Para las empresas en Alemania, los contratos de servicios o pagos recurrentes pueden plantear desafíos. Uno de los problemas implica cancelar suscripciones de conformidad con la ley. Se aplican diferentes normativas que dependen del tipo de contrato, ya sea que esté relacionado con una venta B2C o B2B.

En este artículo, explicamos los requisitos básicos que deben respetar las empresas en Alemania a la hora de cancelar contratos, incluidas las normas que se aplican a los contratos B2C y B2B y los plazos de preaviso obligatorios. También describimos las normas sobre los botones de cancelación para contratos en línea y proporcionamos temas que las empresas deben tener en cuenta cuando reciben cancelaciones.

De un vistazo:

• Las cancelaciones de contratos están sujetas a requisitos formales específicos, plazos y normativas contractuales que las empresas en Alemania deben respetar.
  
• Los contratos con clientes están sujetos a estrictos límites legales en cuanto a la duración del contrato, los plazos de preaviso y las renovaciones automáticas.
  
• En los contratos B2B, las partes tienen mayor flexibilidad para establecer condiciones contractuales y plazos de preaviso individuales.
  
• Las empresas en Alemania están obligadas a proporcionar los botones de cancelación exigidos por la ley para determinados contratos en línea con clientes.
  
• Cuando reciben cancelaciones, las empresas deben verificar las fechas efectivas de cancelación y procesar la facturación y otras obligaciones de forma adecuada.
  

Cómo gestionar las cancelaciones de contratos para empresas en Alemania

Los contratos forman parte de toda empresa: desde contratos de arrendamiento y planes de telefonía móvil hasta contratos de software, mantenimiento o servicios externos. Muchas relaciones comerciales se mantienen durante un período prolongado y no terminan automáticamente. Sin embargo, los contratos son relevantes más allá de las actividades de compra de una empresa.

Por ejemplo, las empresas que venden suscripciones, membresías u otros servicios continuos a clientes necesitan normativas claras y conformes sobre la finalización de los contratos. Cuando las empresas y los clientes acuerdan facturas recurrentes y servicios, es importante que los clientes sepan cuándo y cómo pueden rescindir sus contratos.

Esto está determinado principalmente por el plazo del contrato, el período de preaviso y el método de rescisión acordados. Las empresas deben integrar estos requisitos en la redacción de sus contratos y en sus condiciones. Las facturas incorrectas pueden anular las cláusulas de cancelación o dar lugar a que los contratos terminen antes de lo previsto.

Requisitos formales para la cancelación de contratos

Según el Código Civil alemán (BGB), un contrato puede cancelarse en forma de texto o en forma escrita. Si la ley estipula que un contrato puede cancelarse en forma de texto, basta con un aviso de cancelación legible en un soporte de datos permanente. Este aviso no necesita estar firmado. Por lo general, basta con avisar por mensaje de texto, correo electrónico, fax o como un Portable Document Format (PDF) escaneado.

Por otro lado, la forma escrita legal exige generalmente una firma. Por ejemplo, un cliente podría proporcionar un aviso de cancelación en forma de una carta que haya firmado personalmente. Siempre que la ley lo permita, la forma escrita también se puede reemplazar por la forma electrónica con una firma electrónica cualificada.

Según el artículo 309, n.º 13 del BGB, las condiciones deben permitir por lo general que los clientes notifiquen su cancelación o desistimiento únicamente en forma de texto. Dicho esto, existen excepciones para determinadas relaciones contractuales en las que la ley prevé explícitamente una forma más estricta. Por ejemplo, la rescisión del empleo debe hacerse por escrito, según el artículo 623 del BGB. El artículo 568, apartado 1 del BGB también exige la forma escrita para el aviso de finalización de un contrato de arrendamiento.

Además, el artículo 309, n.º 13 del BGB, que entró en vigor el 1 de octubre de 2016, no puede aplicarse a los contratos más antiguos. Esta normativa se aplica exclusivamente a los contratos celebrados después del 30 de septiembre de 2016. Esto significa que los contratos concluidos antes de esta fecha pueden seguir estando sujetos a requisitos contractuales más estrictos en cuanto a la forma.

Por tanto, las empresas deben comprobar qué forma se acordó para las cancelaciones de contratos existentes más antiguos y si este acuerdo se modificó o reemplazó posteriormente por una normativa sobre la forma de texto.

¿Qué se requiere para que las cancelaciones sean efectivas?

Tanto si es en forma escrita como de texto, un aviso de cancelación debe ser completo e inequívoco. Debe indicar claramente a qué contrato se refiere y que el cliente desea poner fin a este contrato. También debe contener el nombre y la dirección de la parte contratante y el número de cliente o de contrato. Esta información puede ayudar a la empresa a identificar el contrato correcto y a procesar la cancelación.

¿Qué normativas se aplican a las cancelaciones de los contratos B2C y B2B?

Al establecer cláusulas de cancelación, las empresas deben tener en cuenta a las partes que celebran los contratos. El BGB diferencia entre contratos de consumo —que también incluyen contratos a distancia— y contratos entre empresas.

Según el artículo 13 del BGB, un «consumidor» es una persona física que realiza una transacción jurídica con fines predominantemente privados. El artículo 14 del BGB define a un «comerciante» como una persona física o jurídica o una sociedad con personalidad jurídica que, al concluir una transacción jurídica, actúa en el ejercicio de su oficio, empresa o profesión.

Por ejemplo, si una empresa vende una suscripción a un particular (es decir, a un consumidor), esto generalmente constituye una venta B2C. Sin embargo, si una empresa celebró ese mismo contrato con otra empresa para los fines de su oficio, empresa o profesión, esto constituye un contrato B2B.

¿Qué función tienen las condiciones en los contratos?

La diferenciación entre los contratos B2B y B2C es especialmente importante en relación con las condiciones contractuales estandarizadas. En los contratos B2C, las condiciones están sujetas a un estricto escrutinio legal con respecto a su contenido. Por ejemplo, las disposiciones del artículo 309 del BGB pueden anular ciertas cláusulas de cancelación con respecto a los clientes.

Existen reglas diferentes para las ventas B2B. El artículo 310, apartado 1 del BGB establece que, en general, las cláusulas prohibidas definidas en el artículo 309 del BGB no pueden aplicarse directamente a las condiciones comerciales. Por lo tanto, las empresas tienen más libertad con la redacción de sus contratos B2B. Dicho esto, se siguen aplicando los requisitos generales del artículo 307 del BGB.

Una cláusula en un conjunto de condiciones no debe perjudicar injustificadamente a la parte contratante y debe ser clara y comprensible. Por este motivo, las empresas con diferentes grupos de clientes no deben copiar las cláusulas de cancelación de los contratos B2B a los contratos B2C sin antes realizar revisiones.

¿Qué plazos de preaviso deben conocer las empresas en Alemania?

El plazo de preaviso establece cuánto tiempo sigue en vigor un contrato después de ser cancelado. Existen diferentes normas sobre los plazos de preaviso que las empresas pueden establecer para sus clientes. Estas dependen principalmente de si el contrato es un contrato B2C o B2B.

Condiciones contractuales y renovaciones en contratos B2C

En los contratos para la entrega regular de bienes o la prestación regular de servicios o trabajos, la duración inicial del contrato no puede exceder los dos años, según la Sección 309, N.º 9 del BGB. Por lo tanto, los clientes no pueden aceptar contratos más largos en los términos y condiciones generales de las empresas.

También existen disposiciones claras que regulan las renovaciones automáticas de contratos. Las cláusulas sobre renovaciones automáticas solo se permiten si el contrato se renueva por un período indefinido. Los clientes también deben poder cancelar los contratos en cualquier momento con un preaviso de no más de un mes. En estos casos no se permite la renovación automática por un plazo fijo adicional, como 12 o 24 meses adicionales. Para las empresas en Alemania, estas normativas afectan predominantemente a los contratos a largo plazo y a las suscripciones.

Según el Artículo 229, Sección 60 de la Ley Introductoria al Código Civil (EGBGB), los contratos celebrados antes del 1 de marzo de 2022 están sujetos a la redacción anterior de las normativas de la Sección 309, N.º 9 del BGB. Según la redacción anterior, se permitían las renovaciones implícitas de contratos por un período de hasta un año, siempre que el plazo de preaviso no fuera superior a tres meses.

Mayor libertad en los contratos B2B

Los límites de los contratos B2C no se aplican directamente a los contratos entre empresas. Las empresas tienen mayor flexibilidad para establecer condiciones contractuales individuales y plazos de preaviso en los contratos B2B. Por ejemplo, pueden acordar plazos mínimos o de preaviso más largos, siempre que estos queden debidamente establecidos en los contratos. Esto puede resultar especialmente útil en relaciones comerciales a largo plazo, como cuando los servicios se planifican durante un período prolongado o es necesario salvaguardar inversiones.

Es importante que los plazos acordados estén redactados de forma clara. El contrato debe indicar el inicio del plazo de preaviso, la duración de este y las consecuencias de no avisar a tiempo. Por lo tanto, es recomendable que las empresas personalicen sus contratos B2B para cada situación específica.

¿Cuáles son las normas sobre los botones de cancelación para los contratos en línea?

El BGB estipula más que los requisitos formales para las cancelaciones de contratos. En el caso de ciertos contratos con clientes que se pueden celebrar en línea, las empresas también deben proporcionar un mecanismo sencillo de cancelación al que los clientes puedan acceder a través de los sitios web de las empresas.

La Sección 312k del BGB exige a las empresas en Alemania que proporcionen botones de cancelación si sus sitios web permiten a los clientes celebrar contratos para mantener relaciones contractuales continuas que impliquen un pago (es decir, suscripciones o membresías con beneficios continuos).

Requisitos del botón de cancelación

El botón de cancelación debe ser de fácil acceso, estar siempre disponible y estar claramente marcado con una frase como «Cancela el contrato aquí». El botón debe llevar a los clientes directamente a una página de confirmación donde puedan indicar claramente los contratos que desean cancelar y las fechas en las que desean que finalicen. Este mecanismo también debe facilitar las cancelaciones extraordinarias, como las cancelaciones sin previo aviso por causa justificada.

Las páginas de confirmación también deben incluir botones adicionales que los clientes utilizan para confirmar que desean cancelar sus contratos. Estos botones también deben estar claramente marcados (p. ej., «Cancela ahora»). Los requisitos de la Sección 312k, Párrafo 2 del BGB se aplican tanto a las cancelaciones ordinarias como a las extraordinarias.

Confirmación y consecuencias de no proporcionar botones de cancelación

Cuando una empresa recibe un aviso de cancelación, debe confirmar de forma inmediata y electrónica el contenido del aviso, la hora de recepción y la fecha efectiva de cancelación solicitada en formato de texto. Los clientes también deben guardar los avisos en soportes de datos permanentes con la fecha y la hora.

Si las empresas en Alemania no proporcionan los botones de cancelación y las páginas de confirmación obligatorios de conformidad con la ley, los clientes pueden cancelar sus contratos en cualquier momento sin respetar los plazos de preaviso. Por lo tanto, las empresas deben incorporar estos requisitos en el diseño general de su presencia en línea y revisarlos a intervalos regulares.

¿Qué deben hacer las empresas después de que se cancela un contrato?

Recibir un aviso de cancelación no significa necesariamente que el contrato correspondiente finalice de inmediato. En primer lugar, las empresas deben comprobar si el aviso se dio de forma efectiva y cuándo finalizará realmente el contrato. Lo que importa es el plazo de preaviso acordado, la fecha efectiva de cancelación solicitada y las normativas contractuales.

Revisa y confirma la cancelación

Las empresas deben asociar cada cancelación a su contrato correspondiente y verificar que el cliente haya proporcionado la información necesaria. Esto podría incluir los datos del cliente y los números de contrato o de cliente. Si la cancelación es efectiva y se da en tiempo oportuno, la empresa debe notificar al cliente la fecha efectiva confirmada de la cancelación.

Las cancelaciones realizadas con el botón de cancelación exigido por la ley están sujetas a requisitos adicionales. Las empresas deben confirmar de forma inmediata y electrónica la recepción del aviso, su contenido y la fecha efectiva de cancelación solicitada en formato de texto.

Facturar hasta el final del contrato

Es posible que todavía se deban realizar pagos por los servicios acordados hasta que finalice el contrato. Por lo tanto, las empresas deben comprobar qué importes están pendientes y si es necesaria una facturación prorrateada. Por ejemplo, en el caso de una suscripción con pagos mensuales, la factura final podría cubrir solo el período hasta el final del contrato.

Cuando finaliza un contrato, la empresa ya no tiene derecho a reclamar más pagos periódicos. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de que las domiciliaciones bancarias, las facturas automáticas u otros sistemas de pago finalicen a tiempo. Con algunos tipos de contratos, las empresas aún pueden tener derecho a ciertos pagos puntuales después de que finaliza un contrato (p. ej., el pago por servicios ya prestados).

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Devolver dispositivos y cumplir otras obligaciones

La finalización de un contrato también puede desencadenar otras obligaciones. Dependiendo del objeto del contrato, se deben devolver los dispositivos que proporcionó la empresa, se deben desactivar los inicios de sesión y se deben proporcionar documentos. Las normativas legales y la redacción específica del contrato en cuestión establecen qué obligaciones se aplican.

Las empresas deben definir el proceso general de cancelación de forma estructurada. Recopilar documentación clara sobre la cancelación, la fecha efectiva de cancelación y la facturación final puede ayudar a evitar disputas sobre la finalización de un contrato o reclamaciones de pagos adicionales.

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Preguntas frecuentes sobre las cancelaciones de contratos en virtud del BGB