I ritardi nei pagamenti si verificano nelle attività olandesi e il diritto olandese richiede loro di seguire determinati passaggi come parte della procedura di riscossione. Dopo che le attività olandesi inviano una fattura e un sollecito legalmente valido per il ritardo di pagamento, hanno il diritto di aggiungere costi di riscossione, maturare interessi e perseguire l'esecuzione coattiva in tribunale.

Di seguito, spiegheremo cos'è una fattura di riscossione ("incasso factuur" in olandese), cosa dice la legge sui termini di pagamento e come decidere se valga la pena intraprendere una riscossione formale.

In evidenza

• Le attività possono aggiungere costi di riscossione a una fattura non pagata in base a scaglioni, ma solo dopo aver inviato una lettera di sollecito formale.

• Il diritto olandese stabilisce termini di pagamento predefiniti, con regole diverse per le transazioni B2B e B2C.

• Vincere una causa in tribunale non garantisce il pagamento. Comprendere l'intera procedura di riscossione prima di procedere ti aiuta a decidere se i costi di una riscossione formale valgono la spesa.

Cos'è una fattura di riscossione?

Una fattura di riscossione è una richiesta formale di pagamento di un debito in sospeso. Tale debito può includere la fattura scaduta, gli interessi e i costi aggiuntivi. I Paesi Bassi stabiliscono tassi di interesse standard per le fatture non pagate, che possono essere aggiunti dopo che è stata inviata una prima lettera di sollecito al cliente.

Quando puoi addebitare i costi di riscossione su una fattura non pagata?

Le attività hanno il diritto di aggiungere costi di riscossione a una fattura non pagata una volta che il cliente è inadempiente, ma solo dopo aver inviato un sollecito scritto ("herinneringsbrief" in olandese) che concede al cliente 14 giorni per pagare a partire dalla data della lettera. Se il cliente continua a non pagare, i costi aggiuntivi vengono calcolati in base a scaglioni:

• Primi 2.500 €: 15,0% dell'importo in sospeso, con un minimo di 40 €.

• 2.501 €-5.000 €: 10,0% sull'importo in questo scaglione.

• 5.001 €-10.000 €: 5,0% sull'importo in questo scaglione.

• 10.001 €-200.000 €: 1,0% sull'importo in questo scaglione.

• Oltre 200.000 €: 0,5% su qualsiasi importo oltre questa soglia.

Può essere maturato anche un interesse legale del 4,0% se il creditore lo richiede (o a un tasso specificato nel contratto o nei termini e condizioni generali).

Come funzionano i termini di pagamento ai sensi del diritto olandese?

I Paesi Bassi prevedono termini di pagamento predefiniti di 30 giorni per le transazioni B2B, se non sono stati specificati altri termini. I termini possono essere estesi a 60 giorni in rari casi. Le vendite B2C, invece, non prevedono termini di pagamento predefiniti.

Come funziona la procedura di riscossione?

La procedura di riscossione ha una sequenza chiara. Ogni fase si basa su quella precedente, quindi la documentazione compilata in anticipo determina ciò che potrai richiedere in un secondo momento. Il creditore può avvalersi di un'agenzia di riscossione per questa procedura.

Ecco i passaggi.

• Sollecito: invia un sollecito scritto. Questo deve concedere al cliente 14 giorni per pagare a partire dalla data della lettera e indicare chiaramente l'importo dei costi di riscossione che verranno aggiunti in caso contrario.

• Fattura di riscossione: una volta superata la scadenza di 14 giorni, invia una fattura di riscossione che includa i relativi costi aggiuntivi.

• Procedimenti legali: con una sentenza del tribunale, puoi incaricare un ufficiale giudiziario, che può pignorare i beni del debitore. (Un'agenzia di riscossione non può pignorare i beni). Questi possono includere una parte del suo reddito o dei sussidi, oltre al suo conto bancario, ai beni domestici e, potenzialmente, persino alla casa.

Quali sono i rischi legati alla riscossione dei crediti per una piccola attività?

Prima di procedere, dovresti comprendere cosa comporta questa procedura. Tieni presente quanto segue:

• Costi rispetto al recupero: anche un caso di riscossione andato a buon fine richiede tempo e denaro. Perseguire in tribunale una fattura di 400 € potrebbe costare più in tempo interno di quanto recupereresti, anche dopo l'aggiunta dei costi di riscossione.

• Relazioni compromesse: il passaggio a una procedura formale di riscossione molto probabilmente porrà fine al rapporto commerciale. A volte è la decisione giusta, ma se invece desideri mantenere il cliente, una conversazione diretta potrebbe risolvere il problema più velocemente.

• L'esecuzione coattiva non è garantita: vincere una causa in tribunale non significa che verrai pagato. Se il debitore non ha beni o è insolvente, un ufficiale giudiziario potrebbe dirti che non c'è nulla da recuperare.

• Termini di prescrizione: esiste una prescrizione per la fatturazione. Devi inviare una fattura entro cinque anni dalla scadenza del termine di pagamento previsto (o due anni se vendi prodotti a privati).

Assumere un'agenzia di riscossione è la mossa giusta per la tua attività?

Quando i clienti non rispondono e non contestano realmente l'importo su fatture di importo più elevato, un'agenzia di riscossione potrebbe essere adatta per la tua attività. Le normali agenzie di riscossione sono ideali per crediti semplici e non contestati. Gestiscono la corrispondenza, le diffide legali e, spesso, le procedure giudiziarie, se si arriva a tanto. Il compromesso è il controllo. Una volta trasferito un debito, la procedura procede ai ritmi dell'agenzia e la relazione con il cliente è di fatto chiusa.

Gli accordi del tipo "nessun risultato, nessun pagamento" vengono spesso offerti per i debiti B2B non contestati, il che significa che paghi solo se recuperano l'importo. Verifica cosa succede al debito se non ci riescono. Alcuni contratti cedono il debito all'agenzia in modo permanente.

Un buon modo per ridurre i costi di riscossione è ridurre la frequenza con cui è necessario riscuotere. Le fatture che arrivano in ritardo, contengono errori o vengono inviate al contatto sbagliato passano in secondo piano, a volte in modo sincero, a volte come tattica dilatoria. Puoi evitare queste scuse attraverso buone pratiche di fatturazione, come l'invio delle fatture immediatamente alla consegna con i dettagli corretti e un metodo di pagamento chiaro.

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