Para empresas na Alemanha, os contratos para serviços ou pagamentos recorrentes podem representar desafios. Uma questão envolve o cancelamento de assinaturas em conformidade com a lei. Regulamentações diferentes se aplicam e dependem do tipo de contrato (seja ele relacionado a uma venda B2C ou B2B).

Neste artigo, explicamos os requisitos básicos que as empresas na Alemanha devem observar ao cancelar contratos, incluindo regras aplicáveis a contratos B2C e B2B e prazos obrigatórios de aviso prévio. Também descrevemos as regras sobre os botões de cancelamento para contratos online e fornecemos tópicos que as empresas precisam considerar quando recebem cancelamentos.

Principais conclusões

• Os cancelamentos de contratos estão sujeitos a requisitos formais específicos, restrições de tempo e regulamentações contratuais que as empresas na Alemanha devem observar.
  
• Os contratos de clientes estão sujeitos a rigorosos limites estatutários sobre prazos de contrato, prazos de aviso prévio e renovações automáticas.
  
• Em contratos B2B, as partes têm maior flexibilidade para estabelecer prazos individuais de contrato e de aviso prévio.
  
• As empresas na Alemanha são obrigadas a fornecer botões de cancelamento exigidos por lei para determinados contratos online com clientes.
  
• Quando recebem cancelamentos, as empresas precisam verificar as datas de vigência do cancelamento e processar o faturamento e outras obrigações adequadamente.
  

Como gerenciar cancelamentos de contratos para empresas na Alemanha

Os contratos fazem parte de todas as empresas: desde contratos de locação e planos de celular a contratos de software, manutenção ou serviços externos. Muitos relacionamentos comerciais são mantidos por um longo período e não terminam automaticamente. No entanto, os contratos são relevantes além das atividades de compra de uma empresa.

Por exemplo, empresas que vendem assinaturas, afiliações ou outros serviços contínuos para clientes precisam de regulamentações claras e em conformidade sobre o encerramento de contratos. Quando empresas e clientes concordam com faturas recorrentes e serviços, é importante que os clientes saibam quando e como podem rescindir seus contratos.

Isso é predominantemente determinado pelo prazo do contrato acordado, período de aviso prévio e método de rescisão. As empresas precisam integrar esses requisitos na redação de seus contratos, termos e condições. Faturas incorretas podem anular cláusulas de cancelamento ou resultar no encerramento de contratos antes do planejado.

Requisitos formais para o cancelamento de contratos

De acordo com o Código Civil Alemão (BGB), um contrato pode ser cancelado em formato de texto ou formato escrito. Se a lei estipular que um contrato pode ser cancelado em formato de texto, um aviso de cancelamento legível em um suporte de dados permanente é suficiente. Este aviso não precisa ser assinado. Normalmente, basta enviar o aviso por mensagem de texto, e-mail, fax ou como um arquivo em Portable Document Format (PDF) digitalizado.

Por outro lado, o formato escrito legal geralmente exige uma assinatura. Por exemplo, um cliente pode fornecer um aviso de cancelamento na forma de uma carta que ele assinou pessoalmente. Quando permitido por lei, o formato escrito também pode ser substituído pelo formato eletrônico com uma assinatura eletrônica qualificada.

De acordo com a Seção 309, Nº 13 do BGB, os termos e condições geralmente devem permitir que os clientes enviem o aviso de cancelamento ou desistência apenas em formato de texto. Dito isso, há exceções para determinadas relações contratuais em que a lei exige explicitamente um formato mais rigoroso. Por exemplo, a rescisão de contrato de trabalho deve ser feita por escrito, de acordo com a Seção 623 do BGB. A Seção 568, Parágrafo 1 do BGB também exige o formato escrito para o aviso de rescisão de locação.

Além disso, a Seção 309, Nº 13 do BGB, que entrou em vigor em 1º de outubro de 2016, não pode ser aplicada a contratos mais antigos. Esta regulamentação se aplica exclusivamente a contratos celebrados após 30 de setembro de 2016. Isso significa que os contratos celebrados antes dessa data ainda podem estar sujeitos a requisitos contratuais mais rigorosos em relação ao formato.

Portanto, as empresas precisam verificar qual formato foi acordado para o cancelamento de contratos antigos existentes e se esse acordo foi posteriormente alterado ou substituído por uma regulamentação sobre o formato de texto.

O que é necessário para cancelamentos eficazes?

Seja em formato escrito ou de texto, um aviso de cancelamento deve ser completo e inequívoco. Ele deve declarar claramente a qual contrato se refere e que o cliente deseja encerrar esse contrato. Ele também precisa conter o nome e o endereço da parte contratante, além do número do cliente ou do contrato. Essas informações podem ajudar a empresa a identificar o contrato correto e processar o cancelamento.

Quais regulamentações se aplicam a cancelamentos de contratos B2C e B2B?

Ao estabelecer cláusulas de cancelamento, as empresas precisam considerar as partes que estão celebrando os contratos. O BGB diferencia os contratos de consumo (que também incluem os contratos à distância) e os contratos entre empresas.

De acordo com a Seção 13 do BGB, um "consumidor" é uma pessoa física que celebra uma transação legal com propósitos predominantemente privados. A Seção 14 do BGB define um "comerciante" como uma pessoa física ou jurídica ou uma parceria com personalidade jurídica que, ao concluir uma transação legal, atua no exercício de sua atividade comercial, negócio ou profissão.

Por exemplo, se uma empresa vende uma assinatura para uma pessoa física (ou seja, um consumidor), isso geralmente constitui uma venda B2C. No entanto, se uma empresa celebrou esse mesmo contrato com outra empresa para os fins de sua atividade comercial, negócio ou profissão, isso constitui um contrato B2B.

Qual é o papel dos termos e condições nos contratos?

A diferenciação entre contratos B2B e B2C é particularmente importante em relação a termos de contrato padronizados. Em contratos B2C, os termos e condições estão sujeitos a um escrutínio legal rigoroso quanto ao seu conteúdo. Por exemplo, as disposições da Seção 309 do BGB podem tornar certas cláusulas de cancelamento inválidas em relação aos clientes.

Existem regras diferentes para vendas B2B. A Seção 310, Parágrafo 1 do BGB declara que, em geral, as cláusulas proibidas definidas na Seção 309 do BGB não podem ser aplicadas diretamente a termos e condições de negócios. Portanto, as empresas têm mais liberdade com a redação de seus contratos B2B. Dito isso, os requisitos gerais da Seção 307 do BGB ainda se aplicam.

Uma cláusula em um conjunto de termos e condições não deve prejudicar de forma irrazoável a parte contratante e deve ser clara e compreensível. Por esse motivo, empresas com grupos diferentes de clientes não devem copiar cláusulas de cancelamento de contratos B2B para contratos B2C sem realizar análises prévias.

Quais prazos de aviso prévio as empresas na Alemanha precisam saber?

O prazo de aviso prévio estabelece por quanto tempo um contrato permanece vigente após ser cancelado. Existem diferentes regras sobre quais prazos de aviso prévio as empresas podem definir para seus clientes. Isso depende principalmente se o contrato é um contrato B2C ou B2B.

Prazos de contrato e renovações em contratos B2C

Em contratos para a entrega regular de bens ou a prestação regular de serviços ou trabalho, os prazos iniciais do contrato não podem exceder dois anos, de acordo com o Artigo 309, Número 9 do BGB. Portanto, os clientes não podem concordar com contratos mais longos nos termos e condições gerais das empresas.

Também existem disposições claras que regem as renovações automáticas de contratos. Cláusulas sobre renovações automáticas são permitidas apenas se o contrato for renovado por tempo indeterminado. Os clientes também devem poder cancelar contratos a qualquer momento com um aviso prévio de no máximo um mês. Uma renovação automática para um prazo fixo adicional (como 12 ou 24 meses adicionais) não é permitida nesses casos. Para empresas na Alemanha, essas regulamentações afetam predominantemente contratos de longo prazo e assinaturas.

De acordo com o Artigo 229, Seção 60 da Lei Introdutória ao Código Civil (EGBGB), os contratos celebrados antes de 1º de março de 2022 estão sujeitos à redação anterior das regulamentações sob o Artigo 309, Número 9 do BGB. De acordo com a redação anterior, renovações implícitas de contrato por um período de até um ano eram permitidas, desde que o prazo de aviso prévio não fosse superior a três meses.

Maior liberdade em contratos B2B

Os limites para contratos B2C não se aplicam diretamente a contratos entre empresas. As empresas têm maior flexibilidade para estabelecer prazos e termos individuais de contrato em contratos B2B. Por exemplo, elas podem concordar com prazos mínimos ou de aviso prévio mais longos, desde que sejam devidamente estabelecidos nos contratos. Isso pode ser particularmente útil em relações comerciais de longo prazo, como quando os serviços são planejados para um período prolongado ou os investimentos precisam ser protegidos.

É importante que os prazos acordados sejam redigidos com clareza. O contrato precisa declarar o início do prazo de aviso prévio, a duração desse prazo e as consequências de não enviar o aviso em tempo hábil. Portanto, é recomendável que as empresas personalizem seus contratos B2B para cada situação específica.

Quais são as regras sobre os botões de cancelamento para contratos online?

O BGB estipula mais do que os requisitos formais para cancelamentos de contratos. Para determinados contratos com clientes que podem ser celebrados online, as empresas também devem fornecer um mecanismo simples de cancelamento que os clientes possam acessar pelos sites das empresas.

O Artigo 312k do BGB exige que as empresas na Alemanha forneçam botões de cancelamento se seus sites permitirem que os clientes celebrem contratos para relações contratuais contínuas que envolvam pagamento (ou seja, assinaturas ou afiliações com benefícios contínuos).

Requisitos do botão de cancelamento

O botão de cancelamento deve ter acesso fácil, estar permanentemente disponível e ser claramente marcado com uma frase como "Cancelar contrato aqui". O botão deve levar os clientes diretamente a uma página de confirmação onde eles possam indicar claramente os contratos que desejam cancelar e as datas em que desejam que os contratos terminem. Esse mecanismo também deve facilitar cancelamentos extraordinários, como cancelamentos sem aviso prévio por justa causa.

As páginas de confirmação também devem incluir botões adicionais que os clientes usam para confirmar que desejam cancelar seus contratos. Esses botões também devem ser claramente marcados (por exemplo, "Cancelar agora"). Os requisitos sob o Artigo 312k, Parágrafo 2 do BGB se aplicam tanto a cancelamentos ordinários quanto extraordinários.

Confirmação e consequências de não fornecer botões de cancelamento

Quando uma empresa recebe um aviso de cancelamento, ela deve confirmar imediatamente e de forma eletrônica o conteúdo do aviso, o horário de recebimento e a data de vigência solicitada do cancelamento em forma de texto. Os clientes também devem salvar os avisos em suportes de dados permanentes com datas e horários.

Se as empresas na Alemanha não fornecerem os botões de cancelamento obrigatórios e as páginas de confirmação em conformidade com a lei, os clientes podem cancelar seus contratos a qualquer momento sem observar os prazos de aviso prévio. Portanto, as empresas precisam incorporar esses requisitos aos designs gerais de suas presenças online e revisá-los em intervalos regulares.

O que as empresas precisam fazer após o cancelamento de um contrato?

Receber um aviso de cancelamento não significa necessariamente que o contrato correspondente termine imediatamente. Primeiro, as empresas devem verificar se o aviso foi dado de forma efetiva e quando o contrato realmente terminará. O que importa é o prazo de aviso prévio acordado, a data de vigência solicitada do cancelamento e as regulamentações contratuais.

Analisar e confirmar o cancelamento

As empresas precisam corresponder cada cancelamento ao seu contrato relevante e verificar se o cliente forneceu as informações necessárias. Isso pode incluir detalhes do cliente e números do contrato ou do cliente. Se o cancelamento for efetivo e feito em tempo hábil, a empresa deve notificar o cliente sobre a data de vigência confirmada do cancelamento.

Os cancelamentos feitos com o botão de cancelamento exigido por lei estão sujeitos a requisitos adicionais. As empresas devem confirmar imediatamente e de forma eletrônica o recebimento do aviso, seu conteúdo e a data de vigência solicitada do cancelamento em forma de texto.

Faturar até o final do contrato

Os pagamentos ainda podem ser devidos por serviços acordados até o término do contrato. Portanto, as empresas precisam verificar quais valores estão pendentes e se o faturamento pro rata é necessário. Por exemplo, no caso de uma assinatura com pagamentos mensais, a fatura final pode cobrir apenas o período até o final do contrato.

Quando um contrato termina, a empresa não tem mais o direito de reivindicar outros pagamentos regulares. Portanto, as empresas precisam garantir que débitos diretos, faturas automáticas ou outros sistemas de pagamento sejam encerrados no prazo. Em alguns tipos de contratos, as empresas ainda podem ter direito a determinados pagamentos avulsos após o término de um contrato (por exemplo, pagamento por serviços já prestados).

O Stripe Billing oferece às empresas um fluxo de trabalho estruturado para a gestão de faturamento após o cancelamento e pode ajudar as empresas a encerrar pagamentos recorrentes de acordo com as condições predefinidas de contrato e faturamento.

Devolver dispositivos e honrar outras obrigações

O término de um contrato também pode gerar outras obrigações. Dependendo do objeto do contrato, os dispositivos fornecidos pela empresa devem ser devolvidos, os logins devem ser desativados e os documentos devem ser fornecidos. As regulamentações estatutárias e a redação específica do contrato em questão estabelecem quais obrigações se aplicam.

As empresas precisam estruturar o processo geral de cancelamento de forma organizada. Compilar uma documentação clara do cancelamento, da data de vigência do cancelamento e do faturamento final pode ajudar a evitar disputas sobre o término de um contrato ou reivindicações de pagamentos adicionais.

Como o Stripe Billing pode ajudar

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Perguntas frequentes sobre cancelamentos de contratos sob o BGB