If you’re running a sole proprietorship in Sweden, you might have received conflicting advice regarding value-added tax (VAT) exemptions. The rules are clear—if you know where to look—but applying them correctly means understanding how exemptions work across industries, income levels, and borders.
Below, we’ll explain what qualifies as VAT-exempt, when the small business exemption applies, how to document it properly, and how to avoid mistakes that can affect even well-organized business owners.
What’s in this article?
- What are VAT-exempt sales and when do they apply in Sweden?
- What documentation is required for VAT-exempt sales in Sweden?
- How should exempt sales be reported in a VAT return?
Was sind USt.-befreite Verkäufe und wann gelten sie in Schweden?
In Schweden gibt es Unternehmen, die bei bestimmten Verkäufen keine USt. erheben müssen. Dies ist der Fall, wenn die Art der Produkte oder Dienstleistungen, die Sie verkaufen, nach schwedischem Recht von der USt. befreit ist oder wenn Ihr Jahresumsatz so niedrig ist, dass Sie sich nicht für die USt. registrieren müssen.
Arten von Verkäufen, die von der USt. befreit sind
Einige Dienstleistungen sind je nach Branche standardmäßig von der USt. befreit. Skatteverket (die schwedische Steuerbehörde) nennt bestimmte Kategorien, die steuerbefreit sind.
Wenn Sie ein/e Einzelunternehmer/in sind, der/die in einem der folgenden Bereiche tätig ist, sind Ihre Waren oder Dienstleistungen von der USt. befreit, unabhängig davon, wie viel Umsatz Sie machen:
Gesundheitswesen und Medizin: Wenn Sie eine zugelassene medizinische Fachkraft sind, die Dienstleistungen im Zusammenhang mit der medizinischen Prävention, der Behandlung von Krankheiten, körperlichen Verletzungen oder der Geburtshilfe anbietet, sind Ihre Behandlungen von der USt. befreit. Diese Kategorie umfasst die meisten zahnärztlichen und sozialen Betreuungsdienste.
Ausbildung: Wenn Sie ein staatlich anerkannter, regionaler oder kommunaler Bildungsanbieter sind, sind Ihre Dienstleistungen von der USt. befreit. Kaufmännische Schulungen fallen in der Regel nicht in diesen Anwendungsbereich und wären weiterhin steuerpflichtig.
Finanz- und Versicherungsdienstleistungen: Bankgeschäfte, Kredite und Versicherungsdienstleistungen sind weitgehend von der USt. befreit. Dazu gehören Währungsumtausch, Zahlungsvermittlung und Versicherungsprämien. Bestimmte andere Finanzdienstleistungen, wie die Vermietung von Schließfächern, sind weiterhin steuerpflichtig.
Kulturelle Aktivitäten: Darstellende Künstler/innen und andere Kulturschaffende sind ebenfalls von der USt. befreit. Wenn Sie Solomusiker/in oder Schauspieler/in sind, der/die live vor einem zahlenden Publikum auftritt, unterliegt Ihre Gage nicht der USt. Skatteverket befreit auch damit verbundene Kosten wie Reisekosten und Kosten für Ausrüstung.
Exporte: Auf Ausfuhren in Länder außerhalb der EU wird keine USt. erhoben. Diese Verkäufe gelten als „USt.-frei“ und nicht als „USt.-befreit“.
Auch wenn Ihr Unternehmen in eine dieser Kategorien fällt, müssen Sie alles genau dokumentieren und nachweisen können, warum keine USt. berechnet wurde.
Umsatzabhängige Befreiung
Auch in Schweden sind Kleinunternehmen von der USt. befreit. Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in Schweden hat und Ihr steuerpflichtiger Gesamtumsatz weniger als 120.000 schwedische Kronen (SEK) pro Jahr beträgt, ist in der Regel keine USt. Registrierung erforderlich. Es gibt einige Situationen, in denen sich Unternehmen unterhalb dieses Schwellenwerts dennoch registrieren müssen, zum Beispiel:
Bezahlung von Bauleistungen, die eine Umkehrung der USt.-Steuerschuld erfordern
Verkauf von Dienstleistungen in andere EU-Länder
Kauf verbrauchsteuerpflichtiger Waren aus anderen EU-Ländern für mehr als 90.000 SEK in einem Jahr
Im Allgemeinen bedeutet ein geringer Umsatz jedoch, dass Sie sich nicht für die USt. registrieren, keine USt. auf Rechnungen erheben oder keine USt.-Erklärungen abgeben müssen. Das bedeutet auch, dass Sie die USt., die Sie auf Ihre Unternehmenskäufe gezahlt haben, nicht zurückfordern können.
Welche Unterlagen sind für von der USt. befreite Verkäufe in Schweden erforderlich?
Selbst wenn Sie keine USt. berechnen, liegt die Beweislast bei Ihnen. Für schwedische Einzelunternehmer/innen bedeutet dies, dass sie detaillierte, gut organisierte Unterlagen führen müssen, die belegen, dass ihre Verkäufe rechtmäßig von der USt. befreit sind.
Wenn Sie für die USt. registriert sind, müssen Sie eine Rechnung ausstellen, wenn Sie mit anderen USt.-pflichtigen Unternehmen zusammenarbeiten, auch wenn keine USt. berechnet wird. Auf der Rechnung sollte ausdrücklich angegeben werden, dass keine USt. erhoben wird, da der Verkauf steuerbefreit ist. Wenn Sie ein Online-Unternehmen betreiben (z. B. digitale Kurse verkaufen), sollte dem Kunden/der Kundin beim Bezahlvorgang mitgeteilt werden, dass der Preis USt.-frei ist. Dies zeigt Ihren Kundinnen und Kunden (und etwaigen Prüfern), dass das Fehlen der USt. vorsätzlich und rechtlich begründet ist und kein Fehler ist.
Sie müssen auch Beweise dafür vorlegen, warum der Verkauf für eine Steuerbefreiung in Frage kommt. Die Art des erforderlichen Nachweises hängt von Ihrer Branche ab:
Gesundheitsdienstleistungen: Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Lizenz oder Zertifizierung auf, um zu bestätigen, dass Sie ein qualifizierter Anbieter sind.
Ausbildung: Bewahren Sie die Kursunterlagen auf, aus denen hervorgeht, dass das Programm berechtigt ist.
Finanzdienstleistungen: Diese Nachweise sind häufig offenkundig (z. B. Kreditverträge, Versicherungspolicen), aber stellen Sie sicher, dass aus Ihren Beschreibungen der Dienstleistungen in Verträgen oder Rechnungen klar hervorgeht, warum sie als steuerbefreit gelten.
Ausnahme für kleine Unternehmen: Wenn Sie die Umsatzregel anwenden (120.000 SEK oder weniger Umsatz), sollten Sie anhand Ihrer Bücher nachweisen können, dass Ihr Gesamtumsatz unter dieser Grenze geblieben ist. Eine einfache Jahresübersicht oder ein Arbeitsblatt kann dabei helfen zu zeigen, wann oder ob Sie den Schwellenwert überschritten haben.
USt.-befreite internationale Verkäufe: Wenn Sie internationale Verkäufe tätigen, die als USt.-frei gelten, benötigen Sie zusätzliche Nachweise. Bewahren Sie Versanddokumente wie Zollerklärungen und Lieferbestätigungen auf, die belegen, dass die Waren die EU verlassen haben.
Diese Dokumente müssen zwingend aufbewahrt werden. Wenn Sie geprüft werden, gehören sie zu den ersten Dingen, die Skatteverket sehen möchte. Selbst wenn Sie nicht für die USt. registriert sind, müssen Ihre Systeme nachweisen, dass Sie Verkäufe angemessen behandeln. Ihre Belege, Verträge, Auftragsbestätigungen und Bezahlvorgangsseiten sollten alle einen USt.-Satz von 0 % ausweisen.
Software-Tools können Ihnen helfen, den Überblick zu behalten. Mit Stripe Tax können Sie beispielsweise bestimmte Produkte als USt.-befreit kennzeichnen und die entsprechenden Vermerke auf Belegen hinzufügen. Diese Automatisierung hilft, Fehler zu vermeiden und Ihre Aufzeichnungen konsistent zu halten.
Skatteverket verlangt von Unternehmen, dass sie USt.- und Buchhaltungsunterlagen mindestens sieben Jahre aufbewahren. Dies umfasst alle Rechnungen, auch wenn keine USt. berechnet wurde, sowie Buchhaltungsunterlagen, die die Umsatzsummen ausweisen. Im Falle einer Prüfung erwartet Skatteverket, dass die Aufzeichnungen Ihres Unternehmens vollständig, klar und leicht zugänglich sind.
Wie müssen steuerbefreite Verkäufe in einer USt.-Erklärung ausgewiesen werden?
Auch wenn Ihre Verkäufe von der USt. ausgenommen sind, sind sie dennoch Teil Ihrer Geschäftstätigkeit und Skatteverket erwartet, dass sie entsprechend gemeldet werden. Wie Sie mit diesen Verkäufen umgehen, hängt davon ab, ob Sie für die USt. registriert sind und welche Art von Befreiung gilt:
Wenn Sie nicht für die USt. registriert sind (nach der Ausnahmeregelung für Kleinunternehmen), geben Sie überhaupt keine USt.-Erklärung ab.
Wenn Sie registriert sind, müssen Sie alle Ihre Unternehmenseinkünfte, sowohl steuerpflichtige als auch steuerbefreite, in Ihrer USt.-Erklärung angeben. So stellen Sie sicher, dass Ihre Umsatzsummen mit Ihren USt.- und Einkommensteuererklärungen übereinstimmen.
Steuerbefreite Verkäufe werden in verschiedenen Feldern Ihrer USt.-Erklärung angegeben, darunter die folgenden:
Feld 36: Verkauf von Waren außerhalb der EU
Feld 40: Verkauf von Dienstleistungen außerhalb der EU
Feld 42: Sonstige USt.-befreite Verkäufe
USt.-befreite Verkäufe sind nicht dasselbe wie Verkäufe im Rahmen der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft und werden in USt.-Erklärungen anders dokumentiert:
Zu den von der USt. befreiten Verkäufen gehören Verkäufe im Gesundheitswesen, bestimmte Bildungsangebote und die meisten Verkäufe im Bereich Finanzdienstleistungen.
Verkäufe im Rahmen der Umkehrung der Steuerschuld umfassen B2B-Verkäufe innerhalb der EU und inländische Verkäufe von Baudienstleistungen.
Die Verwechslung dieser Kategorien in der Steuererklärung ist ein häufiger Fehler und kann zu Korrekturen oder Rückfragen von Skatteverket führen.
Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.