Pour les entreprises en Allemagne, les contrats de services ou de paiements récurrents peuvent poser des défis. L'un des problèmes concerne l'annulation des abonnements dans le respect de la loi. Différentes réglementations s'appliquent et dépendent du type de contrat (qu'il s'agisse d'une vente B2C ou B2B).

Dans cet article, nous expliquons les exigences de base que les entreprises en Allemagne doivent respecter lors de l'annulation de contrats, y compris les règles applicables aux contrats B2C et B2B et les délais de préavis obligatoires. Nous présentons également les règles relatives aux boutons d'annulation pour les contrats en ligne et fournissons les éléments que les entreprises doivent prendre en compte lorsqu'elles reçoivent des annulations.

L’essentiel à retenir

• les annulations de contrat sont soumises à des exigences formelles spécifiques, à des contraintes de temps et à des réglementations contractuelles que les entreprises en Allemagne doivent respecter ;
  
• les contrats clients sont soumis à des limites légales strictes concernant les durées de contrat, les délais de préavis et les renouvellements automatiques ;
  
• pour les contrats B2B, les parties disposent d'une plus grande flexibilité pour établir des durées de contrat et des délais de préavis individuels ;
  
• les entreprises en Allemagne sont tenues de fournir des boutons d'annulation obligatoires par la loi pour certains contrats clients en ligne ;
  
• lorsqu'elles reçoivent des annulations, les entreprises doivent vérifier les dates d'entrée en vigueur de l'annulation et traiter la facturation et les autres obligations de manière appropriée.
  

Gestion des résiliations de contrats pour les entreprises en Allemagne

Les contrats font partie de toute entreprise : des contrats de location aux offres de téléphonie mobile en passant par les contrats pour les logiciels, la maintenance ou les services externes. De nombreuses relations commerciales sont maintenues sur une longue période et ne prennent pas fin automatiquement. Toutefois, les contrats sont pertinents au-delà des activités d'achat d'une entreprise.

Par exemple, les entreprises qui vendent des abonnements, des adhésions ou d'autres services continus aux clients ont besoin de réglementations claires et conformes sur la fin des contrats. Lorsque les entreprises et les clients conviennent de services et de factures récurrentes, il est important pour les clients de savoir quand et comment ils peuvent résilier leurs contrats.

Cela est principalement déterminé par la durée du contrat convenue, le délai de préavis et le mode de résiliation. Les entreprises doivent intégrer ces exigences dans la rédaction de leurs contrats et leurs conditions. Des factures incorrectes peuvent annuler les clauses de résiliation ou entraîner la fin des contrats plus tôt que prévu.

Exigences formelles pour la résiliation des contrats

Selon le Code civil allemand (BGB), un contrat peut être résilié sous forme de texte ou par écrit. Si la loi stipule qu'un contrat peut être résilié sous forme de texte, un avis de résiliation lisible sur un support de données permanent est suffisant. Cet avis n'a pas besoin d'être signé. Il suffit généralement de donner un préavis par SMS, par e-mail, par fax ou sous forme de document PDF (Portable Document Format) numérisé.

En revanche, la forme écrite légale nécessite généralement une signature. Par exemple, un client peut fournir un avis de résiliation sous la forme d'une lettre qu'il a personnellement signée. Lorsque la loi le permet, la forme écrite peut également être remplacée par la forme électronique avec une signature électronique qualifiée.

Selon l'article 309, numéro 13 du BGB, les conditions doivent généralement permettre aux clients de donner un avis de résiliation ou de rétractation sous forme de texte uniquement. Cela dit, il existe des exceptions pour certaines relations contractuelles où la loi prévoit explicitement une forme plus stricte. Par exemple, la résiliation d'un contrat de travail doit être faite par écrit, selon l'article 623 du BGB. L'article 568, paragraphe 1 du BGB exige également la forme écrite pour l'avis de résiliation de bail.

De plus, l'article 309, numéro 13 du BGB entré en vigueur le 1er octobre 2016 ne peut pas être appliqué aux contrats plus anciens. Cette réglementation s'applique exclusivement aux contrats conclus après le 30 septembre 2016. Cela signifie que les contrats conclus avant cette date peuvent toujours être soumis à des exigences contractuelles plus strictes en matière de forme.

Par conséquent, les entreprises doivent vérifier quelle forme a été convenue pour les résiliations d'anciens contrats existants et si cet accord a été par la suite modifié ou remplacé par une réglementation sur la forme du texte.

Quelles sont les exigences pour des résiliations effectives ?

Que ce soit sous forme écrite ou de texte, un avis de résiliation doit être complet et sans ambiguïté. Il doit indiquer clairement à quel contrat il se réfère et que le client souhaite y mettre fin. Il doit également contenir le nom et l'adresse de la partie contractante ainsi que le numéro de client ou de contrat. Ces informations peuvent aider l'entreprise à identifier le bon contrat et à traiter la résiliation.

Quelles réglementations s'appliquent aux résiliations de contrats B2C et B2B ?

Lors de l'établissement de clauses de résiliation, les entreprises doivent tenir compte des parties qui concluent les contrats. Le BGB fait la distinction entre les contrats de consommation (qui incluent également les contrats à distance) et les contrats entre entreprises.

Selon l'article 13 du BGB, un « consommateur » est une personne physique qui conclut une transaction légale à des fins principalement privées. L'article 14 du BGB définit un « commerçant » comme une personne physique ou morale ou une société de personnes dotée de la personnalité juridique qui, lors de la conclusion d'une transaction légale, agit dans l'exercice de son activité commerciale, industrielle ou professionnelle.

Par exemple, si une entreprise vend un abonnement à un particulier (c'est-à-dire un consommateur), cela constitue généralement une vente B2C. Toutefois, si une entreprise a conclu ce même contrat avec une autre entreprise pour les besoins de son activité commerciale, industrielle ou professionnelle, il s'agit d'un contrat B2B.

Quel rôle les conditions jouent-elles dans les contrats ?

La différenciation entre les contrats B2B et B2C est particulièrement importante en ce qui concerne les conditions contractuelles standardisées. Dans les contrats B2C, le contenu des conditions est soumis à un examen juridique strict. Par exemple, les dispositions de l'article 309 du BGB peuvent rendre certaines clauses de résiliation non valides à l'égard des clients.

Il existe des règles différentes pour les ventes B2B. L'article 310, paragraphe 1 du BGB stipule qu'en général, les clauses interdites définies à l'article 309 du BGB ne peuvent pas être directement appliquées aux conditions commerciales. Par conséquent, les entreprises disposent d'une plus grande liberté dans la rédaction de leurs contrats B2B. Cela dit, les exigences générales de l'article 307 du BGB s'appliquent toujours.

Une clause dans un ensemble de conditions ne doit pas désavantager de manière déraisonnable la partie contractante et doit être claire et compréhensible. Pour cette raison, les entreprises ayant différents groupes de clients ne doivent pas copier les clauses de résiliation des contrats B2B vers les contrats B2C sans procéder au préalable à des vérifications.

Quels délais de préavis les entreprises en Allemagne doivent-elles connaître ?

Le délai de préavis définit la durée pendant laquelle un contrat reste en vigueur après son annulation. Différentes règles s'appliquent aux délais de préavis que les entreprises peuvent fixer pour leurs clients. Celles-ci dépendent principalement du fait qu'il s'agisse d'un contrat B2C ou B2B.

Durées de contrat et renouvellements dans les contrats B2C

Dans les contrats prévoyant la livraison régulière de biens ou la prestation régulière de services ou de travaux, la durée initiale du contrat ne peut pas dépasser deux ans, conformément à l'article 309, point 9 du BGB. Par conséquent, les clients ne peuvent pas accepter de contrats plus longs dans les conditions générales des entreprises.

Il existe également des dispositions claires qui régissent les renouvellements automatiques de contrat. Les clauses de renouvellement automatique ne sont autorisées que si le contrat est renouvelé pour une durée indéterminée. Les clients doivent également pouvoir annuler les contrats à tout moment moyennant un préavis d'un mois maximum. Un renouvellement automatique pour une durée déterminée supplémentaire (par exemple, 12 ou 24 mois supplémentaires) n'est pas autorisé dans ces cas. Pour les entreprises en Allemagne, ces réglementations affectent principalement les contrats à long terme et les abonnements.

Conformément à l'article 229, section 60 de la loi d'introduction au Code civil (EGBGB), les contrats conclus avant le 1er mars 2022 sont soumis à la formulation précédente des réglementations prévues à l'article 309, point 9 du BGB. Selon la formulation précédente, les renouvellements implicites de contrat pour une période allant jusqu'à un an étaient autorisés, à condition que le délai de préavis ne dépasse pas trois mois.

Une plus grande liberté dans les contrats B2B

Les limites imposées aux contrats B2C ne s'appliquent pas directement aux contrats entre entreprises. Les entreprises disposent d'une plus grande flexibilité pour établir des durées de contrat et des délais de préavis individuels dans les contrats B2B. Par exemple, elles peuvent convenir de durées minimales ou de délais de préavis plus longs, à condition que ceux-ci soient correctement établis dans les contrats. Cela peut être particulièrement utile dans les relations commerciales à long terme, comme lorsque des services sont prévus sur une période prolongée ou que des investissements doivent être sécurisés.

Il est important que les délais convenus soient clairement formulés. Le contrat doit indiquer le début du délai de préavis, la durée du délai de préavis et les conséquences en cas de non-respect du délai de préavis. Il est donc recommandé aux entreprises de personnaliser leurs contrats B2B pour chaque situation spécifique.

Quelles sont les règles relatives aux boutons d'annulation pour les contrats en ligne ?

Le BGB prévoit des dispositions allant au-delà des exigences formelles pour les annulations de contrat. Pour certains contrats clients pouvant être conclus en ligne, les entreprises doivent également proposer un mécanisme d'annulation simple auquel les clients peuvent accéder via les sites web des entreprises.

L'article 312k du BGB oblige les entreprises en Allemagne à fournir des boutons d'annulation si leurs sites web permettent aux clients de conclure des contrats pour des relations contractuelles continues impliquant un paiement (c'est-à-dire des abonnements ou des adhésions avec des avantages continus).

Exigences relatives au bouton d'annulation

Le bouton d'annulation doit être facile d'accès, disponible en permanence et clairement identifié par une phrase telle que « Annuler le contrat ici ». Le bouton doit rediriger les clients directement vers une page de confirmation où ils peuvent indiquer clairement les contrats qu'ils souhaitent annuler et les dates auxquelles ils souhaitent que les contrats prennent fin. Ce mécanisme doit également faciliter les annulations extraordinaires, telles que les annulations sans préavis pour motif légitime.

Les pages de confirmation doivent également inclure des boutons supplémentaires que les clients utilisent pour confirmer qu'ils souhaitent annuler leurs contrats. Ces boutons doivent également être clairement identifiés (par exemple, « Annuler maintenant »). Les exigences de l'article 312k, paragraphe 2 du BGB s'appliquent aux annulations ordinaires et extraordinaires.

Confirmation et conséquences de l'absence de boutons d'annulation

Lorsqu'une entreprise reçoit un avis d'annulation, elle doit immédiatement confirmer par voie électronique le contenu de l'avis, l'heure de réception et la date d'entrée en vigueur demandée pour l'annulation sous forme de texte. Les clients doivent également enregistrer les avis sur des supports de données permanents avec les dates et heures.

Si les entreprises en Allemagne ne fournissent pas les boutons d'annulation et les pages de confirmation obligatoires conformément à la loi, les clients peuvent annuler leurs contrats à tout moment sans respecter de délai de préavis. Les entreprises doivent donc intégrer ces exigences dans la conception globale de leur présence en ligne et les revoir à intervalles réguliers.

Que doivent faire les entreprises après l'annulation d'un contrat ?

La réception d'un avis d'annulation ne signifie pas nécessairement que le contrat correspondant prend fin immédiatement. Les entreprises doivent d'abord vérifier si l'avis a été donné de manière effective et à quel moment le contrat prendra réellement fin. Ce qui importe, c'est le délai de préavis convenu, la date d'entrée en vigueur demandée pour l'annulation et les réglementations contractuelles.

Examinez et confirmez l'annulation

Les entreprises doivent associer chaque annulation à son contrat correspondant et vérifier que le client a fourni les informations nécessaires. Cela peut inclure les coordonnées du client et les numéros de contrat ou de client. Si l'annulation est effective et donnée en temps utile, l'entreprise doit informer le client de la date d'entrée en vigueur confirmée de l'annulation.

Les annulations effectuées à l'aide du bouton d'annulation légalement obligatoire sont soumises à des exigences supplémentaires. Les entreprises doivent immédiatement confirmer par voie électronique la réception de l'avis, son contenu et la date d'entrée en vigueur demandée pour l'annulation sous forme de texte.

Facturation jusqu'à la fin du contrat

Des paiements peuvent encore être dus pour les services convenus jusqu'à la fin du contrat. Par conséquent, les entreprises doivent vérifier quels montants sont impayés et si une facturation au prorata est nécessaire. Par exemple, dans le cas d'un abonnement avec des paiements mensuels, la facture finale peut ne couvrir que la période jusqu'à la fin du contrat.

Lorsqu'un contrat prend fin, l'entreprise n'a plus le droit de réclamer d'autres paiements réguliers. Les entreprises doivent donc s'assurer que les prélèvements automatiques, les factures automatiques ou les autres systèmes de paiement sont arrêtés à temps. Pour certains types de contrats, les entreprises peuvent toujours avoir droit à des paiements isolés après la fin du contrat (par exemple, le paiement de services déjà fournis).

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Restituez le matériel et respectez les autres obligations

La fin d'un contrat peut également déclencher d'autres obligations. Selon l'objet du contrat, le matériel fourni par l'entreprise doit être restitué, les identifiants de connexion doivent être désactivés et des documents doivent être fournis. Les réglementations légales et la formulation spécifique du contrat en question déterminent les obligations applicables.

Les entreprises doivent définir le processus global d'annulation de manière structurée. La compilation d'une documentation claire sur l'annulation, la date d'entrée en vigueur de l'annulation et la facturation finale peut aider à éviter les litiges concernant la fin d'un contrat ou d'autres demandes de paiement.

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