Voor ondernemingen in Duitsland kunnen contracten voor terugkerende diensten of betalingen uitdagingen opleveren. Eén probleem betreft het annuleren van abonnementen in overeenstemming met de wet. Er zijn verschillende regels van toepassing, en deze hangen af van het type contract – of het betrekking heeft op een B2C- of B2B-verkoop.

In dit artikel leggen we de basisvereisten uit die ondernemingen in Duitsland in acht moeten nemen bij het annuleren van contracten, inclusief regels die van toepassing zijn op B2C- en B2B-contracten en verplichte opzegtermijnen. We schetsen ook de regels voor annuleringsknoppen voor online contracten en bieden onderwerpen die ondernemingen moeten overwegen wanneer ze annuleringen ontvangen.

Kernpunten

• Contractannuleringen zijn onderworpen aan specifieke formele vereisten, tijdsbeperkingen en contractuele bepalingen die ondernemingen in Duitsland moeten naleven.
  
• Klantcontracten zijn onderworpen aan strikte wettelijke limieten voor contracttermijnen, opzegtermijnen en automatische verlengingen.
  
• Bij B2B-contracten hebben partijen meer flexibiliteit om individuele contractvoorwaarden en opzegtermijnen vast te leggen.
  
• Ondernemingen in Duitsland zijn verplicht om wettelijk verplichte annuleringsknoppen aan te bieden voor bepaalde online klantcontracten.
  
• Wanneer ze annuleringen ontvangen, moeten ondernemingen de ingangsdatums van annulering verifiëren en facturatie en andere verplichtingen op de juiste wijze verwerken.
  

Contractannuleringen beheren voor ondernemingen in Duitsland

Contracten maken deel uit van elke onderneming: van huurovereenkomsten en mobiele abonnementen tot contracten voor software, onderhoud of externe diensten. Veel zakelijke relaties worden gedurende een lange periode onderhouden en eindigen niet automatisch. Contracten zijn echter ook buiten de inkoopactiviteiten van een onderneming relevant.

Ondernemingen die bijvoorbeeld abonnementen, lidmaatschappen of andere doorlopende diensten aan klanten verkopen, hebben duidelijke, conforme regelgeving nodig over het beëindigen van contracten. Wanneer ondernemingen en klanten instemmen met terugkerende facturen en diensten, is het belangrijk dat klanten weten wanneer en hoe de contracten kunnen worden opgezegd.

Dit wordt voornamelijk bepaald door de overeengekomen contractduur, opzegtermijn en opzeggingsmethode. Ondernemingen moeten deze vereisten integreren in de contractformulering en voorwaarden. Onjuiste facturen kunnen annuleringsclausules ongeldig maken of ertoe leiden dat contracten eerder eindigen dan gepland.

Formele vereisten voor het annuleren van contracten

Volgens het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) kan een contract worden geannuleerd in tekstvorm of schriftelijke vorm. Als de wet bepaalt dat een contract in tekstvorm mag worden geannuleerd, is een leesbare annuleringsverklaring op een duurzame gegevensdrager voldoende. Deze verklaring hoeft niet te worden ondertekend. Het is meestal voldoende om de opzegging door te geven via tekstbericht, e-mail, fax of als een gescand Portable Document Format (PDF).

Aan de andere kant vereist de wettelijke schriftelijke vorm doorgaans een handtekening. Een klant kan bijvoorbeeld een annuleringsverklaring indienen in de vorm van een brief die persoonlijk is ondertekend. Waar wettelijk toegestaan, kan de schriftelijke vorm ook worden vervangen door de elektronische vorm met een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Volgens paragraaf 309, nr. 13 van het BGB moeten voorwaarden het doorgaans mogelijk maken dat klanten uitsluitend in tekstvorm kennisgeven van annulering of herroeping. Dat gezegd hebbende, zijn er uitzonderingen voor bepaalde contractuele relaties waarbij de wet expliciet in een strengere vorm voorziet. De beëindiging van een dienstverband moet bijvoorbeeld schriftelijk gebeuren, volgens paragraaf 623 van het BGB. Paragraaf 568, lid 1 van het BGB vereist ook de schriftelijke vorm voor de opzegging van een huurcontract.

Daarnaast kan paragraaf 309, nr. 13 van het BGB die op 1 oktober 2016 van kracht werd, niet worden toegepast op oudere contracten. Deze regelgeving is uitsluitend van toepassing op contracten die na 30 september 2016. zijn aangegaan. Dit betekent dat contracten die voor deze datum zijn gesloten nog steeds onderworpen kunnen zijn aan strengere contractuele vereisten wat betreft vorm.

Daarom moeten ondernemingen controleren welke vorm is overeengekomen voor annuleringen van oudere bestaande contracten en of deze overeenkomst later is gewijzigd of vervangen door een regelgeving over de tekstvorm.

Wat is er vereist voor effectieve annuleringen?

Of dit nu in schriftelijke of tekstvorm is, een annuleringsverklaring moet volledig en ondubbelzinnig zijn. Het moet duidelijk vermelden op welk contract de verklaring betrekking heeft en dat de klant dit contract wil beëindigen. Ook moet het de naam en het adres van de contractpartij en het klant- of contractnummer bevatten. Deze informatie kan de onderneming helpen het juiste contract te identificeren en de annulering te verwerken.

Welke regels gelden voor het annuleren van B2C- en B2B-contracten?

Bij het opstellen van annuleringsclausules moeten ondernemingen rekening houden met de partijen die de contracten aangaan. Het BGB maakt onderscheid tussen consumentencontracten – waartoe ook contracten op afstand behoren – en contracten tussen ondernemingen.

Volgens paragraaf 13 van het BGB is een 'consument' een natuurlijk persoon die een juridische transactie aangaat voor voornamelijk particuliere doeleinden. Paragraaf 14 van het BGB definieert een 'handelaar' als een natuurlijk of rechtspersoon of een partnerschap met een rechtspersoonlijkheid die bij het sluiten van een juridische transactie handelt in de uitoefening van een handels-, bedrijfs- of beroepsactiviteit.

Als een onderneming bijvoorbeeld een abonnement aan een particulier (oftewel een consument) verkoopt, is dit over het algemeen een B2C-verkoop. Als een onderneming datzelfde contract echter zou sluiten met een andere onderneming voor de doeleinden van een handels-, bedrijfs- of beroepsactiviteit, vormt dit een B2B-contract.

Welke rol spelen voorwaarden in contracten?

Het onderscheid tussen B2B- en B2C-contracten is vooral belangrijk met betrekking tot gestandaardiseerde contractvoorwaarden. In B2C-contracten zijn voorwaarden onderworpen aan strenge juridische controle wat betreft de inhoud. De bepalingen van paragraaf 309 van het BGB kunnen bijvoorbeeld bepaalde annuleringsclausules ongeldig maken ten aanzien van klanten.

Voor B2B-verkopen gelden andere regels. Paragraaf 310, lid 1 van het BGB stelt dat, in het algemeen, de verboden clausules gedefinieerd onder paragraaf 309 van het BGB niet direct kunnen worden toegepast op zakelijke voorwaarden. Daarom hebben ondernemingen meer vrijheid bij de formulering van B2B-contracten. Dat gezegd hebbende, blijven de algemene vereisten van paragraaf 307 van het BGB van toepassing.

Een clausule in een set voorwaarden mag de contractpartij niet onredelijk benadelen en moet duidelijk en begrijpelijk zijn. Om deze reden mogen ondernemingen met verschillende klantgroepen annuleringsclausules niet zonder deze eerst te beoordelen kopiëren van B2B-contracten naar B2C-contracten.

Welke opzegtermijnen moeten ondernemingen in Duitsland kennen?

De opzegtermijn bepaalt hoe lang een contract na annulering van kracht blijft. Er gelden verschillende regels voor welke opzegtermijnen ondernemingen voor hun klanten kunnen instellen. Deze hangen voornamelijk af van of het contract een B2C- of B2B-contract is.

Contracttermijnen en verlengingen in B2C-contracten

In contracten voor de reguliere levering van goederen of de reguliere levering van diensten of werkzaamheden, mogen initiële contracttermijnen niet langer zijn dan twee jaar, volgens Artikel 309, nr. 9 van het BGB. Daarom kunnen klanten niet akkoord gaan met langere contracten in de algemene voorwaarden van ondernemingen.

Er zijn ook duidelijke bepalingen die automatische contractverlengingen regelen. Clausules over automatische verlengingen zijn alleen toegestaan als het contract voor onbepaalde tijd wordt verlengd. Klanten moeten ook op elk moment contracten kunnen annuleren met een opzegtermijn van maximaal één maand. Een automatische verlenging voor een verdere vaste termijn – zoals nog eens 12 of 24 maanden – is in deze gevallen niet toegestaan. Voor ondernemingen in Duitsland hebben deze regels voornamelijk invloed op langlopende contracten en abonnementen.

Volgens Artikel 229, Paragraaf 60 van de Invoeringswet voor het Burgerlijk Wetboek (EGBGB) zijn contracten die vóór 1 maart 2022 zijn aangegaan, onderworpen aan de eerdere bewoordingen van de regelgeving onder Artikel 309, nr. 9 van het BGB. Volgens de eerdere bewoordingen waren stilzwijgende contractverlengingen voor een periode tot één jaar toegestaan, zolang de opzegtermijn niet meer dan drie maanden bedroeg.

Meer vrijheid in B2B-contracten

De limieten op B2C-contracten zijn niet rechtstreeks van toepassing op contracten tussen ondernemingen. Ondernemingen hebben meer flexibiliteit om individuele contractvoorwaarden en opzegtermijnen in B2B-contracten vast te leggen. Ze kunnen bijvoorbeeld langere minimumtermijnen of opzegtermijnen overeenkomen, mits deze correct in de contracten zijn vastgelegd. Dit kan met name nuttig zijn in langdurige zakelijke relaties, zoals wanneer diensten over een langere periode worden gepland of investeringen moeten worden veiliggesteld.

Het is belangrijk dat de overeengekomen termijnen duidelijk zijn geformuleerd. In het contract moeten de start van de opzegtermijn, de duur van de opzegtermijn en de gevolgen van het niet tijdig opzeggen worden vermeld. Daarom is het een goed idee voor ondernemingen om hun B2B-contracten voor elke specifieke situatie aan te passen.

Wat zijn de regels voor annuleringsknoppen voor online contracten?

Het BGB stelt meer dan alleen de formele vereisten voor contractannuleringen vast. Voor bepaalde klantcontracten die online kunnen worden afgesloten, moeten ondernemingen ook een eenvoudig annuleringsmechanisme bieden waar klanten via de websites van de ondernemingen toegang toe hebben.

Artikel 312k van het BGB vereist dat ondernemingen in Duitsland annuleringsknoppen aanbieden als hun websites klanten de mogelijkheid bieden om contracten aan te gaan voor voortdurende contractuele relaties tegen betaling (d.w.z. abonnementen of lidmaatschappen met doorlopende voordelen).

Vereisten voor annuleringsknoppen

De annuleringsknop moet eenvoudig toegankelijk, permanent beschikbaar en duidelijk gemarkeerd zijn met een zin als 'Contract hier annuleren'. De knop moet klanten rechtstreeks naar een bevestigingspagina leiden waar ze duidelijk de contracten kunnen aangeven die ze willen annuleren en de datums waarop ze de contracten willen laten eindigen. Dit mechanisme moet ook buitengewone annuleringen faciliteren, zoals annuleringen zonder opzegtermijn om dringende redenen.

Bevestigingspagina's moeten ook extra knoppen bevatten die klanten gebruiken om te bevestigen dat ze hun contracten willen annuleren. Deze knoppen moeten ook duidelijk gemarkeerd zijn (bijv. 'Nu annuleren'). De vereisten onder Artikel 312k, lid 2 van het BGB zijn van toepassing op zowel gewone als buitengewone annuleringen.

Bevestiging en gevolgen van het niet aanbieden van annuleringsknoppen

Wanneer een onderneming een annuleringsbericht ontvangt, moet deze de inhoud van het bericht, het tijdstip van ontvangst en de gevraagde ingangsdatum van de annulering onmiddellijk en elektronisch in tekstvorm bevestigen. Klanten moeten de berichten ook op permanente gegevensdragers met datums en tijden opslaan.

Als ondernemingen in Duitsland er niet in slagen om wettelijk verplichte annuleringsknoppen en bevestigingspagina's in overeenstemming met de wet aan te bieden, kunnen klanten hun contracten op elk moment annuleren zonder opzegtermijnen in acht te nemen. Daarom moeten ondernemingen deze vereisten opnemen in de algehele ontwerpen van hun online aanwezigheid en ze regelmatig herzien.

Wat moeten ondernemingen doen nadat een contract is geannuleerd?

Het ontvangen van een annuleringsbericht betekent niet noodzakelijk dat het bijbehorende contract onmiddellijk eindigt. Ondernemingen moeten eerst controleren of de opzegging effectief is doorgegeven en wanneer het contract daadwerkelijk eindigt. Wat telt zijn de overeengekomen opzegtermijn, de gevraagde ingangsdatum van de annulering en de contractuele bepalingen.

Annulering controleren en bevestigen

Ondernemingen moeten elke annulering koppelen aan het relevante contract en verifiëren dat de klant de benodigde informatie heeft verstrekt. Dit kan klantgegevens en contract- of klantnummers omvatten. Als de annulering effectief en tijdig is ingediend, moet de onderneming de klant op de hoogte stellen van de bevestigde ingangsdatum van de annulering.

Annuleringen die via de wettelijk verplichte annuleringsknop worden gedaan, zijn onderworpen aan aanvullende vereisten. Ondernemingen moeten de ontvangst van het bericht, de inhoud ervan en de gevraagde ingangsdatum van de annulering onmiddellijk en elektronisch in tekstvorm bevestigen.

Factureren tot het einde van het contract

Totdat het contract eindigt, kunnen er nog steeds betalingen verschuldigd zijn voor overeengekomen diensten. Daarom moeten ondernemingen controleren welke bedragen openstaan en of pro-rata facturatie vereist is. Bijvoorbeeld, in het geval van een abonnement met maandelijkse betalingen dekt de laatste factuur mogelijk alleen de periode tot het einde van het contract.

Wanneer een contract eindigt, heeft de onderneming niet langer het recht om verdere reguliere betalingen te claimen. Daarom moeten ondernemingen ervoor zorgen dat automatische incasso's, automatische facturen of andere betaalsystemen op tijd worden beëindigd. Bij sommige soorten contracten kunnen ondernemingen nog steeds recht hebben op bepaalde eenmalige betalingen nadat een contract is beëindigd (bijv. betaling voor reeds geleverde diensten).

Stripe Billing biedt ondernemingen een gestructureerde workflow voor het beheren van facturatie na annulering en kan ondernemingen helpen bij het beëindigen van terugkerende betalingen volgens vooraf gedefinieerde contract- en facturatievoorwaarden.

Apparaten retourneren en andere verplichtingen nakomen

Het beëindigen van een contract kan ook leiden tot andere verplichtingen. Afhankelijk van het onderwerp van het contract moeten door de onderneming verstrekte apparaten worden geretourneerd, inloggegevens worden gedeactiveerd en documenten worden verstrekt. De wettelijke voorschriften en specifieke bewoordingen van het betreffende contract bepalen welke verplichtingen van toepassing zijn.

Ondernemingen moeten het algehele annuleringsproces op een gestructureerde manier schetsen. Het samenstellen van duidelijke documentatie van de annulering, de ingangsdatum van de annulering en de eindfacturatie kan helpen bij het voorkomen van geschillen over de beëindiging van een contract of verdere betalingsclaims.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je klanten factureren en beheren zoals jij dat wilt, van eenvoudige terugkerende facturatie tot facturatie naar gebruik en contracten die tijdens de verkoop zijn onderhandeld. Begin binnen enkele minuten met het ontvangen van terugkerende betalingen wereldwijd, zonder dat je daarvoor code nodig hebt, of bouw een aangepaste integratie met behulp van de API.

Stripe Billing kan je helpen met het volgende:

• Flexibele prijzen aanbieden: reageer sneller op de vraag van gebruikers met flexibele prijsmodellen, zoals op basis van gebruik, gelaagd, vast bedrag plus extra kosten, en meer. Ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefversies, pro rata berekeningen en add-ons is ingebouwd.

• Wereldwijd uitbreiden: verhoog de conversie door de betaalmethoden aan te bieden die klanten het liefst gebruiken. Stripe ondersteunt meer dan 125 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.

• Inkomsten verhogen en churn verlagen: Verbeter het vastleggen van inkomsten en verlaag onvrijwillige churn met Smart Retries en automatiseringen van herstelworkflows. Hersteltools van Stripe hebben gebruikers geholpen om in 2025 meer dan $ 8,2 miljard aan inkomsten te herstellen.

• Je efficiëntie verhogen: gebruik de modulaire tools van Stripe voor belastingen, omzetrapportage en gegevens om meerdere omzetsystemen te consolideren tot één systeem. Eenvoudige integratie met software van derden.

Lees meer over Stripe Billing of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over contractannuleringen onder het BGB