Verspätete Zahlungen kommen in niederländischen Unternehmen vor und das niederländische Recht schreibt vor, dass sie als Teil des Inkassoprozesses bestimmte Schritte befolgen müssen. Nachdem niederländische Unternehmen eine Rechnung gesendet haben und eine rechtlich tragfähige Mahnung wegen verspäteter Zahlung ausgestellt haben, haben sie das Recht, Inkassokosten hinzuzufügen, Zinsen zu berechnen und die gerichtliche Durchsetzung zu betreiben.

Im Folgenden erklären wir, was eine Inkassorechnung („incasso factuur“ auf Niederländisch) ist, was das Gesetz über Zahlungsbedingungen sagt und wie Sie entscheiden können, ob sich ein formelles Inkasso lohnen könnte.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Unternehmen können einer unbezahlten Rechnung nach einer gestaffelten Skala Inkassokosten hinzufügen, jedoch erst, nachdem sie ein formelles Mahnschreiben gesendet haben.

• Das niederländische Recht legt standardmäßige Zahlungsbedingungen mit unterschiedlichen Regeln für B2B- und B2C-Transaktionen fest.

• Ein gewonnenes Gerichtsurteil ist keine Garantie für die Zahlung. Wenn Sie den gesamten Inkassoprozess verstehen, bevor Sie eskalieren, können Sie besser entscheiden, wann sich die Kosten für ein formelles Inkasso lohnen.

Was ist eine Inkassorechnung?

Eine Inkassorechnung ist eine formelle Aufforderung zur Zahlung einer ausstehenden Forderung. Diese Forderung kann die überfällige Rechnung, Zinsen und zusätzliche Kosten umfassen. In den Niederlanden gelten Standardzinssätze für unbezahlte Rechnungen, die nach Versand eines ersten Mahnschreibens an die Kundin/den Kunden hinzugefügt werden können.

Wann können Sie Inkassokosten für eine unbezahlte Rechnung berechnen?

Unternehmen sind berechtigt, einer unbezahlten Rechnung Inkassokosten hinzuzufügen, sobald sich ein Kunde/eine Kundin in Verzug befindet, jedoch erst, nachdem sie eine schriftliche Mahnung („herinneringsbrief“ auf Niederländisch) gesendet haben, die der Kundin/dem Kunden ab dem Datum des Schreibens 14 Tage Zeit zur Zahlung gibt. Zahlt die Kundin/der Kunde weiterhin nicht, werden die zusätzlichen Kosten nach einer gestaffelten Skala berechnet:

• Erste 2.500 €: 15,0 % des ausstehenden Betrags, mindestens jedoch 40 €

• 2.501 € – 5.000 €: 10,0 % auf den Betrag in diesem Bereich

• 5.001 € – 10.000 €: 5,0 % auf den Betrag in diesem Bereich

• 10.001 € – 200.000 €: 1,0 % auf den Betrag in diesem Bereich

• Über 200.000 €: 0,5 % auf jeden Betrag über diesem Schwellenwert

Auf Verlangen der Gläubigerin/des Gläubigers (oder zu einem im Vertrag bzw. in den allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegten Satz) können auch gesetzliche Zinsen in Höhe von 4,0 % anfallen.

Wie funktionieren Zahlungsbedingungen nach niederländischem Recht?

In den Niederlanden gelten standardmäßige Zahlungsbedingungen von 30 Tagen für B2B-Transaktionen, sofern keine anderen Bedingungen vereinbart wurden. Diese Fristen können in Ausnahmefällen auf 60 Tage verlängert werden. Für B2C-Verkäufe gibt es jedoch keine standardmäßigen Zahlungsbedingungen.

Wie läuft der Inkassoprozess ab?

Der Inkassoprozess hat eine klare Abfolge. Jede Phase baut auf der vorherigen auf, sodass Ihre anfänglichen Formalitäten bestimmen, was Sie später fordern können. Die Gläubigerin/Der Gläubiger kann für diesen Prozess ein Inkassobüro einschalten.

Hier sind die einzelnen Schritte.

• Mahnung: Senden Sie eine schriftliche Mahnung. Diese muss der Kundin/dem Kunden 14 Tage ab Datum des Schreibens Zeit zur Zahlung geben und die Höhe der Inkassokosten bei Nichtzahlung klar ausweisen.

• Inkassorechnung: Senden Sie nach Ablauf der 14-tägigen Frist eine Inkassorechnung, die die entsprechenden Zusatzkosten enthält.

• Gerichtsverfahren: Mit einem Gerichtsurteil können Sie einen Gerichtsvollzieher einschalten, der das Vermögen der Schuldnerin/des Schuldners pfänden kann. (Ein Inkassobüro kann kein Vermögen pfänden.) Dazu können ein Teil des Einkommens oder der Sozialleistungen sowie das Bankkonto, Hausrat und möglicherweise sogar das Haus gehören.

Welche Risiken birgt die Durchführung eines Inkassoverfahrens für ein Kleinunternehmen?

Bevor Sie eine Eskalation einleiten, sollten Sie wissen, was dieser Prozess beinhaltet. Beachten Sie Folgendes:

• Kosten vs. Einziehung: Selbst ein erfolgreiches Inkassoverfahren kostet Zeit und Geld. Die gerichtliche Durchsetzung einer Rechnung über 400 € kann mehr internen Zeitaufwand bedeuten, als Sie zurückerhalten, selbst nach Hinzurechnung der Inkassokosten.

• Zerstörte Beziehungen: Eine Eskalation zu einem formellen Inkassoprozess wird die Geschäftsbeziehung wahrscheinlich beenden. Manchmal ist das die richtige Entscheidung. Wenn Sie die Kundin/den Kunden jedoch anderweitig behalten möchten, kann ein direktes Gespräch die Angelegenheit schneller klären.

• Durchsetzung ist nicht garantiert: Der Gewinn eines Gerichtsurteils bedeutet nicht, dass Sie bezahlt werden. Wenn die Schuldnerin/der Schuldner vermögenslos oder insolvent ist, teilt Ihnen der Gerichtsvollzieher möglicherweise mit, dass es nichts zu holen gibt.

• Verjährungsfrist: Es gibt eine Verjährungsfrist für die Rechnungsstellung. Sie müssen eine Rechnung innerhalb von fünf Jahren nach Ablauf der vorgeschriebenen Zahlungsfrist senden (oder zwei Jahre, wenn Sie Produkte an Privatpersonen verkaufen).

Ist die Beauftragung eines Inkassobüros der richtige Schritt für Ihr Unternehmen?

Wenn Kundinnen und Kunden nicht antworten und den Betrag größerer Rechnungen nicht ernsthaft bestreiten, ist ein Inkassobüro möglicherweise die richtige Wahl für Ihr Unternehmen. Herkömmliche Inkassobüros eignen sich gut für unkomplizierte, unbestrittene Forderungen. Sie kümmern sich um die Korrespondenz, rechtliche Mitteilungen und oft auch um Gerichtseinreichungen, falls es so weit kommt. Der Kompromiss ist die Kontrolle. Sobald Sie eine Forderung übertragen, verläuft der Prozess im Tempo des Büros und die Kundenbeziehung ist faktisch beendet.

Für unbestrittene B2B-Schulden werden oft „No cure, no pay“-Vereinbarungen („Keine Heilung, keine Bezahlung“) angeboten, d. h. Sie zahlen nur im Erfolgsfall. Klären Sie, was mit der Forderung geschieht, falls diese nicht eingetrieben werden kann. Manche Verträge übertragen die Forderung dauerhaft an das Büro.

Eine gute Möglichkeit, Inkassokosten zu senken, besteht darin, die Häufigkeit von Inkassomaßnahmen zu verringern. Rechnungen, die verspätet eintreffen, Fehler enthalten oder an den falschen Kontakt gehen, werden nachrangig behandelt – manchmal aus gutem Grund, manchmal als Verzögerungstaktik. Sie können solche Ausreden durch gute Abrechnungspraktiken vermeiden, z. B. indem Sie Rechnungen sofort nach der Lieferung mit korrekten Angaben und einer klaren Zahlungsmethode senden.

So kann Stripe Billing Sie unterstützen

Mit Stripe Billing können Sie die Rechnungsstellung für Ihre Kundinnen und Kunden ganz nach Belieben gestalten – von der einfachen wiederkehrenden Abrechnung über die nutzungsbasierte Abrechnung bis hin zu individuell verhandelten Verträgen. Akzeptieren Sie wiederkehrende Zahlungen global in wenigen Minuten. Hierzu ist kein Code erforderlich. Oder erstellen Sie über die API eine benutzerdefinierte Integration.

Mit Stripe Billing können Sie Folgendes umsetzen:

• Angebot flexibler Preise: Reagieren Sie mit flexiblen Preismodellen, wie nutzungsbasierten oder gestaffelten Preisen, Pauschalgebühren plus Überschreitung und weiteren Modellen schneller auf die Nutzernachfrage. Die Unterstützung für Gutscheine, kostenlose Testangebote, anteilmäßige Verrechnungen und Add-ons ist integriert.

• Globale Expansion: Steigern Sie die Konversionsrate, indem Sie die bevorzugten Zahlungsmethoden Ihrer Kundinnen und Kunden anbieten. Stripe unterstützt mehr als 100 lokale Zahlungsmethoden und über 130 Währungen.

• Umsatzsteigerung und Verringerung der Abwanderung: Erhöhen Sie Ihre Umsatzsicherung und reduzieren Sie unfreiwillige Abwanderungen durch Smart Retries und automatisierte Workflows für Zahlungserinnerungen und -einzüge. Mit den Tools zur Umsatzrückgewinnung von Stripe konnten Nutzer/innen im Jahr 2024 über 6,5 Milliarden USD an Umsatz zurückgewinnen.

• Effizienzsteigerung: Nutzen Sie die modularen Werkzeuge von Stripe für Steuern, Umsatzberichte und Daten, um mehrere Umsatzsysteme in einem einzigen System zu konsolidieren. Profitieren Sie von der einfachen Integration der Software von Drittanbietern.

Erfahren Sie mehr über Stripe Billing oder starten Sie direkt.