L'apertura di una caffetteria può essere attraente perché combina creatività e comunità con un rituale quotidiano per molte persone. Una caffetteria può anche diventare un'attività fiorente, dato che il mercato globale del caffè valeva circa 223,78 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che crescerà fino al 2030. Ma ci sono molte decisioni da prendere prima di poter preparare il tuo primo cappuccino: devi elaborare la tua idea, trovare la posizione ideale, progettare gli spazi e pianificare la redditività dell'attività.

Di seguito è riportata una guida per aprire una caffetteria, inclusa la scelta della sede e i informazioni sul sistema di pagamento.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché aprire una caffetteria?
  
• Come scegliere la posizione ideale per la tua caffetteria?
  
• Quali permessi e licenze sono necessari per aprire una caffetteria?
  
• Come progetti e arredi la tua caffetteria?
  
• Come Stripe può supportare la tua caffetteria?
  

Perché aprire una caffetteria?

Avviare un'attività in proprio ti dà la libertà di fare impresa. Puoi progettare lo spazio, sviluppare il brand e modellare l'esperienza del cliente in modo che sia in linea con la tua visione. La decisione di aprire una caffetteria dipenderà dai tuoi obiettivi e interessi. Ecco le motivazioni più comuni per farlo:

• Hai una passione per il caffè e l'ospitalità: Se ti appassiona il caffè, la sua preparazione e la sua cultura, aprire una caffetteria ti consente di condividere questa passione con gli altri. Avrai l'opportunità di sperimentare tostature, metodi di preparazione e opzioni di menu creative.

• Ti piace la natura del lavoro: molti sono affascinati dalla routine quotidiana di una caffetteria. È un lavoro pratico, incentrato sulle relazioni umane e che si svolge in un ambiente spesso dinamico.

• Vuoi creare una community: una caffetteria è spesso un luogo di aggregazione dove le persone si incontrano per lavorare, socializzare o rilassarsi. Se ti piace creare un ambiente accogliente, gestire una caffetteria può darti grandi soddisfazioni e ti permette di creare legami con la comunità locale.

• Vuoi lavorare in un settore in crescita: L'industria del caffè continua a crescere, con una domanda costante di caffè speciali e della "terza ondata", una tendenza che enfatizza la qualità del caffè, l'origine dei chicchi e la preparazione artigianale. Nonostante il settore sia competitivo, c'è sempre spazio per un'idea originale, come un tema di nicchia, un'attenzione alla sostenibilità o la valorizzazione dei prodotti locali.

• Vuoi uno sbocco creativo: una caffetteria ti permette di esprimere la tua creatività nella progettazione degli spazi, nell'offerta del menu e nella creazione del brand. Può anche riflettere il tuo stile o i tuoi interessi, il che rende l'attività profondamente personale.

• Vuoi realizzare un profitto: una caffetteria ben posizionata, con prezzi adeguati e un'efficiente gestione operativa, può generare entrate regolari Se gli approvvigionamenti del locale sono gestiti in modo oculato, prodotti come caffè e pasticceria possono garantire ampi margini di profitto.

Come scegliere la posizione ideale per la tua caffetteria?

La posizione di una caffetteria è fondamentale per il successo o il fallimento dell'attività, quindi è importante dedicarvi il tempo necessario. Devi valutare come la posizione si adatta alla tua idea, ai clienti e agli obiettivi a lungo termine e individuare le zone con maggiore affluenza pedonale. Ecco come fare:

• Conosci il tuo cliente: a chi ti rivolgi? La posizione "giusta" dipende interamente dal tuo cliente target. Se il tuo target sono i pendolari, devi posizionarti vicino ai punti di snodo dei trasporti pubblici o lungo i loro tragitti abituali. Se ti rivolgi a liberi professionisti o studenti, la vicinanza a campus, biblioteche o spazi di coworking è fondamentale. Famiglie? Pensa ai quartieri con parchi e scuole. L'atmosfera e il menu del tuo locale devono essere in linea con il target di clientela della zona; pertanto, definisci il tuo pubblico prima di iniziare la ricerca della location.

• Visita le potenziali location: esplora le aree che stai prendendo in considerazione. Trascorri del tempo nei potenziali quartieri in diversi momenti della giornata e della settimana. Presta attenzione a come si spostano le persone, dove tendono a fermarsi e quanto sono frequentati i negozi e le attività commerciali della zona. Fatti un'idea dell'energia della zona. Talvolta, potresti individuare dettagli, come un parco nelle vicinanze senza punti di ristoro per il caffè, che non emergono dalle analisi di mercato, ma potrebbero rappresentare opportunità inaspettate.

• Pensa alla visibilità e alle prime impressioni: le persone hanno bisogno di vedere il tuo negozio, in senso letterale e figurato. Gli angoli, i locali con ampie vetrate o gli spazi vicino a punti di riferimento importanti tendono ad attirare l'attenzione. Considera l'impatto che il locale ha sulle persone appena entrano. La posizione ti permette di creare facilmente l'atmosfera che vuoi ricreare? In caso contrario, potresti dover investire molto denaro per apportare modifiche in futuro.

• Considera la concorrenza: studia le altre caffetterie della zona. Qual è la loro clientela? Hanno successo o il locale sembra poco frequentato? Se devi competere con diversi locali già affermati e con una clientela fidelizzata, avrai bisogno di un elemento distintivo per emergere. D'altra parte, se non c'è concorrenza, chiediti perché. In alcuni casi si tratta di una nicchia di mercato non sfruttata, in altri di mancanza di domanda. Verifica quale delle due situazioni si applica.

• Analizzare il tipo di traffico pedonale: il traffico pedonale è importante, ma quello giusto conta di più. Aprire un locale in una zona piena di boutique di lusso non sarà vantaggioso se offri caffè economico a una clientela di studenti. Cerca luoghi con attività commerciali o attrazioni che completino la tua idea di business, ad esempio palestre per drink da asporto o gallerie d'arte per un pubblico creativo. La vicinanza a uffici, scuole e aree residenziali può essere importante, a seconda del tuo pubblico.

• Considera il parcheggio e l'accessibilità: nelle aree urbane, le persone possono camminare o prendere i mezzi pubblici. Nelle zone residenziali, la disponibilità di parcheggio è spesso un requisito imprescindibile. In ogni caso, la tua posizione deve essere facilmente accessibile. Assicurati che ci sia spazio per biciclette e passeggini o anche abbastanza spazio per entrare comodamente e prendere un ordine da asporto.

• Valuta il rapporto qualità-prezzo dell'affitto: un affitto alto non è necessariamente un problema, ma deve essere giustificato. Una posizione ad angolo in una zona centrale e trafficata può giustificare un affitto più elevato, poiché garantisce un'alta affluenza. Tuttavia, se paghi un affitto elevato per un locale difficile da raggiungere o non adatto al tuo target di clientela, i tuoi profitti ne risentiranno. Calcola l'affitto, le spese per le utenze, i costi di manutenzione e i ricavi realisticamente necessari per rendere l'attività economicamente sostenibile.

• Tieni conto dello sviluppo futuro del quartiere: proiettati nel futuro. Un quartiere emergente potrebbe essere una grande opportunità, ma solo se è effettivamente in crescita. Parla con altri commercianti, consulta i piani urbanistici del comune e cerca segnali di crescita, come la costruzione di nuovi appartamenti o l'apertura di nuove attività. Non fare eccessivo affidamento sul potenziale futuro del quartiere; la location deve essere funzionale per la tua attività fin da subito.

Dopo aver trovato il locale, dedica il tempo necessario alla stesura del contratto di locazione. Un contratto a lungo termine potrebbe sembrare vantaggioso, ma potrebbe rivelarsi un vincolo in caso di imprevisti. Cerca di ottenere flessibilità nel contratto, ad esempio con opzioni di rinnovo, aumenti del canone legati al fatturato o clausole che ti tutelino in caso di vendita o ristrutturazione dell'immobile da parte del proprietario. È consigliabile far revisionare il contratto di affitto da un avvocato.

Quali permessi e licenze sono necessari per aprire una caffetteria?

I permessi e le licenze per aprire una caffetteria variano a seconda della località, ma è importante ricordare che esistono requisiti generali in materia di salute, sicurezza e destinazione d'uso dei locali. Ecco quelli che dovresti esaminare per operare legalmente:

• Licenza commerciale: per aprire una caffetteria, di solito è necessaria una licenza commerciale di base, rilasciata dal comune di competenza, che autorizza l'attività a operare nella zona. La procedura e il costo per ottenere la licenza variano a seconda del luogo, quindi è consigliabile rivolgersi all'ufficio preposto del proprio comune.

• Permesso di venditore (o permesso per l'imposta sulle vendite): per vendere beni fisici soggetti a tassazione in, ad esempio caffè, pasticcini e merchandising, devi avere un permesso di venditore. Potrai quindi riscuotere l'imposta sulle vendite, l'imposta sul valore aggiunto (IVA) o l'imposta sui beni e servizi (GST), che devi dichiarare e versare all'agenzia tributari della tua giurisdizione.

• Autorizzazioni sanitarie: l'azienda sanitaria locale effettuerà un controllo presso la tua caffetteria per verificare il rispetto delle norme igienico-sanitarie e di sicurezza. Prima di poter aprire la tua caffetteria, dovrai assicurarti di avere adeguati standard igienico-sanitari, spazi per la conservazione degli alimenti e aree dedicate alla preparazione. Dopo l'apertura, preparati a ispezioni regolari.

• Autorizzazione per la manipolazione degli alimenti o certificazione del responsabile: in base alle normative locali, tu e i tuoi dipendenti potreste dover ottenere certificazioni per la manipolazione degli alimenti. Si tratta di brevi corsi sulla sicurezza e sull'igiene alimentare, solitamente seguiti da un test. In alcune zone è inoltre richiesto che almeno un responsabile presente nel locale ottenga una certificazione di sicurezza alimentare di livello avanzato.

• Permessi di costruzione o di destinazione d'uso: se intendi affittare o acquistare un locale, verifica che la destinazione d'uso sia compatibile con l'apertura di una caffetteria. Se prevedi di ristrutturare il locale, installare insegne o attrezzature, dovrai probabilmente ottenere permessi edilizi e l'approvazione dell'ufficio urbanistico del comune. Lavora a stretto contatto con il proprietario e gli appaltatori per garantire la conformità.

• Permesso dei vigili del fuoco: le caffetterie devono rispettare le norme di sicurezza antincendio, soprattutto se dispongono di posti a sedere o utilizzano determinate attrezzature come forni e macchine per caffè espresso. I vigili del fuoco effettueranno un controllo del locale per verificare la conformità alle norme antincendio, che potrebbero prevedere l'installazione di impianti antincendio, estintori e uscite di sicurezza adeguate.

• Licenza per la diffusione di musica: se intendi riprodurre musica nel tuo locale, anche tramite servizi come Spotify o Pandora, potresti dover richiedere una licenza per la riproduzione in pubblico da enti come l'American Society of Composers, Authors and Publishers (ASCAP), la Society of European Stage Authors and Composers (SESAC) e Broadcast Music, Inc. (BMI). Questa licenza garantisce il pagamento dei diritti d'autore agli artisti ed è obbligatoria sia per la musica dal vivo che per quella registrata.

• Numero di identificazione fiscale: se operi come società o assumi dipendenti, avrai bisogno di un numero di identificazione fiscale, come ad esempio l'Employer Identification Number (EIN) negli Stati Uniti. La pubblica amministrazione utilizza questo numero a fini fiscali. Anche se sei l'unico proprietario, è una buona idea richiedere un numero in caso di espansione.

• Permesso per le insegne: vuoi appendere un cartello all'esterno? In molte città è necessario un permesso. Verifica le normative comunali per assicurarti che le tue insegne rispettino le disposizioni relative a dimensioni, posizionamento e aspetto estetico.

• Autorizzazione allo smaltimento dei rifiuti: alcune città richiedono alle attività di predisporre un piano per la corretta gestione dei rifiuti, in particolare se producono scarti alimentari, grassi o utilizzano grandi quantità d'acqua. Potresti anche aver bisogno di richiedere un permesso per l'installazione di un separatore di grassi o stipulare accordi con aziende specializzate nella gestione dei rifiuti.

• Permessi speciali per posti a sedere all'aperto: se offri posti a sedere nel patio o tavoli all'aperto, potresti aver bisogno di un altro permesso. Alcuni comuni applicano un costo aggiuntivo per l'occupazione di marciapiedi pubblici o spazi esterni.

Come progetti e arredi la tua caffetteria?

La progettazione e l'allestimento della tua caffetteria richiedono un equilibrio tra estetica e funzionalità. L'obiettivo è creare un ambiente accogliente e un'organizzazione efficiente. Ogni scelta influisce sull'esperienza del cliente, sul flusso di lavoro del personale e sui profitti. Ecco come affrontare la progettazione passo dopo passo.

Parti dal tuo idea e dal tuo target di clientela.

Inizia definendo la tua idea di caffetteria e il tipo di clientela che vuoi attirare. La tua caffetteria è un ambiente accogliente e familiare, con arredi eterogenei e un'atmosfera locale? Oppure è un locale moderno ed elegante, pensato per i professionisti che prendono il caffè da asporto? Ogni scelta progettuale (ad es. disposizione degli spazi, arredamento, attrezzature) deve essere coerente con quella visione.

Dare priorità alla disposizione degli spazi

Una disposizione degli spazi efficiente può fare la differenza, soprattutto durante le ore di punta. L'obiettivo è ridurre al minimo i passaggi che i baristi devono compiere per servire i clienti. Ecco come fare:

• Area di lavoro del barista: posiziona la macchina per espresso, i macinini, il lavello, il frigorifero e le altre attrezzature secondo un ordine funzionale. Prevedi dove potrebbero verificarsi versamenti o rallentamenti e organizza lo spazio di conseguenza.

• Area clienti (esperienza del cliente): assicurati che i clienti possano muoversi agevolmente. Organizza percorsi chiari per ordinare e ritirare, prevedi spazi sufficienti per sostare senza creare affollamento e assicurati che il percorso dall'ingresso al bancone sia logico.

Scegli materiali durevoli e di facile manutenzione

Le caffetterie sono soggette a un'elevata usura, pertanto è fondamentale scegliere materiali resistenti al passaggio frequente dei clienti, alle bevande rovesciate e alla pulizia costante.

• Pavimentazione: scegli materiali resistenti come cemento trattato, piastrelle effetto legno o vinile. Evita tutto ciò che è troppo scivoloso.

• Tavoli e banconi: scegli superfici antigraffio, in particolare per il bancone del bar. Il quarzo e l'acciaio inossidabile sono materiali perfetti per i piani di lavoro.

• Sedute: opta per sedie e tavoli resistenti e facili da pulire. Valuta anche l'acquisto di arredi leggeri e facilmente riposizionabili.

Progetta pensando al comfort e all'atmosfera

Il design del tuo locale deve invogliare le persone a trattenersi (o almeno a tornare). Illuminazione, sedute e insonorizzazione sono elementi fondamentali. Ecco come affrontarli:

• Illuminazione: usa un mix di luce naturale e luce artificiale calda. L'illuminazione a soffitto troppo intensa può risultare fastidiosa, pertanto valuta l'installazione di lampade a sospensione sopra il bancone e di luci più soffuse nelle zone dedicate ai posti a sedere.

• Sedute: proponi diverse tipologie di sedute: sgabelli al bancone per i clienti solitari, tavoli comuni per i gruppi e angoli intimi per chi vuole lavorare o rilassarsi.

• Livelli di rumore: valuta l'installazione di pannelli fonoassorbenti o altre soluzioni per l'insonorizzazione, al fine di ridurre il rumore durante le ore di maggiore affluenza.

Acquista attrezzature di qualità elevata

La scelta delle attrezzature influenzerà il flusso di lavoro, la qualità delle bevande e i costi delle utente. Investi in strumenti adeguati ai volumi che ti aspetti:

• Macchina per caffè espresso: è l'elemento centrale del tuo locale. Scegli un modello in grado di gestire i picchi di affluenza senza compromettere la qualità. Per questo, molti scelgono brand come La Marzocco e Slayer.

• Macinacaffè: avrai bisogno di macinacaffè separati per il caffè espresso e per il caffè filtrato. Punta alla precisione e alla velocità per garantire un flusso di lavoro efficiente.

• Attrezzatura per il caffè filtrato: le macchine a erogazione continua come Fetco o Bunn sono ideali per grandi volumi, ma se ti concentri sul caffè filtrato, assicurati di avere gli strumenti adeguati e una formazione specifica.

• Refrigerazione: ti serviranno frigoriferi e vetrine espositive affidabili per conservare i prodotti freschi e a portata di mano, come latte e dolci.

• Depurazione dell'acqua: l'acqua pulita è fondamentale. Un sistema di filtrazione di alta qualità garantisce un caffè dal sapore eccellente e preserva l'integrità delle attrezzature.

Integra la tecnologia

La tua infrastruttura tecnologica può semplificare il lavoro dei tuoi dipendenti e ottimizzare l'esperienza dei clienti. Scegli con attenzione i componenti da implementare:

• Sistema POS: scegli un sistema intuitivo per il tuo staff e che si integri con l'elaboratore di pagamento. Un lettore di carte intelligente, abbinato al tuo sistema POS, come Stripe Terminal, semplificherà le operazioni di pagamento.

• Wi-Fi: i clienti apprezzano una connessione Wi-Fi affidabile, soprattutto se la tua clientela include lavoratori da remoto o studenti. Assicurati che sia veloce e gratuita.

• Sistema di ordini online: Se offri servizio da asporto o ritiro in loco, investi in un sistema che si integri con le operazioni del tuo negozio.

Investi in branding e grafica

Il tuo brand dovrebbe essere coerente. Pensa a colori, componenti tattili ed elementi grafici che riflettano l'identità del tuo negozio.

• Segnaletica: l'insegna esterna deve essere chiara, visibile e in linea con il tuo brand. All'interno del locale, i menu e le decorazioni alle pareti dovrebbero essere in armonia con l'atmosfera generale.

• Colori e decorazioni: usa colori e materiali coerenti con il tuo brand. Piante, opere d'arte e piccoli dettagli come tazze e tovaglioli contribuiscono a creare l'atmosfera desiderata.

• Posizionamento del logo: un posizionamento discreto del logo su pareti, tazze o anche tovaglioli può contribuire a rafforzare l'identità brand senza risultare invadente.

Pensa al tuo budget a lungo termine

Potresti essere tentato di risparmiare su design e attrezzature per ridurre i costi iniziali, ma è importante considerare le conseguenze a lungo termine. Investire in attrezzature resistenti, arredi di qualità e una disposizione efficiente degli spazi ti permetterà di risparmiare nel lungo periodo.

Come Stripe può supportare la tua caffetteria?

Se hai scelto di una caffetteria, Stripe è in grado di gestire gran parte del lavoro di pagamento e di back-end. Ecco i vantaggi di Stripe:

• Pagamenti più facili: con Stripe puoi accettare direttamente al bancone carte di credito, carte di debito, pagamenti contactless e con wallet, come Apple Pay. Puoi anche integrare l'elaborazione dei pagamenti nel tuo sito web o nella tua app per gli ordini online o il ritiro.

• Abbonamenti e programmi fedeltà: Stripe può gestire i pagamenti ricorrenti per qualsiasi abbonamento che vorrai offrire. Può anche supportare carte regalo o un programma fedeltà man mano che ti espandi.

• Compatibilità: la maggior parte dei sistemi che utilizzi, come il sistema POS, il software di gestione dell'inventario o il programma di contabilità, possono integrarsi con Stripe. I pagamenti e le vendite verranno sincronizzati automaticamente.

• E-commerce: se cuoi vendere articoli personalizzati con il tuo marchio (come tazze, magliette o caffè in grani), Stripe può gestire le transazioni online con la stessa semplicità con cui gestisce le vendite del tuo caffè.

• Prevenzione delle frodi: Stripe dispone di strumenti integrati per individuare le transazioni sospette e ridurre al minimo gli storni.

• Scalabilità: Stripe è in grado di crescere insieme alla tua attività, senza rallentamenti o necessità di interventi aggiuntivi, sia che tu stia aprendo una seconda sede, offrendo servizi di catering o ampliando il tuo negozio online.