If you’re running a sole proprietorship in Sweden, you might have received conflicting advice regarding value-added tax (VAT) exemptions. The rules are clear—if you know where to look—but applying them correctly means understanding how exemptions work across industries, income levels, and borders.

Below, we’ll explain what qualifies as VAT-exempt, when the small business exemption applies, how to document it properly, and how to avoid mistakes that can affect even well-organized business owners.

What’s in this article?

• What are VAT-exempt sales and when do they apply in Sweden?
  
• What documentation is required for VAT-exempt sales in Sweden?
  
• How should exempt sales be reported in a VAT return?
  

Wat zijn btw-vrijgestelde verkopen en wanneer zijn deze van toepassing in Zweden?

In Zweden hoeven sommige ondernemingen geen btw in rekening te brengen voor bepaalde verkopen. Dit gebeurt wanneer het type product of dienst dat je verkoopt volgens de Zweedse wet is vrijgesteld van btw of wanneer je jaaromzet zo laag is dat je je niet hoeft te registreren voor btw.

Soorten verkopen die zijn vrijgesteld van btw

Sommige diensten zijn standaard vrijgesteld van btw op basis van hun branche. Skatteverket (de Zweedse belastingdienst) schetst specifieke categorieën die zijn vrijgesteld.

Als je een eenmanszaak hebt die in een van deze gebieden werkt, zijn je goederen of diensten vrijgesteld, ongeacht hoeveel omzet je genereert:

• Gezondheidszorg en medische diensten: als je een gediplomeerde beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg bent die diensten verleent met betrekking tot medische preventie, behandeling van ziekten, lichamelijk letsel of bevallingszorg, zijn je behandelingen vrijgesteld van btw. Deze categorie omvat de meeste tandheelkundige en sociale zorgdiensten.

• Training: als je een onderwijsinstelling bent die is erkend door de staat, regio of gemeente, zijn je diensten btw vrijgesteld. Commerciële opleidingen vallen doorgaans buiten dit toepassingsgebied en zijn nog steeds belastbaar.

• Financiële en verzekeringsdiensten: bank-, lenings- en verzekeringsdiensten zijn grotendeels vrijgesteld van btw. Ze omvatten valutawissel, betalingsbemiddeling en verzekeringspremies. Bepaalde andere financiële diensten, zoals het huren van kluisjes, zijn nog steeds belastbaar.

• Culturele activiteiten: ook uitvoerende kunstenaars en andere culturele werkers zijn vrijgesteld van btw. Als je een solomuzikant of acteur bent die live optreedt voor een betalend publiek, is je vergoeding niet onderworpen aan btw. Skatteverket stelt ook gerelateerde kosten zoals reis- en uitrustingskosten vrij.

• Uitvoer: btw wordt niet geheven op export naar landen buiten de EU. Deze verkopen worden beschouwd als 'btw-vrij' in plaats van 'vrijgesteld van btw'.

Als je onderneming in een van deze categorieën valt, moet je nog steeds een goede administratie bijhouden en bereid zijn om aan te tonen waarom btw niet in rekening is gebracht.

Vrijstelling op basis van omzet

Zweden stelt ook kleine bedrijven vrij van btw. Als je onderneming in Zweden is gevestigd en je totale belastbare omzet minder is dan 120.000 Zweedse kroon (SEK) per jaar, is btw registratie meestal niet vereist. Er zijn een paar situaties waarin ondernemingen onder deze drempelwaarde zich toch moeten registreren, zoals:

• Betalen voor bouwdiensten waarvoor een omgekeerde btw-betaling vereist is

• Verkoop van diensten aan andere EU-landen

• Niet-accijnsgoederen uit andere EU-landen kopen voor meer dan 90.000 SEK per jaar

Maar over het algemeen betekent een lage omzet dat je je niet hoeft te registreren voor btw, btw op facturen in rekening hoeft te brengen of btw-aangifte hoeft te doen. Het betekent ook dat je de btw die je voor je zakelijke aankopen betaalt, niet kunt terugvorderen.

Welke documentatie is vereist voor verkoop btw vrijgesteld in Zweden?

Zelfs als je btw geen kosten in rekening brengt, is het aan jou om te laten zien waarom. Voor Zweedse eenmanszaken betekent dit dat je gedetailleerde, goed georganiseerde documentatie moet bijhouden waaruit blijkt dat je verkopen legitiem zijn vrijgesteld van btw.

Als je bent geregistreerd voor btw, moet je een factuur uitgeven wanneer je samenwerkt met andere btw geregistreerde bedrijven, zelfs als er geen kosten voor btw in rekening worden gebracht. Op de factuur moet uitdrukkelijk worden vermeld dat er geen btw wordt toegepast omdat de verkoop is vrijgesteld. Als je een online bedrijf runt (bijvoorbeeld digitale cursussen verkoopt), moet je afrekenproces de klant vertellen dat de prijs btw gratis is. Dit geeft je klant (en eventuele auditors) duidelijk dat het gebrek aan btw opzettelijk en juridisch onderbouwd is, in plaats van een fout.

Je moet ook bewijs voorbereiden waarom de verkoop in aanmerking komt voor vrijstelling. Het type bewijs dat nodig is, verschilt per branche:

• Gezondheidszorg: bewaar een kopie van je licentie of certificering om te bevestigen dat je een gekwalificeerde provider bent.

• Training: bewaar cursusdocumentatie waaruit blijkt dat het programma in aanmerking komt.

• Financiële dienstverlening: deze zijn vaak vanzelfsprekend (bijv. leningsovereenkomsten, verzekeringspolissen), maar zorg ervoor dat je beschrijvingen van de diensten in contracten of facturen duidelijk vermelden hoe ze als vrijgesteld kwalificeren.

• Vrijstelling voor kleine bedrijven: als je de omzetregel (120.000 SEK of minder omzet) toepast, moet uit je boekhouding blijken dat je totale omzet onder deze limiet is gebleven. Een eenvoudige jaarlijkse samenvatting of werkblad kan helpen om aan te geven wanneer en of je de drempel hebt overschreden.

• Internationale verkopen die zijn vrijgesteld van btw: als je internationale verkopen uitvoert die als btw-free worden aangemerkt, heb je aanvullend bewijs nodig. Bewaar verzenddocumentatie, zoals douaneaangiften en leveringsbevestigingen, die bewijzen dat de goederen de EU hebben verlaten.

Het bewaren van deze documenten is verplicht. Als je wordt gecontroleerd, zijn ze een van de eerste dingen die Skatteverket vraagt te zien. Zelfs als je niet bent geregistreerd voor btw, moeten je systemen aantonen dat je de verkoop op de juiste manier behandelt. Op je ontvangstbewijzen, contracten, orderbevestigingen en afrekenpagina's moet allemaal een tarief van 0% btw staan.

Softwaretools kunnen je helpen georganiseerd te blijven. Stripe Tax stelt je bijvoorbeeld in staat om bepaalde producten te labelen als vrijgesteld van btw en bevat de juiste notities op ontvangstbewijzen. Deze automatisering helpt fouten te voorkomen en houdt je administratie consistent.

Skatteverket vereist dat bedrijven btw en boekhoudkundige documentatie ten minste zeven jaar bewaren. Dit omvat alle facturen, zelfs als btw niet in rekening zijn gebracht, en boekhouding die de totalen van de omzet documenteert. In het geval van een audit verwacht Skatteverket dat de administratie van je bedrijf volledig, duidelijk en gemakkelijk toegankelijk is.

Hoe moeten vrijgestelde verkopen worden aangegeven in een btw-aangifte?

Zelfs als je verkopen zijn vrijgesteld van btw, maken ze nog steeds deel uit van je bedrijfsactiviteiten en verwacht Skatteverket dat ze dienovereenkomstig worden gerapporteerd. Hoe je deze verkopen afhandelt, hangt af van of je bent geregistreerd voor btw en wat voor soort vrijstelling van toepassing is:

• Als je niet bent geregistreerd voor btw (met behulp van de vrijstelling voor kleine bedrijven), dan dien je helemaal geen btw-aangifte in.

• Als je bent geregistreerd, moet je al je bedrijfsinkomsten, zowel belastbaar als vrijgesteld, aangeven in je btw-aangifte. Zo weet je zeker dat je omzettotalen overeenkomen met je btw- en inkomstenbelastingaangiften.

Vrijgestelde verkopen worden in een paar verschillende vakken op je btw-aangifte vermeld, waaronder de volgende:

• Vak 36: Verkoop van goederen buiten de EU

• Vak 40: Verkoop van diensten buiten de EU

• Vak 42: Overige verkopen die zijn vrijgesteld van btw

btw-vrijgestelde verkopen zijn niet hetzelfde als verkopen btw met verleggingsregelingen en worden anders gedocumenteerd in btw-aangiften:

• btw-vrijstelling omvat de verkoop van gezondheidszorg, bepaalde verkopen van opleidingen en de meeste verkopen van financiële diensten.

• De verleggingsregeling btw de verkoop omvat b2b verkoop binnen de EU en de verkoop van binnenlandse bouwdiensten.

Het verwarren van deze categorieën in de aangifte is een veelgemaakte fout en kan leiden tot correcties of vragen van Skatteverket.