If you’re running a sole proprietorship in Sweden, you might have received conflicting advice regarding value-added tax (VAT) exemptions. The rules are clear—if you know where to look—but applying them correctly means understanding how exemptions work across industries, income levels, and borders.

Below, we’ll explain what qualifies as VAT-exempt, when the small business exemption applies, how to document it properly, and how to avoid mistakes that can affect even well-organized business owners.

What’s in this article?

• What are VAT-exempt sales and when do they apply in Sweden?
  
• What documentation is required for VAT-exempt sales in Sweden?
  
• How should exempt sales be reported in a VAT return?
  

Cosa sono le vendite esenti da IVA e quando si applicano in Svezia?

In Svezia, alcune attività non sono tenute ad addebitare l'IVA su determinate vendite. Ciò si verifica quando il tipo di prodotto o servizio che vendi è esente da IVA ai sensi della legge svedese o quando i ricavi annui sono così ridotti che non è necessario registrarsi per l'IVA.

Tipi di vendite esenti da IVA

Alcuni servizi sono esenti da IVA di default in base al settore. La Skatteverket (l'agenzia delle entrate svedese) delinea categorie specifiche che sono esenti.

I titolari di ditte individuali che operano in uno di questi settori hanno diritto all'esenzione per beni o servizi, indipendentemente dai ricavi realizzati:

• Assistenza sanitaria e medica: per gli operatori sanitari autorizzati che erogano servizi relativi alla prevenzione medica, al trattamento di malattie, lesioni fisiche o all'assistenza al parto, i relativi trattamenti sono esenti da IVA. Questa categoria comprende la maggior parte dei servizi di assistenza odontoiatrica e di cura alla persona.

• Istruzione: per i fornitori di servizi educativi riconosciuti dallo stato, dalla regione o dal comune, i relativi servizi sono esenti da IVA. I corsi di formazione commerciali in genere non rientrano in questo ambito e sarebbero comunque soggetti a tassazione.

• Servizi finanziari e assicurativi: i servizi bancari, i prestiti e i servizi assicurativi sono ampiamente esenti da IVA. Includono il cambio di valuta, la mediazione dei pagamenti e i premi assicurativi. Alcuni altri servizi finanziari, come l'affitto di cassette di sicurezza, sono ancora soggetti a tassazione.

• Attività culturali: anche gli artisti dello spettacolo e gli altri operatori culturali sono esenti da IVA. Musicisti solisti o attori che si esibiscono dal vivo per un pubblico pagante hanno diritto all'esenzione dei compensi da IVA. La Skatteverket esenta anche i costi connessi come il viaggio e l'attrezzatura.

• Esportazioni: l'IVA non viene addebitata sulle esportazioni verso Paesi extra UE. Queste vendite sono considerate "senza IVA" anziché "esenti da IVA".

Se la tua attività rientra in una di queste categorie, devi comunque tenere buoni registri e prepararti a dimostrare perché l'IVA non è stata addebitata.

Esenzione basata sul fatturato

Anche la Svezia esenta dall'IVA le piccole attività. Se la tua attività ha sede in Svezia e il volume d'affari imponibile totale è inferiore a 120.000 corone svedesi (SEK) all'anno, in genere non è richiesta la registrazione ai fini IVA. In alcune circostanze le attività al di sotto di questa soglia devono comunque registrarsi, ad esempio:

• Pagamento di servizi di costruzione che richiedono l'inversione contabile dell'IVA

• Vendita di servizi in altri Paesi dell'UE

• Acquisto di prodotti non soggetti ad accisa da altri Paesi dell'UE per più di 90.000 corone svedesi all'anno

Ma in generale, un fatturato basso significa che non è necessario registrarsi ai fini dell'IVA, addebitare l'IVA sulle fatture o presentare dichiarazioni IVA. Significa anche che non puoi recuperare l'IVA che paghi sugli acquisti della tua attività.

Quale documentazione è necessaria per le vendite esenti da IVA in Svezia?

Anche quando non addebiti l'IVA, l'onere di dimostrare il motivo spetta a te. Per le ditte individuali svedesi, ciò significa conservare una documentazione dettagliata e ben organizzata che dimostri che le vendite sono legittimamente esenti da IVA.

Se hai effettuato la registrazione ai fini IVA, devi emettere una fattura quando lavori con altre attività registrate ai fini IVA, anche se l'IVA non viene addebitata. La fattura deve indicare esplicitamente che non viene applicata l'IVA perché la vendita è esente. Se gestisci un'attività online (ad esempio vendi corsi digitali), la tua procedura di pagamento dovrebbe indicare al cliente che il prezzo è senza IVA. In questo modo dimostrerai al cliente (e agli eventuali revisori) che l'assenza di IVA è intenzionale e legalmente fondata e non un errore.

Dovrai anche preparare delle prove per spiegare perché la vendita è idonea all'esenzione. Il tipo di prova necessario dipende dal settore in cui operi:

• Servizi sanitari: conserva una copia della licenza o della certificazione per dimostrare la tua idoneità come fornitore.

• Istruzione: conserva la documentazione del corso che dimostra che il programma è idoneo.

• Servizi finanziari: si tratta spesso di clausole ovvie (ad es. contratti di prestito, polizze assicurative), ma assicurati che le descrizioni dei servizi nei contratti o nelle fatture indichino chiaramente in che modo si qualificano come esenti.

• Esenzione per piccole attività: se utilizzi la regola del fatturato (vendite al massimo 120.000 corone svedesi), i libri contabili devono dimostrare che il fatturato totale è rimasto al di sotto di questo limite. Un semplice riepilogo annuale o un foglio di lavoro possono aiutare a mostrare quando, o se, hai superato la soglia.

• Vendite internazionali esenti da IVA: se effettui vendite internazionali che sono senza IVA, avrai bisogno di ulteriori prove. Conserva la documentazione di spedizione, come le dichiarazioni doganali e le conferme di consegna, che dimostrino che la merce ha lasciato l'UE.

La conservazione di questi documenti è obbligatoria. Se la tua attività viene sottoposta ad audit, saranno tra le prime cose che la Skatteverket chiederà di vedere. Anche se non hai effettuato la registrazione ai fini IVA, i tuoi sistemi devono dimostrare che stai trattando le vendite in modo appropriato. Le ricevute, i contratti, le conferme d'ordine e le pagine di pagamento devono tutti riportare un'aliquota IVA dello 0%.

Gli strumenti software possono aiutarti a organizzarti. Stripe Tax, ad esempio, consente di contrassegnare alcuni prodotti come esenti da IVA e include apposite note sulle ricevute. Questa automazione aiuta a evitare errori e mantiene i record coerenti.

La Skatteverket impone alle attività di conservare la documentazione IVA e contabile per almeno sette anni. Ciò include tutte le fatture, anche se l'IVA non è stata addebitata e i registri contabili che documentano i totali del fatturato. In caso di audit, la Skatteverket si aspetta che i registri della tua attività siano completi, chiari e facilmente accessibili.

Come devono essere dichiarate le vendite esenti in una dichiarazione IVA?

Anche quando le vendite sono esenti da IVA, fanno comunque parte della tua attività commerciale e la Skatteverket si aspetta che vengano rendicontate di conseguenza. La modalità di gestione di queste vendite dipende dal fatto che tu abbia effettuato la registrazione ai fini IVA e dal tipo di esenzione applicabile:

• Se non hai effettuato la registrazione ai fini IVA (utilizzando l'esenzione per le piccole attività), non presenti alcuna dichiarazione IVA.

• Se hai effettuato la registrazione, devi dichiarare tutto il reddito della tua attività, sia imponibile che esente, nella dichiarazione IVA. In questo modo i totali dei ricavi corrisponderanno alle dichiarazioni IVA e all'imposta sul reddito.

Le vendite esenti sono riportate in diverse caselle nella dichiarazione IVA, tra cui:

• Casella 36: vendite di beni al di fuori dell'UE

• Casella 40: vendita di servizi al di fuori dell'UE

• Casella 42: altre vendite esenti da IVA

Le vendite esenti da IVA non sono uguali alle vendite con inversione contabile dell'IVA e sono documentate in modo diverso nelle dichiarazioni IVA:

• Le vendite esenti da IVA includono le vendite del settore sanitario, alcune vendite del settore dell'istruzione e la maggior parte delle vendite di servizi finanziari.

• Le vendite con inversione contabile di IVA includono le vendite intracomunitarie B2B e le vendite nazionali di servizi di costruzione.

Confondere queste categorie nella dichiarazione è un errore comune e può portare a correzioni o richieste da parte della Skatteverket.