If you’re running a sole proprietorship in Sweden, you might have received conflicting advice regarding value-added tax (VAT) exemptions. The rules are clear—if you know where to look—but applying them correctly means understanding how exemptions work across industries, income levels, and borders.

Below, we’ll explain what qualifies as VAT-exempt, when the small business exemption applies, how to document it properly, and how to avoid mistakes that can affect even well-organized business owners.

What’s in this article?

• What are VAT-exempt sales and when do they apply in Sweden?
  
• What documentation is required for VAT-exempt sales in Sweden?
  
• How should exempt sales be reported in a VAT return?
  

¿Qué son las ventas exentas de IVA y cuándo se aplican en Suecia?

En Suecia, algunas empresas no tienen que cobrar IVA en determinadas ventas. Esto ocurre cuando el tipo de producto o servicio que vendes está exento de IVA según la legislación sueca o cuando tus ingresos anuales son lo suficientemente bajos como para no estar obligado a registrarte a efectos del IVA.

Tipos de ventas exentas de IVA

Algunos servicios están exentos de IVA de forma predeterminada en función de su sector. Skatteverket (la Agencia Tributaria sueca) describe categorías específicas que están exentas.

Si eres un propietario único que trabaja en uno de estos campos, tus bienes o servicios estarán exentos independientemente de los ingresos que obtengas:

• Healthcare and medical: si eres un profesional de la salud con licencia que brinda servicios relacionados con la prevención médica, el tratamiento de enfermedades, lesiones físicas o la atención del parto, tus tratamientos están exentos de IVA. En esta categoría se incluyen la mayoría de los servicios odontológicos y sociales.

• Educación: si eres un proveedor de educación reconocido por el estado, la región o el municipio, tus servicios están exentos de IVA. Los cursos de formación comercial suelen quedar fuera de este ámbito y seguirían estando sujetos a impuestos.

• Servicios financieros y de seguros: los servicios bancarios, de préstamos y de seguros están ampliamente exentos del IVA. Incluyen el cambio de divisas, la mediación de pagos y las primas de seguros. Algunos otros servicios financieros, como el alquiler de cajas de seguridad, siguen estando sujetos a impuestos.

• Actividades culturales: los artistas intérpretes y otros trabajadores culturales también están exentos de IVA. Si eres un músico solista o actor que actúa en directo para un público de pago, tu tarifa no está sujeta al IVA. Skatteverket también exime los costes relacionados, como los viajes y el equipo.

• Exportaciones: el IVA no se aplica a las exportaciones a países fuera de la UE. Estas ventas se consideran «libres de IVA» en lugar de «exentas de IVA».

Si tu empresa se encuentra en una de estas categorías, aún debes mantener buenos registros y estar preparado para demostrar por qué no se cobró el IVA.

Exención en función del volumen de negocios

Suecia también exime del IVA a las pequeñas empresas. Si tu empresa está establecida en Suecia y tu facturación total sujeta a impuestos es inferior a 120.000 coronas suecas (SEK) al año, normalmente no se requiere el registro para el IVA. Hay algunas situaciones en las que las empresas por debajo de este umbral aún deben registrarse, como por ejemplo:

• Pagar servicios de construcción que requieren un cargo de IVA inverso.

• Venta de servicios a otros países de la UE.

• Comprar productos no sujetos a impuestos especiales de otros países de la UE por más de 90.000 SEK al año.

Pero, en general, una baja rotación significa que no tienes que registrarte a efectos del IVA, cobrar el IVA en las facturas ni presentar declaraciones de IVA. También significa que no puedes reclamar el IVA que pagas por las compras de tu empresa.

¿Qué documentación se necesita para las ventas exentas de IVA en Suecia?

Incluso cuando no cobras el IVA, la carga sigue recayendo en ti para demostrar por qué. Para las empresas unipersonales suecas, eso significa mantener documentación detallada y bien organizada que demuestre que sus ventas están legítimamente exentas de IVA.

Si estás registrado a efectos del IVA, debes emitir una factura cuando trabajes con otras empresas registradas a efectos del IVA, incluso cuando no se cobre el IVA. La factura debe indicar explícitamente que no se aplica el IVA porque la venta está exenta. Si tienes un negocio en Internet (por ejemplo, vendes cursos digitales), tu proceso de compra debe informar al cliente que el precio está libre de IVA. Esto transmite a tu cliente (y a cualquier auditor) que la falta de IVA es deliberada y tiene una base legal, en lugar de un error.

También tendrás que preparar pruebas de por qué la venta cumple los requisitos para la exención. El tipo de prueba necesaria depende de tu sector:

• Servicios sanitarios: guarda una copia de tu licencia o certificación para confirmar que eres un proveedor cualificado.

• Educación: conserva la documentación del curso que muestre que el programa está cualificado.

• Servicios financieros: estos suelen ser evidentes (p. ej., contratos de préstamo, pólizas de seguro), pero asegúrate de que las descripciones de los servicios en los contratos o facturas indiquen claramente cómo se consideran exentos.

• Exención para pequeñas empresas: si utilizas la regla del volumen de negocios (120.000 SEK o menos en ventas), tus libros deben demostrar que tu facturación total se mantuvo por debajo de este límite. Un simple resumen anual o una hoja de trabajo pueden ayudar a mostrar cuándo cruzaste el umbral o si lo hiciste.

• Ventas internacionales exentas de IVA: si realizas ventas internacionales que estén exentas de IVA, necesitarás una prueba adicional. Conserva la documentación de transporte, como las declaraciones de aduanas y las confirmaciones de entrega que demuestren que la mercancía salió de la UE.

Conservar estos documentos es obligatorio. Si te auditan, estarán entre las primeras cosas que Skatteverket pida ver. Aunque no estés registrado para el IVA, tus sistemas deben demostrar que estás gestionando las ventas de forma adecuada. Tus recibos, contratos, confirmaciones de pedido y páginas de pago deben reflejar una tasa de IVA del 0 %.

Las herramientas de software pueden ayudarte a mantenerte organizado. Stripe Tax, por ejemplo, te permite etiquetar ciertos productos como exentos de IVA e incluye las notas adecuadas en los recibos. Esta automatización ayuda a prevenir errores y mantiene la coherencia de tus registros.

Skatteverket exige a las empresas que conserven la documentación sobre el IVA y la contabilidad durante al menos siete años. Esto incluye todas las facturas, incluso si no se cobró el IVA, y los registros contables que documentan los totales del volumen de negocios. En caso de realizar auditorías, Skatteverket espera que los registros de tu empresa estén completos, sean claros y fácilmente accesibles.

¿Cómo se deben declarar las ventas exentas en una declaración de IVA?

Incluso cuando tus ventas estén exentas de IVA, siguen siendo parte de tu actividad comercial y Skatteverket espera que se informen en consecuencia. La forma en que gestiones estas ventas depende de si estás registrado a efectos del IVA y del tipo de exención que se aplica:

• Si no estás registrado para el IVA (usando la exención para pequeñas empresas), entonces no presentas una declaración de IVA en absoluto.

• Si estás registrado, debes declarar todos los ingresos de tu empresa, tanto los sujetos a impuestos como los exentos, en tu declaración de IVA. Esto garantiza que los totales de tus ingresos coincidan en tus declaraciones de IVA e impuestos sobre la renta.

Las ventas exentas se informan en varias casillas diferentes de tu declaración de IVA, incluyendo las siguientes:

• Casilla 36: ventas de bienes fuera de la UE

• Casilla 40: ventas de servicios fuera de la UE

• Casilla 42: otras ventas exentas de IVA

Las ventas exentas de IVA no son lo mismo que las ventas con cargo de IVA inverso y se documentan de forma diferente en las declaraciones de IVA.

• Las ventas exentas de IVA incluyen las ventas de atención médica, ciertas ventas de educación y la mayoría de las ventas de servicios financieros.

• Inversión del sujeto pasivo: las ventas de IVA incluyen las ventas B2B dentro de la UE y las ventas nacionales de servicios de construcción.

Confundir estas categorías en la declaración es un error común y puede dar lugar a correcciones o consultas por parte de Skatteverket.