Les paiements en retard sont communs au sein des entreprises néerlandaises, et le droit néerlandais exige qu’elles suivent certaines étapes dans le cadre du processus de recouvrement de créances. Une fois qu’elles ont envoyé une facture et un rappel de retard de paiement juridiquement valable, elles ont le droit d’ajouter des frais de recouvrement, de cumuler des intérêts et de poursuivre l’exécution par voie judiciaire.

Nous vous expliquons ci-après ce qu’est une facture de recouvrement de créances (« incasso factuur » en néerlandais), ce que dit la loi sur les conditions de paiement et comment décider si une procédure de recouvrement officielle vaut la peine d’être engagée.

Points clés

• Les entreprises peuvent ajouter des frais de recouvrement à une facture impayée selon un barème dégressif, mais uniquement après avoir envoyé une lettre de mise en demeure formelle.

• Le droit néerlandais fixe des conditions de paiement par défaut, avec des règles différentes pour les transactions B2B et B2C.

• Le fait d’obtenir gain de cause devant les tribunaux ne garantit pas le paiement. Vous devez comprendre l’ensemble du processus de recouvrement avant d’aller plus loin, afin de déterminer si le recours à une procédure de recouvrement officielle en vaut la peine.

Qu’est-ce qu’une facture de recouvrement de créances ?

Une facture de recouvrement de créances est une demande formelle de paiement d’une dette impayée. Cette dette peut inclure la facture en retard, les intérêts et les frais supplémentaires. Les Pays-Bas fixent des taux d’intérêt standard pour les factures impayées, qui peuvent être ajoutés une fois qu’une première lettre de rappel a été envoyée au client.

Quand pouvez-vous facturer des frais de recouvrement sur une facture impayée ?

Les entreprises ont le droit d’ajouter des frais de recouvrement à une facture impayée lorsqu’un client est en défaut de paiement, mais seulement après avoir envoyé une mise en demeure écrite (« herinneringsbrief » en néerlandais) qui accorde au client 14 jours pour payer à compter de la date figurant sur la lettre. Si le client ne paie toujours pas, les frais supplémentaires sont calculés selon un barème dégressif :

• Jusqu’à 2 500 € : 15 % du montant impayé, avec un minimum de 40 €

• De 2 501 € à 5 000 € : 10 % sur le montant compris dans cette fourchette

• De 5 001 € à 10 000 € : 5 % sur le montant compris dans cette fourchette

• De 10 001 € à 200 000 € : 1 % sur le montant compris dans cette fourchette

• Au-delà de 200 000 € : 0,5 % sur tout montant dépassant ce seuil

Des intérêts légaux de 4 % peuvent également s’accumuler si le créancier en fait la demande (ou à un taux précisé dans le contrat ou les conditions générales).

Fonctionnement des conditions de paiement selon le droit néerlandais ?

Les Pays-Bas appliquent des conditions de paiement par défaut de 30 jours pour les transactions B2B, si aucune autre condition n’a été spécifiée. Ces délais peuvent être prolongés à 60 jours dans de rares cas. Cependant, les ventes B2C ne prévoient pas de délai de paiement par défaut.

Comment se déroule la procédure de recouvrement de créances ?

La procédure de recouvrement de créances suit un ordre précis. Chaque étape s’appuie sur la précédente. Ainsi, les documents remplis au début déterminent ce que vous pourrez réclamer par la suite. Le créancier peut faire appel à une agence de recouvrement pour cette procédure.

Voici les étapes à suivre :

• Rappel : envoyez un rappel écrit. Celui-ci doit accorder au client un délai de paiement de 14 jours à compter de la date de la lettre et indiquer clairement le montant des frais de recouvrement qui seront ajoutés en cas de non-paiement.

• Facture de recouvrement de créances : une fois le délai de 14 jours écoulé, envoyez une facture de recouvrement de créances incluant les frais supplémentaires correspondants.

• Procédures judiciaires : à la suite d’un jugement du tribunal, vous pouvez faire appel à un huissier, qui a le pouvoir de saisir les biens du débiteur. (Une agence de recouvrement n’est pas autorisée à saisir des biens). Ceux-ci peuvent inclure une partie de ses revenus ou allocations, ainsi que son compte bancaire, ses effets mobiliers et, éventuellement, sa maison.

Quels sont les risques liés au recouvrement de créances pour une petite entreprise ?

Avant d’aller plus loin, il est important de comprendre ce que ce processus implique. Gardez les points suivants à l'esprit :

• Coût par rapport au recouvrement : même une procédure de recouvrement fructueuse demande du temps et de l’argent. Intenter une action en justice pour une facture de 400 € pourrait vous coûter bien plus en temps passé que ce que vous récupéreriez, même après avoir ajouté les frais de recouvrement.

• Détérioration des relations : le recours à une procédure de recouvrement officielle mettra probablement fin à la relation commerciale. Parfois, c’est la bonne décision. Cependant, si vous souhaitez garder le client, s’entretenir directement avec le client pourrait résoudre le problème plus rapidement.

• L’exécution n’est pas garantie : le fait d’obtenir gain de cause devant les tribunaux ne signifie pas que vous serez payé. Si le débiteur n’a aucun actif ou est insolvable, un huissier pourrait vous annoncer qu’il n’y a rien à recouvrer.

• Délai de prescription : il existe un délai de prescription pour la facturation. Vous devez envoyer une facture dans les cinq ans suivant l’expiration du délai de paiement prescrit (ou deux ans si vous vendez des produits à des particuliers).

Le recours à une agence de recouvrement est-il la bonne solution pour votre entreprise ?

Lorsque les clients ne répondent pas et ne contestent pas véritablement le montant de factures importantes, une agence de recouvrement peut être la solution adaptée à votre entreprise. Les agences de recouvrement standard conviennent bien pour des dettes simples et non contestées. Elles gèrent la correspondance, les mises en demeure et souvent les dépôts de plaintes, si la situation va jusque-là. La contrepartie est la perte de contrôle. Une fois la créance transférée, le processus avance au rythme de l’agence et la relation avec le client est de facto terminée.

Des accords de type « No cure, no pay » (pas de résultat, pas d’honoraires) sont souvent proposés pour les dettes B2B non contestées, ce qui signifie que vous ne payez que si elles recouvrent le montant. Vérifiez ce qu’il advient de la créance si ce n’est pas le cas. Certains contrats cèdent la créance à l’agence de manière permanente.

Un bon moyen de réduire les coûts de recouvrement est de limiter la fréquence à laquelle vous devez y recourir. Les factures qui arrivent en retard, contiennent des erreurs ou sont envoyées au mauvais interlocuteur sont reléguées au second plan (parfois de bonne foi, parfois comme une tactique pour gagner du temps). Vous pouvez éviter ces excuses grâce à de bonnes pratiques de facturation, comme envoyer les factures immédiatement après la livraison avec les informations correctes et un moyen de paiement clair.

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