Pour les entreprises en Allemagne, les contrats de services ou de paiements récurrents peuvent poser des défis. L'un des problèmes concerne l'annulation des abonnements en conformité avec la loi. Différentes réglementations s'appliquent et dépendent du type de contrat – qu'il s'agisse d'une vente B2C ou interentreprise.

Dans cet article, nous expliquons les exigences de base que les entreprises en Allemagne doivent respecter lors de l'annulation de contrats, y compris les règles qui s'appliquent aux contrats B2C et interentreprises et aux délais de préavis obligatoires. Nous décrivons également les règles concernant les boutons d'annulation pour les contrats en ligne et fournissons les sujets que les entreprises doivent prendre en compte lorsqu'elles reçoivent des annulations.

Points clés à retenir

• Les annulations de contrats sont soumises à des exigences formelles spécifiques, à des contraintes de temps et à des réglementations contractuelles que les entreprises en Allemagne doivent respecter.
  
• Les contrats avec les clients sont soumis à des limites légales strictes en matière de durée de contrat, de délai de préavis et de renouvellement automatique.
  
• Avec les contrats interentreprises, les parties ont une plus grande flexibilité pour établir les conditions contractuelles individuelles et les délais de préavis.
  
• Les entreprises en Allemagne sont tenues de fournir des boutons d'annulation prévus par la loi pour certains contrats clients en ligne.
  
• Lorsqu'elles reçoivent des annulations, les entreprises doivent vérifier les dates d'entrée en vigueur de l'annulation et traiter la facturation et les autres obligations de manière appropriée.
  

Gestion des annulations de contrats pour les entreprises en Allemagne

Les contrats font partie de chaque entreprise : des contrats de location et des offres de téléphonie cellulaire aux contrats de logiciels, d'entretien ou de services externes. De nombreuses relations commerciales sont maintenues sur une longue période et ne prennent pas fin automatiquement. Toutefois, les contrats sont pertinents au-delà des activités d'achat d'une entreprise.

Par exemple, les entreprises qui vendent des abonnements, des adhésions ou d'autres services continus aux clients ont besoin de réglementations claires et conformes sur la résiliation des contrats. Lorsque les entreprises et les clients conviennent de factures récurrentes et de services, il est important que les clients sachent quand et comment ils peuvent résilier leurs contrats.

Cela est principalement déterminé par la durée du contrat convenue, le délai de préavis et le mode de résiliation. Les entreprises doivent intégrer ces exigences dans la formulation de leurs contrats et leurs conditions. Des factures incorrectes peuvent annuler les clauses d'annulation ou faire en sorte que les contrats prennent fin plus tôt que prévu.

Exigences formelles pour l'annulation de contrats

Selon le Code civil allemand (BGB), un contrat peut être annulé sous forme textuelle ou sous forme écrite. Si la loi stipule qu'un contrat peut être annulé sous forme textuelle, un avis d'annulation lisible sur un support de données permanent est suffisant. Cet avis n'a pas besoin d'être signé. Il suffit généralement de donner un préavis par message texte, courriel, télécopieur ou sous la forme d'un document Portable Document Format (PDF) numérisé.

En revanche, la forme écrite légale exige généralement une signature. Par exemple, un client pourrait fournir un avis d'annulation sous la forme d'une lettre qu'il a personnellement signée. Lorsque la loi le permet, la forme écrite peut également être remplacée par la forme électronique avec une signature électronique qualifiée.

Selon l'Article 309, N° 13 du BGB, les conditions doivent généralement permettre aux clients de donner un avis d'annulation ou de retrait sous forme textuelle uniquement. Cela dit, il existe des exceptions pour certaines relations contractuelles où la loi prévoit explicitement une forme plus stricte. Par exemple, la résiliation d'un emploi doit être faite par écrit, selon l'Article 623 du BGB. L'Article 568, Alinéa 1 du BGB exige également la forme écrite pour l'avis de résiliation de bail.

De plus, l'Article 309, N° 13 du BGB, entré en vigueur le 1er octobre 2016, ne peut pas être appliqué aux anciens contrats. Cette réglementation s'applique exclusivement aux contrats conclus après le 30 septembre 2016. Cela signifie que les contrats conclus avant cette date peuvent toujours être soumis à des exigences contractuelles plus strictes en matière de forme.

Par conséquent, les entreprises doivent vérifier quelle forme a été convenue pour les annulations des anciens contrats existants et si cet accord a été modifié ou remplacé par la suite par un règlement sur la forme textuelle.

Qu'est-ce qui est requis pour des annulations valides?

Que ce soit sous forme écrite ou textuelle, un avis d'annulation doit être complet et sans ambiguïté. Il doit indiquer clairement à quel contrat il fait référence et que le client souhaite y mettre fin. Il doit également contenir le nom et l'adresse de la partie contractante ainsi que le numéro de client ou de contrat. Ces renseignements peuvent aider l'entreprise à cerner le bon contrat et à traiter l'annulation.

Quelles réglementations s'appliquent aux annulations de contrats B2C et interentreprises?

Lors de l'établissement de clauses d'annulation, les entreprises doivent tenir compte des parties qui concluent les contrats. Le BGB fait la distinction entre les contrats de consommation — qui incluent également les contrats à distance — et les contrats interentreprises.

Selon l'Article 13 du BGB, un « consommateur » est une personne physique qui conclut une transaction juridique à des fins principalement privées. L'Article 14 du BGB définit un « commerçant » comme une personne physique ou morale ou un partenariat doté de la personnalité juridique qui, lors de la conclusion d'une transaction juridique, agit dans l'exercice de son commerce, de son entreprise ou de sa profession.

Par exemple, si une entreprise vend un abonnement à un particulier (c'est-à-dire un consommateur), cela constitue généralement une vente B2C. Toutefois, si une entreprise a conclu ce même contrat avec une autre entreprise aux fins de son commerce, de son entreprise ou de sa profession, il s'agit d'un contrat interentreprises.

Quel rôle les conditions jouent-elles dans les contrats?

La distinction entre les contrats interentreprises et B2C est particulièrement importante en ce qui concerne les conditions contractuelles normalisées. Dans les contrats B2C, les conditions sont soumises à un examen juridique strict quant à leur contenu. Par exemple, les dispositions de l'Article 309 du BGB peuvent rendre certaines clauses d'annulation invalides à l'égard des clients.

Il existe des règles différentes pour les ventes interentreprises. L'Article 310, Alinéa 1 du BGB stipule que, de manière générale, les clauses interdites définies à l'Article 309 du BGB ne peuvent pas être appliquées directement aux conditions commerciales. Par conséquent, les entreprises ont plus de liberté dans la formulation de leurs contrats interentreprises. Cela dit, les exigences générales de l'Article 307 du BGB s'appliquent toujours.

Une clause dans un ensemble de conditions ne doit pas désavantager de manière déraisonnable la partie contractante et doit être claire et compréhensible. Pour cette raison, les entreprises ayant différents groupes de clients ne doivent pas copier les clauses d'annulation des contrats interentreprises vers les contrats B2C sans procéder au préalable à des vérifications.

Quels sont les délais de préavis que les entreprises en Allemagne doivent connaître?

Le délai de préavis établit la durée pendant laquelle un contrat reste en vigueur après son annulation. Il existe différentes règles sur les délais de préavis que les entreprises peuvent fixer pour leurs clients. Celles-ci dépendent principalement du fait que le contrat est un contrat B2C ou interentreprises.

Modalités et renouvellements des contrats B2C

Dans les contrats de livraison régulière de biens ou de prestation régulière de services ou de travaux, la durée initiale du contrat ne peut excéder deux ans, conformément à l'article 309, n° 9 du BGB. Par conséquent, les clients ne peuvent pas accepter des contrats plus longs dans les conditions générales des entreprises.

Il existe également des dispositions claires qui régissent les renouvellements automatiques de contrats. Les clauses de renouvellement automatique ne sont autorisées que si le contrat est renouvelé pour une durée indéterminée. Les clients doivent également pouvoir annuler les contrats en tout temps en donnant un préavis d'au plus un mois. Un renouvellement automatique pour une autre durée déterminée – comme 12 ou 24 mois supplémentaires – n'est pas autorisé dans ces cas. Pour les entreprises en Allemagne, ces réglementations touchent principalement les contrats à long terme et les abonnements.

Conformément à l'article 229, section 60 de la loi d'introduction au Code civil (EGBGB), les contrats conclus avant le 1er mars 2022 sont soumis à la formulation précédente des réglementations prévues à l'article 309, n° 9 du BGB. Selon la formulation précédente, les renouvellements implicites de contrats pour une période allant jusqu'à un an étaient autorisés, tant que le délai de préavis ne dépassait pas trois mois.

Plus grande liberté dans les contrats interentreprises

Les limites relatives aux contrats B2C ne s'appliquent pas directement aux contrats entre entreprises. Les entreprises disposent d'une plus grande flexibilité pour établir les conditions contractuelles individuelles et les délais de préavis dans les contrats interentreprises. Par exemple, elles peuvent convenir de durées minimales ou de délais de préavis plus longs, à condition que ceux-ci soient correctement établis dans les contrats. Cela peut être particulièrement utile dans les relations commerciales à long terme, par exemple lorsque les services sont planifiés sur une période prolongée ou que les investissements doivent être protégés.

Il est important que les délais convenus soient clairement formulés. Le contrat doit préciser le début du délai de préavis, la durée du délai de préavis et les conséquences d'un défaut de préavis en temps opportun. Par conséquent, il est judicieux pour les entreprises de personnaliser leurs contrats interentreprises pour chaque situation spécifique.

Quelles sont les règles concernant les boutons d'annulation pour les contrats en ligne?

Le BGB stipule plus que les exigences formelles pour les annulations de contrats. Pour certains contrats avec les clients qui peuvent être conclus en ligne, les entreprises doivent également fournir un mécanisme simple d'annulation auquel les clients peuvent accéder par l'intermédiaire des sites Web des entreprises.

L'article 312k du BGB oblige les entreprises en Allemagne à fournir des boutons d'annulation si leurs sites Web permettent aux clients de conclure des contrats pour des relations contractuelles continues impliquant un paiement (c.-à-d. des abonnements ou des adhésions avec des avantages continus).

Exigences relatives au bouton d'annulation

Le bouton d'annulation doit être facile d'accès, disponible en permanence et clairement identifié par une expression telle que « Annuler le contrat ici ». Le bouton doit mener les clients directement à une page de confirmation où ils peuvent indiquer clairement les contrats qu'ils souhaitent annuler et les dates auxquelles ils souhaitent que les contrats prennent fin. Ce mécanisme doit également faciliter les annulations extraordinaires, telles que les annulations sans préavis pour un motif valable.

Les pages de confirmation doivent également inclure des boutons supplémentaires que les clients utilisent pour confirmer qu'ils souhaitent annuler leurs contrats. Ces boutons doivent également être clairement marqués (p. ex., « Annuler maintenant »). Les exigences de l'article 312k, paragraphe 2 du BGB s'appliquent aux annulations ordinaires et extraordinaires.

Confirmation et conséquences du défaut de fournir des boutons d'annulation

Lorsqu'une entreprise reçoit un avis d'annulation, elle doit confirmer immédiatement et électroniquement le contenu de l'avis, l'heure de réception et la date d'entrée en vigueur demandée de l'annulation sous forme de texte. Les clients doivent également enregistrer les avis sur des supports de données permanents avec les dates et les heures.

Si les entreprises en Allemagne ne fournissent pas les boutons d'annulation et les pages de confirmation obligatoires conformément à la loi, les clients peuvent annuler leurs contrats en tout temps sans respecter les délais de préavis. Par conséquent, les entreprises doivent intégrer ces exigences dans la conception globale de leur présence en ligne et les réviser à intervalles réguliers.

Que doivent faire les entreprises après l'annulation d'un contrat?

La réception d'un avis d'annulation ne signifie pas nécessairement que le contrat correspondant prend fin immédiatement. Les entreprises doivent d'abord vérifier si l'avis a été donné de manière effective et à quel moment le contrat prendra réellement fin. Ce qui importe, ce sont le délai de préavis convenu, la date d'entrée en vigueur demandée de l'annulation et les réglementations contractuelles.

Vérifier et confirmer l'annulation

Les entreprises doivent associer chaque annulation au contrat pertinent et vérifier que le client a fourni les informations nécessaires. Celles-ci peuvent inclure les coordonnées du client ainsi que les numéros de contrat ou de client. Si l'annulation est effective et donnée en temps opportun, l'entreprise doit informer le client de la date d'entrée en vigueur confirmée de l'annulation.

Les annulations effectuées à l'aide du bouton d'annulation prévu par la loi sont soumises à des exigences supplémentaires. Les entreprises doivent confirmer immédiatement et électroniquement la réception de l'avis, son contenu et la date d'entrée en vigueur demandée de l'annulation sous forme de texte.

Facturer jusqu'à la fin du contrat

Des paiements peuvent encore être dus pour les services convenus jusqu'à la fin du contrat. Par conséquent, les entreprises doivent vérifier quels montants sont impayés et si une facturation au prorata est requise. Par exemple, dans le cas d'un abonnement avec des paiements mensuels, la facture finale pourrait ne couvrir que la période allant jusqu'à la fin du contrat.

Lorsqu'un contrat prend fin, l'entreprise n'a plus le droit de réclamer d'autres paiements réguliers. Par conséquent, les entreprises doivent s'assurer que les prélèvements automatiques, les factures automatiques ou d'autres systèmes de paiement sont résiliés à temps. Avec certains types de contrats, les entreprises peuvent toujours avoir droit à certains paiements ponctuels après la fin d'un contrat (p. ex., paiement pour des services déjà rendus).

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Retourner les appareils et honorer d'autres obligations

La fin d'un contrat peut également déclencher d'autres obligations. Selon l'objet du contrat, les appareils fournis par l'entreprise doivent être retournés, les identifiants de connexion doivent être désactivés et des documents doivent être fournis. Les réglementations légales et le libellé spécifique du contrat en question établissent les obligations applicables.

Les entreprises doivent décrire le processus d'annulation global de manière structurée. La compilation d'une documentation claire de l'annulation, de la date d'entrée en vigueur de l'annulation et de la facturation finale peut aider à éviter les litiges concernant la fin d'un contrat ou les réclamations de paiement ultérieures.

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Foire aux questions sur les annulations de contrats en vertu du BGB