Les retards de paiement arrivent dans les entreprises néerlandaises, et la loi néerlandaise exige qu'elles suivent certaines étapes dans le cadre du processus de recouvrement des créances. Après que les entreprises néerlandaises ont envoyé une facture et un rappel de suivi juridiquement valable au sujet du retard de paiement, elles ont le droit d'ajouter des frais de recouvrement, d'accumuler des intérêts et d'engager des poursuites judiciaires.

Ci-dessous, nous expliquerons ce qu'est une facture de recouvrement de créances (« incasso factuur » en néerlandais), ce que dit la loi sur les conditions de paiement et comment décider si un recouvrement officiel pourrait en valoir la peine.

Points clés

• Les entreprises peuvent ajouter des frais de recouvrement à une facture impayée selon un barème progressif, mais uniquement après avoir envoyé une lettre de rappel officielle.

• La loi néerlandaise établit des conditions de paiement par défaut, avec des règles différentes pour les transactions B2B et B2C.

• Remporter un jugement de tribunal ne garantit pas le paiement. Comprendre l'ensemble du processus de recouvrement avant d'engager des démarches vous aide à décider quand le recouvrement officiel vaut le coût.

Qu'est-ce qu'une facture de recouvrement?

Une facture de recouvrement est une demande formelle de paiement d'une dette impayée. Cette dette peut comprendre la facture en retard, les intérêts et les coûts supplémentaires. Les Pays-Bas fixent des taux d'intérêt standard pour les factures impayées, qui peuvent être ajoutés après l'envoi d'une première lettre de rappel au client.

Quand pouvez-vous facturer des frais de recouvrement sur une facture impayée?

Les entreprises ont le droit d'ajouter des frais de recouvrement à une facture impayée lorsqu'un client est en défaut, mais seulement après avoir envoyé une mise en demeure écrite (« herinneringsbrief » en néerlandais) qui accorde au client 14 jours pour payer à compter de la date figurant sur la lettre. Si le client ne paie toujours pas, les coûts supplémentaires sont calculés selon un barème progressif :

• Tranche de 0 à 2 500 € : 15,0 % du montant impayé, avec un minimum de 40 €

• De 2 501 € à 5 000 € : 10,0 % sur le montant compris dans cette tranche

• De 5 001 € à 10 000 € : 5,0 % sur le montant compris dans cette tranche

• De 10 001 € à 200 000 € : 1,0 % sur le montant compris dans cette tranche

• Au-delà de 200 000 € : 0,5 % sur tout montant au-delà de ce seuil

Des intérêts légaux de 4,0 % peuvent également s'accumuler si le créancier en fait la demande (ou à un taux précisé dans le contrat ou les conditions générales).

Comment fonctionnent les délais de paiement en droit néerlandais?

Les Pays-Bas ont des délais de paiement par défaut de 30 jours pour les transactions interentreprises (B2B), si aucun autre délai n'a été précisé. Ces délais peuvent être prolongés à 60 jours dans de rares cas. Cependant, les ventes B2C (aux consommateurs) n'ont pas de délais de paiement par défaut.

Comment fonctionne le processus de recouvrement des créances?

Le processus de recouvrement des créances suit une séquence claire. Chaque étape s'appuie sur la précédente, de sorte que les documents que vous préparez au début déterminent ce que vous pourrez réclamer plus tard. Le créancier peut faire appel à une agence de recouvrement pour ce processus.

Voici les étapes :

• Rappel : Envoyez un rappel écrit. Celui-ci doit accorder au client 14 jours pour payer à compter de la date figurant sur la lettre et indiquer clairement le montant des frais de recouvrement qui seront ajoutés s'il ne paie pas.

• Facture de recouvrement : Une fois le délai de 14 jours écoulé, envoyez une facture de recouvrement comprenant les coûts supplémentaires appropriés.

• Procédures judiciaires : Avec un jugement du tribunal, vous pouvez engager un huissier qui peut saisir les biens du débiteur. (Une agence de recouvrement ne peut pas saisir de biens). Ceux-ci peuvent comprendre une partie de son revenu ou de ses prestations, ainsi que son compte bancaire, ses effets mobiliers et potentiellement même sa maison.

Quels sont les risques liés au recouvrement de créances pour une petite entreprise?

Avant d'entamer des démarches, vous devez comprendre ce que ce processus implique. Gardez à l'esprit ce qui suit :

• Coût par rapport au recouvrement : Même une affaire de recouvrement réussie demande du temps et de l'argent. Poursuivre le recouvrement d'une facture de 400 € devant les tribunaux pourrait coûter plus cher en temps interne que ce que vous récupéreriez, même après l'ajout des frais de recouvrement.

• Relations gâchées : L'escalade vers un processus de recouvrement officiel mettra probablement fin à la relation d'affaires. C'est parfois la bonne décision. Mais si vous souhaitez par ailleurs conserver le client, une conversation directe pourrait résoudre le problème plus rapidement.

• L'exécution n'est pas garantie : Remporter un jugement de tribunal ne signifie pas que vous serez payé. Si le débiteur n'a aucun actif ou est insolvable, un huissier pourrait vous dire qu'il n'y a rien à récupérer.

• Délai de prescription : Il existe un délai de prescription pour la facturation. Vous devez envoyer une facture dans les cinq ans suivant l'expiration du délai de paiement prescrit (ou deux ans si vous vendez des produits à des particuliers).

L'embauche d'une agence de recouvrement est-elle la bonne décision pour votre entreprise?

Lorsque les clients ne répondent pas et ne contestent pas véritablement le montant sur les factures plus importantes, une agence de recouvrement peut être appropriée pour votre entreprise. Les agences de recouvrement standard sont bien adaptées aux dettes simples et non contestées. Elles s'occupent de la correspondance, des avis juridiques et souvent des dépôts au tribunal, si on en arrive là. Le compromis est le contrôle. Une fois que vous transférez une dette, le processus avance au rythme de l'agence, et la relation avec le client est effectivement terminée.

Les accords de type « Pas de résultat, pas de frais » sont souvent proposés pour les dettes B2B non contestées, ce qui signifie que vous ne payez que si l'agence récupère le montant. Vérifiez ce qui arrive à la dette si ce n'est pas le cas. Certains contrats cèdent la dette à l'agence de manière permanente.

Une bonne façon de réduire les coûts de recouvrement est de diminuer la fréquence à laquelle vous devez procéder à un recouvrement. Les factures qui arrivent en retard, contiennent des erreurs ou sont adressées à la mauvaise personne de contact perdent leur priorité, parfois sincèrement, parfois comme tactique de retardement. Vous pouvez éviter ces excuses grâce à de bonnes pratiques de facturation, comme l'envoi des factures immédiatement à la livraison avec les bonnes coordonnées et un mode de paiement clair.

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