Late betalingen komen voor bij Nederlandse ondernemingen en de Nederlandse wet vereist dat ze bepaalde stappen volgen als onderdeel van de incassoprocedure. Nadat Nederlandse ondernemingen een factuur hebben verzonden en een juridisch haalbare herinnering voor late betaling hebben verzonden, hebben ze het recht om incassokosten toe te voegen, rente op te bouwen en handhaving via de rechtbank te vorderen.

Hieronder leggen we uit wat een incassofactuur is, wat de wet zegt over betalingstermijnen en hoe je bepaalt of een formele incassoprocedure de moeite waard is.

Hoogtepunten

• Ondernemingen kunnen incassokosten op een glijdende schaal toevoegen aan een onbetaalde factuur, maar alleen nadat ze een formele herinneringsbrief hebben gestuurd.

• De Nederlandse wet stelt standaard betalingstermijnen vast, met verschillende regels voor B2B- en B2C-transacties.

• Het winnen van een rechtszaak garandeert geen betaling. Door de volledige incassoprocedure te begrijpen voordat je escaleert, kun je bepalen wanneer formele incasso de kosten waard is.

Wat is een incassofactuur?

Een incassofactuur is een formeel verzoek om betaling van een openstaande schuld. Die schuld kan de vervallen factuur, rente en extra kosten omvatten. Nederland stelt standaardrentetarieven vast voor onbetaalde facturen, die kunnen worden toegevoegd nadat er een eerste herinneringsbrief naar de klant is gestuurd.

Wanneer kun je incassokosten berekenen voor een onbetaalde factuur?

Ondernemingen hebben het recht om incassokosten aan een onbetaalde factuur toe te voegen zodra een klant in gebreke is, maar alleen nadat ze een schriftelijke aanmaning (een herinneringsbrief) sturen die de klant 14 dagen de tijd geeft om te betalen vanaf de datum op de brief. Als de klant nog steeds niet betaalt, worden de extra kosten op een glijdende schaal berekend:

• Eerste € 2500,00: 15,0% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 40,00

• € 2501,00 - € 5000,00: 10,0% over het bedrag binnen dit bereik

• € 5001,00 - € 10.000,00: 5,0% over het bedrag binnen dit bereik

• € 10.001,00 - € 200.000,00: 1,0% over het bedrag binnen dit bereik

• Boven € 200.000,00: 0,5% over elk bedrag boven deze drempel

Wettelijke rente van 4,0% kan ook worden opgebouwd als de schuldeiser hierom verzoekt (of tegen een tarief dat is gespecificeerd in het contract of de algemene voorwaarden).

Hoe werken betalingstermijnen volgens de Nederlandse wet?

Nederland heeft standaard betalingstermijnen van 30 dagen voor B2B-transacties, als er geen andere termijnen zijn gespecificeerd. De termijnen kunnen in uitzonderlijke gevallen worden verlengd tot 60 dagen. B2C-verkopen hebben echter geen standaard betalingstermijnen.

Hoe werkt de incassoprocedure?

De incassoprocedure verloopt in een duidelijke volgorde. Elke fase bouwt voort op de vorige, dus de documentatie die je in het begin invult, bepaalt wat je later kunt claimen. De schuldeiser kan voor deze procedure een incassobureau inschakelen.

Dit zijn de stappen:

• Herinnering: Stuur een schriftelijke herinnering. Hierin moet de klant 14 dagen de tijd krijgen om te betalen vanaf de datum van de brief en het bedrag aan incassokosten dat in rekening wordt gebracht als de klant niet betaalt, moet duidelijk worden vermeld.

• Incassofactuur: Zodra de termijn van 14 dagen is verstreken, stuur je een incassofactuur inclusief de toepasselijke extra kosten.

• Gerechtelijke procedure: Met een rechterlijke uitspraak kun je een deurwaarder inschakelen, die beslag kan leggen op het vermogen van de debiteur. (Een incassobureau mag geen beslag leggen.) Dit kan gaan om een deel van het inkomen of de uitkering, maar ook om de bankrekening, inboedel en eventueel zelfs het huis.

Wat zijn de risico's van een incassoprocedure voor een kleine onderneming?

Voordat je escaleert, moet je begrijpen wat die procedure inhoudt. Houd rekening met het volgende:

• Kosten vs. opbrengst: Zelfs een succesvolle incassozaak kost tijd en geld. Een factuur van € 400,00 via de rechter innen, kan aan interne tijd meer kosten dan het oplevert, zelfs nadat de incassokosten zijn toegevoegd.

• Beschadigde relaties: Escalatie naar een formele incassoprocedure betekent waarschijnlijk het einde van de zakelijke relatie. Soms is dat de juiste beslissing. Maar als je de klant liever wilt behouden, is een rechtstreeks gesprek wellicht een snellere oplossing.

• Handhaving is niet gegarandeerd: Als je in het gelijk wordt gesteld door de rechtbank, betekent dat niet dat je wordt betaald. Als de debiteur geen bezittingen heeft of insolvent is, kan een deurwaarder je vertellen dat er niets te verhalen valt.

• Verjaringstermijn: Er geldt een verjaringstermijn voor facturatie. Je moet een factuur versturen binnen vijf jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn is verstreken (of twee jaar als je producten aan particulieren verkoopt).

Is het inhuren van een incassobureau de juiste stap voor jouw onderneming?

Wanneer klanten niet reageren en het bedrag op grotere facturen niet daadwerkelijk betwisten, is een incassobureau mogelijk geschikt voor jouw onderneming. Standaard incassobureaus zijn zeer geschikt voor ongecompliceerde, onbetwiste schulden. Zij regelen de correspondentie, juridische kennisgevingen en vaak de procesvoering, als het zo ver komt. De keerzijde is controle. Zodra je een schuld overdraagt, verloopt de procedure in het tempo van het bureau en is de relatie met de klant in feite beëindigd.

'No cure, no pay'-regelingen worden vaak aangeboden voor onbetwiste B2B-schulden, wat betekent dat je alleen betaalt als het bedrag wordt geïnd. Controleer wat er met de schuld gebeurt als ze dit niet doen. In sommige contracten wordt de schuld permanent aan het bureau overgedragen.

Een goede manier om de incassokosten te verlagen, is door minder vaak te hoeven innen. Facturen die te laat aankomen, fouten bevatten of naar de verkeerde contactpersoon gaan, krijgen een lagere prioriteit, soms oprecht, soms als vertragingstactiek. Je kunt deze excuses voorkomen door middel van goede facturatiepraktijken, zoals het onmiddellijk verzenden van facturen bij levering met de juiste gegevens en een duidelijke betaalmethode.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je factureren en prijzen beheren zoals jij dat wilt: van simpele terugkerende facturatie tot facturatie naar gebruik en contracten die je zelf onderhandelt. Begin binnen een paar minuten met het accepteren van terugkerende betalingen wereldwijd zonder dat je code hoeft te schrijven, of maak een eigen integratie met de API.

Stripe Billing kan je helpen:

• Flexibele prijzen aan te bieden: sneller reageren op de vraag van gebruikers met flexibele tariefmodellen, waaronder op gebruik gebaseerde, gestaffelde, flat-fee plus overage, en meer. Ondersteuning voor coupons, gratis proefperiodes, evenredige verdeling en add-ons is ingebouwd.

• Wereldwijd uit te breiden: verhoog de conversie door de betaalmethoden aan te bieden die klanten het liefst gebruiken. Stripe ondersteunt meer dan 100 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.

• Je omzet te verhogen en klantverloop te verminderen: verbeter je omzet en verminder onvrijwillig klantverloop met Smart Retries en geautomatiseerde herstelworkflows. Met de hersteltools van Stripe hebben gebruikers in 2024 meer dan $ 6,5 miljard aan omzet teruggewonnen.

• Je efficiëntie te verhogen: gebruik de modulaire tools van Stripe voor belastingen, omzetrapportage en gegevens om meerdere omzetsystemen te consolideren tot één systeem. Eenvoudige integratie met software van derden.

Lees meer over Stripe Billing, of ga vandaag nog aan de slag.