos recurrentes de cualquier suscripción que estés considerando. También puede admitir tarjetas de regalo o un programa de lealtad a medida que te expandes.

• Compatibilidad: La mayoría de los sistemas en los que confías pueden integrarse con Stripe, ya sea tu sistema de punto de venta, el seguimiento de inventario o el software de contabilidad. Tus pagos y ventas se sincronizarán automáticamente.

• Comercio electrónico: Si quieres vender artículos de marca (por ejemplo, tazas, camisetas, frijoles), Stripe puede gestionar esas transacciones en línea con la misma facilidad con la que gestiona tus ventas de café.

• Prevención de fraude: Stripe tiene herramientas integradas para detectar transacciones sospechosas y ayudarte a minimizar los contracargos.

• Escalabilidad: Stripe puede escalar contigo sin ralentizarse ni requerir trabajo adicional, ya sea que estés abriendo una segunda ubicación, agregando servicio de catering o expandiendo tu tienda en línea.