En las empresas de los Países Bajos, los pagos atrasados son algo habitual, y la legislación exige seguir determinados pasos en el marco del proceso de cobro de deudas. Después de que las empresas envíen una factura y un recordatorio de seguimiento jurídicamente válido acerca del retraso en el pago, tienen derecho a agregar los costos de cobro, devengar intereses e iniciar la ejecución a través de los tribunales.

A continuación, explicaremos qué es una factura de cobro de deudas («incasso factuur» en holandés), qué dice la ley sobre los plazos de pago y cómo decidir si vale la pena recurrir al cobro formal.

Aspectos destacados

• Las empresas pueden agregar costos de cobro a una factura no pagada mediante una escala proporcional, pero solo luego de haber enviado una carta recordatoria formal.

• La legislación neerlandesa establece plazos de pago predeterminados, con reglas diferentes para las transacciones B2B y B2C.

• Obtener una sentencia judicial favorable no garantiza el pago. Si comprendes todo el proceso de cobro antes de escalar la situación, te ayudará a decidir cuándo vale la pena asumir el costo del cobro formal.

¿Qué es una factura de cobro de deudas?

Una factura de cobro de deudas es una solicitud formal para saldar una deuda pendiente, que puede abarcar la factura atrasada, los intereses y otros costos. Los Países Bajos fijan tasas de interés estándar para las facturas impagas, que se pueden agregar luego de haberle enviado al cliente una primera carta recordatoria.

¿Cuándo puedes aplicar costos de cobro a una factura no pagada?

Las empresas tienen derecho a sumar costos de cobro a una factura no pagada una vez que un cliente entra en mora, pero solo después de enviarle un requerimiento por escrito («herinneringsbrief» en holandés) que le otorgue 14 días para pagar a partir de la fecha de la carta. Si el cliente sigue sin pagar, los costos adicionales se calculan según una escala proporcional:

• Primeros EUR 2500: 15.0 % del monto pendiente, con un mínimo de EUR 40

• De EUR 2501 a EUR 5000: 10.0 % sobre el monto dentro de este rango

• De EUR 5001 a EUR 10,000: 5.0 % sobre el monto dentro de este rango

• De EUR 10,001 a EUR 200,000: 1.0 % sobre el monto dentro de este rango

• Por encima de EUR 200,000: 0.5 % sobre cualquier monto que supere este umbral

También se puede acumular un interés legal del 4.0 % si el acreedor lo solicita (o a la tasa que se especifique en el contrato o en las condiciones generales).

¿Cómo funcionan los plazos de pago conforme a la legislación neerlandesa?

En los Países Bajos existen plazos de pago predeterminados de 30 días para las transacciones B2B, siempre que no se hayan especificado otros plazos. En casos excepcionales, los plazos se pueden prolongar a 60 días. Sin embargo, las ventas B2C no tienen plazos de pago predeterminados.

¿Cómo funciona el proceso de cobro de deudas?

El proceso de cobro de deudas lleva una secuencia clara. Cada etapa se sustenta en la anterior, de modo que la documentación que redactes primero será decisiva respecto de lo que podrás reclamar con posterioridad. El acreedor puede recurrir a una agencia de cobros para este proceso.

Estos son los pasos:

• Recordatorio: Envía un recordatorio por escrito. Se deben otorgar 14 días para que el cliente pague, a contar desde la fecha de la carta, e indicar de manera clara el monto de los costos de cobro que se agregarán si no lo hace.

• Factura de cobro de deudas: Una vez transcurrido el plazo de 14 días, envía una factura de cobro de deudas que incluya los correspondientes costos adicionales.

• Procedimiento judicial: Con la sentencia de un tribunal, puedes contratar a un agente judicial, que puede incautar los activos del deudor. (Una agencia de cobros no puede embargar activos). Podría incluirse una parte de sus ingresos o prestaciones, así como también su cuenta bancaria, enseres domésticos y probablemente hasta su vivienda.

¿Cuáles son los riesgos de hacer un cobro de deudas siendo una pequeña empresa?

Antes de escalar, es conveniente que comprendas lo que implica el proceso. Ten en cuenta lo siguiente:

• Costo vs. recuperación: Incluso un caso de cobro que resulte exitoso insume tiempo y dinero. Gestionar una factura de EUR 400 por vía judicial podría representar un costo de tiempo interno mayor que la recuperación en sí, incluso después de sumar los costos de cobro.

• Relaciones perjudicadas: El hecho de escalar al proceso de cobro formal es muy probable que termine con la relación comercial. A veces, es la decisión correcta, pero si en cambio quieres retener al cliente, una conversación directa podría ser la solución más rápida.

• No hay garantías de ejecución: Lograr una sentencia favorable no implica que cobrarás. Si el deudor no tiene activos o se encuentra en estado de insolvencia, un agente judicial podría decirte que no hay nada para recuperar.

• Plazo de prescripción: Hay un plazo de prescripción para la facturación. Tienes que enviar una factura en un plazo de cinco años luego de que venza el plazo de pago estipulado (o de dos años si les vendes productos a particulares).

¿Es la agencia de cobros la decisión correcta para tu empresa?

Si los clientes no responden y no impugnan en forma legítima el monto de las facturas más altas, es posible que recurrir a una agencia de cobros sea lo correcto para tu empresa. Las agencias de cobro convencionales son idóneas para las deudas directas y que no se cuestionan. Se ocupan de la correspondencia, los avisos legales y, con frecuencia, de las presentaciones judiciales, en caso de llegar a esa instancia. La desventaja es el control. Una vez que se transfiere una deuda, el proceso avanza al ritmo de la agencia, y en la práctica se termina la relación con el cliente.

Con frecuencia, se ofrecen acuerdos en los que no se paga si no hay resultados para el caso de las deudas B2B sin disputa, lo que significa que solo abonas si logran recuperar el dinero. Verifica qué sucede con la deuda si no lo hacen. En algunos contratos, la deuda se asigna a la agencia en forma permanente.

Una buena manera de reducir los costos es limitar la frecuencia con la que necesitas hacer el cobro. A las facturas que llegan tarde, que tienen errores o que se envían al contacto equivocado se les quita prioridad, a veces de forma genuina y a veces como táctica para ganar tiempo. Puedes evitar estas excusas mediante buenas prácticas de facturación, por ejemplo, enviando las facturas apenas se hace la entrega con la información correcta y un método de pago claro.

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