Sena betalningar förekommer i nederländska företag, och enligt nederländsk lag måste de följa vissa steg som en del av inkassoprocessen. Efter att nederländska företag skickar en faktura och en juridiskt giltig betalningspåminnelse, har de rätt att lägga till inkassokostnader, ta ut ränta och driva in skulden via domstol.

Nedan förklarar vi vad en inkassofaktura ("incasso factuur" på nederländska) är, vad lagen säger om betalningsvillkor och hur man avgör om en formell inkassering är värd att driva.

Viktiga punkter

• Företag kan lägga till inkassokostnader på en obetald faktura enligt en glidande skala, men först efter att de har skickat ett formellt påminnelsebrev.

• Nederländsk lag fastställer standardbetalningsvillkor, med olika regler för B2B- och B2C-transaktioner.

• Att vinna en dom i domstol garanterar inte betalning. Att förstå hela inkassoprocessen innan du eskalerar hjälper dig att avgöra när formell inkassering är värd kostnaden.

Vad är en inkassofaktura?

En inkassofaktura är en formell begäran om betalning av en utestående skuld. Denna skuld kan omfatta den förfallna fakturan, ränta och extra kostnader. Nederländerna har fastställt standardräntesatser för obetalda fakturor, vilka kan läggas till efter att ett första påminnelsebrev har skickats till kunden.

När kan man ta ut inkassokostnader för en obetald faktura?

Företag har rätt att lägga till inkassokostnader på en obetald faktura när en kund är i dröjsmål, men först efter att de har skickat ett skriftligt krav ("herinneringsbrief" på nederländska) som ger kunden 14 dagar på sig att betala från datumet på brevet. Om kunden fortfarande inte betalar beräknas de extra kostnaderna enligt en glidande skala:

• Första 2 500 €: 15,0 % av det utestående beloppet, med ett minimum på 40 €

• 2 501–5 000 €: 10,0 % på beloppet inom detta intervall

• 5 001–10 000 €: 5,0 % på beloppet inom detta intervall

• 10 001–200 000 €: 1,0 % på beloppet inom detta intervall

• Över 200 000 €: 0,5 % på belopp som överstiger denna gräns

En lagstadgad ränta på 4,0 % kan också tillkomma om borgenären begär det (eller till en räntesats som anges i avtalet eller de allmänna villkoren).

Hur fungerar betalningsvillkor enligt nederländsk lag?

Nederländerna har standardbetalningsvillkor på 30 dagar för B2B-transaktioner, om inga andra villkor har angetts. Villkoren kan i sällsynta fall förlängas till 60 dagar. För B2C-försäljning finns det dock inga standardbetalningsvillkor.

Hur fungerar inkassoprocessen?

Inkassoprocessen har en tydlig sekvens. Varje steg bygger på det föregående, så det pappersarbete du utför tidigt avgör vad du kan begära senare. Borgenären kan anlita ett inkassobolag för denna process.

Här är stegen:

• Påminnelse: Skicka en skriftlig påminnelse. Denna måste ge kunden 14 dagar på sig att betala från datumet på brevet och tydligt ange det belopp för inkassokostnader som läggs till om hen inte gör det.

• Inkassofaktura: När tidsfristen på 14 dagar har passerat skickar du en inkassofaktura som inkluderar de aktuella extra kostnaderna.

• Rättsliga förfaranden: Med en domstols dom kan du anlita en kronofogde som kan utmäta gäldenärens tillgångar. (Ett inkassobolag kan inte utmäta tillgångar.) Dessa kan omfatta en del av hens inkomst eller ersättningar, liksom hens bankkonto, bohag och eventuellt till och med hens hus.

Vilka är riskerna med att driva in skulder som ett litet företag?

Innan du eskalerar bör du förstå vad processen innebär. Ha följande i åtanke:

• Kostnad kontra indrivning: Även ett framgångsrikt inkassoärende tar tid och pengar. Att driva en faktura på 400 € via domstol kan kosta mer i intern tid än vad du skulle få tillbaka, även efter att inkassokostnaderna lagts till.

• Skadade relationer: Att eskalera till en formell inkassoprocess kommer sannolikt att avsluta affärsrelationen. Ibland är det rätt beslut. Men om du i övrigt vill behålla kunden kan ett direkt samtal lösa det snabbare.

• Verkställighet garanteras inte: Att vinna en dom i domstol innebär inte att du får betalt. Om gäldenären saknar tillgångar eller är insolvent kan en kronofogde meddela att det inte finns något att driva in.

• Preskriptionstid: Det finns en preskriptionstid för fakturering. Du måste skicka en faktura inom fem år efter att den föreskrivna betalningsfristen har löpt ut (eller två år om du säljer produkter till privatpersoner).

Är det rätt steg för ditt företag att anlita ett inkassobolag?

När kunder inte svarar och inte uppriktigt bestrider beloppet på större fakturor kan ett inkassobolag vara rätt för ditt företag. Vanliga inkassobolag är väl lämpade för okomplicerade, obestridda skulder. De sköter korrespondensen, juridiska meddelanden och ofta domstolsansökningar, om det går så långt. Kompromissen är kontroll. När du överför en skuld går processen i inkassobolagets takt, och kundrelationen är i praktiken över.

"No cure, no pay"-avtal erbjuds ofta för obestridda B2B-skulder, vilket innebär att du bara betalar om de driver in beloppet. Kontrollera vad som händer med skulden om de inte gör det. Vissa avtal överlåter skulden till inkassobolaget permanent.

Ett bra sätt att minska inkassokostnaderna är att minska hur ofta du behöver genomföra en inkassering. Fakturor som kommer sent, innehåller fel eller går till fel kontaktperson nedprioriteras – ibland genuint, ibland som en fördröjningstaktik. Du kan undvika dessa ursäkter genom goda faktureringsrutiner, som att skicka fakturor omedelbart vid leverans med korrekta uppgifter och en tydlig betalningsmetod.

Hur Stripe Billing kan hjälpa

Med Stripe Billing kan ni fakturera och hantera kunder hur ni vill – från enkel återkommande fakturering till användningsbaserad fakturering och förhandlade kontrakt. Börja ta emot återkommande betalningar globalt på bara några minuter – kodfritt – eller skapa en anpassad integration med applikationens programmeringsgränssnitt (API).

Stripe Billing kan hjälpa dig att:

• Erbjuda flexibla priser: Svara snabbare på användarefterfrågan med flexibla prismodeller, inklusive användningsbaserad, nivåindelad, fast avgift plus extra avgifter med mera. Stöd för kuponger, kostnadsfria provperioder, proportionella fördelningar och tillägg är inbyggt.

• Expandera globalt: Öka konverteringen genom att erbjuda kunder deras föredragna betalningsmetoder. Stripe har stöd för över 100 lokala betalningsmetoder och fler än 130 valutor.

• Öka intäkterna och minska kundbortfallet: Öka intäkterna och minska ofrivilligt kundbortfall med Smart Retries och automatiserade återvinningsarbetsflöden. Stripes återställningsverktyg hjälpte användare att återställa över 6,5 miljarder USD i intäkter under år 2024.

• Öka effektiviteten: Använd Stripes modulära skatt, intäktsrapportering och dataverktyg för att kombinera flera intäktssystem i ett. Integrera enkelt med programvara från tredje part.

Läs mer om Stripe Billing, eller börja idag.