If you’re running a sole proprietorship in Sweden, you might have received conflicting advice regarding value-added tax (VAT) exemptions. The rules are clear—if you know where to look—but applying them correctly means understanding how exemptions work across industries, income levels, and borders.

Below, we’ll explain what qualifies as VAT-exempt, when the small business exemption applies, how to document it properly, and how to avoid mistakes that can affect even well-organized business owners.

What’s in this article?

• What are VAT-exempt sales and when do they apply in Sweden?
  
• What documentation is required for VAT-exempt sales in Sweden?
  
• How should exempt sales be reported in a VAT return?
  

O que são vendas isentas de IVA e quando se aplicam na Suécia?

Na Suécia, algumas empresas não precisam cobrar IVA sobre determinadas vendas. Isso ocorre quando o tipo de produto ou serviço que você vende é isento de IVA sob a legislação sueca ou quando sua receita anual não é suficiente para exigir o cadastro no IVA.

Tipos de vendas isentas de IVA

Alguns serviços são isentos de IVA por padrão com base em seu setor. A Skatteverket (Agência Tributária Sueca) descreve categorias específicas que são isentas.

Se você for um empresário individual que trabalha numa dessas áreas, seus bens ou serviços estarão isentos, qualquer que seja sua receita:

• Saúde e medicina: se você for profissional de saúde licenciado que presta serviços relacionados à prevenção e tratamento de doenças, lesões físicas ou assistência ao parto, seus tratamentos estão isentos de IVA. Essa categoria inclui a maioria dos serviços odontológicos e de assistência social.

• Instrução: se você é educador reconhecido pelo estado, região ou município, seus serviços estão isentos de IVA. Os cursos de formação comercial normalmente estão fora desse escopo e ainda seriam tributáveis.

• Serviços financeiros e de seguros: serviços bancários, empréstimos e seguros são amplamente isentos de IVA. Isso inclui câmbio, mediação de pagamentos e prêmios de seguro. Alguns outros serviços financeiros, como o aluguel de cofres, ainda são tributáveis.

• Atividades culturais: artistas e outros trabalhadores da cultura também estão isentos de IVA. Se você for músico solista ou ator que se apresenta ao vivo para um público pagante, seu cachê não está sujeito a IVA. A Skatteverket também isenta custos como viagens e equipamentos.

• Exportações: o IVA não é cobrado sobre exportações para países de fora da UE. Essas vendas são consideradas "livres de IVA", mas não "isentas de IVA".

Se a sua empresa se enquadra em uma dessas categorias, você ainda precisa manter bons registros e estar preparado para demonstrar por que o IVA não foi cobrado.

Isenção por volume de negócios

A Suécia também isenta as pequenas empresas de IVA. Se você tem uma empresa sediada na Suécia com faturamento total tributável inferior a 120.000 coroas suecas (SEK) por ano, o cadastro no IVA não é necessário. Existem algumas situações em que as empresas abaixo desse limite ainda precisam se cadastrar, como:

• Pagamento de serviços de construção que exijam cobrança de IVA reversa

• Venda de serviços para outros países da UE

• Compra de produtos não sujeitos a impostos especiais de consumo de outros países da UE em valor superior a 90.000 SEK em um ano

Mas, em geral, uma receita reduzida significa que você não precisa se cadastrar no IVA, cobrar IVA em faturas ou apresentar declarações de IVA. Também significa que você não pode pedir restituição do IVA pago em compras comerciais.

Qual a documentação necessária para vendas isentas de IVA na Suécia?

Mesmo que não cobre IVA, o ônus de comprovar o motivo ainda é seu. Para empresários individuais suecos, isso significa manter uma documentação detalhada e bem organizada que comprove que suas vendas são legitimamente isentas de IVA.

Se estiver cadastrado no IVA, é preciso emitir uma fatura quando trabalhar com outras empresas cadastradas, mesmo se não for cobrar IVA. A fatura deve indicar explicitamente que não há aplicação de IVA por isenção. Se você tem uma empresa online (vendendo cursos digitais, por exemplo), seu processo de checkout deve informar ao cliente que o preço não incluir IVA. Isso indica ao seu cliente (e aos auditores) que a falta de IVA é deliberada e legalmente fundamentada, e não um erro.

Você também precisa preparar comprovantes para explicar por que a venda se qualifica para isenção. O tipo de comprovação necessária depende do seu setor:

• Serviços de saúde: tenha uma cópia da sua licença ou certificação para confirmar que você é um provedor qualificado.

• Instrução: mantenha a documentação do curso que mostra que o programa se qualifica.

• Serviços financeiros: geralmente são evidentes (por exemplo, contratos de empréstimo, apólices de seguro), mas certifique-se de que suas descrições dos serviços em contratos ou faturas indiquem claramente como eles se qualificam como isentos.

• Isenção para pequenas empresas: se estiver usando a regra do volume (120.000 SEK ou menos em vendas), seus livros contábeis devem demonstrar que seu faturamento total permaneceu abaixo desse limite. Um simples resumo ou planilha anual pode ajudar a mostrar quando, ou se, você excedeu o limite.

• Vendas internacionais isentas de IVA: se fizer vendas internacionais qualificadas como livres de IVA, você de outros comprovantes. Guarde a documentação de envio, como declarações alfandegárias e confirmações de entrega, que comprovem que as mercadorias deixaram a UE.

A guarda desses documentos é obrigatória. Se a empresa for auditada, estarão dentre os primeiros que a Skatteverket pedirá para ver. Mesmo que você não tenha cadastro no IVA, seus sistemas precisam mostrar que você está tratando as vendas adequadamente. Seus recibos, contratos, confirmações de pedidos e páginas de checkout devem indicar a taxa de IVA de 0%.

As ferramentas de software podem ajudar você a se manter organizado. O Stripe Tax, por exemplo, permite marcar determinados produtos como isentos de IVA e inclui as anotações necessárias nos recibos. Essa automação ajuda a evitar erros e mantém seus registros organizados.

A Skatteverket exige que as empresas retenham documentação contábil e de IVA por pelo menos sete anos. Isso inclui todas as faturas, mesmo sem cobranças de IVA, e registros contábeis que documentam os totais do volume de negócios. No caso de uma auditoria, a Skatteverket espera que os registros da sua empresa sejam completos, claros e facilmente acessíveis.

Como as vendas isentas devem ser informadas na declaração de IVA?

Mesmo quando suas vendas estão isentas de IVA, elas ainda fazem parte da sua atividade comercial, e a Skatteverket espera que elas sejam declaradas. A forma como você gerencia essas vendas depende se você está cadastrado no IVA e que tipo de isenção se aplica:

• Se você não está cadastrado no IVA (usando a isenção para pequenas empresas), não vai apresentar a declaração de IVA.

• Se for cadastrado, deve informar todos os rendimentos da empresa, tributáveis e isentos, na declaração de IVA. Isso garante que os totais de receita correspondam às declarações de IVA e de imposto de renda.

As vendas isentas são informadas em áreas diferentes da declaração de IVA:

• Caixa 36: venda de mercadorias para fora da UE

• Caixa 40: vendas de serviços fora da UE

• Caixa 42: outras vendas isentas de IVA

Vendas isentas de IVA não são iguais a cobranças reversas IVA vendas e são documentadas de forma diferente em declarações de IVA:

• Vendas isentas de IVA podem ser nas áreas de saúde, educação e a maioria das vendas de serviços financeiros.

• Cobrança reversa de IVA pode acontecer em vendas B2B dentro da UE e vendas domésticas de serviços de construção.

É comum confundir essas categorias na declaração, o que pode provocar correções ou questionamentos da Skatteverket.