Los retrasos en los pagos también ocurren en las empresas neerlandesas, y la legislación de este país les exige que sigan una serie de pasos como parte del proceso de cobro de deudas. Después de que las empresas neerlandesas envíen una factura y un recordatorio de seguimiento jurídicamente válido sobre el retraso en el pago, tienen derecho a añadir los costes de cobro, devengar intereses y emprender acciones de ejecución por vía judicial.

A continuación, te explicamos qué es una factura de cobro de deuda («incasso factuur» en neerlandés), qué dice la ley sobre las condiciones de pago y cómo decidir si merece la pena recurrir al cobro formal.

Destacados

• Las empresas pueden añadir los costes de cobro a una factura impagada utilizando una escala móvil, pero solo después de haber enviado una carta de recordatorio formal.

• La legislación neerlandesa establece unas condiciones de pago por defecto, con normas distintas para las transacciones B2B y B2C.

• El hecho de ganar un juicio no es garantía de pago. Comprender todo el proceso de cobro antes de escalar el problema te ayudará a decidir cuándo merece la pena asumir el coste que supone el cobro formal.

¿Qué es una factura de cobro de deuda?

Una factura de cobro de deuda es una solicitud formal de pago de una deuda pendiente de pago. Dicha deuda puede incluir la factura vencida, los intereses y los costes adicionales. Los Países Bajos establecen unos tipos de interés estándar para las facturas impagadas, que pueden añadirse después de haber enviado una carta de recordatorio inicial al cliente.

¿Cuándo puedes aplicar costes de cobro en una factura impagada?

Las empresas tienen derecho a añadir los costes de cobro a una factura impagada una vez que un cliente se encuentra en situación de impago, pero solo después de haberle enviado una reclamación por escrito (denominada «herinneringsbrief» en neerlandés) en la que se le conceda 14 días para pagar a partir de la fecha que figure en la carta. Si el cliente sigue sin pagar, los costes adicionales se calcularán en función de una escala móvil:

• Primeros 2500 €: el 15,0 % del importe pendiente de pago, con un mínimo de 40 €.

• 2501 €-5000 €: el 10,0 % del importe comprendido en este tramo.

• 5001 €-10.000 €: el 5,0 % del importe comprendido en este tramo.

• 10.001 €-200.000 €: el 1,0 % del importe comprendido en este tramo.

• Por encima de 200.000 €: el 0,5 % sobre cualquier importe que supere este umbral.

También se pueden devengar intereses legales del 4,0 % si el acreedor lo solicita (o al tipo especificado en el contrato o en las condiciones generales).

¿Cómo funcionan las condiciones de pago con arreglo a la legislación neerlandesa?

En los Países Bajos, las condiciones de pago por defecto son de 30 días para las transacciones B2B, siempre que no se hayan especificado otras condiciones. Las condiciones pueden ampliarse a 60 días en contadas ocasiones. Sin embargo, las ventas B2C no tienen condiciones de pago por defecto.

¿Cómo funciona el proceso de cobro de deudas?

El proceso de cobro de deudas sigue un orden claro. Cada etapa se basa en la anterior, de modo que el papeleo que hagas al principio determina lo que podrás reclamar más adelante. El acreedor puede recurrir a una agencia de cobros para este proceso.

Estos son los pasos a seguir:

• Recordatorio: envía un recordatorio por escrito. Se debe conceder al cliente 14 días para pagar, a partir de la fecha de la carta, y se tiene que indicar claramente el importe de los costes de cobro que se le añadirán si no lo hace.

• Factura de cobro de deudas: una vez transcurrido el plazo de 14 días, envía una factura de cobro de deudas que incluya los costes adicionales correspondientes.

• Procedimiento judicial: con una sentencia judicial, puedes contratar a un agente judicial, que puede embargar los bienes del deudor (las agencias de cobro no pueden hacerlo). Estos pueden incluir una parte de sus ingresos o prestaciones, así como su cuenta bancaria, sus enseres domésticos e incluso su vivienda, llegado el caso.

¿Cuáles son los riesgos de emprender el cobro de deudas en el caso de las pequeñas empresas?

Antes de escalar la situación, debes comprender qué implica ese proceso. Ten en cuenta lo siguiente:

• Coste frente a recuperación: incluso un caso de cobro que concluya con éxito requiere tiempo y dinero. Reclamar judicialmente una factura de 400 € puede costar más tiempo a nivel interno de lo que recuperarías, incluso después de haber añadido los costes de cobro.

• Deterioro de las relaciones: es probable que si escalas el problema hasta un proceso de cobro formal se acabe la relación comercial. A veces, esta es la decisión correcta. Pero, si por el contrario quieres conservar al cliente, es posible que una conversación directa resuelva el problema más rápido.

• La ejecución no está garantizada: ganar un juicio no es garantía de pago. Si el deudor no tiene bienes o es insolvente, un agente judicial podría decirte que no hay nada que recuperar.

• Prescripción: la facturación está sujeta a un plazo de prescripción. Debes enviar una factura en un plazo de cinco años a partir del vencimiento del plazo de pago prescrito (o de dos años si vendes productos a particulares).

¿Es la contratación de una agencia de cobro la decisión adecuada para tu empresa?

Cuando los clientes no responden y no discuten de forma legítima el importe de facturas más cuantiosas, es posible que recurrir a una agencia de cobro sea la decisión adecuada para tu empresa. Las agencias de cobro estándar están bien preparadas para hacer frente a deudas sencillas y no controvertidas. Se encargan de la correspondencia, de las notificaciones legales y, a menudo, de las presentaciones judiciales, en caso de que se llegue a ese punto. La contrapartida es el control. Una vez que transfieres una deuda, el proceso avanza al ritmo de la agencia y la relación con el cliente se da por terminada.

A menudo se ofrecen acuerdos en los que no se cobra si no se recupera el importe de las deudas B2B no controvertidas, lo que significa que solo tendrás que pagar si lo consiguen. Comprueba qué ocurre con la deuda en caso contrario. Algunos contratos ceden la deuda a la agencia de forma permanente.

Una buena forma de reducir los costes de cobro es reducir la frecuencia con la que necesitas cobrar. A las facturas que llegan tarde, que contienen errores o que se envían al contacto equivocado se les resta prioridad (a veces por motivos auténticos y otras, como táctica dilatoria). Puedes evitar estas excusas mediante buenas prácticas de facturación, como enviar las facturas inmediatamente después de la entrega, con los datos correctos y con un método de pago claro.

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