If you’re running a sole proprietorship in Sweden, you might have received conflicting advice regarding value-added tax (VAT) exemptions. The rules are clear—if you know where to look—but applying them correctly means understanding how exemptions work across industries, income levels, and borders.

Below, we’ll explain what qualifies as VAT-exempt, when the small business exemption applies, how to document it properly, and how to avoid mistakes that can affect even well-organized business owners.

What’s in this article?

• What are VAT-exempt sales and when do they apply in Sweden?
  
• What documentation is required for VAT-exempt sales in Sweden?
  
• How should exempt sales be reported in a VAT return?
  

Vad är momsfri försäljning och när gäller den i Sverige?

I Sverige behöver vissa företag inte ta ut moms på viss försäljning. Detta inträffar när den typ av produkt eller tjänst du säljer är undantagen från moms enligt svensk lag eller när din årliga intäkt är så låg att du inte behöver registrera dig för moms.

Försäljningstyper som är momsbefriade

Vissa tjänster är automatiskt undantagna från moms beroende på bransch. Skatteverket anger specifika kategorier som är undantagna.

Om du är en enskild firma som arbetar inom något av dessa områden kommer dina varor eller tjänster att undantas oavsett hur stora intäkter du har:

• Hälso- och sjukvård: Om du är legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal och tillhandahåller tjänster relaterade till förebyggande sjukvård, behandling av sjukdomar, fysiska skador eller förlossningsvård är dina behandlingar undantagna från moms. I denna kategori ingår de flesta tandvårds- och socialvårdstjänster.

• Utbildning: Om du är ett utbildningsorgan som är godkänt av staten, regionen eller kommunen är dina tjänster momsbefriade. Kommersiella utbildningar faller vanligtvis utanför detta område och skulle fortfarande vara skattepliktiga.

• Finans- och försäkringstjänster: Bank-, låne- och försäkringstjänster är i stort sett momsbefriade. De inkluderar valutaväxling, betalningsförmedling och försäkringspremier. Vissa andra finansiella tjänster, t.ex. uthyrning av bankfack, är fortfarande skattepliktiga.

• Kulturella aktiviteter: Även utövande konstnärer och andra kulturarbetare är befriade från moms. Om du är en solomusiker eller skådespelare som uppträder live för en betalande publik är ditt arvode inte momspliktigt. Skatteverket undantar även relaterade kostnader som resor och utrustning.

• Export: moms tas inte ut på export till länder utanför EU. Denna försäljning anses vara "momsfri" snarare än "momsbefriad".

Om ditt företag faller inom en av dessa kategorier måste du ändå föra en korrekt bokföring och vara beredd att visa varför moms inte debiterades.

Undantag baserat på omsättning

I Sverige är småföretag också undantagna från moms. Om ditt företag är baserat i Sverige och din totala momspliktiga omsättning är mindre än 120 000 svenska kronor per år behöver du vanligtvis inte registrera företaget för moms. Det finns några situationer där företag under detta tröskelvärde fortfarande måste registrera sig, till exempel:

• Betala för byggtjänster som kräver omvänd moms

• Sälja tjänster till andra EU-länder

• Inköp av punktskattebelagda varor från andra EU-länder för över 90 000 SEK per år

Men i allmänhet innebär låg omsättning att du inte behöver registrera dig för moms, debitera moms på fakturor eller lämna in momsdeklaration. Det innebär också att du inte kan kräva tillbaka den moms du betalar på dina företagsinköp.

Vilka underlag krävs för momsfri försäljning i Sverige?

Även om du inte tar ut moms är det fortfarande din skyldighet att visa varför. För svenska enskilda firmor innebär det att de måste ha detaljerad, välorganiserad dokumentation som bevisar att försäljningen är legitimt undantagen från moms.

Om du är registrerad för moms måste du utfärda en faktura när du samarbetar med andra momsregistrerade företag, även när moms inte debiteras. På fakturan ska det uttryckligen anges att ingen moms tillämpas eftersom försäljningen är undantagen. Om du driver ett onlineföretag (t.ex. säljer digitala kurser) bör du i kassan tala om för kunden att priset är momsfritt. Detta förmedlar till din kund (och eventuella revisorer) att avsaknaden av moms är avsiktlig och lagligt grundad, snarare än ett fel.

Du måste också förbereda bevis för varför försäljningen uppfyller kriterierna för undantag. Vilken typ av bevis som behövs beror på din bransch:

• Hälso- och sjukvårdstjänster: Spara en kopia av din licens eller certifiering för att bekräfta att du är en kvalificerad leverantör.

• Utbildning: Håll fast vid kursdokumentation som visar att programmet är kvalificerat.

• Finansiella tjänster: Dessa är ofta självklara (t.ex. låneavtal, försäkringar), men se till att dina beskrivningar av tjänsterna i avtal eller fakturor tydligt anger hur de uppfyller kriterierna för undantag.

• Undantag för småföretag: Om du använder undantaget för låg omsättning (120 000 SEK eller mindre i försäljning) bör bokföringen visa att din totala omsättning höll sig under denna gräns. En enkel årsredovisning eller ett kalkylblad kan hjälpa till att visa när, eller om, du passerade tröskeln.

• Momsfri internationell försäljning: Om du gör internationella försäljningar som kvalificeras som momsbefriade behöver du ytterligare bevis. Spara fraktdokumentation som tulldeklarationer och leveransbekräftelser som bevisar att varorna lämnat EU.

Det är obligatoriskt att spara dessa dokument. Om du blir granskad kommer de att vara bland det första Skatteverket ber om att få se. Även om du inte är registrerad för moms måste dina system visa att du behandlar försäljningen på rätt sätt. Dina kvitton, kontrakt, orderbekräftelser och kassasidor ska alla återspegla en moms på 0 %.

Programvaruverktyg kan hjälpa dig att hålla ordning. Stripe Tax låter dig till exempel märka vissa produkter som momsbefriade och inkluderar rätt anteckningar på kvitton. Denna automatisering hjälper till att förhindra misstag och håller din bokföring konsekvent.

Skatteverket ställer krav på att företag ska spara moms- och bokföringsdokumentation i minst sju år. Detta inkluderar alla fakturor, även om moms inte debiterades, och bokföringsposter som dokumenterar den totala omsättningen. Vid en eventuell revision förväntar sig Skatteverket att ditt företags bokföring är fullständig, tydlig och lättillgänglig.

Hur ska momsfri försäljning redovisas i en momsdeklaration?

Även om din försäljning är undantagen från moms är den en del av din näringsverksamhet och Skatteverket förväntar sig att den rapporteras i enlighet med detta. Hur du hanterar dessa försäljningar beror på om du är registrerad för moms och vilken typ av undantag som gäller:

• Om du inte är registrerad för moms (genom undantaget för småföretag) lämnar du inte in någon momsdeklaration alls.

• Om du är registrerad ska du deklarera alla dina företagsinkomster, både skattepliktiga och undantagna, i din momsdeklaration. På så sätt kan du vara säker på att de totala intäkterna stämmer överens med moms- och skattedeklarationerna.

Skattebefriade försäljningar redovisas i några olika rutor i din momsdeklaration, bland annat följande:

• Fält 36: Försäljning av varor utanför EU

• Fält 40: Försäljning av tjänster utanför EU

• Fält 42: Övrig momsfri försäljning

Momsfri försäljning är inte samma sak som försäljning med omvänd skattskyldighet och dokumenteras på olika sätt i momsdeklarationen:

• Momsfri försäljning omfattar försäljning inom hälso- och sjukvård, viss försäljning inom utbildning och merparten av försäljning av finansiella tjänster.

• Omvänd skattskyldighet omfattar försäljning av moms inom B2B och inhemsk försäljning av byggtjänster.

Att blanda ihop dessa kategorier i deklarationen är ett vanligt misstag och kan leda till korrigeringar eller frågor från Skatteverket.