Para las empresas en Alemania, los contratos de servicios o pagos recurrentes pueden presentar desafíos. Un problema implica la cancelación de las suscripciones de acuerdo con la ley. Se aplican diferentes normativas y estas dependen del tipo de contrato, ya sea que se relacione con una venta B2C o B2B.

En este artículo, explicamos los requisitos básicos que las empresas en Alemania deben cumplir al cancelar contratos, lo que incluye las reglas que se aplican a los contratos B2C y B2B, y los plazos de preaviso obligatorios. También describimos las reglas sobre los botones de cancelación para contratos en línea y proporcionamos temas que las empresas deben considerar cuando reciben cancelaciones.

Conclusiones principales

• Las cancelaciones de contratos están sujetas a requisitos formales específicos, restricciones de tiempo y normativas contractuales que las empresas en Alemania deben respetar.
  
• Los contratos con clientes están sujetos a límites legales estrictos en cuanto a la vigencia del contrato, los plazos de preaviso y las renovaciones automáticas.
  
• En los contratos B2B, las partes tienen mayor flexibilidad para establecer los plazos de preaviso y la vigencia individual de los contratos.
  
• Se exige que las empresas en Alemania proporcionen botones de cancelación obligatorios por ley para ciertos contratos en línea con clientes.
  
• Cuando reciben cancelaciones, las empresas deben verificar las fechas de vigencia de cancelación y procesar la facturación y otras obligaciones de manera adecuada.
  

Cómo gestionar cancelaciones de contratos para empresas en Alemania

Los contratos son parte de todas las empresas: desde acuerdos de arrendamiento y planes de telefonía móvil, hasta contratos de software, mantenimiento o servicios externos. Muchas relaciones comerciales se mantienen durante un período prolongado y no terminan automáticamente. Sin embargo, los contratos son relevantes más allá de las actividades de compra de una empresa.

Por ejemplo, las empresas que les venden suscripciones, membresías u otros servicios continuos a los clientes necesitan regulaciones claras y que cumplan la normativa sobre la terminación de contratos. Cuando las empresas y los clientes aceptan facturas recurrentes y servicios, es importante que los clientes sepan cuándo y cómo pueden dar por terminados sus contratos.

Esto está determinado principalmente por el plazo del contrato acordado, el período de notificación y el método de terminación. Las empresas deben integrar estos requisitos en la redacción de sus contratos y en los términos y condiciones. Las facturas incorrectas pueden anular las cláusulas de cancelación o provocar que los contratos terminen antes de lo previsto.

Requisitos formales para cancelar contratos

Según el Código Civil de Alemania (BGB), un contrato se puede cancelar en forma de texto o en forma escrita. Si la ley estipula que un contrato se puede cancelar en forma de texto, es suficiente con un aviso de cancelación legible en un soporte de datos permanente. No es necesario firmar este aviso. Generalmente es suficiente con enviar una notificación por mensaje de texto, correo electrónico, fax o como un escaneo de formato de documento portátil (PDF).

Por otro lado, la forma escrita legal generalmente requiere una firma. Por ejemplo, un cliente podría proporcionar un aviso de cancelación en forma de carta que haya firmado personalmente. Cuando la ley lo permita, la forma escrita también se puede reemplazar por la forma electrónica con una firma electrónica calificada.

Según el artículo 309, n.º 13 del BGB, los términos y condiciones generalmente deben permitirles a los clientes dar aviso de cancelación o desistimiento solo en forma de texto. Dicho esto, hay excepciones para determinadas relaciones contractuales en las que la ley prevé explícitamente una forma más estricta. Por ejemplo, la terminación del empleo se debe realizar por escrito, según el artículo 623 del BGB. El artículo 568, párr. 1 del BGB también requiere la forma escrita para el aviso de terminación de arrendamiento.

Además, el artículo 309, n.º 13 del BGB que entró en vigor el 1 de octubre de 2016 no se puede aplicar a los contratos más antiguos. Esta regulación se aplica exclusivamente a los contratos que se celebraron después del 30 de septiembre de 2016. Esto significa que los contratos celebrados antes de esta fecha aún pueden estar sujetos a requisitos contractuales más estrictos en cuanto a la forma.

Por lo tanto, las empresas deben verificar qué forma se acordó para las cancelaciones de contratos existentes más antiguos y si este acuerdo se modificó o se reemplazó posteriormente por una regulación sobre la forma de texto.

¿Qué se requiere para que las cancelaciones sean efectivas?

Ya sea en formato escrito o de texto, un aviso de cancelación debe estar completo y no ser ambiguo. Debe indicar claramente a qué contrato se refiere y que el cliente desea darlo por terminado. También debe incluir el nombre y la dirección de la parte contratante y el número de cliente o de contrato. Esta información puede ayudar a la empresa a identificar el contrato correcto y procesar la cancelación.

¿Qué regulaciones se aplican a las cancelaciones de contratos B2C y B2B?

Al establecer las cláusulas de cancelación, las empresas deben considerar las partes que celebran los contratos. El BGB diferencia entre los contratos de consumo —que también incluyen los contratos a distancia— y los contratos entre empresas.

Según el artículo 13 del BGB, un «consumidor» es una persona física que celebra un negocio jurídico con fines predominantemente privados. El artículo 14 del BGB define a un «comerciante» como una persona física o jurídica o una asociación con personalidad jurídica que, al celebrar un negocio jurídico, actúa en el ejercicio de su actividad comercial, empresarial o profesional.

Por ejemplo, si una empresa le vende una suscripción a un particular (es decir, a un consumidor), esto generalmente constituye una venta B2C. Sin embargo, si una empresa celebró ese mismo contrato con otra empresa para los fines de su comercio, negocio o profesión, esto constituye un contrato B2B.

¿Qué función tienen los términos y condiciones en los contratos?

La diferenciación entre los contratos B2B y B2C es especialmente importante en lo que respecta a los términos de contrato estandarizados. En los contratos B2C, los términos y condiciones están sujetos a un estricto escrutinio legal con respecto a su contenido. Por ejemplo, las disposiciones del artículo 309 del BGB pueden invalidar ciertas cláusulas de cancelación con respecto a los clientes.

Hay reglas diferentes para las ventas B2B. El artículo 310, párr. 1 del BGB establece que, en general, las cláusulas prohibidas definidas en el artículo 309 del BGB no se pueden aplicar directamente a los términos y condiciones empresariales. Por lo tanto, las empresas tienen más libertad con la redacción de sus contratos B2B. Dicho esto, aún se aplican los requisitos generales del artículo 307 del BGB.

Una cláusula de un conjunto de términos y condiciones no debe perjudicar injustificadamente a la parte contratante y debe ser clara y comprensible. Por este motivo, las empresas con diferentes grupos de clientes no deben copiar las cláusulas de cancelación de los contratos B2B a los contratos B2C sin realizar revisiones previas.

¿Qué plazos de preaviso deben conocer las empresas en Alemania?

El plazo de preaviso establece durante cuánto tiempo un contrato sigue vigente después de su cancelación. Existen diferentes reglas sobre los plazos de preaviso que las empresas pueden establecer para sus clientes. Estas dependen principalmente de si el contrato es un contrato B2C o B2B.

Vigencia y renovaciones en contratos B2C

En los contratos para la entrega regular de bienes o la prestación regular de servicios u obras, la vigencia inicial del contrato no puede exceder los dos años, según la sección 309, n.º 9 del BGB. Por lo tanto, los clientes no pueden aceptar contratos más largos en los términos y condiciones generales de las empresas.

También hay disposiciones claras que rigen las renovaciones automáticas de contratos. Las cláusulas sobre renovaciones automáticas solo se permiten si el contrato se renueva por un período indefinido. Los clientes también deben poder cancelar los contratos en cualquier momento dando un preaviso de no más de un mes. En estos casos, no se permite una renovación automática por un plazo fijo adicional — como 12 o 24 meses adicionales —. Para las empresas en Alemania, estas normativas afectan principalmente a los contratos a largo plazo y a las suscripciones.

Según el artículo 229, sección 60 de la Ley Introductoria del Código Civil (EGBGB), los contratos celebrados antes del 1 de marzo de 2022 están sujetos a la redacción anterior de las normativas de la sección 309, n.º 9 del BGB. Según la redacción anterior, se permitían las renovaciones implícitas de contratos por un período de hasta un año, siempre que el plazo de preaviso no fuera superior a tres meses.

Mayor libertad en los contratos B2B

Los límites en los contratos B2C no se aplican directamente a los contratos entre empresas. Las empresas tienen una mayor flexibilidad para establecer los plazos de preaviso y la vigencia individual de los contratos en los contratos B2B. Por ejemplo, pueden acordar plazos mínimos o de preaviso más largos, siempre que se establezcan correctamente en los contratos. Esto puede ser de especial utilidad en las relaciones comerciales a largo plazo, como cuando los servicios se planifican durante un período prolongado o es necesario salvaguardar inversiones.

Es importante que los plazos acordados estén redactados de forma clara. El contrato debe indicar el inicio del plazo de preaviso, la duración de este y las consecuencias de no dar el preaviso a tiempo. Por lo tanto, es una buena idea que las empresas adapten sus contratos B2B a cada situación específica.

¿Cuáles son las reglas sobre los botones de cancelación para los contratos en línea?

El BGB estipula más que los requisitos formales para las cancelaciones de contratos. Para ciertos contratos de clientes que se pueden celebrar en línea, las empresas también deben proporcionar un mecanismo sencillo de cancelación al que los clientes puedan acceder a través de los sitios web de las empresas.

La sección 312k del BGB exige que las empresas en Alemania proporcionen botones de cancelación si sus sitios web permiten a los clientes celebrar contratos para relaciones contractuales continuas que impliquen pagos (es decir, suscripciones o membresías con beneficios continuos).

Requisitos de los botones de cancelación

El botón de cancelación debe ser de fácil acceso, estar disponible de forma permanente y estar claramente marcado con una frase como «Cancelar contrato aquí». El botón debe llevar a los clientes directamente a una página de confirmación donde puedan indicar con claridad los contratos que desean cancelar y las fechas en las que quieren que finalicen. Este mecanismo también debe facilitar cancelaciones extraordinarias, como cancelaciones sin previo aviso por causa justificada.

Las páginas de confirmación también deben incluir botones adicionales que los clientes usan para confirmar que desean cancelar sus contratos. Estos botones también deben estar claramente marcados (p. ej., «Cancelar ahora»). Los requisitos en virtud de la sección 312k, párr. 2 del BGB se aplican tanto a las cancelaciones ordinarias como a las extraordinarias.

Confirmación y consecuencias de no proporcionar botones de cancelación

Cuando una empresa recibe un aviso de cancelación, debe confirmar de forma inmediata y electrónica el contenido del aviso, la hora de recepción y la fecha de vigencia de cancelación solicitada en formato de texto. Los clientes también deben guardar los avisos en soportes de datos permanentes con fechas y horas.

Si las empresas en Alemania no proporcionan los botones de cancelación obligatorios y las páginas de confirmación de acuerdo con la ley, los clientes pueden cancelar sus contratos en cualquier momento sin respetar los plazos de preaviso. Por lo tanto, las empresas deben incorporar estos requisitos en los diseños generales de sus presencias en línea y revisarlos periódicamente.

¿Qué deben hacer las empresas después de que se cancela un contrato?

Recibir un aviso de cancelación no significa necesariamente que el contrato correspondiente finalice de inmediato. Las empresas primero deben comprobar si el aviso se realizó de forma efectiva y cuándo finalizará realmente el contrato. Lo que importa es el plazo de preaviso acordado, la fecha de vigencia de cancelación solicitada y las normativas contractuales.

Revisar y confirmar la cancelación

Las empresas deben relacionar cada cancelación con su contrato pertinente y verificar que el cliente haya proporcionado la información necesaria. Esto podría incluir los datos del cliente y los números de contrato o de cliente. Si la cancelación es efectiva y se realiza a tiempo, la empresa debe notificar al cliente la fecha de vigencia de cancelación confirmada.

Las cancelaciones realizadas con el botón de cancelación exigido por la ley están sujetas a requisitos adicionales. Las empresas deben confirmar de forma inmediata y electrónica la recepción del aviso, su contenido y la fecha de vigencia de cancelación solicitada en formato de texto.

Facturar hasta el final del contrato

Es posible que aún se deban realizar pagos por los servicios acordados hasta que finalice el contrato. Por lo tanto, las empresas deben comprobar qué montos están pendientes y si se requiere una facturación prorrateada. Por ejemplo, en el caso de una suscripción con pagos mensuales, la factura final podría cubrir solo el período hasta el final del contrato.

Cuando finaliza un contrato, la empresa ya no tiene derecho a reclamar más pagos regulares. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de que los adeudos directos, las facturas automáticas u otros sistemas de pago se cancelen a tiempo. En algunos tipos de contratos, las empresas aún pueden tener derecho a ciertos pagos independientes después de que finalice un contrato (p. ej., el pago por servicios ya prestados).

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Devolver dispositivos y cumplir con otras obligaciones

La finalización de un contrato también puede desencadenar otras obligaciones. Según el objeto del contrato, se deben devolver los dispositivos que la empresa proporcionó, se deben desactivar los inicios de sesión y se deben proporcionar documentos. Las normativas legales y la redacción específica del contrato en cuestión establecen qué obligaciones se aplican.

Las empresas deben describir el proceso general de cancelación de forma estructurada. Recopilar documentación clara de la cancelación, la fecha de vigencia de la cancelación y la facturación final puede ayudar a evitar disputas sobre la finalización de un contrato o reclamaciones de pagos adicionales.

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Preguntas frecuentes sobre la cancelación de contratos en virtud del BGB