If you’re running a sole proprietorship in Sweden, you might have received conflicting advice regarding value-added tax (VAT) exemptions. The rules are clear—if you know where to look—but applying them correctly means understanding how exemptions work across industries, income levels, and borders.

Below, we’ll explain what qualifies as VAT-exempt, when the small business exemption applies, how to document it properly, and how to avoid mistakes that can affect even well-organized business owners.

What’s in this article?

• What are VAT-exempt sales and when do they apply in Sweden?
  
• What documentation is required for VAT-exempt sales in Sweden?
  
• How should exempt sales be reported in a VAT return?
  

¿Qué son las ventas exentas de IVA y cuándo se aplican en Suecia?

En Suecia, algunas empresas no tienen que cobrar el IVA sobre determinadas ventas. Esto ocurre cuando el tipo de producto o servicio que vendes está exento de IVA según la legislación sueca o cuando tus ingresos anuales son lo suficientemente bajos como para no estar obligado a registrarte a efectos del IVA.

Tipos de ventas que están exentas de IVA

Algunos servicios están exentos de IVA de forma predeterminada en función de su sector. La Skatteverket (la Agencia Tributaria de Suecia) describe las categorías específicas que están exentas.

Si tienes una empresa unipersonal que opera en uno de estos rubros, tus bienes o servicios estarán exentos independientemente de la cantidad de ingresos que obtengas:

• Atención médica y sanitaria: si eres un profesional de atención médica con licencia que brinda servicios relacionados con la prevención médica, el tratamiento de enfermedades, de lesiones físicas, o la atención del parto, tus tratamientos están exentos de IVA. Esta categoría incluye la mayoría de los servicios dentales y de asistencia social.

• Capacitación: si eres un proveedor de capacitación profesional reconocido por el estado, la región o el municipio, tus servicios están exentos de IVA. Por lo general, los cursos de capacitación comercial quedan fuera de este alcance y aún estarían sujetos a impuestos.

• Servicios financieros y de seguros: en general, los servicios bancarios, de préstamos y de seguros están exentos de IVA. Incluyen el cambio de divisas, la mediación de pagos y las primas de seguros. Algunos otros servicios financieros, como el alquiler de cajas de seguridad, siguen estando sujetos a impuestos.

• Actividades culturales: los artistas intérpretes y otros trabajadores de la cultura también están exentos de IVA. Si eres un músico solista o un actor que interpreta en vivo para un público que paga, tus honorarios no están sujetos al IVA. La Skatteverket también exime los costos relacionados, como los traslados y el equipo.

• Exportaciones: el IVA no se grava sobre las exportaciones a países no pertenecientes a la Unión Europea (UE). Estas ventas se consideran «libres de IVA» en lugar de «exentas de IVA».

Si tu empresa se encuentra en una de estas categorías, aún debes mantener buenos registros y estar preparado para demostrar por qué no se cobró el IVA.

Exención basada en la facturación

Suecia también exime del IVA a las pequeñas empresas. Si tu empresa está establecida en Suecia y tu facturación total sujeta a impuestos es inferior a 120.000 coronas suecas (SEK) por año, el registro a efectos del IVA no suele ser necesario. Hay algunas situaciones en las que las empresas que se encuentran por debajo de este umbral deben registrarse, como las siguientes:

• Pagar por servicios de construcción que requieren una inversión del sujeto pasivo del IVA.

• Venta de servicios a otros países de la UE.

• Comprar productos no sujetos a impuestos especiales de otros países de la UE por más de SEK 90.000 al año.

Pero, en general, una facturación baja significa que no tienes que registrarte para el IVA, cobrar el IVA en las facturas ni presentar declaraciones del IVA. También significa que no puedes reclamar el IVA que pagas por las compras de tu empresa.

¿Qué documentación se requiere para las ventas exentas de IVA en Suecia?

Incluso cuando no cobras el IVA, la carga sigue recayendo en ti. Para las empresas unipersonales suecas, eso significa mantener documentación detallada y bien organizada que demuestre que sus ventas están legítimamente exentas de IVA.

Si estás registrado a efectos del IVA, debes emitir una factura cuando trabajes con otras empresas registradas a efectos del IVA, incluso cuando no se cobra el IVA. La factura debe indicar, de manera explícita, que no se aplica el IVA porque la venta está exenta. Si diriges una empresa en línea (por ejemplo, vendes cursos digitales), tu proceso de compra debe indicarle al cliente que el precio está exento de IVA. Esto transmite a tu cliente (y a cualquier auditor) que la falta de IVA es deliberada y tiene fundamentos legales, en lugar de un error.

También tendrás que preparar pruebas de por qué la venta califica para la exención. El tipo de prueba necesaria depende de tu sector:

• Servicios de atención médica: guarda una copia de tu licencia o certificación para confirmar que eres un proveedor calificado.

• Capacitación: conserve la documentación del curso que demuestre que el programa califica.

• Servicios financieros: estos suelen ser evidentes (por ejemplo, contratos de préstamo, pólizas de seguro), pero asegúrate de que las descripciones de los servicios en los contratos o las facturas indiquen con claridad cómo califican como exentos.

• Exención para pequeñas empresas: si estás usando la regla del facturación (SEK 120.000 o menos en ventas), tus libros deben demostrar que tu facturación total se mantuvo por debajo de este límite. Un simple resumen anual u una hoja de cálculo puede ayudar a mostrar si cruzaste el umbral o cuándo lo has hecho.

• Ventas internacionales exentas de IVA: si realizas ventas internacionales que califican como libres de IVA, necesitarás pruebas adicionales. Conserva la documentación de envío, como las declaraciones de aduanas y las confirmaciones de entrega que demuestren que los bienes salieron de la UE.

Conservar estos documentos es obligatorio. Si te auditan, estarán entre las primeras cosas que la Skatteverket pida ver. Incluso si no estás registrado a efectos del IVA, tus sistemas deben mostrar que estás tratando las ventas de manera adecuada. Tus páginas de recibos, contratos, confirmaciones de pedidos y proceso de compra deben reflejar un tipo de IVA del 0 %.

Las herramientas de software pueden ayudarte a mantenerte organizado. Stripe Tax, por ejemplo, te permite etiquetar ciertos productos como exentos de IVA e incluye las notas adecuadas en los recibos. Esta automatización ayuda a evitar errores y mantiene la coherencia de tus registros.

La Skatteverket exige a las empresas que conserven la documentación contable y del IVA durante al menos siete años. Esto incluye todas las facturas, incluso si no se cobró el IVA, y los registros contables que documenten los totales de facturación. En el caso de una auditoría, la Skatteverket espera que los registros de tu empresa estén completos, sean claros y de fácil acceso.

¿Cómo se deben informar las ventas exentas en una declaración de IVA?

Incluso cuando tus ventas estén exentas de IVA, siguen siendo parte de tu actividad comercial, y la Skatteverket exige que se informen como corresponde. La forma en que gestiones estas ventas depende de si estás registrado a efectos del IVA y del tipo de exención que corresponda:

• Si no estás registrado a efectos del IVA (mediante la exención para pequeñas empresas), no presentas una declaración de IVA.

• Si estás registrado, debes declarar todos los ingresos de tu empresa, tanto los que están sujetos a impuestos como los exentos, en tu declaración de IVA. Esto garantiza que tus ingresos totales coincidan en tus declaraciones de IVA y en las declaraciones del impuesto sobre los ingresos.

Las ventas exentas se informan en algunas casillas diferentes en tu declaración de IVA, incluidas las siguientes:

• Casilla 36: ventas de bienes fuera de la UE.

• Casilla 40: ventas de servicios fuera de la UE.

• Casilla 42: otras ventas exentas de IVA.

Las ventas exentas de IVA no son lo mismo que las ventas con IVA revertido y se documentan de manera diferente en las declaraciones de IVA:

• Las ventas exentas de IVA incluyen las ventas de atención médica, determinadas ventas de capacitación y la mayoría de las ventas de servicios financieros.

• Las ventas con inversión del sujeto pasivo del IVA incluyen las ventas business to business (B2B) dentro de la UE y las ventas nacionales de servicios de construcción.

Confundir estas categorías en la declaración es un error común y puede dar lugar a correcciones o consultas por parte de la Skatteverket.